KEARSIPAN SISTEM TANGGAL

Dosen Pengampu : Dra. Ponco Dewi Karyaningsih, M.M.

Kelompok 4 :Chairunnisa (1709617077)

Uswatun Hasanah (1709617087)
Zahirah Mahdaly (1709617080)

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2018
 DAFTAR ISI

Daftar Isi ................................................................................................................. i

Pendahuluan ........................................................................................................... 1

Kearsipan Sistem Tanggal ...................................................................................... 2

Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal............................. 4

Syarat-Syarat Dokumen yang Diarsip .................................................................. 12

Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip ................................................................ 13

Langkah-Langkah Penemuan Kembali Arsip ...................................................... 16

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Tangal .......................................................... 17

Contoh Penggunaan Sistem Kronologi ................................................................ 18

Daftar Pustaka ...................................................................................................... 23

i
 BAB XII
KEARSIPAN SISTEM TANGAL

A. Pendahuluan
Sistem Kearsipan adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang
dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan
arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Kearsipan juga dapat didefinisikan sebagai kegiatan yang meliputi
penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip
(finding) dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan
pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan, filling mempunyai
peranan yang sangat penting.
Menurut Atmosudirjo dalam Ig. Wursanto (1991:22) mengatakan
bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu
sebagai berikut:
1. Sistem pengatur tertiban atau arrangement system.
a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka) adalah sistem
penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti
dari nama orang atau nama badan.
b. Sistem klasifikasi alfabetis (menurut abjad) adalah salah satu
sistem kearsipan yang sering digunakan di kantor-kantor.
Ciri kantor menerapkan pengelolaan kearsipan dengan sistem abjad
adalah arsip diatur dan disimpan berdasarkan abjad Latin yakni A
sampai Z dan atau kombinasi abjad tersebut.
2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system adalah sistem yang
dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip.
Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik adalah sebagai berikut:
a. Tidak memakan tempat: letaknya dibuat seefektif dan seefisien
mungkin.

1
 b. Sederhana dan praktis: mudah dilaksanakan dan tidak terbelit-belit.
c. Mudah dicapai: penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai.
d. Ekonomi: tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan,
tenaga, dan cara pengeluarannya.
e. Cocok dan tepat guna: disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan.
f. Fleksibel: mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan
mudah dilaksanakan.

Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara
actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasanya disebut sistem
penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip
dinamis tersebut populer dengan sebutan “Filing System”. Para ahli
kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system
yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri
dari: (a) Sistem Abjad, (b) Sistem Angka/Nomor (numerik), (c) Sistem
Wilayah, (d) Sistem Subjek, dan (e) Sistem Urutan Waktu (kronologis). Di
samping kelima sistem di atas, banyak organisasi atau instansi yang
menerapkan sistem kombinasi. Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai
kearsipan sistem tanggal.

B. Kearsipan Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tunggal adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan
tanggal arsip dibuat. Menurut The Liang Gie 2007: Penggolongan menurut
waktu adalah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat.
Sedangkan menurut Anhar 2010: Sistem Kronologis adalah suatu sistem
kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, bulan,
atau tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat tanggal pembuatan surat
atau tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat.

2
 Sistem ini merupakan yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini
seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan
arsip yang dicari. Hal ini dikarenakan orang sangat sulit untuk mengingat
tanggal kapan surat tersebut dibuat. Sistem kronologis yang menggunakan
kalender sebagai patokan pengindeksan. Dalam bidang administrasi,
tanggal dapat menunjukkan:
1. Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip
2. Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen
atau arsip
3. Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar
dari organisasi
4. Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun berlangsungnya
suatu peristiwa atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.

Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan, akan

tetapi dalam perkembangannya sistem ini kurang efektif apabila digunakan
dalam mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan
dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dalam
buku agenda. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah
dilakukan, tetapi dalam penemuan kembali dokumen yang telah disimpan
sistem ini kurang begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen
jarang dilakukan berdasarkan kata panggil (caption) surat.

Sistem ini berdasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen atau
arsip diterima atau waktu dikirim ke luar organisasi. Untuk keperluan
tersebut keberadaan Buku Agenda sangat penting karena susunannya harus
didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat dibuat,
diterima, atau dikirim melalui buku agenda.

Contoh sistem penyimpanan kronologis adalah kuitansi, cek, file

tindak lanjut (follow-up file). Apabila karena suatu kesibukan atau

3
 halangan sebuah surat belum terealisasikan, surat tersebut dapat
dimasukan dalam follow-up file. File ini disusun berdasarkan waktu
dengan frekuensi tertentu misalnya harian, mingguan, dan bulanan, bahkan
per tahun sesuai dengan keperluan.

C. Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang
digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan
yang tidak akan tahan lama (penggunaannya relative singkat). Artinya
bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus. Perlengkapan
sekaligus yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara
lain sebagai berikut:
1. Filling Cabinet
Lemari tempat menyimpan arsip. Banyaknya sesuai dengan
kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup
menggunakan 1 laci filling cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak
bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.

Gambar 12.1 Filing Cabinet

Sumber: https://en.indotrading.com/product/cabinet-p297425.aspx

4
2. Guide
Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai
petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip. Jumlahnya sebanyak
pembagian pada subsubjek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide
diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun. Penyusunan
guide pada laci filling cabinet dimulai dari belakang berurutan ke depan
dari bulan Januari hingga Desember. Jadi, guide Desember letaknya paling
depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling
belakang dan 30/31 paling depan.

Gambar 12.2 Guide

http://hermaniaarsiparis.blogspot.com/2012/05/mengenal-sarana-
simpan-arsip.html

3. Map (Folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-subsubjek. Jika tahun
dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya
diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366).

5
 Gambar 12.3 Folder
https://openclipart.org/detail/271918/blank-yellow-folder

4. Map Pengganti (Out Folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map
yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti
(out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.

Gambar 12.4 Out Folder

https://ieraperkantoran.wordpress.com/sistem-tanggal/

6
5. Kotak Sortir
Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip.
Disiapkan sesuai kebutuhan.

Gambar 12.5 Kotak Sortir

http://rinarinnbi.blogspot.com/2012/09/penyortiran-suratdokumen.html

6. Kartu Indeks

Kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk

menyimpan arsip, disiapkan bila diperlukan. Kartu indeks adalah kartu
yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai
alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan
ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang :

a. Judul/nama surat,
b. Nomor surat,
c. Hal surat,
d. Tanggal surat,
e. Kode surat,
f. Kode kartu indeks.

7
 Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan
sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks
tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini
disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila
si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang
dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. oleh
karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan
sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks.

Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus
mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas
mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi
jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya,
terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui
lokasi penyimpanan tersebut. Kartu indeks disimpan pada laci cardex
dengan mengguanakan sistem abjad (alfabetis).

Gambar 12.6 Kartu Indeks

https://ieraperkantoran.wordpress.com/sistem-tanggal/

8
7. Kartu Tunjuk Silang

Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip

selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat
pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat dari
suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk
silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm.

Gambar 12.7 Kartu Tunjuk Silang

https://ieraperkantoran.wordpress.com/sistem-tanggal/

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya
arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu
tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti
menambah beban kerja.

Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang
antara lain sebagai berikut :

a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.

Contoh : Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan Gus
Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat
kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut,
artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman.
Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya. Nama

9
 yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama
terkenal/populer.
Contoh : Majelis Permusyawaratan rakyat populer dengan
sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks
Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi
petunjuk silangnya.
b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai
lampiran dokumen lain. Jika arsip mempunyai lampiran
dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet
karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk
silangnya.
Contoh : Surat yang diterima dari Badan Meteorologi,
Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa
peta gambatr keadaan Gunung Merapi. Surat disimpan di filing
cabinet, sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka
dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut : Peta
disimpan dengan indeks : Peta Gambar Keadaan Gunung
Merapi. Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika
dapat dibuatkan petunjuk silangnya.

Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan

menggunakan laci cardex (kalau kartu tunjuk silangnya banyak).
Sedangakan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada
bagian paling belakang laci filing cabinet, di belakang guide PS (Petunjuk
Silang).

8. Lembar Pinjam Arsip (Outslip)

Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Adapun kegunaan dari lembar peminjam arsip, antara lain sebagai berikut:

a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.

10
b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu
pengembalian arsip yang dipinjam.
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang
tidak dikembalikan.
e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut :

a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang

dipinjam.
b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
c. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang didimpan pada
tickler file sebagai bahan ingatan.

Gambar 12. 8 Lembar Pinjam Arsip

https://www.slideshare.net/rikaviaana/bahan-kearsipan

11
9. Buku Arsip
Buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan, disiapkan sesuai
kebutuhan.

