TUGAS KELOMPOK KEARSIPAN

Kelompok 5

Dosen Pengampu : Maryani Septiana,S.Sos., M.Hum

Anggota Kelompok 5 :

4122001001-Laura Ruth Grace

4122001002-Elsa Limbong

4122001006-Fatimah Zahra

4122001021-May Lastri Silalahi

4122011013-Rafi Novita Rahayu

1. Klasifikasi arsip menjadi 3 bagian ( musnah, simpan dan statis )

A. Musnah
PROSEDUR PEMUSNAHAN
1. Mengidentifikasi dan memeriksa Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang akan
dimusnahkan, untuk menjamin ketepatan seleksinya.
2. Berkas arsip diikat dan diberi nomor sesuai dengan urutan nomor dalam Daftar
Pertelaan Arsip.
3. Usulan pemusnahan yang dilampiri Daftar Pertelaan Arsip (DPA) diajukan kepada
ketua Badan Pemeriksa Keuangan (BePeKa) untuk pemusnahan arsip yang menyangkut
keuangan dan kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk pemusnahan
arsip yang menyangkut kepegawaian guna memperoleh persetujuan.
4. Pemusnahan ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan
setelah memperoleh persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
untuk instansi tingkat pusat, dan dengan persetujuan Kepala Badan Kearsipan Propinsi
untuk Daerah Otonom yang bersangkutan.
5. Pemusnahan arsip instansi vertikal di Daerah dilakukan sesuai prosedur yang
ditetapkan oleh instansi induk dan dapat dilaksanakan di daerah yang bersangkutan serta
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan umum pemusnahan arsip di instansi yang
bersangkutan.
6. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan secara total sampai tidak dapat dikenali lagi
informasinya.
7. Pemusnahan arsip dilakukan dengan Berita Acara Pemusnahan Arsip.

B. Simpan
PROSEDUR PENYIMPANAN
1. Memeriksa arsip yang terdapat dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang akan
disimpan, untuk jangka waktu tertentu untuk memperoleh kepastian keberadaan arsipnya.
2. Setiap berkas arsip dicatat dan dikelompokkan sesuai seri arsipnya.
3. Berkas arsip yang telah dicatat kemudian dibungkus atau diikat untuk menjamin
keutuhan masing-masing seri arsipnya.
 4. Bungkus setiap berkas arsip dan diberi nomor sesuai dengan jumlah berkas arsip
didalamnya.
5. Boks arsip ditata pada rak arsip untuk disimpan berdasarkan skema pengaturan yang
digunakan dan dipergunakan sesuai dengan kebutuhan.

C. Statis
1. Memilah arsip dari non arsip. Termasuk non arsip adalah duplikasi yang berlebihan:
amplop, map, blangko formulir dan ikutan lain yang tidak mengandung informasi
pelengkap pada arsipnya.
2. Non arsip dapat dimusnahkan secara langsung di unit kerja yang bersangkutan.
3. Mendaftar arsip/berkas arsip dan mengelompokkan sesuai seri arsipnya.
4. Menganalisa dan menilai arsip sesuai dengan nilaigunanya sehingga menghasilkan
kategori arsip yang masih perlu disimpan, arsip yang akan dimusnahkan dan arsip yang
perlu diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)/Badan/Kantor Kearsipan
Daerah Otonom; analisis fungsi terhadap seri arsip dimaksudkan untuk menentukan
apakah arsip masih aktif atau sudah inaktif; analisis subtansi informasi terhadap setiap
seri arsip untuk menentukan apakah nasib akhirnya harus musnah, dinilai kembali atau
menjadi arsip statis yang diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI)/Badan/Kantor Kearsipan Daerah Otonom.
5. Mengelompokkan arsip yang akan disimpan, dimusnahkan dan diserahkan sesuai
dengan hasil penilaian dan mencatat dalam suatu Daftar Pertelaan Arsip (DPA).
6. Daftar Pertelaan Arsip yang harus dipersiapkan mencakup:  Arsip yang perlu
disimpan;
 Arsip yang akan dimusnahkan;  Arsip yang akan diserahkan ke Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI).
7. Bentuk dan susunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) sebagaimana terdapat dalam butir B
6 diatas

