ACARA I

ALPHABETIC INDEXING
A. JUDUL
Mengindeks secara Alfabetis (Alphabetic Indexing)

B. TUJUAN
1. Mahasiswa mampu memahami cara memeriksa arsip korespondensi
2. Mahasiswa mampu memahami cara mengidentifikasi konsep temu balik yang
bermanfaat
3. Mahasiswa mampu menerjemahkan konsep dalam kosakata indeks

C. ALAT DAN BAHAN

1. Arsip korespondensi
2. Contoh indeks arsip korespondensi
3. Alat Tulis (pensil, penghapus, penggaris, pulpen dan paper clips)
4. Laptop

D. DASAR TEORI
Salah satu komponen dalam penataan berkas adalah Indeks. Indeks adalah kata
tangkap atau caption yang merupakan tanda pengenal dari suatu arsip atau berkas. Indeks
dapat juga disebut sebagai ciri khusus yang melekat pada suatu berkas. Pada prinsipnya
indeks adalah instrumen yang digunakan dalam rangka menciptakan kemudahan dalam
penyimpanan berkas maupun dalam penemuan kembali.
Pada dasarnya menentukan indeks adalah menentukan kata kunci yang mewakili isi
keseluruhan berkas. Tidak jarang dalam suatu berkas banyak kata yang dapat dijadikan
indeks. Oleh sebab itu diperlukan ketelitian dalam menentukan indeks berkas. Secara
teroritis indeks dapat berupa nama, baik nama orang, nama benda, nama tempat, nama
lembaga, maupun nama subyek. Selain berupa kata-kata indeks dapat pula berupa angka.
(Zulkifli Amsyah, 1993, hlm. 20). Untuk menentukan indeks ini sangat tergantung sistem

27
penyimpanan yang digunakan maupun tergantung kepentingan dari berkas yang
bersangkutan.
Dalam mengindeks terdapat istilah unit, yaitu kata dari masing-masing kata tangkap
yang digunakan sebagai indeks. Masing-masing unit dari kata tangkap ditentukan oleh
peraturan mengindeks karena hal ini penting artinya dalam menentukan susunan abjad
yang berpedoman pada unit maupun huruf demi huruf (Zulkifli Amsyah, 1993). Sedapat
mungkin indeks harus simple, mudah diingat, dan singkat. Apabila dilihat dari kata-
katanya, minimal satu kata dan maksimal tiga kata. Apabila kata tangkap ini bukan
berupan nama maka harus kata benda atau yang dibendakan.
Selanjutnya indeks dicantumkan pada tab atau lidah map sebagai tanda pengenal
berkas. Dalam hal ini diperlukan konsistensi dalam pengaturan dan penulisan indeks. Hal
ini karena dalam penyimpanan berkas bukan semata-mata mementingkan aspek teknis
tetapi juga mesti memperhatikan aspek estetika.
Penentuan kata tangkap dalam indeks tergantung pada sistem pemberkasan yang
digunakan. Apabila arsip tercipta karena kegiatan instansi yang bersangkutan indeks yang
digunakan adalah nama kegiatannya tetapi apabila arsip tercipta karena kegiatan instansi
lain atau yang tercipta secara rutin di instansi maka indeks diambilkan dari kata-kata yang
dapat mewakili isi keseluruhan berkas. Adapun ketentuannya adalah :
a. Indeks harus singkat, jelas, dan mewakili isi arsip;
b. Indeks harus satu pengertian/tidak bermakna ganda;
c. Kata yang digunakan adalah yang lazim;
d. Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya;
e. Indeks harus kata benda atau yang dibendakan.

Contoh :
a. Badan Diklat mengadakan kegiatan Diklat Teknis Kearsipan maka di Badan
Diklat diindeks “Kearsipan, Diklat”.
b. Dalam kegiatan Diklat Teknis, surat permohonan peserta diklat, bagi instansi
yang diminta mengirim peserta akan mengindeks dan menyimpan surat di file
yang indeksnya “Diklat Teknis, Peserta”. Di dalam file ini akan dijadikan satu
dengan arsip-arsip yang perihalnya diklat teknis walaupun dari diklat teknis yang
berbeda-beda. Misalnya diklat teknis pengelolaan barang, diklat teknis
kehumasan, diklat teknis komputer, dan sebagainya.

28
E. LANGKAH KERJA
1. Memeriksa bagian arsip korespondensi yang dapat membantu termasuk judulnya
(jika ada), nama orang atau organisasi, paragraf pembuka, paragraf isi dan
paragraf penutup, serta kelompok kata yang digarisbawahi atau dicetak dalam
jenis huruf yang berbeda
2. Mengidentifikasi elemen-elemen dalam arsip korespondensi yang berpotensi
bernilai sebagai kunci temu balik bagi pengguna. Pertanyaan tentang dokumen
atau berkas yang dapat membantu dalam tugas ini seperti:
a. Apakah arsip ini adalah arsip transaksi?
b. Apakah arsip ini adalah arsip kegiatan atau aktivitas?
c. Apakah arsip ini merujuk pada metode untuk menyelesaikan tindakan?
d. Apakah subjek arsip ini berisi konsep tindakan, yakni operasional atau
proses?
e. Apakah arsip ini berkaitan dengan efek sesuatu atau lainnya?
f. Elemen-elemen pencarian yang sesuai meliputi:
1) Istilah-istilah subjek, seperti “permohonan narasumber” atau
“undangan”
2) Jenis-jenis dokumen, seperti “laporan”, “aplikasi”, atau “notulen”
3. Konsep yang dipilih kemudian harus diterjemahkan ke dalam kosakata system
Indeksasi. Proses ini dilakukan pada saat pemberian judul berkas dan saat
indeksasi masing-masing dokumen atau penambahan entri indeks untuk berkas.
Proses tersebut juga dilakukan ketika pembuat indeks menentukan apakah suatu
berkas siap pada suatu topik tertentu. Pemilihan kosakata indeks meliputi
masalah-masalah berikut:
a. Apakah kosakata adalah bahasa alami atau terkontrol yang digunakan atau
kombinasi keduanya?
b. Bagaimana nama yang tepat dalam pengindeksan?
c. Apakah metode sebelum dan sesudah penyelarasan indeks yang digunakan?
d. Apakah judul indeks khusus yang digunakan?
e. Apakah konsistensi dalam indeks akan dicapai?

29
F. HASIL PRAKTIKUM
1. Indeks subjek secara alfabetis pada berkas korespondensi.
2. Daftar indeks subjek secara alfabetis pada masing-masing praktikan.
3. Daftar indeks subjek secara alfabetis pada satu kelompok.

G. PEMBAHASAN
1. Membahas informasi yang dapat diperoleh dari pemeriksaan arsip korespondensi
2. Membahas elemen-elemen dalam arsip korespondensi yang berpotensi bernilai
sebagai kunci temu balik bagi pengguna
3. Menerjemahkan konsep dalam kosakata indeks berkas korespondensi.

H. DAFTAR PUSTAKA

AW Widjaja. 1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Rajawali.

Betty R Ricks, CRM. 1992. Information and Image Management: A Records

Systems Approach: 3d Ed. Ohio: South-Western Publishing Co.

Budi Martono. 1994. Penataan Berkas dalam Menajemen Kearsipan. Jakarta: Sinar
Harapan.

Budi Martono. 1997. Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyimpanan. Jakarta:

Sinar Harapan.

Diamond, Susan Z. 1983. Records Management: A Practical Guide. New York:

Amacom.

Hadi Abubakar. 1991. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta:
Jambatan

Imam Gunarto. Penataan Berkas. Jakarta.

International Council on Arvchives. 1988. Dictionary of Archival Terminology.

Paris: 2nd Revised Education.

Mina M. Johnson dan Norman F Kallaus. Record Management (Edisi Ketiga).

Peraturan Pemerintah Nomor : 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

30
 Ricks, Swafford, & Gow. 1992. Information and Image Management. South-Western
Publishing Company.

Smith III, Milburn D. 1986. Information and Records Management. Connecticut:

Greenwood Press.

Sulistyo Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama.

Susan Z. Diamond. 1991. Records Management (Second Edition).New York: N.Y.

Amacom.

Turton, Alison (Ed). 1991. Managing Bussines Archives. London: Butterworth.

Undang-undang Nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Wallace, Patricia E, etc. 1992. Records Management: Integrate Information Systems

(Third Edition). New-Jersey: Prentice Hall.

Wursanto, Ig. 1995. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Zulkifli, Amsyah. 1993. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka

Utama.

31