MODUL

MENGELOLA DAN MENJAGA

SISTEM KEARSIPAN

Untuk SMK dan MAK

MENETAPKAN KEBUTUHAN
BAHAN DAN ALAT
KEARSIPAN
 Pengertian arsip
 Jenis-jenis arsip
 Nilai guna arsip
 Pengertian kearsipan
 Jenis-jenis peralatan kearsipan
 Jenis-jenis perlengkapan kearsipan
 Analisa kebutuhan peralatan dan perlengkapan
kearsipan
 Menghitung kebutuhan peralatan dan
perlengkapan kearsipan
 PENGERTIAN ARSIP
 Dalam Bahasa Yunani: Archium artinya peti
untuk menyimpan sesuatu.
 Dalam Bahasa Latin: Fellum (bundel) yang
artinya tali atau benang.
 Dalam Bahasa Inggris: Archieve yang artinya
kumpulan warkat; “record” artinya catatan; dan
file artinya sekumpulan informasi/warkat.
 Dalam Bahasa Belanda: Archief artinya warkat.
 Dalam Bahasa Jerman: Archivalen artinya
warkat.
 JENIS-JENIS ARSIP

1. Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya.

2. Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya.
3. Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya.
4. Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya.
5. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya.
 JENIS ARSIP BERDASARKAN BENTUK FISIKNYA

1. Arsip berbentuk lembaran.

Contoh: Surat.
2. Arsip tidak berbentuk lembaran.
Contoh: Flash disk.
 JENIS ARSIP BERDASARKAN MASALAHNYA

1. Inventory Record: Arsip yang berhubungan dengan

masalah barang inventaris. Contoh, catatan tentang ukuran
barang.
2. Personal Record: Arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh, absensi pegawai.
3. Sales Record: Arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh, daftar nama agen dan distributor.
4. Production Record: Arsip yang berhubungan dengan
masalah produksi. Contoh, arsip tentang jenis bahan baku.
5. Financial Record: Arsip yang berhubungan dengan masalah
keuangan. Contoh, kuitansi.
 JENIS ARSIP BERDASARKAN PEMILIKNYA
1. Milik Lembaga Pemerintahan
a. Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional
Republik Indonesia)/ANRI.
b. Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat
I (Arsip Nasional Daerah).

2. Milik Instansi Pemerintah/Swasta

a. Arsip Primer (arsip asli) dan Arsip Sekunder
(karbon kopi).
b. Arsip Sentral (arsip disimpan di pusat) dan
Arsip Unit (arsip disimpan di unit kerja).
 JENIS ARSIP BERDASARKAN SIFATNYA

1. Arsip tidak penting (sekedar informasi). Contoh:

surat undangan.
2. Arsip biasa (arsip yang semula penting menjadi
tidak penting). Contoh: surat lamaran kerja.
3. Arsip penting (arsip yang berhubungan dengan
masa lalu, sekarang, dan masa depan). Contoh:
surat perjanjian.
4. Arsip sangat penting (arsip sebagai alat pengingat
selamanya). Contoh: naskah proklamasi.
5. Arsip rahasia (arsip hanya boleh diketahui oleh
orang tertentu saja). Contoh: hasil penilaian
pegawai
 JENIS ARSIP BERDASARKAN FUNGSINYA

1. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan atau penyelenggaraan
administrasi.
a. Arsip aktif : Arsip yang dipergunakan terus menerus
dalam kegiatan kantor.
b. Arsip semiaktif : Arsip yang frekuensi penggunaannya
menurun.
c. Arsip inaktif : Arsip yang sangat jarang digunakan.
2. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan atau penyelenggaraan
kegiatan administrasi.
 NILAI GUNA ARSIP
1. Nilai Penerangan, yaitu arsip berguna sebagai bahan
informasi. Contoh: surat pengumuman.
2. Nilai Yuridis, yaitu arsip berguna sebagai alat
pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh: surat
perjanjian.
3. Nilai Historis, yaitu arsip berguna untuk
menggambarkan kejadian masa lampau. Contoh: teks
proklamasi.
4. Nilai Ilmiah, yaitu arsip digunakan untuk
pengembangan ilmu pengetahuan. Contoh: hasil karya
tulis.
5. Nilai Guna Fiskal, yaitu arsip mempunyai kegunaan
dalam bidang keuangan. Contoh: kuitansi.
 PENGERTIAN KEARSIPAN

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan

mulai dari penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pemeliharaan, dan
penyimpanan warkat menurut sistem
tertentu, sehingga saat diperlukan dapat
ditemukan dengan mudah dan cepat.
 3 Istilah penting dalam pengarsipan

1. Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan

atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara mendatar (horizontal).

2. Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau

penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip
disusun berderet ke belakang.

3. Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau

penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun
menyamping.
MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR
1. Filling Cabinet, yaitu lemari arsip terdiri dari 1-6
laci, dapat terbuat dari plastik atau logam,
dilengkapi dengan sepasang gawang di kanan
dan kirinya untuk menyangkutkan hanging
folder.

2. Rotary, yaitu semacam filing cabinet tetapi

penyimpanan arsip dilakukan secara
berputar.
3. Lemari Arsip, yaitu lemari tempat
menyimpan arsip, dapat terbuat dari
kayu atau besi.

4. Rak Arsip, yaitu lemari tanpa pintu

tempat menyimpan arsip yang disusun
secara lateral atau menyamping.
5. Map Arsip adalah lipatan yang terbuat
dari karton/kertas tebal/plastik yang
digunakan untuk menyimpan arsip/surat-
surat.
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat
daun penutup pada setiap sisinya.
b. Map snelhecter, yaitu map yang
mempunyai penjepit di tengah map.
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi
dengan daun penutup.
d. Hanging folder, yaitu folder yang
mempunyai besi penggantung.
6. Guide adalah lembaran kertas
tebal atau karton yang digunakan
sebagai penunjuk/sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip.

