SISTEM PENGARSIPAN

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Administrasi Pendidikan

Dosen Pengampu Sandi Saparudin, S.Pd., M.Pd.I

Disusun oleh Mahasiswa MPI Semester 3

Kelompok II
Rifani Dawwam Ibrahim

Dian Pardiana

SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH (STIT)

QURROTA A’YUN
PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
Jl. Raya Samarang No. 114, Kp Cikamiri Desa Sirnasari Kecamatan
Samarang Kabupaten Garut Prop. Jawa Barat
2020/2020
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya, sehingga pembuatan Makalah yang
berjudul “Sistem Pengarsipan ”. Berdasarkan informasi yang kami peroleh dari
berbagai sumber, yang merupakan salah satu tugas mata kuliah ADMINISTRASI
PENDIDIKAN. Dapat dilaksanakan dengan lancar. Begitu pula dalam
penyusunan makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam
pembuatan makalah ini, semoga menjadi suatu ibadah dan semoga Alloh SWT
membalasnya dengan sesuatu yang lebih baik, Aamiin.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu
kami mengharap adanya saran, masukan maupun kritikan yang membangun guna
melengkapi kekurangan makalah. Semoga makalah yang sederhana ini dapat
memberi manfaat kepada kita semua.

Garut, Oktober 2020

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR---------------------------------------------------------------- i

DAFTAR ISI--------------------------------------------------------------------------- ii

BAB I PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang---------------------------------------------------------1

B. Rumusan Masalah-----------------------------------------------------1

C. Tujuan Penulisan-------------------------------------------------------1

BAB II PEMBAHASAN

A. Ruang Lingkup Arsip -------------------------------------------------2

B. Sistem Penataan Arsip-------------------------------------------------4

C. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kearsipan-----------------8

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan------------------------------------------------------------9

DAFTAR PUSTAKA ---------------------------------------------------------------10

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kearsipan berperan penting dalam administrasi yang mempunyai kegunaan
yaitu sebagai pusat dan ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan
kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggung jawaban
dengan setepat-tepatnya. Selain itu, kearsipan meliputi kegiatan penerimaan,
pencatatan, pengiriman, penyimpanan, pemusnahan, serta pemeliharaan naskah-
naskah yang dibuat dan diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi.

B. Rumusan Masalah
Untuk memudahkan pembaca memahami isi makalah, penulis mencoba
mengefektifkan uraian-uraian dalam makalah ini menjadi beberapa garis besar
yang pada intinya membahas
1. Apa Ruang Lingkup Arsip ?
2. Bagaimana Sistem Penataan Arsip ?
3. Apa hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kearsipan ?
C. Tujuan Penulisan
Secara umum, makalah ini bertujuan untuk memberikan sebuah pemaparan
tentang sistem pengarsipan dalam mata kuliah administrasi pendidikan.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Ruang Lingkup Arsip

Sebelum penulis melakukan pembahasan lebih lanjut mengenai
penataan arsip, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui perbedaan antara
arsip, kearsipan dan sistem arsip.
1. Pengertian Arsip
Kata arsip berasal dari bahas Belanda yaitu Archief. Menurut
Atmosudirjo, Archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa
pengertian sebagai berikut:
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta,
daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus di arsip itu sendiri (Wursanto, Ig, 1991:
14).
Dari pengertian arsip di atas, maka kearsipan memegang peran
penting dalam memenuhi kebutuhan pelayanan informasi yang dan tepat
serta melestarikan fisik maupun nilai yang terkandung dalam arsip
tersebut.
Kemudian pengertian arsip menurut lembaga administrasi negara
(LAN) adalah: segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm,
rekaman suara, gambar peta, bagan, dokumen-dokumen lain dalam
segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan
segala penciptaannya, dan dihasilkan atau diterima oleh keputusan-
keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau
kegiatankegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi
yang terkandung di dalamnya (Wursanto, Ig, 1991: 18).

2
 Dari pendapat itu dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang
dapat memberikan keterangan tentang kejadian atau berisi informasi
yang berhubungan dengan kegiatan atau pelaksanaan organisasi yang
dapat berupa surat-surat, foto-foto, film, gambar, peta, dokumen lain
dalam segala macam bentuk dan sifatnya.
2. Pengertian kearsipan
Kearsipan (filling) adalah mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai
dengan pola klasifikasi kearsipan yang telah dibuat (Abubakar, Hadi,
1985: 66).
Jadi, kearsipan adalah cara kerja dalam mengatur dan menyusun
semua berkas sesuai dengan pengelompokan masing-masing arsip.
3. Pengertian sistem kearsipan
Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metode yang telah
direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-
arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-
waktu diperlukan (Wursanto, Ig, 1991: 22).
Jadi, sistem kearsipan adalah rangkaian metode yang telah menjadi
pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan
arsip. Jika digabungkan antara ketiga pengertian di atas, dapat
disimpulkan bahwa perbedaan dasar dari masing-masing pengertian
adalah terletak pada hakikat masing-masing komponen yaitu, arsip
adalah objeknya, kearsipan adalah subyeknya, dan sistem kearsipan
adalah predikatnya.

