Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium
yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang
menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi
perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu
sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu
sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau
benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan
untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah
digunakan

Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai

perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.

1.1. Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang
diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan
yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk

pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival
intsituation (kantor arsip).

1.2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan

badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan..

1.3 Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya
atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi
kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi
yang terkandung di dalamnya.

1.4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus
mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur,
mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Setelah mempelajari arsip menurut kata, asal usul dari beberapa sumber diatas,
maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah
berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan
atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima
oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang
disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan
kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah
kegiatannya.
2.1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat

dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata
cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat
dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang
teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara
tepat.

2.2. Menurut Ensiklopedi Administrasi

a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi
warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara
yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses
pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan
menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

C. Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

3.1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:

a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat
pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji,
bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian

penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa,

raport dan transkip mahasiswa.

3.2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut
bentuk dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip
dapat dibedakan menjadi:

a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat

keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

b. Pita rekaman

c. Mikrofilm

d. Disket

e. Compact disk

f. Flast disk

3.3. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan
kegunaannya ada 7 macam, yaitu:

a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat

keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta
perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar
foto dan peristiwa

e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan

g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan
pelajaran dan program pelajaran

3.4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut

kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:

a. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo

b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan

surat pesanan barang

c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,

laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji

d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,

sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

3.5. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip

dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan kantor sehari-hari

b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.

3.6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip

berdasarkan

tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab,

dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di
Jakarta.

b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan
dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.

3.7. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat

keaslian dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan
printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.

b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam
proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain
penerimaan dokumen asli.

c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

3.8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan

hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:

a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan
tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang
sah.

b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print
komputer.

D. Ruang Lingkup Arsip

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah

1. penciptaan dan penerimaan warkat

2. Pengumpulan dan penerimaan warkat

3. pengendalian warkat

4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip

5. penyimpanan warkat/arsip

6. Pemusnahan arsip

E. Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip menurut para ahli:

5.1. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah:

a. Nilai Kegunaan Administrasi

Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap

persoalan yang dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan
dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya
catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang
diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat
mempunyai nilai kegunaan administrasi.

b. Nilai Kegunaan Hukum

Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu
warkat dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.

c. Nilai Kegunaan Keuangan

Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat
menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.

d. Nilai Kegunaan Haluan Organisasi

Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau
haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
e. Nilai Kegunaan Organisasi

Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.

Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat
menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.

g. Nilai Kegunaan Penelitian

Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan

lebih lanjut atau bahan penelitian.

h. Nilai Kegunaan Penerangan

Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada

khalayak ramai.

5.2. Menurut Ensiklopedia Administrasi

Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan:

a. Guna informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal

atau peristiwa

b. Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses

c. Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang
lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah

d. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau
penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.

5.3. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pada
kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
a. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas
dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:

1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip

2) Nilai guna hukum, yaitu mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-
bukti yang mempunyai kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban warga negara
dan pemerintah

3) Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala
hal ihwal yang menyangkut keuangan

4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi
mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau
terapan.

b. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak
ukur apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara dan
ilmu pengetahuan di kemudian hari. Nilai guna sekunder meliputi:

1) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang
dapat digunakan untk menjelaskan tentang bagaimana instansi itu diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.

2) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna informasional
ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan
lembaga atau instansi penciptanya, seperti mengenai orang, tempat, benda,
fenomena, masalah dan sejenisnya.
 Manajemen Kearsipan

Arsip bukanlah sesuatu yang asing bagi suatu kantor tetapi tidak semua kantor
mampu mengelola arsip dengan benar. Tingkat kesulitan dalam pengelolaan arsip
tiap organisasi pun berbeda-beda. Semakin besar suatu organisasi maka semakin
kompleks pula pengelolaan arsipnya, dan sebaliknya.

Sebagai sumber informasi manajemen, semua dokumen atau arsip dalam suatu
organisasi harus ditangani secara khusus agar terpelihara dan mudah ditemukan
jika diperlukan. Pengelolaan arsip dalam suatu kantor biasa disebut sebagai tata
kearsipan atau manajemen kearsipan.

Manajemen kearsipan diartikan sebagai seni pengendalian dokumen berupa

pengendalian penggunaan, pemeliharaan, perlindungan, dan penyimpanan arsip.
Manajemen kearsipan juga dapat diartikan sebagai pekerjaan pengurusan arsip
yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Manajemen
kearsipan dibatasi dalam ruang lisngkup aspek POAC (Planning, Orgaizing,
Actuating, dan Controling)

Planning (Perencanaan) adalah kegiatan yang sangat penting karena tanpa

adanya perencanaan maka kegiatan tidak akan berjalan baik. Kegiatan
perencanaan dalam pengelolaan arsip meliputi rencana arsip yang akan
dilakukan, alat media yang digunakan, cara pelayanan arsip, sampai bagaimana
pemusnahaan dan pelestarian arsip.

