PERTEMUAN 1

WARKAT DAN ARSIP

Pemahaman mengenai warkat dan arsip adalah sangat penting bagi sekretaris dan pegawai kantor
yang mengurusinya, sebab pemahaman yang benar tersebut akan membuat proses dan kinera
jalannya kearsipan lebih optimal.

A. Pengertian dan Bentuk Warkat

Warkat adalah catatan atau rekaman (record) mengenai suatu (beberapa, banyak) hal,
barang, kondisi peristiwa yang ada dan terjadi dalam kehiduoan perseorangan ataupun
kelompok ( organisasi ) yang dibuat dengan maksud untuk membantu ingatan manusia.
Pembuatan catatan sangat berguna untuk membantu ingatan atau sebagai bahan pengingat
dalam proses menjalankan kegiatan pekerjaan sehari-hari.

Catatan tersebut dapat berupa tulisan, gambar, atau rekaman, warkat yang berbentuk
tulisan pada umumnya ditulis diatas lembaran kertas atau buku mislanya formulir, kalender
atau catatan harian, catatan kuliah, surat, buku teks, laporan penelitian dan laporan
keuangan.

Warkat yang berbentuk gambar misalnya foto, denah, model dan bagan.
Sedangkan warkat yang berbentuk rekaman adalah semua bentuk rekaman dalam film,
kasat, piringan dan berbagai macam disket (disk) seperti hardisk dan compact disk.

B. Peringatan Arsip dan Kearsipan

Membahas kearsipan tentunya tidak akan lepas dari istilah arsip. Istilah arsip berasal dari
bahasa yunani, yaitu dari kataa arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya
mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan
mengenai permasalahan.

Hal ini diperlukan dengan adanya UU No 43 tahun 2009, yaitu tentang Kearsipan untuk itu
ada beberapa batasan arsip sebagai berikut :

1. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara seistematis karena mempunyai
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The
Liang Gie, 1990:2)
2. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam
proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar,1996:10)
3. Pertinggal adalah berkas yang disimpan sebagai bahan peringat berwujud catatan
atau bentuk lain (sularso mulyono dkk, 1985:1)
4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
 pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (UU No 43 tahun
2009 pasal 1 atau 2)
5. Arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai histori, disimpan dan dipelihara
ditenpat khusus untuk refernsi (kamus besar bahasa indonesia)
6. Arsip adalah segala kertas naskah buku, foto film mikrofilm, rekaman suara, gambar
peta, bagan, atau dokumen lain dalam segalam macam bentuk dan sifatnya aslinya
atau salianannya,, serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan sebagai bukti atau tujuan organisasi, fungsi,
kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintahan yang
lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Warsanto,
1991:81)
7. Filling (kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan
yang baik menutur aturan yang telah di tentukan terlebih dahulu sedemikian rupa
sehingga setiap kertas (surat)apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah dan cepat (Sularso Mulyono dkk, 1985:3)

sedangkan pengertian arsip menurut Drs. Sutarto (1997:200) mengatakan arsip sebagai
kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis dan dapat
ditemukan kembali dengan cepat.

Dokuman dapat dikatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat :

1. Dokumen tersebut harus masih mempunyai kegunaan

2. Dokumen tersbut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
3. Dokuemn tersbut dapat ditemukan dengan mudah da cepat apabila diperlukan
kembali.

Arsip dinamis dalam bahasa ingris disebut Record, sedangkan arsip statis dalam bahasa ingris
disebut archieve

C. Ciri-ciri Arsip yang baik

Dari beberapa peringatan diatas, dapat dikemukakan bahwa arsip yang baik mempunyai ciri-
ciri sebagai berikut :
1. Merupakan kumpulan yang memiliki nilai guna. Dalam aspek ini arsip seharusnya hanya
terdiri dari warkat-warkat yang masih mempunyai nilai guna. Nilai guna yang ada dalam
suar=tu arsip/warkat biasa diakronimkan dengan ALFRED (Sutarto, 1997:2001) yang
merupakan singkatan dari Administrasi value, Legal velue, Financial velue, Recearch
velue, Education velue, dan Dokumentary velue.
2. Warkat – warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti arsip diletakan
disusun berurutan menurut abjad tanggal atau nomor, tetapi juga menunjukan
[enyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan
wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat.
3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ini dikarnakan para petugas
kearsipannya melakukan seuai dengan proses sebagai akibat dari penyimpanan arsip
yang dilakukan secara sistematik. Karena menyimpan arsip dengan benar maka dapat
ditemukan dengan lancar.
D. Fungsi Arsip
Beberapa fungsi arsip adalah :
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data
yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi bila diperlukan. Sehingga kita dapat
mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip
tersebut.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya
memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan inromasi tersbut dapat
ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai madia, baik madia elektronik
ataupun non eletronik.
3. Sebagai bukti atau legalitan. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai
pendukung legalitas atau bukti – bukti apabila diperlukan.
4. Sebagai Rujukan Historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu menyediakan
informasi untuk masa yang akan datang sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat
untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.

