3.

2 Pembahasan
3.2.1 Analisis Terhadap Permasalahan
Setelah penulis melakukan kegiatan praktik di PT Bukit
Asam Tbk. Penulis melakukan observasi dan berpartisipasi
mengenai sistem penataan Dokumen Arsip, serta melihat
perlengkapan yang dibutuhkan untuk menyimpan dan menata
arsip, maka penulis akan membahas bagaimana kondisi objektif
yang ada di satuan kerja Administrasi Korporat PT Bukit Asam
Tbk.
Sistem penataan adalah cara atau metode penyimpanan
arsip secara sistematis ke dalam peralatan menurut aturan yang
telah direncanakan, termasuk proses penentuan indeks, kode
penyusunan dan penempatan arsip dengan cara yang sistematis
sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila
diperlukan. Penataan arsip atau pemberkasan arsip (Filling System)
pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan
penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Salah satu sistem
yang diterapkan dalam penataan arsip di PT Bukit Asam Tbk. ini
adalah sistem pemberkasan berdasarkan subyek. Sistem
pemberkasan subyek atau secara lengkap disebut sistem
penyimpanan arsip berdasarkan permasalahan (Topik) atau pokok
masalah yang terdapat dalam kegiatan organisasi dalam
menjalankan tugas dan fungsinya. Pemberkasan arsip berdasarkan
subyek perlu dibuatkan suatu bagan/pola atau rancangan berupa
daftar berisi pengelompokan subyek yang dibuat secara berjenjang
dan disusun berdasarkan tugas dan fungsi organisasi agar
penerapan sistem pemberkasan berdasarkan subyek dapat
dilaksanakan secara konsisten, logis, dan sistematis. Sehingga
tercapai suatu tujuan dalam manajemen kearsipan.
3.2.2 Tujuan dan Sarana Penataan Dokumen Arsip
1. Tujuan Penataan Dokumen Arsip
Tujuan Penataan/Pemberkasan (Filling System)
Dokumen Arsip di PT Bukit Asam, yaitu:
a. Untuk keseragaman dalam pengelolaan dokumen diseluruh
satuan kerja/Unit pengolah dilingkungan PT Bukit Asam.
b. Terwujudnya informasi dan tertatanya dokumen arsip
dalam series sehingga mudah ditemukan ketika diperlukan.
c. Terkendalinya seluruh dokumen arsip perusahaan secara
sistematis sehingga dapat disampaikan secara cepat, Tepat
dan aman kepada pengguna dokumen arsip.
d. Mengurangi jumlah dokumen arsip diruang kerja.
e. Terjaganya keamanan/Kerahasiaan baik fisik maupun
informasi dokumen arsip perusahaan.
2. Sarana Pemberkasan (Filling System) Dokumen Arsip
.............Adapun sarana penataan yang dilakukan PT Bukit Asam
Tbk. dalam penataan dokumen arsip yaitu
a. Kegunaan klasifikasi adalah untuk mengelompokkan arsip
yang mempunyai masalah atau urusan yang sama dalam
suatu berkas, mengatur penyimpanan arsip dan berkas
secara sistematis
b. Kegunaan kode arsip adalah untuk membedakan urusan
atau masalah yang satu dengan urusan atau masalah dalam
berbagai jenjang klasikasi arsip.
c. Indeks adalah kegunaan indeks adalah untuk memudahkan
pemberkasan, memudahkan penemuan kembali dan
memudahkan pemberkasan, penemuan kembali, dan
penyusutan.
 d. Syarat mengindeks adalah singkat, jelas, dan mudah di
ingat, berorientasi pada kebutuhan pemakai, dam
ditentukan dari isi surat/berkas.
3.2.3 Sistem Penataan Arsip pada PT Bukit Asam Tbk.
Sistem penataan dokumen arsip yang digunakan pada PT.
Bukit Asam Tbk., adalah sistem pemberkasan berdasarkan subyek.
Sistem ini digunakan karena di anggap dapat mempermudah staff
dalam penemuan kembali arsip apabila dokumen dibutuhkan.
Mengingat pentingnya arsip di PT. Bukit Asam Tbk., yang
mengelolah adalah satuan kerja masing-masing, maka keberadaan
dokumen arsip ini harus diperhatikan. Tentunya arsip harus
disimpan dengan penataan yang baik dan benar, hal ini
dimaksudkan untuk mempemudah dalam pencarian dan penemuan
kembali arsip tersebut.
Pada Sistem Pemberkasan Arsip dinamis dan statis di PT.
Bukit Asam Tbk sudah dilakukan pemberkasan secara manual
untuk arsip Dinamis. Arsip dinamis terbagi menjadi dua, yaitu arsip
dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip Dinamis ini ditata
sendiri oleh satuan kerja Administrasi Korporat. Penataan dokumen
aktif yang bersifat korespondensi di lingkungan PT. Bukit Asam
Tbk. Menggunakan sistem pemberkasan berdasarkan Subyek
dengan menggunakan klasifikasi dokumen sebagai dasar penataan
atau pemberkasan. Sedangkan untuk dokumen pegawai/karyawan
(Personal file) lebih menunjuk pada penggunaan sistem numerik
dari nama-nama karyawan yang diurut berdasarkan Nomor Induk
Pegawai (NIP). Hal itu dilakukan PT Bukit Asam karena untuk
mempermudah penemuan kembali apabila data atau informasi
mengenai Pesonal file karyawan diperlukan.
Penataan atau pemberkasan (Filling System) pada PT Bukit
Asam Tbk., dimulai dari persiapan umum seperti dokumen yang
akan dilakukan pemberkasan serta menghitung biaya-biaya yang
 akan dibutuhkan. Kemudian dilakukan pemilahan terhadap
dokumen atau arsip yang akan di entri data dengan memberikan
pendeskripsian terhadap dokumen arsip. Pemberkasan kemudian
dilanjutkan lagi dengan olah data dimana dalam hal ini merupakan
proses mengolah data agar sesuai dengan inti dokumen
(pembenaran) berdasarkan pengklasifikasian kode surat. Dalam
pemberkasan dokumen arsip juga dilakukan Manuferfisik yang
dalam artian adalah menyatukan data yang sudah di entri kedalam
program Ms. Exel dengan yang ada di Box. Data dokumen arsip
yang sudah diolah kemudian dimasukan kedalam Box (Reboxing).
Selanjutya pemberian kode identitas disetiap Box (Labelling)
dokumen arsip sebagai suatu kegiatan penuangan identitas
dokumen pada bok dan rak penyimpanan. Setelah pemberian label
dilakukan, Dokumen arsip akan disusun kedalam lemari Arsip dan
di dilakukan uji coba tentang kebenaran terhadap pemberkasan
suatu Dokumen arsip. Dan yang terakhir adalah pembuatan DPA
(Daftar Pertelaan Arsip). Daftar Pertelaan Dokumen (DPD) adalah
daftar dari seluruh dokumen yang telah dilakukan penataan. DPD
digunakan sebagai sarana penemuan kembali dokumen secara
manual.

