Nama kelompok 5

1. Faiz
2. Ikbal
3. Saepul
4. Rehan
5. Karim
 Pengertian sistem abjad
Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem
penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan
abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman
pada peraturan mengindeks.
 Peralatan sistem abjad
Fi ing Cabinet Laci fi ing cabinet dapat menampung sekitar 3500-4000 lembar. Jadi
01 penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kant .
Laci tersebut dapat diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak,
bisa saja satu laci hanya untuk 1 kode huruf. Jadi bisa saja dibutuhkan 26

02 Guide Guide sebagai pembatas antara kelomkpok arsip yang satu

dengan yang lainnya.

Hanging Folder Untuk menyimpan surat dalam fi ing cabinet, surat harus terlebih dahulu

03 disimpan dalam hanging folder. Jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder
ditempatkan dibelakang guide.

04 Alat S tir Alat s tir berguna untuk memudahkan dalam meny tir
arsip.
 Penyimpanan arsip sistem abjad
1. Memeriksa berkas apakah terdapat tanda perintah
penyimpanan atau tidak, seperti tanda 'File','Simpan',
'Deep'
2. Mengindeks surat/berkas
3. Mengode surat/berkas, kode abjad diambil dari dua
huruf pertama pada unit pertama yang telah diindeks.
Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan
secara vertikal kode ditulis dipojok kanan bawah.
Sedangkan penyimpanan secara horizontal kode
ditulis dipojok kanan atas. Penulisan kode sebaiknya
menggunakan pensil.
4. Menyortir surat yaitu mengelompokkan surat-surat
yang mempunyai kode yang sama menjadi satu.
5. Menempatkan surat/berkas.
 Prosedur penemuan kembali arsip sistem abjad :

1.menentukan judul surat. Contoh : surat dari PT. Cahaya

Gemilang.

2.Menentukan indeks. Contoh : Cahaya Gemilang PT

3.Menentukan kode surat. Contoh : Ca

4.Mencari arsip ditempat penyimpanan. Arsip dicari difiling cabinet

pada laci berkode A-D, dibelakang guide C, didalam hanging folder Ca.
 Penyimpanan arsip sistem tanggal
adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip yang disusun

Pengertian berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal

arsip dibuat. Sistem ini merupakan

sistem tanggal
sistem yang sederhana dan mudah,
tetapi sistem ini seringkali
menggunakan alat bantu lain (kartu
indeks) untuk menemukan arsip yang
dicari.
 Peralatan sistem tanggal a) Filing Cabinet

Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada
umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa
saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah
yang banyak.

b) Guide

Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak
12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka
diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

c) Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu
tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder
sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.

d) Kartu Indeks

Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih
jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca
jenis-jenis perlengkapan arsip.
Prosedur penyimpanan sistem tanggal
a) Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal
surat tersebut dibuat. Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret
2013.

b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas
sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya
banyak pada hari yang sama.

e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh:
arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1.
Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat
tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.
Prosedur penemuan kembali arsip sistem
tanggal
1.Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari
didalam hanging folder 5.
2.Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil
arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
3.Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman
arsip (lembar 2)
4Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file
 Pengertian sistem subjek

Sistem subjek merupakan suatu sistem

penyimpanan arsip berdasarkan masalah
dimana surat-surat dikelompokkan kedalam
daftar indeks untuk ditentukan masalah-
masalah yang pada umumnya terjadi.
Peralatan sistem subjek
1. Filing cabinet; jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok
masalah utama

2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah

3. folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah

4. Kartu Indeks

5. Rak Sortir

6. Lemari kartu indeks

 Prosedur penyimpanan sistem subjek
a. memeriksa berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai
diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan.
● b. mengindeks Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan
surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat
● c. mengode
● Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar
klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis
pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut.
● d. menyortir
● Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat
hanya satu, maka tidak perlu disortir.
● e. menempatkan
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.
 Prosedur penemuan kembali arsip sistem subjek
1. Teliti arsip yang diminta
2. Isi bon peminjaman
3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan
4. Cari arsip ke fi ing cabinet sesuai kode arsip
5. Ambil arsip yang diminta
6. Tempatkan out guide atau out sh t ditempat arsip
yang diambil
7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan
 Pengertian sistem wilayah

Sistem wilayah adalah struktur ruang

dan pola ruang yang mempunyai
jangkauan pelayanan pada tingkat
wilayah.
 Peralatan arsip sistem
wilayah
1.Filing kabinet, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan, dari contoh di atas
daftar klasifikasi di atas, laci yang harus di sediakan adalah sebanyak 2 buah. Yaitu
laci JW (jaw) dan laci LJ (luar jawa).
2.Guide, banyaknya laci di sesuaikan dngan kebutuhan dari contoh di atas daftar
klasifikasi di atas, guide yang harus di sediakan adalah sebanyak 12 buah,yaitu
masing-masing guide 6 buah.
3.Folder, banyaknya laci di sesuaikan dngan kebutuhan dari contoh di atas daftar
klasifikasi di atas,foder yang harus di sediakan adalah sebanyak 50 buah, yaitu
masing-masing folder 25 buah.
4.Rak sortir.
5,Kartu indeks
 a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda
yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai
diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
Penyimpanan arsip e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-
masing
sistem wilayah f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
Prosedur Penemuan kembali arsip sistem
wilayah

1.Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks

2.Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3.Berdasarkan pada kode kartu indeks, carilah surat pada laci, Guide
dan folder dengan kodenya.
Pengertian sistem nom

Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan

warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari
nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing
system (karena penentuan nomor yang akan digunakan
memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
Peralatan arsip sistem nom

- Filling cabinet
- Guide
- Hanging folder
- Kartu indeks
- Buku arsip
 ● 1. Memeriksa berkas. Tahap ini dilakukan dengan
● memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan
arsip.
● 2. Mengindeks, mengindeks dilakukan dengan
cara
● melihat masalah surat tersebut kemudian
● mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor
Dewey
● yang sudah kita buat.
Penyimpanan arsip ● 3. Mengode, memberi kode pada surat dengan
sistem nom ●
●
nomor klasifikasi Dewey.
4. Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah
surat
● sudah banyak.
● 5. Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam
laci
● sesuai kodenya.
 Penemuan kembali arsip sistem nom

1. JIKA KODE SURAT YANG AKAN DICARI SUDAH DI KETAHUI, MAKA

LANGSUNG CARI SAJA PADA TEMPAT PENYIMPANANNYA.
2. AMBIL SURAT DARI FOLDER DAN TUKAR DENGAN LEMBAR PINJAM
ARSIP (LEMBAR 1)
3. BERIKAN KEPADA PEMINJAM BERIKUT LEMBAR PINJAM ARSIP
(LEMBAR 2)
4. SIMPAN LEMBAR PINJAM ARSIP (LEMBAR 3) PADA TICKLER FILE.
5. SEDANGKAN JIKA TIDAK MENGETAHUI SURAT YANG AKAN DICARI,
MAKA PERGILAH KE CARDEX UNTUK MELIHAT KARTU INDEKS.
 Terima kasih

● Sekian dari kelompok kami