3
B. Sistem Penataan Arsip
Penataan arsip sebagai sumber informasi dalam suatu penggunaan
masalah hendaknya dilakukan dengan menggunakan suatu sistem tertentu
yang memungkinkan:
1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan
mudah.
Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip
yang berbeda karena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula.
Sistem penataan arsip terdiri dari 5 sistem, yaitu:
a. Sistem Abjad
b. Sistem Subyek
c. Sistem Geografis
d. Sistem Nomor
e. Sistem Kronologis (Amsyah, Zulkifli, 1990: 71)
Dari kelima sistem ini tidak ada yang lebih baik atau lebih buruk
daripada yang lainnya. Baik atau buruknya sistem tergantung tepat atau
tidak penggunaannya.
a. Sistem Abjad
Sistem abjad disebut juga sistem alfabetis, yaitu sistem penyimpanan
arsip menurut abjad, yakni dengan menyusun subyek itu dalam urutan A
- Z. Penyimpanan arsip menurut abjad yang dihasilkan atau yang dibuat
dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di dalamnya termuat
nama-nama, seperti: a. Nama perorangan
a) Nama organisasi
b) Nama perusahaan, dan
c) Nama tempat atau nama wilayah.
b. Sistem subyek
Dalam sistem ini, semua dokumen disusun berdasarkan masalah.
Suatu masalah dapat dipecah ke dalam sub masalah sampai kepada
masalah terkecil. Dalam penyusunan masalah tersebut selain diperlukan

4
 folder, juga dibutuhkan guide. Guide atau folder diberi label untuk
menempatkan judul masalah.
Dokumen-dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan
dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label yang dituliskan
judulnya pada pinggir atas sebelah kanan secara horizontal. Susunan
judul masalah, baik yang terdapat pada guide maupun folder hendaknya
mengikuti tingkat permasalahan. Misalnya permasalahan yang
berhubungan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu maslah
pokok (subyek) di bawah keuangan, untuk itu perlu dibuatkan daftar
indeksnya.
c. Sistem Angka/Nomor
Dalam sistem ini, susunan dokumen di dalam file diatur berdasarkan
nomor/kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan
kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi
yang bersangkutan. Sistem angka/nomor disebut juga sistem kearsipan
daftar index atau indirect filling system. Disebut indirect filling system
karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan terlebih
dahulu harus dibuat daftar kelompok masalah-masalah kemudian baru
diberikan nomor-nomor kodenya.
Contoh:
090 PERJALANAN DINAS
- 091 Perjalanan Dinas Presiden
/Wakil Presiden ke daerah
- 092 Perjalanan Dinas Para Menteri
ke daerah - dst.
Sebelum melakukan penyimpanan arsip, maka masing-masing
kantor/unit arsip terlebih dahulu harus mempersiapkan bagan klasifikasi
atau daftar indeks yang akan digunakan untuk memberi kode terhadap
arsip-arsip yang akan disimpan.
Untuk mengingat nomor maka dalam sistem nomor digunakan juga
yang disebut indeks, yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan
nasabah yang disusun menurut nama abjad masalah. Setiap sistem

5
 penataan arsip mempunyai keuntungan dan kerugian. Pada sistem nomor
terdapat 3 unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku
register/buku besar/buku induk).
d. Sistem Geografis/Wilayah
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini
sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat. Adapun
nama-nama tempat yang dipergunakan dapat berupa pembagian yang
umum seperti pada pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga pembagian-
pembagian khusus dari instansi masing-masing seperti pembagian
wilayah suatu bank misalnya. Penyelenggaraan sistem ini perlu dibantu
oleh sistem yang lain, misalnya sistem abjad atau sistem tanggal. Sistem
geografis digunakan apabila suatu instansi atau kantor mempunyai
cabang-cabang atau perwakilan di daerah tertentu.
Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut
3 tingkatan, yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah
administrasi negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.
Contohnya pengelompokan dilihat dari tempat asal surat dan tujuan surat
tersebut. Misalnya surat kedubes Indonesia di
Jepang akan dikelompokkan pada “JAPAN”, demikian pula surat-surat yang
diterima dari Jepang lainnya seperti bank, restoran, perusahaan swasta ataupun
kedubes asing lain yang beralokasi di Jepang akan dikelompokkan di bawah label
“JAPAN.”