3.2.4 Prosedur Penataan atau Pemberkasan (Filling System)

Dokumen Arsip di PT Bukit Asam Tbk.
Penataan dokumen arsip aktif di PT Bukit Asam Tbk
menggunakan sistem subyek dan menggunakan pola klasifikasi
dokumen arsip sebagai dasar pemberkasan.
Sesuai dengan PPDD (Pedoman Persuratan Dinas dan
Dokumen) tahun 2012 hal. 84-94 mengenai ketentuan kode
klasifikasi di PT Bukit Asam Tbk. Prosedur penyimpanan dokumen
arsip PT Bukit Asam Tbk. dilakukan sebagai berikut:
1. Pemeriksaan (Inspecting)
 Periksalah kelengkapan berkas dan keadaan fisik dokumen
arsip sebelum berkas tersebut disimpan.

Gambar 3.5 Pemeriksaan

Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022
2. Penentuan Indeks (Indexing)
Buatlah indeks masing-masing dokumen arsip untuk satu
berkas/kegiatan yang dilakukan dengan menyimpulkan isi
ringkas/kata tangkap dari informasi berkas sebagai subyek
pokok untuk dicantumkan pada folder, ordner, tab guide.
Penggunaan indeks dapat berupa:
 a. Indeks Nomor/Angka (angka urut, tanggal, tahun) untuk
berkas kepegawaian dan seri surat keputusan Direksi.
b. Indeks Nama untuk nama (Orang, Badan, Tempat
wilayah)
c. Indeks Subyek untuk arsip yang bersifat korespondensi
Contoh indeks:

1. Indeks Angka (Tahun)

PS.02.2003 01
PS.02 Kode
Promosi

2. Indeks Abjad (Nama Badan)

LG.01 Panca Buana, PT

LG.01 Kode
Logistik

3. Indeks Subyek
PS.07 BONUS 03
PS.07 Kode
Perjanjian
Kontrak

Gambar 3.6 Indeks

Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022

3. Penulisan Kode Klasifikasi

Penentuan kode klasifikasi dengan mempergunakan
kode klasifikasi dokumen arsip dilakukan sebagai berikut:
 Tentukan kode dari indeks berkas atau subyek pokok yang
ditentukan dengan kode klasifikasi dokumen arsip yang tepat
melalui indeks relatif; Periksa kembali ketetapan kode
klasifikasi dokumen arsip yang dipilih.
Cara penulisan kode klasifikasi:
a. Pokok masalah ditulis pada bagian depan dengan huruf
capital sesuai dengan Pola klasifikasi dokumen arsip;
b. Sub masalahnya ditulis dengan kode angka dan diletakkan
di belakang kode huruf (masalah pokok);
c. Setelah penulisan kode huruf pokok masalah diikuti
dengan tanda titik (.) dan angka untuk kode sub masalah
dan sub-sub masalah. Tanda titik hanya digunakan
diantara kode masalah pokok dan sub masalah, sub-sub
masalah serta nomor dokumen arsip.