2. Untuk kategori simpan terdiri dari arsip aktif dan inaktif

A. Arsip aktif
Arsip aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;
Dalam melakukan proses penataan arsip aktif yang perlu dilakukan adalah :
 a. Mempersiapkan alat dan bahan antara lain : folder, sekat, kartu tunjuk silang dan filing
cabinet;
b. Mempersiapkan arsip yang akan ditata yaitu dengan langkah : mengecek kelengkapan
fisik dan berkas arsip, membuat indek arsip;
c. Mempersiapkan folder yang akan digunakan untuk penempatan arsip sesuai dengan tab
diberi tanda kode subjek/masalah untuk subjek primer kode pada kiri atas, kemudian
subjek sekunder pada tengah atas, dan subjek tersier ( bila ada) kode pada kanan atas
d. Mempersiapkan sekat/guide, sekat berupa kertas tebal dengan ukuran 15,5 X 11 cm,
sebagai penunjuk/pemisah antara satu folder dengan folder yang lain. Sekat ini ditata
dalam kotak kartu kendali dengan menuliskan kode dan subjeknya.
e. Mempersiapkan tunjuk silang, tunjuk silang ini digunakan apabila dalam berkas satu
arsip berkaitan dengan berkas arsip yang lain namun berbeda tempat penyimpanan karena
berbeda fisik arsipnya dan tidak bisa disatukan karena ada perbedaan istilah yang
mempunyai subjek sama.
f. Penataan arsip dalam folder. Arsip yang mempunyai kode sama ditempatkan dalam
folder sesuai urutan abjad, masalah, tahun, bulan dan tanggal, jika indeks tanggal dalam
urutan angka dimulai dari angka yang besar ke kecil.

B. Arsip inaktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun;

Tahapan kegiatan dalam pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah sebagai berikut:
a. Pemilahan, langkah awal pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip dengan nonarsip
serta duplikasi arsip yang berlebihan. Nonarsip dapat berupa : formulir dan blanko kosong,
ordner, sampul, dll. Bahan-bahan nonarsip ini dapat dimusnahkan.
b. Pemberkasan/pengelompokan arsip.
Pemberkasan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli namun apabila kesulitan dapat
dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul sehingga dapat ditentukan
penggolongan/pengelompokan berdasarkan series (kesamaan jenis), rubrik ( kesamaan
permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).
c. Pendeskripsian, adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip ke
dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi berukuran 10 X 15 cm. Kartu deskripsi berisikan
informasi : bentuk redaksi, uraian arsip/surat, tingkat perkembangan, tanggal, bentuk luar.
d. Pembuatan skema pengelompokan arsip. Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu
pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi.
Peyusunan ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, atau kombinasi.
e. Manuver kartu deskripsi, adalah penggabungan kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi
arsip.
f. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi,yaitu memberikan nomor tetap pada kartu
deskripsi. Nomor urut tersebut digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
g. Manuver berkas, yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah
serta disusun sesuai skema.
h. Memasukkan arsip ke dalam folder. Berkas yang telah disusun dimasukkan ke dalam folder
dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.
i. Pembungkusan Arsip. Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dibungkus menggunakan
kertas kissing.
j. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks Folder arsip yang telah dibungkus
dimasukkan kedalam boks kemudian boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan
dalam setiap pokok penomoran dimulai dari nomor 1(satu). Setiap boks hanya berisi satu jenis
(satu macam kode) dengan tahun yang sama.Pengisian arsip dalam boks tidak boleh terlalu
penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk memudahkan dalam memasukkan dan
mengeluarkan arsip apabila dibutuhkan. Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara
berderet dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret harus sama
untuk memudahkan dalam pencarian.
k. Membuat Daftar Arsip/Daftar Pertelaan Arsip. Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan
kembali arsip. Dalam penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu
metode penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam sistem
filing alfabetis dan subyek maka menggunakan metode penemuan langsung. Sedangkan
sistem filing geografis dan numerik penemuannya menggunakan metode penemuan tidak
langsung. Penggunaan metode penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan
informasi arsip yang disimpan sehingga arsip yang disimpan dalam boks dapat diketahui
melaui nomor boks yang identifikasinya dapat dicari dalam daftar arsip.
3. Membuat formulir inventarisasi arsip

Formulir Inventasisai Arsip

Nama Unit Kerja : Keuangan

Alamat : Jalan Hang Merdu

Penanggung Jawab : Sarah Ito

Nama Jenis Arsip : Rekening Koran

Deskripsi : Rekening koran tahun 1/1/1990 s/d

Mei 1997

Frekuensi Penggunaa: 6 kali/ tahun

Duplikat ? Dimana ?: Ada di bagian Perlengkapan

Saran Rentensi : 2 tahun aktif, 8 tahun inaktif

Volume : 16 boks

Format/Media : Kertas

Tempat Simpan : File Kabinet

Keterangan :-

Di daftar oleh : tgl :

4.Membuat formulir Daftar jenis
Arsip Pencipta Arsip : …………
Unit Pengolah : …………

No. Berkas Kode Uraian Kurun Jumlah Keterangan

Klasifikasi Informasi Waktu
Berkas
1 KP.05.02 Bimtek Tata 9 Juli sd 25 2 Folder -
Kelola Arsip September
Polibatam 2021