Gmabar 12. 9 Buku Arsip

http://khurotulainblog.blogspot.com/2017/05/pengertian-fungsi-dan-
macam-macam-buku.html

D. Syarat-Syarat Dokumen yang Diarsip

Dalam sistem tanggal ini, memiliki beberapa syarat untuk

dokumen yang diarsip yaitu sebagai berikut :

1. Memiliki susunan kronologis yang jelas

2. Memiliki tanggal

Mengindeks pada sistem ini adalah menetapkan tanggal. Tanggal

diuraikan atas urutan hari, bulan, dan tahun. Selanjutnya hasil indeks
tersebut diambil sebagai dasar pembuatan kode. Kode ini berupa tulisan
tanggal dengan menggunakan angka baik untuk hari ini, bulan, dan tahun.

Contoh :

Surat yang tertera tanggal pembuatannya adalah 11 Juni 2018 maka indeks
surat tersebut adalah 2018 Juni 11 dan kodenya adalah 11-6-2018 atau
11/6/2018.

Unit 1 : 2018 (Kode Laci)

12
 Unit II : Juni (Kode Guide)

Kode III : 11 (Kode folder)

Tabel 12. 1 Contoh Indeks Surat

No Surat Unit I Unit II Unit III

1 Tanggal 11 Juni 2018 2018 Juni 11

E. Langkah-Langkah Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip ini dimaksudkan untuk menjaga arsip-arsip

tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan
kerusakan arsip dapat disebabkan oleh faktor sebagai berikut :

1. Faktor dari dalam, seperti kertas yang akan kita pakai sangat
berpengaruh pada awet atau tidaknya tulisan dan dalam
penggunaan kertas hendaknya dipilih yang baik dan kuat, tinta
yang akan digunakan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan
dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem pengguanan perekat
harus dicarikan yang baik jangan menggunakan perekat yang
dibuat dari getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.
2. Faktor dari luar, seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol
akan menimbulkan jamur sehingga kertas menjadi lembap dan
rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak kertas,
sinar matahari sangat membahayakan kertas-kertas arsip untuk itu
tidak boleh ada sinar matahari yang jatuh langsung pada kertas,
debu, jamur, dan sejenisnya, rayap dan ngengat yang biasanya
terdapat pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas
tersebut yang menjadi lembap, tetapi juga dirusak oleh ngengat dan
juga serangga lain.

13
 Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya
sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut :

1. Ambil satu laci filling cabinet, tuliskan judul berupa angka tahun
diluarnya.
2. Ambil guide posisi pertama sebanyak 12 buah yang sudah ditulisi
nama bulan dari Januari sampai Desember.
3. Atur letak guide tersebut dengan urutan paling belakang (paling
jauh) guide Januari. Ambil guide Februari dan letakkan didepan
Januari. Begitu terus hingga guide bulan Desember terletak di
paling depan.
4. Ambil folder lalu tuliskan pada tabnya tanggal 1 sampai dengan 30
atau 31 untuk setiap bulannya sehingga dibutuhkan 365 folder.
5. Atur letak folder dengan yang sama pada letak guide untuk masing-
masing bulan.

Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem

tanggal diatur sebagai berikut :

1. Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak :

a. Kode laci diambil dari tahun.
b. Kode guide diambil dari bulan.
c. Kode folder diambil dari tanggal.
2. Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar :
a. Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan).
Misalnya : laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari,
februari dan Maret.
b. Kode guide diambil dari bulan.
c. Kode folder diambil dari tanggal.

Penyusunan guide laci filing cabinet dimulai dari belakang

berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide

14
Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan
map/folder-nya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya

sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut:

a. Memeriksa Surat
Surat diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah
penyimpanan dan menentukan identitas surat tersebut dibuat.
Contoh : Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana
tertanggal 1 Maret 2018.
b. Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-
sub tanggal.
c. Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan
kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat.
Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian
kembali arsip.
d. Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi,
menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya
banyak pada hari yang sama.
e. Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah
menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat.
Contoh : Arsip tertanggal 1 Maret 2018 disimpan pada laci
berkode 2018, di belakang guide Maret, di dalam hanging
folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem
tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu
indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2018 dibuat juga.

15
F. Langkah-Langkah Penemuan Kembali Arsip

Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal

adalah sebagai berikut:

1. Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat.

Contoh: Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Taufik Hidayat
tertanggal 8 Juli 2018. Berarti identitas arsip tersebut adalah 8 Juli
2018.
2. Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2018, di belakang guide Juli di
dalam hanging folder 8. Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang
dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam
arsip (lembar 1)
3. Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar
pinjaman arsip (lembar 2)
4. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file .

Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya

menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan.

Contoh: Budi Hariyanto akan meminjam arsip Taufik Ismail yang
tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut
adalah Taufik Ismail. (Indekslah nama tersebut menjadi Ismail,
Taufik).
2. Tentukan kodenya menjadi Is
3. Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode
I dan hanging folder Is.
4. Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. Contoh: Untuk
kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode
surat 2 Januari 2018.

16
 5. Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2018, di
belakang guide Januari, dalam hanging folder 1.
6. Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar
oinjam arsip (lembar 1).
7. Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
8. Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.

Prosedur Penemuan dan Peminjaman Arsip

Apabila ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang

disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menanyakan jenis arsip yang disimpan.

2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks.
3. Melihat kartu indeks untuk melihat kode arsip
4. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan
menggantinya dengan Bon Pinjam Arsip

Contoh :

Seorang pejabat meminjam arsip permohonan mutasi dari seorang pegawai

bernama Farah tertanggal 17 Mei 2018 maka petugas arsip dapat
menemukan arsip tersebut dilaci 2018, guide Mei dan pada map/folder ke-
17, Maka petugas dapat mengunjungi filing cabinet dimaksud dan
mengambil arsip yang dipinjam tersebut.

G. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Tanggal

1. Kelebihan Sistem Kronologis

a. Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan

tanggal jatuh tempo.
b. Sangat mudah diterapkan

17
 c. Sederhana
d. Susunan dan urutan guide sederhana
e. Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

2. Kekurangan Sistem Kronologis

a. Hanya bermanfaat untuk organisasi yang kecil dengan jumlah

dokumen yang tidak banyak.
b. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila
peminjam menyebutkan masalah/perihal arsip tersebut
c. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
d. Tidak semua unit pengelolahan dalam organisasi itu cocok
menetapkan sistem ini
e. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode
tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.
f. Tidak berguna, apabila tanggal, tahun sebuah dokumen tidak
diketahui.
g. Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

H. Contoh Penggunaan Sistem Kronologi

1. Kuitansi

Contoh penyimpanan kronologis yang masih banyak dilakukan di

Indonesia adalah penyimpanan kuitansi, alasannya :

a. Karena susunan pembukuan umumnya kronologis

b. Dengan susunan waktu yang lama (kronologis) akan
memudahkan pencarian bukti-bukti keuangan yang tercatat
pada pembukuan.

Lepas dari pertimbangan apa pun kuitansi disimpan, yang paling

penting adalah dapatnya kuitansi ditemukan dengan cepat bila sewaktu-

18
waktu diperlukan. Dengan penyimpanan kronologis biasanya kuitansi
hanya mudah ditemukan bila melalui petunjuk penyimpanan yang tepat
yang dapat dipilih dari salah satu sistem berikut ini, yaitu sistem subjek,
sistem abjad, sistem numeric, atau sistem geografis.

Sistem penyimpanan kuitansi cenderung memakai map ordner

sebagai tempat penyimpanan dan untuk penyimpanan kuitansi biasanya
memakai map ordner ukuran setengah folio. Disini kuitansi-kuitansi dari
satu nama atau satu perusahaan akan terletak terpisah-pisah sesuai tanggal
masuk kuitansi.

Dari empat sistem penyimpanan yang dapat dipilih untuk

penyimpanan kuitansi, yang paling mudah dikerjakan dan dapat membantu
penemuan kuitansi dengan cepat adalah sistem abjad. Di dalam sistem
abjad ini kuitansi-kuitansi dari satu nama akan berkelompok menjadi satu
menurut urutan abjad masing-masing. Untuk memudahkan sistem ini
biasanya kuitansi akan disimpan dalam kotak-kotak atau laci-laci satu
almari yang dibuat khusus sesuai ukuran kuitansi yang umum.

2. Cek

Sistem penyimpanan cek ini adalah sistem kronologis, yaitu

berdasarkan tanggal cek diuangkan. Dengan demikian cek yang diuangkan
di tanggal yang sama akan berkelompok berdekatan. Dalam sistem ini,
susunan dokumen diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, dan
tanggal. Yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian diikuti
bulan dan tanggal. Dalam tahun yang bersangkutan. Menggunakan cara
kronologis dalam filing jika dokumen merupakan rangkaian yang
menyangkut satu masalah yang sama dan berasal dari orang yang sama
pula, perbedaannya hanya didasarkan pada tanggal surat, oleh karena itu
indeksnya mungkin nama instansi atau masalah yang sama, namun
judulnya adalah tanggal. Penulisan indeksnya tanggal-bulan-tahun, tahun-

19
 bulan-tanggal. Bentuk tulisannya harus angka. Contoh: 080618 = tanggal
08 bulan keenam (Juni) tahun 2018 atau sebaliknya 080618.