Organizing (Pengorganisasian) merupakan tindak lanjut dari suatu perencanaan.

Rencana yang sudah dibuat dikoordinasikan kepada anggota organisasi dan
dibentuk suatu langkah konkrit untuk pelaksanaannya. Langkah-langkah yang
perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip, yaitu:

Pegawai cakap sesuai bidangnya

 Keuangan mendukung rencana pengurusan arsip

Peralatan arsip yang memadai

System atau metode penyimpanan arsip yang baik

System penataan berkas yang idsesuaikan dengan aktivitas manajemen

Actuating (Pelaksanaan) yang meliputi kegiatan pelaksanaan langkah

pengelolaan kearsipan mulai dari awal diterima arsip sampai pemusnahan atau
pelestarian. Kegiatan ini juga mencakup pemeliharaan arsip dengan pengawasan.

Controlling (Pengawasan) merupakan seluruh kegiatan pengawasan daris emua

komponen manajemen kearsipan sehingga pelaksanaan manajemen kearsipan
dapat berjalan sesuai standar tertentu, efektif, dan e

Asas dalam kearsipan

Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan, penyelenggaraan dan pengelolaan

kearsipan dilaksanakan dengan asas sebagai berikut:

Asas kepastian hukum, pelaksanaan kearsiapan dilaksanakan berdasarkan

landasan hokum dan selaras dengan aturan Undang-Undang, dan keadilan dalam
kebijakan penyelengga negara.

Asas keterpercayaan, kegiatan kearsipan harus asli dan terpercaya agar dapat
digunakan sebagai bukti.

Asas keutuhan, penyelenggaraan kearsipan harus terhindar dari pengurangan,

penambahan, dan pengubahan baik dari segi isi maupun fisik yang dapat
mengurangi keterpercayaan arsip.

Asas asal-usul, arsip harus dikelola dalam satu kesatuan pencipta arsip dan
tidak tercampur dengan pencipta yang lain.

Asas aturan asli, arsip harus tertata sesuai dengan pengaturan aslinya
ataudengan aturan saat arsip masih digunakan untuk kegiatan pencipta arsip.
 Asas keamanan, arsip harus terjamin keamanannya dari kemmungkinan
kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak
berkepentingan.

Asas keselamatan, arsip harus terjamin keselamatannya dari bahaya baik dari
alam maupun perbuatan manusia.

Asas keprofesionalan, penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh

pihak yang profesioanl dan berkompetensi dalam bidang kearsipan.

Asas keresponsifan, dalam penyelenggaraannya kearsipan harus tanggap atas

masalah yang menyangkut kearsipan atau masalah lain yang berkaitan dengan
kearsipan.

Asas keantisipatifan, penyelenggaraan kearsipan harus sadar atas perubahan

dan perkembangan akan pentingnya arsip.

Asas kepartisipatifan, penyelenggaraan kearsipan harus memberikan

kesempatan bagi masyarakat untuk berperan dalam bidang kearsipan.

Asas akuntabilitas, arsip harus mampu merefleksikan suatu kegiatan dan

peristiwa dalam rekaman sebagai bahan akuntabilitas.

Asas kemanfaatan, harus memberi manfaat bagi kehidupan masyarakat,

bangsa, dan negara.

Asas aksesibilitas, penyelenggaraan arsip harus memberi kemudahan bagi

masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

Asas kepentingan umum, penyelenggaraan kearsipan memperhatikan

kepentingan umum dan menghindari adanya diskriminasi.
 PENANGANAN SURAT KELUAR

1. Pembuatan konsep

Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan

konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan
baik, yaitu

a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep

surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut.
Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat
diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.

b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan

macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang
diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal
ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep
surat.

c. Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga.

Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok
untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.

Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut
sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah
dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan konsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang
yang akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam
suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu
kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.

Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang

berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep
surat.

3. Pemberian nomor surat

Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor
surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor
surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap
bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dank
ode-kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:

– 231 = nomor urut surat

– K = surat keluar

– Ps = kode untuk surat pesanan

– IX = bulan pembuatan surat

– 08 = tahun pembuatan surat

4. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses
pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;

• diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap

• dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan

• memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi
waktu pengirimannya dan isinya
Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan.
Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus
seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan.
Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan
pengetikan.

Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam
jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat
tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah
antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.

Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab

terhadap

isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan
parafnya pada konsep surat tersebut.