Contoh Pembuatan Kode Klasifikasi Dokumen Tentang

Kepegawaian:
PG KEPEGAWAIAN

PG.01

Sub Masalah : Mutasi

Masalah : Kepegawaian

PG.01.02 Sub-sub Masalah

Sub Masalah : Mutasi

Masalah : Kepegawaian (Recruitment)

4. Pengelompokan (Sorting)
 Aturlah dokumen arsip dengan cara mengelompokkan
dokumen arsip sesuai dengan kelompok masalah dalam bentuk
klasifikasi dokumen arsip.
5. Penginputan Data
Penginputan data yang digunakan oleh PT Bukit Asam
Tbk sudah sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan oleh
PT Bukit Asam Tbk, serta antara teori yang ada dan
prakteknya sudah sesuai. Yang terdapat di aplikasi komputer
atau di sebut dengan microsoft Excel sebagai berikut:
a. Nomor : Mencatat nomor angka sesuai banyak
yang surat yang telah diterima oleh
satker lain
b. Kode : Mencatat nama dengan nomor yang
telah di tentukan contoh Rz 001 (Rz;
inisial nama pengetik, dan 0001; nomor
urut surat yang sedang dilakukan
pengetikan)
c. Unit : Mencatat nama Satker
d. Klasifikasi : Mencatat nomor Klasifikasi misal
Satker tersebut dari GM pertambangan
yang mengurus tentang pengoprasian
kepegawaian bisa tulis dengan
PR.01.02
e. Uraian : Mencatat nama istansi dan perihal yang
tertera disurat
f. Kurun : Mencatat tanggal yang sesuai dengan
Waktu isi surat tersebut, misal surat tersebut
berisi tentang risalah rapat mulai dari
tahun 2021 sampai dengan 2022, jadi di
sebelah kolom kiri ditulis tahun 2021,
dan dikanan ditulis tahun 2022
 g. Tingkat : Membuktikan bahwa surat itu
asli/copyan bisa dilihat dari tanda
tangan nya
h. Media : Mencatat bentuk surat tersbut misal
dokumen itu dari kertas ditulis kertas,
apabila dari Kaset, disket, dll ditulis
sama seperti itu
i. Kondisi : Mencatat keadaan dokumen tersebut
apabila rusak ataupun baik
j. Jumlah : Mencatat seberapa banyak surat yang
ada didalam nya tersebut
k. Duplikat : Mencatat apabila surat tersbut ada yang
di fotocopy atau tidak, misal didalam
tersebut ada surat fotocopyan satu
diketik satu, kalau ada surat fotocopyan
dua diketik dua

Gambar 3.7 Penginputan Data

Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022

6. Memasukan surat dan memberikan label pada box

 Sebelum surat dimasukan ke dalam box alangkah
baiknya susun surat berdasarkan satker yang tertera di tahap
pengentryan tadi. Setelah disusun masuk box berdasarkan rak
yang sesuai dengan sakter yang telah ditentukan oleh PT Bukit
Asam Tbk.
Pelebelan yang digunakan oleh PT Bukit Asam Tbk
sudah sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan oleh PT
Bukit Asam Tbk. Yang terdapat di aplikasi komputer atau di
sebut dengan microsoft power point, lalu di print menjadi
ukuran kertas A5 sebagai berikut:

A.ADM. 1. 20 A.ADM (Nama

unit/satker surat
berasal
082
1 (Terdapat
Nomor Urut diLantai)
0219-0226 20 (Nomor Rak)
Box

Nomor dokumen didalam box

(nomor dokumen bisa diliat
ditahap pengentryan kode,
biasanya disebut quide yang
diletakan disebelah kanan atas
surat tersebut
 Gambar 3.8 Box Arsip dan label
Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022
Di PT Bukit Asam Tbk. Tidak hanya menyimpan atau
mengarsipkan surat menggunakan box saja namun juga
menggunakan Filling cabinet dan Ordner berikut contoh
penataannya:

1. Contoh penataan di Filing cabinet

Gambar 3.9 Penataan di Filing cabinet

Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022
2. Contoh penataan di dalam Ordner
1) Satu ordner untuk beberapa
pokok masala (ada 3 Guide
Primer)
PG. Kepegawaian
OT. Organisasi & Tatalaksana
HK. Hukum

2) Satu ordner untuik satu pokok

masalah yang didalamnya
terdapat beberapa sub masalah-
PG
sub masalah
 PG.02.01 Desain Kompetensi
PG.02.02 Uji Kompetensi

3) Satu ordner untuk satu sub

masalah

PG.
PG.05 Serah Terima Jabatan

4) Satu ordner untuk satu sub-sub

masalah (tanpa guide)
PG.01.0
1
PG.01.01 Perencanaan Pegawai

Gambar 3.10 Penataan didalam Ordner

Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022

Catatan : Penggunaan sarana Filling Cabinet dan Ordner itu

biasa digunakan di Satuan Kerja Masing-masing.

