MANAJEMEN

KEARSIPAN
 Group 6
Our team:

Anggi Nasyita Putri Ayudia Amanda Nur Sakiah Hasmin

(46121080) (46121082) (46121092)
ALASAN ADANYA MANAJEMEN ARSIP
Peran arsip dalam perusahan adalah sebagai “pusat ingatan”, sebagai
sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperulkan
dalam rangka perencanaan, penganalisisan, perumusan
kebijakan,pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggung jawaban
penilaian dan pengendalian yang tepat. Selain itu, arsip juga merupakan
salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Banyaknya informasi yang
diproduksi oleh tiap kantor memerlukan manajemen yang baik, alasannya
adalah:
1. Perlunya penanganan yang lebih baik agar dapat disimpan dan
ditemukan kembali bila diperlukan
2. Perlunya bukti pertanggungjawaban atas pengelolaan sebuah kantor
3. Perkembangan teknologi informasi
 LANDASAN HUKUM
Manajemen arsip perlu ditangani dengan baik dan berdasarkan landasan hukum yang
sudah ditetapkan oleh pemerintahan Indonesia mengenai pentingnya arsip, landasan
tersebut adalah
1. UU NO.7 Tahun 1971 antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk
menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
2. UU NO. 43 tahun 2009.
3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsioan di
lingkungan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Nasional (kemendiknas).
4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No.42 tahun 2006 tentang tata kearsipan di
linkungan kementrian pendidikan.
PENGERTIAN ARSIP
Menurut pasal 1 angka 2 UU NO. 43 tahun 2009
tentang kearsipan, pengertian arsip atau kintaka
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sosial sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi komunikasi
yang dibuat oleh lembaga negara, pemerintah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi masyarakat dan perorangan
dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan
bernegara.
 TUJUAN KEARSIPAN

Adalah untuk menjamin keselamtan bahan

pertanggungjawaban tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan suatu
kantor atau perusahaan. Pentingnya mengelola arsip
dengan suatu sistem yang menandai agar mudah
ditemukan kembali bila suatu saat diperlukan.
JENIS JENIS ARSIP

1. Arsi dinamis
2. Arsip statis
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Menyimpan asrip perusahaan memerlukan suatu sistem
yang baik agar mudah dicari dan ditemukan kembali
pada saat diperlukan. Beberapa sistem yang biasa
digunakan dalam menyusun arsip adalah:
 Sistem sentralisasi
 Sistem desentralisasi
 Kombinasi antara sentralisasi dan desantralisasi
 SENTRALISASI

Keuntungan sentralisasi:

1. Dapat mengurangi atau menambah kebutuhan duplikasi

informasi.
2. Ditangani oleh orang yang bertanggung jawab dan mempunyai
keahlian di bidang manajemen kearsipan.
3. Pengembangan sistem filing dan pencarian secara besar-
besaran dapat dilakukan dengan baik.
 Desentralisasi
Keuntungan dan Kerugian Sistem Desentralisasi :
1. Lebih aman, lebih sesuai (cocok) untuk informasi yang rahasia
2. Memberikan kemudahan dalam akses karena masing-masing orang
di suatu bagian perusahaan.
3. Kecepatan dalam akses karena letaknya dekat.
4. Dalam pengembangan sistem agak lambat karena di samping biaya
yang mahal juga sistem menyebar di semua bagian di perusahaan.
5. Penanganan biasanya kurang profesional karena masalah sumber
daya manusia yang terbatas dan sering kai belum terlatih
Peralatan Filing
Demi keamanan penyimpanan arsip perusahaan perlu peralatan yang memadai yaitu :
1. Almari filing cabinet 3. Mobile file/Roll O’pack

2. Filing cabinet lateral 4. File khusus untuk peta, blue print, kartu bahan berbentuk mikro,
print-out computer
Perlengkapan Filing
Perlengkapan filing untuk masing-masing peralatan, yaitu :
1. File folder 2. File guide 3. file folder label

