Pengolahan Arsip Statis

A. Pendahuluan
Pengelolaan arsip adalah kegiatan mengolah dan menginventarisasi arsip

berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku (Daryan, 1998:134). Dalam suatu

instansi ataupun organisasi, kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh SDM

kearsipan berdasarkan pedoman yang telah di tetapkan.

Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secra langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (ANRI, 2007:3).

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan

Undang-undang No. 43 Tentang Kearsipan pasal 96, menyatakan bahwa dilaksanakan

berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli serta standar deskripsi arsip statis. Adapun

kegiatan pengolahan arsip statis, sebagai berikut:

(1) Pengolahan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan:
a. menata informasi arsip statis;
b. menata fisik arsip statis; dan
c. penyusunan sarana bantu temu balik arsip statis.
(2) Sarana bantu temu balik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi
guide, daftar arsip statis, dan inventaris arsip.

(3) Daftar arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sekurang-kurangnya memuat:
a. pencipta arsip;
b. nomor arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi arsip;
e. kurun waktu;
f. jumlah arsip; dan
g. keterangan.

Menurut BARPUS (2008:3) menyatakan bahwa pengolahan arsip statis merupakan

kegiatan mengolah dan menginventaris arsip berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang

berlaku agar mudah dalam penemuan kembali arsip statis. Dalam Pedoman Pengolahan

Arsip Statis yang dikeluarkan dengan Keputusan Kepala Badan Arsip Dan Perpustakaan

Provinsi Jawa Tengah Nomor : 045/3402 tanggal 22 Desember 2008 tentang Pedoman

Pengolahan Arsip Statis terbagi menjadi 2 tahap yaitu:

B. Teknik Pengolahan Arsip Statis

Dalam teknik pengolahan arsip statis, terbagi menjadi 2, yaitu:
a. Kriteria Arsip Statis dan jenis infomasi arsip statis
 Kriteria Arsip Statis adalah cara untuk menentukan suatu dokumen sebagai arsip statis

yang akan disimpan pada lembaga kerasipan meliputi:

1) Arsip yang mempunyai nilai informasi mengenai fakta dan realita kesejarahan

yang berupa rekaman peristiwa dari kegiatan, social, budaya, politik, ekonomi

dan kemasyarakatan.
2) Arsip yang mempunyai nilai guna informasi mengenai bukti kelansungan hidup

organisai atau perorangan yang dapat digunakan sebagai bahan

pertanggungjawaban regional maupun nasional serta bermanfaat untuk bahan

penelitian.
3) Arsip yang mempunyai nilai guna informasi mengenai perkembangan

teknologi dan ilmu pengetahuan sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau

penelitian terapan.
4) Arsip yang mempunyai nilai guna informasi mengenai berbagai kepentingan

penelitian dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan badan/lembaga penciptanya

seperti infomasi orang, tempat, benda, fenomena dan masalah.

5) Arsip yang mempunyai nilai guna informasi mengenai perumusan dan

pelaksanaan kebijakan dari bahan/lembaga pencipta arsip.

6) Arsip yang mempunyai nilai guna informasi mengenai hasil kegiatan substansi

sesuai tugas pokok dan fungsinya.

7) Arsip yang mempunyai nilai guna informasi mengenai bukti-bukti yang

berkekuatan hukum atas hak-hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah, baik

berupa Keputusan/Ketetapan, Perjanjian maupun bahan-bahan bukti peradilan.

8) Arsip yang telah ditetapkan “PERMANENT” dalam jadwal Retensi Arsip

(JRA).
Dan untuk Jenis Informasi Arsip Statis meliputi:
1) Arsip yang memuat kebijakan atau keputusan pimpinan DPRD/Gubernur yang bersifat

pengaturan;
2) Arsip mengenai bukti keberadaan atau pembubaran/likuidasi suatu instansi di

Pemerintahan Provinsi, misalnya:

- Sejarah pendirian organisasi tingkat provinsi
- Struktur, tugas dan fungsi serta tata kerja lembaga-lembaga tingkat provinsi.
3) Arsip tentang pejabat Negara di Pemerintahan Provinsi seperti, Gubernur dan Wakil

Gubernur, Ketua, Wakil Ketua dan Anggota DPRD di tingkat provinsi;

4) Arsip-arsip tentang pemilihan kepala daerah (PILKADA);
5) Arsip tentang kegiatan Kepala Negara, Wakil Kepala Negara, Pejabat Negara Provinsi;
6) Arsip tentang Tokoh di Provinsi Jawa Tengah;
7) Arsip tentang batas wilayah antar provinsi dan anatar daerah di Provinsi Jawa Tengah;
8) Arsip tentang fenomena di wilayah provinsi:
a) Kerusuhan social
b) Bencana alam seperti, gempa bumi, meletusnya gunung merapi, tsunami, kebakaran

hutan dan banjir.