Di Indonesia cek-cek yang sudah diuangkan di bank tidak

dikembalikan kepada nasabah. Cek-cek tersebut disimpan dalam buku
yang disebut kasstukken, yang berukuran hampir sebesar kertas Koran.
Cek-cek ditempel di halaman-halaman kasstukken, herderet satu per satu.
Satu tanggal dapat meliputi beberapa halaman kasstukken, tergantung pada
banyaknya cek yang diuangkan pada tanggal yang bersangkutan. Sistem
penyimpanan cek ini adalah sistem kronologis yang berdasarkan tanggal
cek diuangkan.

3. File Tindak Lanjut (Follow Up File)

Dalam menangani berbagai pekerjaan sehari-hari, sering kali

seseorang memerlukan menunda tugas atau menunda penyelesaian satu
surat. Ada juga kegiatan yang penyelesaiannya secara angsuran dalam per
bulan atau bahkan tahun per tahun. Jenis pekerjaan yang harus ditunda
misalnya keputusan terhadap Surat Permohonan Kredit Bank akan diberikan
sesudah rapat pimpinan mengenai masalah kedit. Surat permohonan beserta
berkas-berkas lampiran disimpan dulu di follow-up file pada map tanggal
surat permohonan bersangkutan akan dirapatkan. Sesudah surat tersebut
selesai diproses, barulah disimpan pada file biasa. Contoh lain adalah
kuitansi untuk jenis-jenis pembayaran angsuran. Kantor yang mengelola
sistem kredit angsuran ini seyogyanya mengelola salah satu sistem file-nya
secara follow-up.

Follow-up file adalah suatu file yang disusun berdasarkan waktu

dengan frekuensi tertentu, misalnya, harian, mingguan, atau bulanan,
bahkan dapat juga per tahun sesuai keperluan. Kalau yang disimpan pada
follow-up file adalah surat-surat, maka yang dipergunakan adalah laci lemari
arsip dengan susunan map menurut tanggal, mingguan atau bulanan. Kalau

20
 yang disimpan adalah formulir (misalnya kuitansi), maka yang
dipergunakan adalah kotak atau map ordher dengan penyekat tanggal,
mingguan, atau bulanan yang diperlukan. Untuk map biasanya paling
banyak sejumlah 3 bulan atau 63 buah map.

4. File Arsip in-aktif

a. Sistem kronologis sering digunakan pada penyimpanan arsip in aktif

b. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan di
perkantoran
c. Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif dan arsip in aktif
d. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi pemakaiannya masih tinggi
e. Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
rendah
f. Arsip aktif biasanya masih disimpan pada unit-unit kerja pengolah, dan
arsip in aktif (tadinya adalah arsip aktif) biasanya sudah disimpan pada
suatu pusat arsip yang umumnya dikelola oleh suatu sekretaris atau
tata usaha.
g. Arsip in aktif dapat disimpan dengan mempergunakan sistem
kronologis, karena:
1. Arsip sudah kurang dipergunakan, sehingga penemuan yang cepat
masih dapat ditawar
2. Jumlah arsip sangat banyak, sehingga pengelolahannya memerlukan
sistem yang mudah
3. Perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem
kronologis lebih sederhana dan dengan kapasitas yang banyak.
h. Arsip-arsip pada file in aktif biasanya dikelompokkan menurut jenis,
misalnya kuitansi, cek, dsb. Selanjutnya arsip sejenis dari bulan yang
sama dimasukkan ke dalam box-box yang disusun menurut bulan.
Box-box bulan dikumpulkan dalam rak (shelf) menurut kelompok
tahunyang sama.

21
 Demikian seterusnya sehingga almari-almari disusun menurut urutan
tahun, dari tahun kecil (tua) ke tahun yang besar (muda).

22
 DAFTAR PUSTAKA

Karyaningsih, Ponco Dewi. 2018. Manajemen Kearsipan dan Dokumentasi (Teori

dan Praktik). Yogyakarta: Samudra Biru.

http://ulyluthfiaadm.blogspot.com/2016/03/kearsipan-sistem-tanggal-
penyimpanan.html (diakses pada 7 November 2018 pukul 12:15)

http://www.academia.edu/11508172/Makalah_Kearsipan (diakses pada 7

November 2018 pukul 12:16)

23