4. Croos reference sheets 5. Out folder dan out guide

 Menyusun Arsip dalam Laci
Hal yang perlu diperhatikan dalam menyimpan arsip :

1. Mengecek apakah arsip masih baru, masih dipakai atau sudah

selesai ditindaklanjuti.
2. Pimpinan akan memberi tanda pada arsip tersebut
3. Peiksa istilah yang sudah digunakan untuk memproses arsip
sebelumnya, mungkin ada arsip yang sejenis.
4. Buat indeks istilah yang bisa digunakan untuk proses, nama,
atau subjeknya. Untuk menjaga konsistensi perlu menggunakan
aturan khusus untuk filing dan penomoran.
5. Croos reference (tanda penunjuk silang) sebagai alat
penunjukan untuk arsip yang berhubungan (mempunyai 2 subjek
atau lebih).
6. Urutkan dalam penyusunan di laci, menurut nomor, abjad nama
orang, nama instansi, geografi, atau subjeknya.
Menjajarkan Arsip Mencari File
di Laci yang hilang
1. Sekali membuka usahakan hanya satu 1. Melihat dan memeriksa file folder.
laci, beberapa filing kabinet akan jatuh 2. Melihat diantara file folder.
bila 2 laci teratas dibuka dalam waktu 3. Melihat dibawah file drawer atau folder
yang sama. 4. Melihat di file yang sudah diluar.
2. Keluarkan file folder dari laci sebelum 5. Melihat folder yang berisi nama yang
membuka mapnya. sama atau subjek yang sama
3. Tempatkan dokumen dengan 6. Memeriksa dan melihat meja pimpinan
menghadap kedepan. 7. Melihat meja sendiri
4. Bila folder penuh, bagi menjadi 2 folder 8. Melihat diatas filing cabinet
agar mudah dilihat labelnya. 9. Bila tidak ditemukan, catat di kertas dan
5. Jangan tempatkan dokumen dalam letakkan dilokasi yang hilang tulis
jumlah banyak difile campuran dan namamu, dan tanggal pencarian
beri petunjuk masing-masing.
 Metode Penjajaran Arsip
(Filing)
1. Menurut abjad:
a. Abjad nama orang atau perusahaan
b. Abjad subjek
c. Abjad geografi (nama tempat)
2. Menurut nomor
a. Nomor menurut nama yang menandatangani atau subjek
b. Nomor yang disusun menurut tanggal (kronologis)
3. Menurut abjad dan nomor (kombinasi)
Keuntungan dan kerugian Keuntungan dan kerugian
sistem nomor: sistem nomor :
1. Sistem abjad mudah dipahami karena sudah 1. Mudah menemukan kesalahan dalam mengurutkan
belajar mengabjad sejak masih sekolah di Sekolah nomor.
Dasar (SD). 2. Lebih sesuai untuk sistem kmputer.
2. Sistem abjad disebut direct system, sebab 3. Alasan keamanan (angka lebih susah dikenal secara
pengguna langsung mencari bahan yang langsung).
diinginkan ke abjad nama orang, nama instansi 4. Pengunjung yang lewat pada saat laci dibuka tidak
atau subjek. akan melihat nama oranng atau perusahaan, tetapi
3. Menyusun arsip menurut abjad lebih susah dari hanya melihat nomor urut dari file folder.
menurut angka yang lebih muda diurutkan. 5. Lebih lambat dalam penyusunan dan penelusuran
4. Sering kali nama dan ejaannya sama, padahal kembali.
orangnya berbeda, sehingga membingungkan. 6. Masing-masing dokumen perlu disiapkan nomornya.
5. Abjad subjek sulit bila dokumen arsip yang 7. Bila ada file baru dan ada nomor file yang tidak
disimpan berisi lebih dari 1 subjek. digunakan, maka perlu ditentukan apakah akan dipakai
6. Perlu cross reference untuk yang subjeknya lebih nomor tersebut atau membuat nomor baru.
dari satu subjek.
Filling menurut Abjad
Aturan File menurut Abjad

Tujuan : Mencari dokumen secara cepat dam tepat.