9) Arsip tentang keberhasilan dan prestasi di wilayah Jawa Tengah.
b. Penataan Informasi Arsip Statis
1) Asas Penataan Arsip
Prinsip pengaturan penataan arsip didasarkan pada beberapa prinsip meliputi:
a) Prinsip Asal-usul atau Principle of Provenance/Respect des Fonds/Herkomst

Beginsel;
Penataan kembali arsip yang didasarkan pada sumber asalnya dalam arti bahwa

arsip diatur tanpa melepaskan arsip dari instansi yang menciptakannya. Pengaturan

dihubungkan dengan pengelompokan fisik yang ada, yaitu archieval group dan

series.
Menurut ANRI (2009:25) menyatakan bahwa Menurut prinsip ini, arsip

dikelola berdasarkan asal-usul arsip/lembaga pencipta arsip yang memiliki prioritas

tinggi. Untuk prinsip pertama ini, sebenarnya telah dapat diketahui pada saat arsip-

arsip diakuisisi atau diserahkan oleh lembaga pencipta arsip. Lembaga pencipta

yang menyerahkan arsipnya itulah yang menjadi sumber arsip tersebut.

b) Prinsip Aturan Asli atau Principle of Original Order;
Penataan kembali arsip yang didasarkan pada aturan yang dipergunakan semasa

dinamisnya.
Menurut ANRI (2009:25) menyatakan bahwa Menurut prinsip ini arsip harus

diatur sesuai dengan aturan yang dipergunakan pada masa dinamisnya. Artinya

penataannya harus sama dengan saat arsip-arsip tersebut berada di lembaga

pencipta. Prinsip ini dapat diterapkan ketika arsip diakuisisi atau diserahkan dalam

keadaan teratur, atau minimal ada jalan masuk penemuan kembali arsip dinamisnya.
2) Deskripsi Arsip
a) Format Kartu Deskripsi (lihat lampiran)
Format kartu deskripsi arsip statis terdiri unsur-unsur sebagai berikut:
- Lembaga pencipta arsip
- Kode pendeskripsian arsip
- Nomor sementara deskripsi arsip
- Nomor definitif deskripsi arsip
- System penataan arsip
- Masalah yang terdapat dalam arsip atau dalam pola klasifikasi arsip
- Indeks
- Bentuk redaksi: surat/ surat keputusan/ laporan/ formulir
- Tanggal arsip
- Isi informasi
- Tingkat perkembangan arsip: asli/ tembusan/ salinan/ kutipan
- Lampiran
- Bahasa: Indonesia/ jawa/ belanda/ lainnya
- Kondisi arsip: baik/ rusak/ rapuh/ lainnya
b) Prosedur Deskripsi Arsip
Tahapan Prosedur Deskripsi Arsip yaitu:
- Arsip dipastikan sudah memberkas
- Berkas arsip dibaca secara teliti untuk menentukan rumusan singkat isi informasi

yang terdapat pada berkas

- Informasi berkas arsip dtuangka pada kartu deskripsi sesuai format yang ada
- Jenis informasi yang harus ditulis pada kartu deskripsi yaitu: bentuk redaksi,

nama kegiatan, siapa, dimana, dan kapan dilakukan kegiatan tersebut

- Berkas yang telah selesai dideskripsi, dibungkus dengan kertas kissing dan

diberi nomor sesuai dengan yang tertera pada kartu deskripsi

- Berkas arsip yang sudah diberi nomor kemudian disimpan dalam boks arsip
- Kartu deskripsi selanjutnya siap diolah (entry data) dan pembuatan daftar arsip

statis.
Menurut ANRI (2007:35) menyatakan bahwa ada 5 unsur dalam

pendeskripsian, yaitu:
- Bentuk Redaksi
Menyatakan jenis, berkas dan bahasa yang digunakan dalam berkas tersebut.

Bentuk redaksi ditentukan oleh fungsi masing-masing bagian seperti: tanda

bukti, peraturan, laporan, berota, perencanaan, memorial, jalan masuk.

Adapun beberapa penulisan tetapi bentuk redaksinya harus tetap ditulisn tidak

bias langsung pada permasalahan yang ada.

- Isi Informasi
Apa yang terkandung di dalam arsip tersebut ditulis secara ringkas dan padat,

misalnya laporan mengenai Tsunami di Aceh tahun 2004. Jika khasanah arsip

milik seorang tokoh, maka nama tokoh tidak usah berulang-ulang ditulis tetapi

cukup sekali saja.