E. Jenis-jenis Arsip
Bentuk arsip dapat beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang
sering dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip dapat
berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Dapat dibedakan
beberapa jenis arsip :
1. Arsip menurut subyek dan isinya
Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam yaitu :
a. Arsip kepegawaian, contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat
pengangkatan [egawat, rekaman presensi dan sebagainya.
b. Arsip keuangan contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti
pembelian, surat perintah membayar.
c. Arsip pemasaran, contoh : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian
penjualan, daftar pelanggan, daftar harga dan sebagainya.
d. Arsip pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran daftar hadir siswa, rapot,
transkip mahasiswa, dan sebagainya.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik
Penggolongan ini lebih didasarkan kepada tempilan fisik media dan digunakan dalam
merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan
menjadi:
a. Surat, contoh : naskah perjanjian/kontrak, akre pendirian perusahaan, surat
keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya
b. Pita rekaman
c. Mikro film
d. Disket
e. Compact disk(CD)
3. Arsip menurut Nilai atau Keguanaanya
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaanya. Dalam penggolongan
ini ada bermacam-macam arsip yaitu :
 a. Arsip bernilai informasi, contoh : pengumuman, pemberitahuan, undangan dan
sebagainya.
b. Arsip bernilai administrai, contoh : ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan,
prosedur kerja, uraian tugas pegawai dan sebagainya.
c. Arsip bernilai hukum, contoh : akte penduruan perusahaan akta kelahiran, akta
perkawainan, surat perjanjian, surat kuasa, perasilan dan sebagainya.
d. Arsip bernilai sejarah, contoh : laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto
persitiwa dan sebagainya.
e. Arsip bernilai ilmia, contoh : hasil penelitian
f. Arsip berniali keuangan contoh : kuitansi, bon penjualan laporan keuangan dan
sebagainya
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh : karya ilmiah para ahli kurikulum satuan pelajaran
program pengajaran dan sebagainya.

4. Arsip menurut Sifat kepentingan

Penggolongan ini lebih bersifat pada sifat kepentingan atau urgensiny, yaitu :
a. Arsip tidak berguna ( non esensial ), contoh : surat undangan memo dan sebagainya
b. Arsip berguna contoh : prestasi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan
barang, dan sebagainya
c. Arsip penting : surat keputusan daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan,
buku kas. Daftar gaji, dan sebagainya
d. Arsip vital, contoh : akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat
tanah/bangunan, ijazah dan sebagainya.

5. Arsip menurut Funfsinya

Penggolongan ini lebih berdasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan
organisai, yaitu :
a. Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaaannya

Didasarkan pada tempat atau tingkat pengelolaan dan sekaligus yang bertanggung
jawab, yaitu :
a. Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi.
Berkaitan dengan lembaga pemerintah, arnas pusat di jakarta.
b. Arsip unit, arsip yang berada di unit – unit dalam organisasi. Berkaitan dengan
lembaga pemerinyahan, arnas daerah diibukota propinsi.

7. Arsip menurut keasliannya

Didasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip yaitu :
a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesih ketik, cetakan
printer, dengan tanda tangan dan legalitas yang asli, yang merupakan dokumen
utama.
 b. Arsip tembusa, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses
pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain
selain penerima
c. Arsp salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki keseduaian dengan dokumen asli.
d. Arsip petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.

8. Arsip menurut kekuatan hukum

Didasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi hukum .
Dari segi hukum : arsip dibedakan menjadi 2 macam yaitu :
a. Arsip Otenik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tenda tangan asli dengan tinta
(bukan fotocopy atau film )
Sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan. Arsip otentik dapat
dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinda. Arsip ini berupa foto copy, film, mikro film, hasil print komputer dan
sebagainya.
 PERTEMUAN 2
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan
perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya.