6. Pemberian cap stempel organisasi

Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel

organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-
tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang
bersangkutan.

7. Pencatatan surat keluar

Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar.
Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat,
lampiran, asal surat, dan keterangan.
Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

No Tanggal Tujuan Surat Perihal Nomor Surat Lamp Asal Ket

1 10/09/2008 PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar Penawaran Barang 03/KP/Pn/IX/08

2 Bagian Marketing

Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya
adalah:

a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat

b. untuk mengontrol surat yang keluar

c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat

Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;

• dikirim oleh petugas pengiriman surat

• dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih

dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui
jasa pengiriman.

Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut
jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan
lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos,
apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan
sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai
dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.

Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3

kemungkinan, yaitu;
a. Perum Pos dan Giro

b. Perum Telekomunikasi

c. Swasta

a. Perum Pos danGiro

Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman
surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah
nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan
bungkusan kecil.

Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;

1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hariatau lebih,
tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.

2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – I minggu.

3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua
kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.

4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas Jasa jenis ini
membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 –
23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja

5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk
kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2
macam, yaitu:

a. On Schedule Service (EMS/OS) ,yaitu pelayanan pengiriman EMS dengan alamat

dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara
pengirim dengan Kantor Pos dan Giro

b. On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat

dilakukan setiap saat selama loket masih buka.
6. Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk
mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu,
seperti surat perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini,
pengirim akan mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus
disimpan, sebagai tanda bukti.

Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda.
Tentang daftar tarif, biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan
diperjual belikan untuk umum. Hal lain yang mempengaruhi besar kecil biaya
pengiriman adalah berat-ringannya dokumen yang dikirim. Jadi setiap surat yang
akan dikirim melalui Kantor Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih
dahulu, kemudian dilihat di daftar terif untuk menentukan atau memberikan
jumlah perangko yang harus ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini
dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator Pos dan Giro tempat mengirim.

Dalam menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat
sangat penting untuk diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut
petunjuk yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro adalah sebagai berikut:

a. Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan
tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan
RW, Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih
penting lagi jangan lupa: Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda.

Contoh:

Kepada

Yth. Sdri. Alin Nurlina

Jl. Rumah Sakit

Gg. Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02

Kel. Kahuripan, Kec. Tawang

Tasikmalaya 46115
Kepada

CV. BUDI PERMADI

Jl. Gelatik Dalam 42/151A

Bandung 40133

b. Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara
tujuan dan jika ada cantumkan nomor penyaluran pos atau nama daerah antar.

Contoh:

Miss Cindy Brewer

507 Kanthy Drive, Tecumseh

Oklahoma 74873

U.S.A

Felicia Wong Pty.Ltd

6-188. BLK 97, Whampoa Drive

Singapore 12323

2. Perum Telekomunikasi.

Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah:

– Telegram

– Telex

– Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat

– Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui
media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah.
– Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara
yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita
tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi mereka yang
berkepentingan.

2. Jasa Pengiriman Swasta

Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh pihak
swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain.

Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri maupun
melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku Ekspedisi
Ekstern. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirim, kemana tujuannya, dan siapa
yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan membubuhkan tanda
tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa suratnya telah
diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang tanda tangan
atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman.

Adapun bentuk Buku Ekspedisi Ekstern adalah sebagai berikut:

BUKU EKSPEDISI EKSTERN

No Tgl Pengiriman Nomor Surat Tujuan Paraf Penerima

23

12/09/08

23K/M/Pr/IX/09

CV. Wardana

Jalan Perkutut 56

Bandung 40133
Demikianlah aktifitas-aktifitas yang berhubungan dengan mengelola surat keluar.
Perlu diketahui bahwa prakteknya akan sangat bervariasi, tergantung pada
organisasi masing-masing. Secara umum semakin besar suatu organisasi, maka
aktivitas penanganannya akan semakin kompleks dan melibatkan banyak orang.

Penanganan surat keluar dengan sistem buku agenda dan kartu

kendali
A. Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor

kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga

Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

▪Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.

▪Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat,

maka dibuat surat undangan rapat.

▪Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat

edaran.

1.Penanganan surat keluar sistem buku agenda

Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan
komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk
membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas
bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik
terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang
populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang
ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung
diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan
cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan
menggunakan komputer.

Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat
dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat,
dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya,
sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan

Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi

persuratan;

Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai

dengan kebutuhan masing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:

1) Atasan atau pimpinan

Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.

Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.

Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.

Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

2) Orang yang ditunjuk (Konseptor)

Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep
surat.

Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis
di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat
konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam
pertanggungjawabannya.
☆Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut
harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa
apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi.
Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan
memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

☆Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya

dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal
ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan
aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku
agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk
sistem buku agenda.