- Tingkat Perkembangan
Menyatakan identitas serta asal sumber arsip, yaitu konsep, tembusan, tinasan,

copy, salinan, asli. Tingkat perkembangan harus disebutkan untuk mengetahui

identitas serta asal sumber arsip tersebut. Dari sini dapat diketahui apakah

arsip tersebut memang milik lembaga yang menyimpannya atau tidak. Dengan

demikian penetapan tingkat perkembangan dari suatu arsip perlu untuk

melengkapi identitasnya. Tinkat perkembangan ini ditulis pada akhir

deskripsi.
- Tanggal
Penulisan tanggal, bulan dan tahun dalam deskripsi mutlak diperlukan,

terutama untuk menggabungkan beberapa surat menjadi satu berkas dalam

urutan yang kronologis. Jika arsip tidak bertanggal karena kelalaian dalam

penyimpanannya atau sebab-sebab kerusakan lain, maka ditulis:

Surat dari Panitia Pemilihan Gubernur DKI Jakarta kepada para Kepala

Kelurahan yang ada di DKI Jakarta mengenai pelaksanaan pemilihan

Gubernur DKI Jakarta, tanpa tanggal, 1 lembar.

- Bentuk Luar
 Pada akhir deskripsi perlu diberi penjelasan mengenai bentuk luar yang

menyatakan jumlah arsip, yaitu lembar, berkas, sampul. Hal ini perlu

dilakukan karena merupakan alat kontrol terhadap pencurian arsip.

3) Penyusunan Skema Arsip
Pembuatan skema arsip di tunjukan agar informasi pada Daftar Arsip Statis tersusun

secara sistematis, sehingga mempermudah dalam penelusuran arsip statis. Prosedur

Penyusunan Skema Arsip:

a) Menentukan skema pola pengaturan arsip yang akan dipergunakan dalam

pembuatan Daftar Arsip Statis berdasarkan pada salah satu tersebut dibawah ini:
- Struktur Organisasi
- Subyek/permasalahan
- Kronologis
- Dosier
- Rubrik
- Seri
b) Penyusunan skema arsip mengambil data hasil dari deskripsi arsip yang terdapat

pada kartu deskripsi.

c) Urutan skema arsip sesuai ketentuan yang dipilih pada dossier diatas.
4) Manuver Arsip
Manuver arsip adalah kegiatan penyusunan kembali arsip sesuai urutan berdasarkan

skema arsip supaya informasi pada Daftar Arsip Statis tersusun secara sistematika

sehingga mempermudah dalam penelusuran arsip statis. Prosedur Manuver Arsip:

a) Melakukan pengelompokan hasil deskripsi berdasarkan subyek/masalah.
b) Bundel kelompok kartu deskripsi yang sudah memiliki kesamaan

subyek/masalah kemudian disusun menurut urutan sesuai skema yang telah

ditentukan.
c) Susunan kartu deskripsi yang sudah sesuai skema arsip, diberi penomoran

kembali (nomor definitif) sesuai urutan skema.

d) Selanjutnya nomor sementara pada berkas arsip diganti dengan nomor definitive

sesuai yang tertera pada kartu deskripsi.

e) Berkas arsip yang sudah diganti dengan nomor definitif disimpan kembali pada

boks arsip.
f) Boks yang sudah berisi berkas arsip dengan nomor defintif, bagian samping pada

boks diberi label hijau yang beroso informasi nomor berkas arsip yang

tersimpan didalamnya dan nomor urut boks.

g) Boks arsip statis disimpan di Depo Arsip.
h) Kartu deskripsi yang sudah disamakan penomorannya dengan berkas arsip, maka

kartu deskripsi siap diolah/ entry menjadi Daftar Arsip Statis.

2.3.1 Pembuatan Jalan Masuk Arsip
Dalam Pembuatan Jalan Masuk Arsip terbagi menjadi 2 tahapan yaitu:
a. Daftar Arsip Statis
1) Format Daftar Arsip Statis (lihat lampiran)
Daftar Arsip Statis memuat unsur-unsur sebagai berikut:
a) Judul
b) Nama Instansi/Lembaga Pencipta
 c) Sistem Penataan
d) Nomor Definitif
e) Kode/Nomor Kerja
f) Masalah
g) Indeks, Indeks dapat berupa nama orang, tempat, masalah, angka, nama bangunan

dan sebagainya yang berfungsi untuk penemuan kembali

h) Bentuk Redaksi
i) Tanggal
j) Isi Informasi
k) Tingkat Perkembangan
l) Jumlah
m) Keterangan (lampiran/bahasa/kondisi)
2) Prosedur Pembuatan Daftar Arsip
a) Secara Manual
- Kartu deskripsi diurutkan berdasarkan nomor definitif (manuver/pengelompokan

kartu deskripsi).
- Data informasi di kartu deskripsi (yang sudah ada nomor definitif) diketik/ ditulis

dalam formulir Daftar Arsip Statis (lihat lampiran)

b) Secara Otomasi/ Komputerisasi
- Entry data informasi di kartu deskripsi dengan program pengolah data
- Penomoran definitif secara otomasi
- Cetak Daftar Arsip Statis
b. Inventaris Arsip
1) Unsur-unsur dalam Inventaris Arsip
Inventaris arsip yang lengkap harus memuat unsur-unsur sebagai berikut:
a) Judul
Untuk menentukan judul yang akan dibuat didasarkan pada penciptaan arsipnya dan

periode waktunya.
b) Kata Pengantar
Komentar dari pejabat atau pakar arsip mengenai suatu karya Inventaris. Komentar

tersebut mencakup masalah isi inventaris dan harapan-harapan dari diterbitkan karya

inventaris yang bersangkutan.