Sekarang ini banyak peralatan dan perlengkapan kearsipan yang tesedia dan diperjualbelikan.
Sehingga kebituhan perlatan dan pelengkapan kearsipan pada suatu kantor sengan mudah dipenuhi
sesuai dengan kebutuhan, ukuran, jenis dan harganya.

Selain tersedia di toko, peraltan dan perlengkapan kearsipan dapat juga dipesan sesuai dengan
spesifikasi yang diperlukan.

Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh
peralatan yang di pergunakan untuk menumoan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan.

A. Kriteria pemilihan peralatan

Sebelum memutuskan terhadap suatu peralatan yang akan diadakan atau dibeli, bebrapa
kriteria perlu dipertimbangkan yaitu :
1. Bentuk fisik dan arsip yang akan disimpan; hal ini untuk memastikan jenis da ukutan
peralatan yang akan digunakan
2. Frekuansi penggunaan arsip : hal ini untuk memastikan jenis dan fasilitas lain dalam
perlatan yang akan digunakan. Misalnya, arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi, maka
sebaiknya menggunakan alat yang tanpa pintu, atau terbuka, sehingga mudah dijangkau.
3. Lama arsip disimpan difile aktif dan file in aktfi.: hal ini untuk memastikan jumlah atau
kapasitas daya tampung peralatan arsip .
4. Lokasi dari peralatan fasilitas penyimpanan ( sentralisasi dan desentralisasi )
5. Besar ukurab yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungikinan untuk pelunasannya.
6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip in aktof bentuk organisasi, untuk
mempertimbangkan kemungkinan perkembangan jumlah arsip yang akan di simpan.
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan, hal ini untuk memastikan tingkat
jaminan keamanan alat yang akan d gunakan.

B. Tipe Peralatan Penyimpanan

Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat
dikelompokan dalam tiga jenis alat penyimpanan.
1. Alat Penyimpanan tegak (vertical file)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip.
Jenis ini sering disebut dengan lemari arsip (filling cabinet). Lemari arsip yang standar dapat
terdiri dari 2,3,4,5 atau 6 laci. Dewasa ini banyak tersedia lemari arsip dari berbagai model
kualitas dan ukuran.
 Ada dua macam lemari arsip yaitu :

- Lemari arsip untuk siisi dnegan folder biasa

- Lemari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk gantung folder
Jenis alat penyimpanan tegak lainnya adalah rak arsip terbuka (open shelf file)

2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)

Walaupun sebenarnya arsip diletakan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja
disebut file leteral, karena letak map-mapnya menyamping laci. Dengan demikian file ini
lebih menghemat tempat dibanding dengan file cabinet.

3. Alat penyimpanan berat (power file0

Walaupun buka model baru, penggunaan file eletrik berkembang pesat diberbagai kantor.
Hingga dari file ini lebih mahal dibandingkan dengan file-file lain.
File elektrik terdiri dari 3 model dasar :
1. File kartu yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir dengan
ukiran tertentu.
2. File struktural, yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip.
3. File mobil (bergerak), yaitu file yang dapat bergerak yang terletak diatas semacam rel
yang memudahkan gerakan ke depan dan kebelakang.

C. Perlengkapan Penyimpanan (Filling Supplies)

Selain peralatan utama untuk penyimpanan arsip perlu juga disediakan perlengkapan-
perlengkapan dalam penyimpanan arsip.
1. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang digunakan
sebagai permbatas-pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. Dan pada penyekat ini
ditempatkan lebal yang berisikan kata tengkap sebagai penunjuk (guide) sesuai dengan
sistem penyimpanan yang dipergunakan.
2. Map (Folder)
Folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jumlah dan jenis dokumen yang
di-file serta cara pemuatan di dalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menentukan
pilihan.
3. Penunjuk (Guide)
Penunjuk mempunyai fungsi : sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada
tempat-tempat yang diinginkan didalam file. Penunjukan terdiri dari tempat label (tab) yang
menjorok keatas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut tonjolan.
4. Kata Tengkap
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut dengan kata tangkap. Untuk membuat kata
tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun subjek haruslah dibuat sesingkat mungkin
sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat.
5. Perlengkapan Lain
Perlengkapan lainnya diantaranya adalah lebel, yaitu sejenis stiker yang dipakai untuk
membuat kode kemudian stiker itu di tempelkan pada bagian-bagian tertentu.
 PERTEMUAN 3
PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP DAN KODE
A. Prosedur Pencatatan

Pencatatan Surat Keluar

 Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Kartu Kendali

A. Pengertian Klasifikasi Arsip

Klasifikasi arsip adalah pengelompokan naskah berdasarkan masalah, pokok masalah atau
perihal yang terkandung di dalamnya. Untuk menyusun klasifikasi arsip tersebut ada
pendekatan-pendekatan kegiatan organisasi yang intinya terdiri dari dua kegiatan yaitu kegiatan
pendukung dan kegiatan pokok (primer dan subtansial)

Kegiatan –kegiatan pendukung ini meliputi tata organisasi, tata pimpinan, keterangan,
komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan dan relasi publik atau humas.