6
e. Sistem Kronologis/Tanggal
Sistem kronologis adalah sistem penataan arsip berdasarkan waktu,
seperti tahun, bulan dan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan
itu. Sistem penataan untuk surat masuk berdasarkan atas tanggal
penerimaan surat, sedangkan untuk surat keluar berdasarkan atas
tanggal. Penulisan indeksnya adalah: tahun, bukan dan tanggal. Bentuk
tulisannya harus dengan angka.
Contoh:
Kode 760426 Menyatakan tahun 1976, bulan April, tanggal 26.
Dari sistem kronologis/tanggal ini dapat memberikan informasi dan
dapat mempermudah pengguna arsip untuk menemukan kembali arsip
yang dibutuhkan karena sudah tersusun dengan baik menurut tahun,
bulan dan tanggal ataupun sebaliknya.
Untuk mempercepat penemuan kembali informasi pada buku
agenda, maka dapat dicari jalan lain, yaitu dengan pembuatan agenda
bentuk kartu, misalnya pada sistem kaulbach dan kartu kendali.
Hubungan penyimpanan sangat erat dengan buku agenda, karena
sesungguhnya sama-sama kronologis. Karena itu pencarian warkat
sering harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu
surat diterima melalui buku agenda. Tetapi pencarian informasi ini
dapat memakan waktu lama karena petugas tidak mungkin ingat waktu-
waktu warkat diterima atau dikirim. Sehingga informasi terpaksa dicari
dengan membalik halaman buku agenda satu demi satu. Sesudah
informasi ditemukan barulah warkat dapat dicari pada map folder.

7
C. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Kearsipan
Agar pekerjaan penyimpanan/penataan arsip/surat dapat berjalan
dengan mudah dan lancar serta tepat, maka harus memperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
1. Menyortir, melakukan pemilihan terhadap surat masuk dan keluar
menurut subjek yang tercantum pada kartu kendali.
2. Meneliti arsip yang akan disimpan,
a. Meneliti tanda disposisi, apakah arsip-arsip tersebut yang sudah
disimpan, sudah ada tanda disposisi.
b. Meneliti indeks, apakah arsip-arsip tersebut sudah di indeks atau
belum
c. Meneliti lampiran, jumlah lampiran dan jenis lampiran.
3. Pemberian kode klasifikasi, untuk menentukan kelasnya (subjek) dengan
penentuan kode secara cermat maka harus diberi kode klasifikasi.
4. Mengindeks, meliputi:
a. Membaca surat dengan teliti untuk menentukan isi dan inti surat
tersebut
b. Menggaris bawahi keterangan yang dapat dijadikan petunjuk (indeks)
surat yang bersangkutan.
c. Menentukan tanda pengenal yang paling tepat dan membubuhkan
tanda pengenal tersebut pada surat yang bersangkutan.
5. Menyiapkan lembar tunjuk silang, yang dibuat dalam bentuk formulir
dalam ukuran kwarto, berfungsi sebagai pembantu dalam penyimpanan
arsip maupun dalam penemuannya kembali apabila diperlukan.
6. Menyusun surat yang siap disimpan dengan susunan yang digunakan.
7. Memasukkan atau menyimpan arsip setelah disusun menurut
kelompoknya.

8
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Setiap organisasi atau instansi mempergunakan sistem penataan arsip
yang berbeda karena tujuan organisasi atau instansi tersebut berbeda pula.
Sistem penataan arsip terdiri dari 5 sistem, yaitu:

1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
Dengan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kearsipan sebagai
berikut:
1. Menyortir arsip/surat sebelum melakukan penyimpanan.
2. Meneliti kembali arsip yang akan disimpan.
3. Memberikan kode klasifikasi kepada arsip.
4. Mengindeks arsip.
5. Menyiapkan lembar tunjuk silang.
6. Menyusun kembali arsip yang siap disimpan, dan
7. Memasukkan atau menyimpan arsip.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Afif fuddin. (2020). Sistem Pengarsipan. [Online]. Tersedia di :

http://melkianflince.blogspot.com/2015/07/kearsipan-sistem-kearsipan-
pemeliharaan.html (diakses pada tanggal 16 oktober 2020).

10