1.

Jenis Arsip Statis Bentuk Khusus berdasarkan jenis bentuk dan media rekamnya :

1. Arsip Audio Visual / Arsip Pandang Dengar

Arsip Pandang Dengar ini meliputi :

a. Arsip citra bergerak ( moving Images/Visual ) yaitu arsip yang isi

informasinya terekam dalam bentuk citra bergerak. Misalnya Film dan video.

b. Arsip Rekaman Suara

Yaitu arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem
perekam tertentu. Rekaman suara ini ada sejak tahun 1887 yang diciptakan oleh Thomas Alfa
Edison dengan apa yang disebut Phonograph. Kemudian tahun 1920 berkembang menjadi
Gramaphone berbentuk piringan .

2. Arsip Bentuk Mikro

Arsip ini dikebutuhan untuk penyimpanan dan penemuan kembali secara cepat. Untuk
membaca informasi yang ada dalam arsip bentuk mikro ini diperlukan alat yang disebut Micro
Reader . Arsip benmtuk mikro ini berupa :

a. Mikrofilm yaitu arsip bentuk mikro yang isinya merupakan salinan fotografis dalam bentuk
kecil atau merupakan miniatur dari gambar atau teks yang terekam dalam media rol film yang
penciptaannya

menggunakan alat fotografi.

b. Mikrofiche yaitu lembaran film berisi banyak miniatur gambar atau citra dalam suatu pola (
frame ).

3. Arsip Kartografi dan Kearsitekturan

a. Arsip Kartografi yaitu arsip yang isi informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau
fotometrik, termasuk di dalamnya antara lain Chart, Denah dll.

b. Arsip Kearsitekturan yaitu arsip yang didalamnya terkandung informasi yang berhubungan
dengan kearsitekturan. Istilah Kartografi berarti ilmu membuat peta. Sedangkan arsip
kartografi menurut ARMA diartikan peta sebagai bukti sejarah, dan juga peta sebagai simbol
lokasi suatu daerah. Dalam pengertian lain disebutkan pula bahwa arsip kartografi berisi peta,
gambar - gambar perencanaan, atau materi – materi lain
yang sejenis yang berhubungan dengan arsip tekstual.

Macam – macam Peta , yaitu :

a. Peta Topografi , yaitu peta yang memperlihatkan unsur –unsur alam ( asli ) dan unsur – unsur
budaya diatas permukaan bumi.

b. Peta Navigasi , yaitu peta mengenai kelautan.

c. Peta Tematik, yaitu peta yang memperlihatkan informasi kualitatif dan

atau kuantitatif. Peta ini bermanfaat dalam membantu perencanaan suatu daerah, administrasi,
manajemen , perusahaan –perusahaan swasta, pendidikan, dll.

4. Arsip Gambar Statik / Still Images

Yaitu arsip yang isi informasinya terekam dalam bentuk gambar statik, berupa citra diam / tidak
bergerak. Misalnya foto, gambar, poster dsb.

5. Arsip Elektronik / Arsip Komputer

Arsip yang berisi tentang rekaman informasi dari suatu kegiatan yang diciptakan atau dibuat
dengan menggunakan komputer sebagai alat . Arsip elektronik disebut

sebagai arsip berbasis komputer ( computer based record ) atau arsip bacaan mesin ( machine
readable archives ).

2. Deskripsi arsip merupakan proses menganalisis, mengorganisasi, dan mencatat detail

tentang elemen formal arsip atau koleksi arsip, seperti pencipta, judul, tanggal, luas, dan
konten, untuk memudahkan identifikasi, pengelolaan, dan pemahaman pekerjaan. Produk dari
deskripsi ini finding aids, inventories, registers, indexes, dan guides. Produk ini digunakan
pengguna untuk menelusur informasi yang dibutuhkan. Proses deskripsi ini harus
memerhatikan standar deskrip arsip. Standar arsip digunakan untuk memberikan landasan
bersama dan bertindak sebagai bahasa universal di kedua lapisan (manusia dan teknologi).
Standar yang dipakai dalam deskripsi seperti :

 General International Standard Archival Description (ISAD (G)) digunakan untuk

panduan dalam persiapan deskripsi arsip. ISAD (G) memiliki target untuk menentukan
dan mengontrol struktur deskripsi; menentukan dan mengontrol konten dari deskripsi;
 dan memfasilitasi akses ke bahan kearsipan dan interoperabilitas antara sistem
informasi kearsipan.
 International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and
Families (ISAAR (CPF)) merupakan pedoman untuk menyiapkan catatan otoritas
kearsipan, menyediakan deskripsi entitas (badan perusahaan, orang, dan keluarga) yang
terkait dengan pembuatan dan pemeliharaan arsi
 International Standard for Describing Functions (ISDF) digunakan sebagai panduan
untuk mempersiapkan deskripsi fungsi-fungsi badan-badan perusahaan yang terkait
dengan pembuatan dan pemeliharaan arsip
 International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH)
digunakan untuk mempersiapkan deskripsi untuk pemegang arsip Proses deskripsi
selain memerhatikan pedoman, juga memerhatikan ruas skema metadata kearsipan.
Terdapat skema metadata di arsip, seperti EAD dan EAC.
 Encoded Archival Description (EAD) skema metadata arsip yang mendukung standar
arsip dan aturan katalog (ISAD (G), RAD, DACS dll),
 Encoded archival context—corporate bodies,persons, and families (EAC-CPF)
merupakan skema metadata untuk menyandikan informasi kontekstual tentang orang,
badan-badan perusahaan, dan keluarga yang terkait dengan materi arsip menggunakan
XML. Standar dan aturan deskripsi konten arsip harus dapat digunakan bersama dengan
standar nasional yang ada atau membentuk dasar untuk pengembangan standar
nasional.

 Describing Archives: A Content Standard (DACS) adalah seperangkat aturan deskripsi

konten untuk arsip, makalah pribadi, dan naskah. Standar deskriptif ini dapat diterapkan
oleh semua jenis bahan arsip.
 Rules for Archival Description (RAD) adalah standar Kanada untuk deskripsi dan dapat
dikategorikan baik dalam kategori standar dan aturan katalog, mengingat bahwa dalam
standar ini diusulkan area deskripsi untuk semua jenis bahan arsip dan tingkat deskripsi
serta aturan katalogisasi terperinci .
 Manual of Archival Description (MAD) adalah alat deskripsi utama di inggris.
Bertentangan dengan inisiatif deskripsi lainnya saat ini, MAD tidak didasarkan pada
logika katalogisasi perpustakaan, seperti APPM dan RAD, tetapi mencoba untuk
 mengikuti prinsip-prinsip kearsipan. Edisi MAD3 memperhitungkan logika deskripsi
ISAD (G).

Di indonesia standar deskripsi ini bergantung pada kebijakan masing-masing lembaga.

Lembaga juga harus melaksanakan sesuai Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
14 Tahun 2018 Tentang Standar Deskripsi Arsip Statis dalam melakukan deskripsi . Jenis
standar deskripsi dapat berbeda-beda sesuai tujuan lembaga. Contohnya ISAD dan ISAAR.
ISAD mengatur deskripsi (kontennya), ISAAR mengatur otoritas (badan pencipta/pemelihara
arsip). Standar ini sifatnya sebagai pedoman, tidak mengikat/wajib secara hukum. Berbeda
dengan undang-undang atau peraturan yang memang memiliki konsekuensi hukum dan wajib
diikuti.