Kegiatan pokok yaitu aktivitas, fungsi dan tugas-tugas yang berkaitan langsung dengan
pencapaian tujuan oganisasi ini yang berbeda-beda antar berbagai jenis organisasi atau
perusahaan.
 Aktivitas, fungsi-fungsi, dan tugas-tugas pendukung dan pokok tersebut dapat dijadikan dasar
klasifikasi (klasifikasi tingkat pertama, masalah utama) arsip-arsip (wakat) yang diurus setiap
organisasi atau perusahaan dan kemudian dirinci ke dalam klasifikasi kedua (sub masalah)dan
klasifikasi ketiga (sub-sub masalah).

Ada tiga hal yang terjadi pedoman dalam menentukan klasifikasi arsip. Yaitu :
1. Hubungan logis, maksudnya bahwa perincian pokok masalah menjadi sub maslah dan sub-
sub masalah, satu sama lain merupakan rangkaian dari kegiatan yang utuh.
2. Urutan kronologis yaitu tata urutan berdasarkan waktu terjadinya peristiwa. Misalnya,
naskah-naskah yang diterima dari berbagai pengirim dihimpun menjadi satu berdasarkan
urutan tanggal yang tertera dalam surat.
3. Susunan berjenjang. Maksudnya adalah masalah-masalah yang terkandung dalam naskah-
naskah disusun dalam suatu pola yang tersiri atas penggolongan pokok (utama), dan
diperinci menjadi golongan yang lebih kecil (sub masalah dan sub-sub masalah sesuai
dengan fungsi dan kegiatan dalam lingkungan organisasi).

B. Contoh Klasifikasi Masalah UTAMA / Sub Maslaah / Sub-Sub Masalah dan kodenya
1. Organisasi
a. Simbol Organisasi
- Logo / Lambang
- Bendera
- Mars
- Hymne
b. Hari libur
- Hari libur nasional
- Dies natalies
- Hari buruh
c. Struktur Organisasi
- Bagan struktur organisasi
- Restrukturisasi / reorganisasi
- Perekrutan Pimpinan
- Pengangkatan Pimpinan
- Pembagian Fungsi dan Tugas
d. Pengembangan dan Perubahan Organisasi

2. Manajemen
a. Visi dan Misi
b. Perumusan dan Penetapan Tujuan
c. Perencanaan
- Perencanaan strategik
- Perencanaan Operasional
3. Informasi
a. Daftar alamat pegawai
b. Buku telepon
c. Daftar alamat e-mail
 d. Daftar rekanan / pemasok
e. Kearsipan
- Klasifikasi masalah arsip
- Pembuatan surat / naskah
- Pemeliharaan arsip \

C. Kegunaan Klasifikasi
Klasifikasi arsip merupakan dasar pertimbangan atau pemikiran untuk melaksanakan kegiatan
operasional kearsipan. Ketika membuat naskah, seseorang pasti akan menentukan sesuatu hal
(perihal) yang menjadi subyek permasalahannya. Ketika seseorang akan mendistribusukan
surat.akan diidentifikasi terlebih dahulu perihal surat untuk menentukan pengarahan surat,
seiapa yang mengolah, dan kegiatan apa yang harus dilakukannya.

D. Cara Penggunaaan Pola Klasifikasi

Penjabat dan pegawai kearsipan harus mengerti cara penggunaan pola klasifikasi. Mereka harus
pertama-tama memahami pola klasifikasi, perincian pokok (perta,a, utama dan perincian
lanjutan ( sub masalah dan sub maslaah); memahami hubungan antara masalah dengan sub-sub
masalah.