☆Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai

nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan
rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

☆Pemeriksaan Pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau
dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun
hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti,
karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa
juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain
itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai
dengan konsep.

☆Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang
atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan
di atas nama terang.

☆Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap

dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap
dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di
sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan
tersebut.

☆Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi
menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-
2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder
di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam
sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga
memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

☆Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah
disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

♣Perhatikan juga hal-hal berikut.

☆Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

▪Cantumkan nomor surat bila diperlukan.

▪Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel
pada sampul di sebelah kiri.

▪Perangko secukupnya.
☆Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam
proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena
itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

♣Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

▪jenis surat;

▪informasi yang tercantum dalam surat;

▪tujuan/alamat surat;

▪volume/banyaknya surat.

▪Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

1) Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar

langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang
dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah
disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.

2) Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke

petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos
setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak
pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi
hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.

3) Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).

4) Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4

“Mengelola dan Mengirim E-Mail”).

Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau
lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem
tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

Catatan:

1.Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang
dituju, dan lembar kedua untuk arsip.

2.Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka

surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah di tandatangani kemudian
diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph,
yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.

Prosedur penanganan surat keluar penting

2. Penanganan surat keluar sistem kartu kendali

Seperti halnya dalam pengurusan surat masuk penting di mana pencatatan dan
pengendalian menggunakan kartu kendali, maka penanganan surat keluar yang
bersifat penting pun menggunakan kartu kendali. Keduanya tetap melalui satu
pintu utama keluar masuknya surat yaiti unit kearsipan.

Langkah-Langkah pengurusan surat keluar penting adalah sebagai berikut.

1. Unit pengolah

Surat keluar berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan
terhadap surat tersebut. Pencatatan dengan kartu kendali dapat dilakukan di unit
kearsipan. Dapat juga dilakukan di unit pengolah, asalkan kartu kendali 1 dan
kartu kendali 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu
mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah. Tata usaha unit pengolah
mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dar kartu
kendali 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan. Kartu kendali 3 disimpan di unit
pengolah. Tembusan yang telah diproses di pencatat surat, selanjutnya disimpan
di unit pengolah.

2. Pencatatan surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut.

1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit
pengolah.

2) Memberikan stempel pada surat.

3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi

sebagai kartu kontrol.

4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu

kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.

5) Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada

alamat instansi.

3. Pengarahan surat

Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah menerima kartu
kendali 1 dari pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali
sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan.

4. Penataan arsip

Tugas penata arsip dalam hal ini adalah menerima kartu kendali 2 dari unit
pengolah dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip
yang ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif,
kartu kendali 2 di penata arsip ditukar dengan kartu kendali 3 dan tembusan di
unit pengolah.

5. Pengiriman surat

Umumnya pengirim surat menggunakan ekspeditor atau kurir. Tugasnya

menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya
dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di suatu kantor.
Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa pada dasarnya penanganan surat harus
dilakukan dengan sebaik-baiknya dengan aturan yang jelas. Penanganan surat,
baik surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan buku agenda
maupun kartu kendali bertujuan untuk mempermudah penanganan surat, jelas
prosedurnya, dapat mengamankan surat-surat dengan menyimpannya.

Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali dilihat dari langkah-
langkah penanganannya adalah sebagai berikut.

Sistem Buku Agenda

Sistem pola lama

Pencatatan menggunakan buku agenda

Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi

Pencatatan hanya dilakukan satu orang karena hanya menggunakan satu buku

Sistem Kartu Kendali

Sistem pola baru

Pencatatan menggunakan kartu kendali

Penyampaian surat menggunakan kartu kendali

Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan

Prosedur penanganan surat keluar biasa

Penanganan surat keluar biasa atau rutin sama seperti menangani surat masuk
biasa, yaitu menggunakan lembar pengantar surat biasa.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut.

1. Unit pengolah

Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lemhar
pengantar surat biasa, kemudian surat ash, lembar pengantar (lembar 1 dan
lembar 2), tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Selanjutnya
menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh
pencatat surat dan lembar pengantar surat hiasa (lembar 2) untuk disimpan. Hal
ini digunakan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju.

2. Pencatatan surat

Pencatat surat menerima surat, tembusan clan lembar pengantar surat biasa
(lembar 1 dan 2), kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat
dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit
pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan. Surat
ash dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor.

3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia

Seperti halnya pengurusan surat masuk rahasia, untuk pengurusan surat keluar
rahasia juga menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai herikut.

1.Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang
ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung
dalam lemhar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.

2.Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan
kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekpeditor untuk
dikirim dan lemhar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsip clan lembar
pengantar 2 kepada unit pengolah.