Setiap perusahaan belum tentu mengembangkan sistem filling-nya (penjajaran)
sendiri. Kebanyakan perusahaan besar menggunakan sistem yang di kembangkan
perusahaan lain, yaituseperti association of records managers and Administrators
(ARMA).

Ketentuan umum

Kebanyakan metode filling didasarkan pada unit by ubit. Setiap kata dalam nama
orang atau perusahaan indeks dalam unit terpisah. Setiap unit dapat di beri nomor,
huruf, atau kombinasi. Di susun berdasarkan unit secara berurut menurut nomor,
huruf, atau kombinasi nomor dan huruf
 Filling menurut nomor
Menyusun arsipan nomor, tiap folder di beri kode
nomor, demikian kuga urutan dokumen dalam foldernya.
Sistem ini mudah di pahami dan tidak rumit, tetapi dalam
perusahaan yang besar nomor file akan sangat panjang
digitanya dan akan lebih sukar untuk memgerjakan secara
alkurat.
Jenis sistem filling
menurut nomor
1. Dullex numeric syatem
2. Middle-digit indexing
3. Terminal-digitondexing
4. Decimal indexing
5. kronologi
6. Alphanumeric indexing
Duplex numeric indexing
Deplex numeric indexing mempunyai 2 bagian nomor di mana anatarbagian dipisahkan
dengan tanda titik,koma, tanda penghubung atau waktu.

Middle - digit indexing

Middle-digit indexing menggunakan nomor kelompok kedua sebagai main index(indels
utama).

Terminal Digit indexing

Terminal digit indexing menggunkan kelompok nomor jauh di sebelah lanan sebagai unit
kndels pertama.
Contoh: Terminal 84 - 42- 14
System. Final Secondary. Primary
Sistem ini untuk membantu membedakan folder yang berbeda dri file yang lain.
Decimal indexing
Decimal indexing biasanya digunakan untuk berbagai keperluan lain, misalnya
perpustakaan dengan dewey decimal classsification (DDC).

Cronologies indexing
Cronologies indexing digunakan bila arsil memerlukan pengurutan meniurut
waktu.
Filling menurut sistem
Alphanumeric
Sistem Alphanumeric menggunakan
kombinasi huruf dan amgka. Satu-satunya yang
menggunakan sistem ini adalah subject Numeric
sistem.
File menggunkan komputer
Arsip juga dapat disimpan secara elektronik dalam komputer dan di simpan dalam:
1. Hard-disk
2. Provider
3. Cd
4. Usb
Berdasarkam file yang di simpan bsesuai dengan besarnya kapasitas tempat
penyimpanan.

Microfilm (Rol film)

Jenis arsip berbentuk mikro adalah:
5. Microfiche (film mikro berbentuk segi empat dan berukuran kecil, berbentuk
film yang di beri bingkai sebesar disket.
6. Microfilm (bentuk rol) menyerupai film yang diputar di bioskop akan tetapi
dalam ukuran yang lebih kecil. Biasanya di simpan di lemari khusus dan di
baca dengan alat microfiche (film) reader printer.
File dalam bentuk di gital (e-record)
Pada saat ini tersedia sofywer khususuntuk menyimpan arsip digital dalam
berbagai merk dagang seperti canon , 3M dan lain-lain.

Umur arsip dan penyiangannnya

Setiap manajemn arsip harus mempunyai rencana untuk menyiangi arsip
yang sudah tidak terpakai (lama). Beberapa arsip perlu di simpan ketentuan
yang telah ditetapkan oleh perusahaaan. Pada dasarnya penyimpangan
arsip dapat dilakukan dengan mempertimbangkan:
1. Ada yang disimpan selamanya
2. Ada yang di simpan beberapa waktu saja
 Thanks
Do you have any
questions ?

CREDITS: This presentation template was created by Slidesgo,

including icons by Flaticon, infographics & images by Freepik