Contoh cara penggunaan pola klasifikasi :

1. Pada Nomor Surat

Nomor surat yang lengkap terdiri dari : Nomor urut surat keluar / kode masalah/kode
instansi/tahun.
Nomor : 101/771/ASMI/04 ==== Maksudnya surat nomor urut keluar ke 101 tentang
pensiun pegawai dari ASMI pada tahun.
Nomor : 105/P122/BSI/04 ==== maksudnya surat nomor urut keluar ke 105 tentang
pengisian kartu rencana studi dari BSI tahun 2004

2. Pemberian Kode Surat Masuk

Setiap surat masuk yang diterima mempunyai pokok masalah tertentu kemudian diberi
stample terima (cap agenda)dan diberi tanggal terima dan diberi kode sesuai dengan pokok
masalah yang tertulis dalam isi surat. Contoh :
a. Surat masuk yang diterima 19 Maret 2005
Mengenai proposal penelitian diberi kode : P21/19 Maret 2005
b. Surat masuk yang diterima 20 April 2005 mengenai pendaftaran Calon Pegawai diberi
kode ;711/20 April 2005

Untuk mendapatkan klasifikasi yang tepat dan mudah untuk diingat, ada beberapa pedoman
yang dapat dilakukan yaitu :

1. Klasifikasikan surat (naskah lain) menurut masalahnya dan jika perlu ditambahkan kedo
pembantu/ kode aspeknya.
2. Klasfikasikan surat sesuai dengan maskdu dan tujuan pembuatnya.
 3. Klasifikasikan surat pada subjeknya yang paling spesifik.
4. Klasifikasi surat pada diperkirakan paling mudah untuk diingat/dikenali kembali sehingga
sewaktu-waktu mudah untuk menemukan kembali.
5. Apabila masalah surat (naskah lain)tidak mempunyai kode klasifikasi maka klasifikasikan
surat terbut pada kode yang paling mendekati serta dapat menampung permasalahan yang
bersangkutan

E. Kode pembantu, kode wilayah, dan kode komponen

1. Kode pembantu
Kode pembantu (kode aspek) adalah kode pelengkap yang tidak dapat dipakai sendiri.
Pemakaiannya adalah dengan cara ditambahkan pada belakang kode yang memerlukan
perincian lebih lanjut sehingga ditambahlan kode pembantu akan memberikan pengertian
tersendiri terhadap arsip. Pemakaian kode pembantu dimaksudkan untuk memudahkan
dalam mengingat masalah.

2. Kode Wilayah
Kode wilayah adalah kode untuk menunjukan pembagian wilayah yang dimaksudkan untuk
pembagian penemuan kembali arsip dikaitkan dengan wilayah kerja instansi atau perusahaan
pengirim.
Pemakaian kode wilayah dilakukan untuk memisahkan arsip yang berasal dari daerah-daerah
atau wilayah tertentu yang berasalh dari daerah-daerah atau wilayah tertentu yang
jumlahnya banyak. Sehingga dengan pemakaian kode wilayah akan memudahkan didalam
penemuan kembali arsip karena arsip memberkas pada wilayah masing-masing.
Contoh :
Kode Masalah
Perencanaan
Laporan
Panitia
Statistik
Peraturan perundang-undangan
Contoh pemakaian kode pembantu :
P.31.01 berarti : surat / naskah tentang perencanaan kuliah kerja lapangan yang terjadi dari :
P31 kode klasfikikasi masalah tentang kuliah kerja lapangan
01 kode pembantu untuk masalah perencanaan

Cara pemakaian kode wilayah yaitu dengan mengembungkan di belakang kode klasifikasi.

3. Kode komponan
Kode komponan diperlukan untuk menunjukan unti pengelolah yang menangani
permasalahan yang dikandung suatu naskah atau surat. Pemakaiannya sama seperti dengan
kode wilayah, yaitu berdasarkan kebutuhan setempat. Pemakaian kode komponan sangat
dirasakan keperluannya karena kompleksnya permasalahan yang masuk.
Untuk menulis kode komponan misalnya dibuat singat dari nama unit pengelola yang
bersangkutan. Misalnya di Universitas/Institut dipakai singakatan sebagai kode dari unit
kerja, sebagai berikut :

R : Rektor
PR I : Pembantu Rektir I
PR II : Pembantu Rektor II
PR III : Pembantu rektor III
FE : Fakultas Ekonomi
FIS : Fakultas Ilmu Sosial
D : Dekan

Cara pemakaian kode komponan adalah dengan menambahkan kode komponan yang
bersangkutan di belakang nomor urut pengendalian (pencatatan) di kartu Kendali, Lembar
Pengantar, Kartu Arsip atau Kartu Agenda.