1

KEARSIPAN SISTEM TANGGAL

4TH COFFEE

• Kelompok 4:
• Chairunnisa
• Uswatun Hasanah
• Zahirah Mahdaly
 Divider slide
2

A. Pendahuluan
Sistem Kearsipan adalah suatu
4TH COFFEE

rangkaian kerja yang teratur yang

dapat dijadikan pedoman untuk
menyimpan arsip sehingga saat
diperlukan arsip tersebut dapat
ditemukan dengan cepat dan
tepat.
 3

Menurut Atmosudirjo mengatakan sistem kearsipan terdiri dari 2

(dua) bagian yaitu sebagai berikut:
4TH COFFEE

Sistem pengatur tertiban atau arrangement system.

• Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
• Sistem klasifikasi alfabetis (menurut abjad)

Sistem perawat simpanan atau safe keeping system.

 Ciri-ciri Sistem Kearsipan
4

Tidak
Sederhana
Memakan Mudah dicapai
4TH COFFEE

dan Praktis
tempat

Cocok dan
Ekonomi Fleksibel
Tepat Guna
 B. Kearsipan Sistem
5

Tanggal
4TH COFFEE

Penyimpanan arsip sistem tunggal

adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan tahun, bulan,
dan tanggal arsip dibuat
 Dalam bidang administrasi, tanggal dapat 6

menunjukkan:
1. Saat ditandatanganinya sebuah surat
atau dokumen atau arsip.
2. Saat dimulai ketentuan yang ada
4TH COFFEE

dalam surat atau dokumen atau arsip.

3. Saat surat atau dokumen atau arsip
tersebut dikirimkan keluar dari
organisasi.
4. Saat yang menunjukkan hari, bulan,
dan tahun berlangsungnya suatu
peristiwa atau ditulisnya surat atau
dokumen atau arsip.
 7

C. Jenis-jenis Peralatan dan

Perlengkapan dalam Sistem
Tanggal
4TH COFFEE

Perlengkapan kearsipan adalah

bahan-bahan pendukung yang
digunakan dalam kegiatan
kearsipan, yang biasanya
merupakan bahan yang tidak
akan tahan lama.
 8

Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal

4TH COFFEE

Filling Cabinet Guide Map (Folder)

 9

Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal

4TH COFFEE

Map Pengganti Kotak Sortir Kartu Indeks

(Out Folder)
 Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal
10

Kartu Tunjuk Silang

4TH COFFEE
 11

Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal

Lembar Pinjam
Arsip
4TH COFFEE
 12

Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal

Buku Arsip
4TH COFFEE
 13

D. Syarat-Syarat Dokumen yang Diarsip

4TH COFFEE

Memiliki susunan
kronologis yang Memiliki tanggal
jelas
 14

Mengindeks pada sistem ini adalah menetapkan tanggal.

Contoh:
Surat yang tertera tanggal pembuatannya adalah 11 Juni 2018 maka
4TH COFFEE

indeks surat tersebut adalah 2018 Juni 11 dan kodenya adalah 11-6-
2018 atau 11/6/2018.

No Surat Unit I Unit II Unit III

1 Tanggal 11 Juni 2018 2018 Juni 11

 Faktor Kemusnahan dan Kerusakan Arsip
15

• Kertas yang akan dipakai

4TH COFFEE

Faktor dari dalam • Tinta yang digunakan

• Kelembapan Udara
Faktor dari luar • Sinar Matahari
 Cara Menggunakan Peralatan Kearsipan Sistem Tanggal
16

Untuk Untuk
kantor/organ
kantor/orga isasi yang
nisasi yang menengah
kecil Kode laci dan besar Kode laci
diambil dari diambil dari
4TH COFFEE

tahun. gabungan bulan

Kode guide Kode guide

diambil dari diambil dari
bulan. bulan.

Kode folder Kode folder

diambil dari diambil dari
tanggal. tanggal.
 17

E. Langkah-langkah Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Memeriksa
Surat
4TH COFFEE

Menempatkan Mengindeks

Menyortir Mengode
 18
F. Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal

Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat

tersebut dibuat.
4TH COFFEE

Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2018 dan tukar

dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

Berikan arsip tersebut kepada peminjam (lembar 2)

Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

 • Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya 19

menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai

berikut:
Ambillah dari folder Berikan kepada
Tentukan dan ganti dengan peminjam berikut
4TH COFFEE

identitas arsip lembar oinjam arsip lembar pinjam

(lembar 1) arsip (lembar 2)

Tentukan Ambillah arsip Simpan lembar

yang dimaksud pinjaman arsip
kodenya tadi pada laci tersebut (lembar
menjadi Is berkode 2018 3) pada ticker file

Lihatlah kartu
Carilah kartu
indeks tersebut
indeks di dalam
dan lihat kode
laci berkode I
surat.
 20

Prosedur Penemuan dan Peminjaman Arsip

4TH COFFEE

Menentukan kode Melihat kartu

Menanyakan jenis Mengambil arsip
berdasarkan indeks untuk
arsip yang dari tempat
nama yang telah melihat kode
disimpan penyimpanannya
diindeks arsip
 G. Kelebihan dan Kekurangan Sistem 21

Tanggal
Kelebihan (+)
• Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan
4TH COFFEE

tanggal jatuh tempo.

• Sangat mudah diterapkan
• Sederhana
• Susunan dan urutan guide sederhana
• Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.
 Kelebihan dan Kekurangan Sistem 22

Tanggal
Kekurangan (-)
• Hanya bermanfaat untuk organisasi yang kecil
4TH COFFEE

• Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip

• Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
• Tidak semua unit pengelolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini
• Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100%
tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad
• Tidak berguna, apabila tanggal, tahun sebuah dokumen tidak diketahui
• Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.
 23

H. Contoh Penggunaan Sistem Kronologi

1. Kwitansi
4TH COFFEE

penyimpanan kronologis yang

masih banyak dilakukan di
Indonesia adalah penyimpanan
kuitansi, alasannya :
 Karena susunan pembukuan
umumnya kronologis.
 Dengan susunan waktu yang
lama (kronologis) akan
memudahkan pencarian bukti-
bukti keuangan yang tercatat
pada pembukuan.
 24

Contoh Penggunaan Sistem Kronologi

2. Cek
4TH COFFEE

Sistem penyimpanan cek ini adalah sistem kronologis, yaitu berdasarkan tanggal
cek diuangkan.

Contoh Penggunaan Sistem Kronologi
3. File Tindak Lanjut
4TH COFFEE
Follow-up file adalah suatu file yang
disusun berdasarkan waktu dengan
frekuensi tertentu
25
4. Arsip in aktif
Arsip in aktif dapat disimpan dengan
mempergunakan sistem kronologis, karena:
• Arsip sudah kurang dipergunakan, sehingga
penemuan yang cepat masih dapat ditawar
• Jumlah arsip sangat banyak, sehingga
pengelolahannya memerlukan sistem yang
mudah
• Perlengkapan dan peralatan yang
dipergunakan untuk sistem kronologis lebih
sederhana dan dengan kapasitas yang banyak.
 26

TERIMA KASIH!
4TH COFFEE