Manajemen Perkantoran Putri Gustian Ayu – 19211043

Tugas 3 MN7C

Tugas-3
1. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi!
2. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual
records,machine-readble records, dan arsip nama yang sering digunakan sebagai
pembuktian hukumuntuk legalitas ataupun sebagai fungsi sejarah !
3. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna dan pada kondisi apa saja nilai guna
tersebut dapatmenjadi krusial!
4. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis
dandijelaskan dari siklus arsip dinamis.!

JAWABAN
1. Menurut pendapat saya Arsip merupakan suatu hal yang penting bagi suatu organisasi
dan memiliki fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi publik dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
mpembuatan laporan, akuntabilitas suatu kegiatan pada organisasi.
2. Menurut pendapat saya:
 Arsip paper records yaitu arsip – arsip yang isinya berupa teks yang ditulis di atas
kertas.
 Arsip audio visual records yaitu merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar
seperti rekaman suara atau tayangan video.
 Arsip machine readable records merupakan arsip – arsip yang disimpan dan
diolah didalam suatu format yang hanya computer saja yang dapat
memprosesnya.
Arsip yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas
ataupun bukti sejarah adalah arsip paper records karena ditulis diatas kertas dan
biasanya memiliki bukti cap/tanda tangan yang penting.
3. Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga / instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna
primer meliputi:
Manajemen Perkantoran Putri Gustian Ayu – 19211043
Tugas 3 MN7C

 Nilai guna administrasi

 Nilai guna hukum
 Nilai guna keuangan
 Nilai guna ilmiah
b. Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga / instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi
pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat / pertanggunjawaban nasional. Nilai guna sekunder meliputi :
 Nilai guna pembuktian
 Nilai guna informasi
c. Berdasarkan sifat, arsip dibedakan atas :
 Arsip tertutup yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku
ketentuan tentang kerahasiaan surat – surat.
 Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak / umum.
d. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
 Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip, atau arsip yang
dipusatkan penyimpanan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu
 Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara
nasional.
 Arsip unit yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu
organisasi.
e. Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip petikan.
f. Berdasarkan subyeknya arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya :
arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip pemasaran, arsip
penjualan, dan sebagainya.
g. Berdasarkan bentuk dan wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya
surat.
h. Berdasarkan sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non esensial,
yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan
dengan hal – hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang
Manajemen Perkantoran Putri Gustian Ayu – 19211043
Tugas 3 MN7C

terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip vital yaitu arsip yang
bersifat permanen,disimpan untuk selama – lamanya, misalnya akte, ijazah,dll.
4. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari – hari.
Tahap Siklus Arsip Dinamis:
1) Tahap penciptaan
2) Tahap pengguaan aktif
3) Tahap inaktif
4) Tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip.