Tugas 4

Nama : Devin Ramadhan

Nim : 042444061

Prodi : D4 Kearsipan

1. Bagaimana pendapat Saudara , apakah pemberkasan arsip penting dilakukan dalam

pengelolaan arsip ?
2. Berdasarkan materi tayangan video di atas langkah-langkah apa saja yang harus
dilakukan petugas arsip/arsiparis dalam melakukan pemberkasan arsip, Buatlah alur
kerjanya

Jawab :

1. Menurut saya sangat penting pemberkasan pada arsip membuat kita lebih mudah untuk
menemukan kembal arsip yang akan dibutuhkan, Arsip sangat berperan penting dalam
perjalanan kehidupan suatu kantor oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari
mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta
pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik dan proses benar benar. Disini arsip
merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu
hal. Arsip yang ada pada suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari
suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara,
juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan organiasi
yang bersangkutan.

2. Prosedur Pemberkasan Pemberkasan, pada dasarnya merupakan kegiatan penyimpanan

dokumen/arsip ke dalam folder, ordner, filing kabinet atau alat yang lain menurut aturan
yang telah ditentukan. Penyimpanan dokumen/arsip aktif, pada dasarnya menggunakan
Sistem Subjek khususnya yang bersifat korespondensi, yang terdapat pada pola
klasifikasi dokumen/arsip. Prosedur/langkah-langkah dalam penyimpanan dokumen/arsip
dilakukan sebagai berikut:

A. Pemeriksaan (Inspecting)

Pemeriksaan untuk mengetahui kelengkapan berkas, dan keadaan fisik sesuai dengan
keadaan semula.
B. Penentuan indeks (Indexing)

Penentuan indeks masing-masing dokumen/arsip dalam satu berkas/ kegiatan dilakukan

dengan menyimpulkan isi ringkas/kata tangkap dari informasi berkas sebagai subjek
pokok. Pada dasarnya, indeks dapat berupa:
1) Indeks Nomor/Angka (angka urut, tanggal, tahun) untuk berkas kepegawaian dan
seri Surat Keputusan Direksi.
2) Indeks Nama untuk nama (orang, badan, tempat wilayah).
3) Indeks Subjek untuk arsip yang bersifat korespondensi.

C. Pengkodean (Coding)

Penentuan kode dengan mempergunakan kode klasifikasi dokumen/arsip dilakukan cara

sebagai berikut:

1) Penentuan kode dari indeks berkas atau subjek pokok yang ditentukan dengan
menggunakan kode klasifikasi dokumen/arsip yang tepat adalah melalui Indeks
relatif.
2) Memeriksa kembali ketepatan kode klasifikasi dokumen/arsip yang dipilih sesuai
dengan Kode Klasifikasi dokumen/arsip pada Lampiran

Cara penulisan kode klasifikasi

1) Pokok masalah ditulis pada bagian depan dengan huruf kapital sesuai dengan pola
klasifikasi dokumen/arsip.
2) Submasalahnya ditulis dengan kode angka dan diletakkan di belakang kode huruf
(masalah pokok).
3) Setelah penulisan kode huruf pokok masalah diikuti dengan tanda titik (.) dan
angka untuk kode submasalah dan sub-submasalah. Tanda titik hanya digunakan
di antara kode masalah pokok dan submasalah, sub-submasalah, serta nomor
dokumen/arsip.

D. Pembuatan tunjuk silang (cross reference)

Tunjuk silang ini digunaka apabila:

1) ada surat yang mempunyai 2 masalah atau lebih

2) ada pergantian nama (nama orang, organisasi, atau nama tempat):
3) ada surat yang lampirannya bukan merupakan surat, misalnya: disket, buku dan
lain lain