c) Daftar Isi
Gambaran secara sistematika mengenai keseluruhan unsur inventaris arsip.
d) Pendahuluan
Pendahuluan dalam inventaris arsip pada dasarnya harus menggambarkan:
- Asal-usul atau sejarah singkat mengenai lembaga/instansi pemilik arsip tersebut,

misalnya mengenai struktur organisasi, tugas, wewenang dan cara kerjanya. Untuk

arsip pribadi, yaitu mengenai riwayat hidup dari pemilik arsip tersebut.
- Sejarah arsip terutama cara pengurusannya dari petunjuk pemakaiannya, termasuk

juga prosedur administrasi arsip dari tahap penciptaan sampai diserahkan ke

lembaga kearsipan.
- Pertanggung jawaban dalam pelaksanaan inventaris umum terutama apabila ada

perubahan dan perbaikan dalam inventarisasinya, dengan cara menyebutkan

berapa jumlahnya, bagaimana keadaan fisiknya, apa jenisnya, lengkap atau tidak

dan sebagainya.

e) Inventaris/Daftar Arsip Statis

 Pada bagian ini berisi informasi yang disusun dari hasil pengolahan arsip (entry data)

yang berupa Daftar Arsip Statis (lihat lampiran).

f) Daftar Pustaka
Berisi daftar referensi yang digunakan untuk menyusun pendahuluan.
g) Lampiran-lampiran
Keterangan-keterangan yang bisa dijadikan dasar untuk menyusun inventaris dan juga

keterangan-keterangan lain yang bisa membantu pengguna arsip, seperti:

- Struktur Organisasi
- Daftar Singkatan
- Daftar Penjelasan Istilah Asing
- Daftar Pejabatan/fungsionaris
- Konkordansi/tunjung silang
- Khusus masalah tunjung silang akan mengacu pada dua aspek
- Pertama tunjung silang informasi, kedua tunjung silang fisik
- Dan lain-lain
h) Indeks
Dapat berdasarkan wilayah (geografi), masalah (subyek), nama orang/ organisasi.

Dalam penulisannya disertai pula nomor berkas.

2) Prinsip Pengaturan
Pengaturan penyusunan inventaris arsip yang dituangkan dalam bentuk skema arsip

didasarkan pada beberapa prinsip, meliputi:

a) Prinsip asal-usul atau Principle of Provenance/Respect des Fonds/Herkomst Beginsel;
b) Perinsip aturan asli atau Principle of Original Order;
c) Perinsip Kegunaan (Besteming Beginsel);
d) Prinsip Restorasi (Restauratie Beginsel);
e) Prinsip Fungsional (Functioneel Beginsel);
f) Prinsip Organisasi (Organisatie Beginsel);
g) Prinsip Masalah (Partinent Beginsel).
c. Penataan Fisik Arsip
Dalam penataan fisik arsip yang harus dilakukan sebagai berikut:
1) Menyatukan kartu-kartu deskripsi, yang memiliki masalah yang sama berdasarkan pada

skema pengaturan arsip yang telah dibuat sebelumnya melalui manuver arsip/

pengelompokan kartu deskripsi;

2) Memberikan nomor definitif pada sudut kanan atas sampul pembungkus terhadap arsip

yang telah dimanuver/ dikelompokan dalam satu berkas;

3) Menenpatkan arsip ke dalam boks-boks arsip kemudian memberikan label pada boks

arsip (labelisasi). Unsur-unsur yang terdapat pada label arsip, antara lain:
a) Nama pencipta arsip
b) Nomor berkas
c) Nomor boks
Label ditempatkan pada bagian luar salah satu boks.
4) Boks arsip disimpan pada rak arsip setelah dilakukan labelisasi sesuai isi boks.
d. Penyajian Inventaris Arsip
Arsip dapat dipergunakan apabila telah memiliki sarana jalan masuk/ temu balik. Inventaris

merupakan salah satu sarana jalan masuk yang disusun dengan berbagai pertimbangan

untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Inventaris arsip dibuat dalam bentuk buku
dan dapat dipublikasikan sebagai penunjang dalam melaksanakan tugas kearsipan, yaitu

penyebarluasan informasi khasanah sumber arsip statis yang disimpan di Lembaga

Kearsipan.