3.2.5 Sarana Dan Prasarana Pengelolaan Dokumen Arsip Di PT.

Bukit Asam Tbk.
Berikut Alat – Alat Kantor yang digunakan oleh PT Bukit
Asam Tbk. Dalam proses pengelolaan dokumen arsip.
1. Filing Cabinet
Sarana/tempat penyimpanan berkas untuk dokumen
arsip tekstual/kertas untuk diruangan Satker (Satuan Kerja).
Terkhusus pada Ruangan Arsip PT Bukit Asam Tbk. Filing
Cabinet seperti dibawah ini digunakan untuk menyimpan
peta/denah tambang.
 Gambar 3.11 Filing Cabinet
Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022
2. Lemari Dokumen Arsip/Roll O’pack
Merupakan salah satu tempat penyimpanan dokumen
arsip aktif selain Filing Cabinet.

Gambar 3.12 Roll O’pack

Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022
3. Ordner
Merupakan wadah untuk menyimpan dokumen arsip
yang kode dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner.
Di dalam ordner terdapat sekat yang berfungsi membedakan
berkas atau masalah satu dengan yang lain.
 Gambar 3.13 Ordner
Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022

4. Sekat/Guide
Merupakan penyekat/pembatas antar berkas satu dengan
berkas yang lain yang kode klasifikasinya berbeda. Pada
sekat/guide terdapat tab yang memuat kode (abjad, nomor,
alpha-numerik). Ada tiga jenis sekat/guide :
a. Sekat/Guide Primer menunjuk pada pokok masalah;
b. Sekat/Guide Sekunder menunjuk pada sub masalah;
c. Sekat/Guide Tersier menunjuk pada sub-sub masalah.

Sekat/Guide
Sekat/Guide Tersier
Sekunder
Sekat/Guide Sekat/Guide
Primer Tersier
Sekat/Guide
Sekunder
Sekat/Guide
A. Sekat/Guide untuk Primer
B. Sekat/Guide untuk penataan
penataan vertikal lateral/almari
Sekat/Guide
Tersier
Sekat/Guide
Sekunder
Sekat/Guide
Primer

C. Sekat/Guide untuk penataan

pada ordner
Gambar 3.14 Sekat/Guide
 Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022
5. Hanging/Map Gantung
Merupakan map tempat untuk menyimpan dokumen
arsip yang menggunakan tab untuk mencantumkan kode dan
indeks, jenis folder atau map yang memiliki besi penyangga
yang berfungsi mengantung map yang biasanya dipasang pada
filing cabinet dalam posisi horizontal.

Gambar 3.15 Hanging/Map Gantung

Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022
6. Tanda Keluar (Out Indicator)
Adalah sarana/alat sebagai pengganti dokumen arsip
yang sedang dipinjam. Bentuknya berupa folder/sekat dengan
warna yang berbeda (diupayakan warna yang mencolok/cerah).
Pada sekat tersebut dicantumkan kolom-kolom yang
memuat informasi mengenai: No. Urut, Jenis Dokumen/arsip
yang keluar, Tgl dan Nama Peminjam, Tgl. Kembali, Jumlah
dan Keterangan. Out Indicator digunakan untuk peminjaman 1
 (satu) berkas dokumen arsip. Apabila peminjaman dokumen
arsip dalam bentuk lembaran digunakan formulir peminjaman.

No. Jenis Arsip Jumlah Peminjam Tanggal Pinjam Tanggal Kembali

KELUAR
Gambar 3.16 Tanda Keluar
Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022
7. Rak Dokumen Arsip
Penyimpanan dokumen arsip inaktif bisa menggunakan
rak Khusus untuk Arsip.

Gambar 3.17 Rak Arsip

Sumber: PT Bukit Asam Tbk, 2022

8. Boks
Tempat penyimpanan dokumen/arsip berupa kotak/boks
khusus dengan ukuran panjang 38 cm, lebar 10 cm atau 20 cm
dan tinggi 27 cm.
 Contoh gambar :

Gambar 3.16 Boks

9. Label
Tempat pencantuman judul/title berkas berupa nomor
yang ditempelkan pada bagian luar boks.