7. Ordner adalah map besar dengan

ukuran punggung sekitar 5 cm
yang di dalamnya terdapat besi
penjepit.
8. Stapler adalah alat yang digunakan untuk
menyatukan sejumlah kertas.

9. Perforator adalah alat yang

digunakan untuk melubangi
kertas/kartu.
10. Numerator adalah alat untuk
membubuhkan nomor.

11. Kotak/box adalah kotak yang

digunakan untuk menyimpan arsip
yang bersifat inaktif.
12. Alat Sortir adalah alat yang
digunakan untuk memisahkan surat
yang diterima.

13. Label adalah alat yang digunakan

untuk memberi judul pada map atau
folder di letakkan di bagian tab sebuah
folder guide.
14. Tickler file adalah alat semacam kotak
yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu.

15. Cardex adalah alat yang digunakan

menyimpan kartu indeks.

16. Rak/Laci Kartu adalah laci-laci yang

disusun secara teratur dalam rak, untuk
menyimpan kartu ukuran kecil.

17. Alat Penyimpanan Khusus adalah yang

digunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentuk khusus seperti flash disk, CD
(compact disk), kaset.
 JENIS-JENIS PERLENGKAPAN
KEARSIPAN
1. Kartu Indeks,
2. Kartu Tunjuk Silang
3. Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)
4. Map Pengganti (Out Folder)
5. Buku Arsip
1. Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu
arsip, berukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Kartu indeks mencatat:
a. Judul/nama surat,
b. Nomor surat,
c. Hal surat,
d. Tanggal surat,
e. Kode surat,
f. Kode kartu indeks.

2. Kartu Tunjuk Silang adalah petunjuk yang terdapat

pada tempat penyimpanan arsip yang berfungsi
untuk menunjukkan tempat map dari suatu
dokumen atau arsip yang dicari pada tempat yang
ditunjukkan, berukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kriteria
suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk
silangnya antara lain:
a. Arsip mempunyai lebih dari satu
judul/nama/caption.
b. surat/arsip yang disimpan dalam filing cabinet
mempunyai lampiran yang ukurannya besar.
Contoh: peta dan gambar.
Cara penyimpanan kartu tunjuk silang pada laci filing cabinet
Cara 1: Disimpan dengan menggunakan kotak tersendiri seperti kotak,
disusun secara alfabetis.
Cara 2: Disimpan di bagian paling belakang laci filing cabinet, di belakang
guide PS (Petunjuk Silang)
3. Lembar Pinjam Arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang
digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Kegunaan dari lembar pinjam arsip:
a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
b. Sebagai pengingat untuk mengetahui siapa yang meminjam arsip
dan kapan batas waktu pengembalian arsip.
c. Sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang
tidak dikembalikan.
e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3:

a. Lembar 1: Ditempatkan di tempat penyimpanan arsip.
b. Lembar 2:Untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
c. Lembar 3: Untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file.
Lembar Pinjam Arsip
4. Map Pengganti (Out Folder) adalah apabila surat yang
dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang
berisikan seluruh surat, maka perlu dibuatkan satu map
pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat
yang dipinjam tadi.
5. Buku Arsip adalah buku yang digunakan
untuk mencatat penyimpanan arsip.
 ANALISA KEBUTUHAN PERALATAN DAN
PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Kriteria yang perlu dipertimbangkan ketika akan membeli peralatan
dan perlengkapan kearsipan:
1. disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta,
dan surat.
2. harus memperhatikan sifat arsip (arsip rahasia, arsip sangat
rahasia, dan sebagainya).
3. memperhatikan pertumbuhan dan perkembangan arsip.
4. harus memberikan kemudahan dalam pengambilan arsip dan
penempatan kembali ke lokasinya.
5. harus mempertimbangkan besarnya ruangan penyimpanan arsip.
6. disesuaikan dengan bentuk organisasi.
7. tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
8. biaya yang tersedia.
 MENGHITUNG KEBUTUHAN
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Penghitungan kebutuhan sarana untuk menangani arsip inaktif

setebal 1 meter (100 cm):
1. Kartu Deskripsi: Terbuat dari kertas HVS/Duplikator, berukuran 10 cm x
15 cm atau seperempat kertas HVS, setiap kartu deskripsi digunakan
untuk mendeskripsikan arsip setebal 0,2 cm.
Dengan demikian untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan
kartu deskripsi sebanyak:
Tebal arsip : ketebalan pendeskripsian = 100 : 0,2 = 500 kartu deskripsi.
Kebutuhan kertas HVS/Duplikator = 500 : 4) x 1 lembar = 125 lembar
kertas HVS/Duplikator.
2. Kertas Pembungkus
Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas
samson, ukuran kertas pembungkus adalah 90 cm × 40 cm atau
sepertiga ukuran kertas samson, setiap satu kertas pembungkus
digunakan untuk membungkus arsip rata-rata setebal 0,2 cm. Untuk
menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kertas pembungkus
sebanyak:
Tebal arsip : ketebalan pembungkusan = 100 : 0,2 = 500 kertas
pembungkus. Kebutuhan kertas samson = (500 : 3) × 1 lembar =
166,67 = 167 kertas samson.

3. Kotak Arsip
Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam, ukuran kotak
arsip, yaitu panjang = 38 cm, lebar = 10 cm, dan tinggi = 27 cm, untuk
menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kotak arsip sebanyak:
Jumlah arsip : lebar kotak = 100 : 10 = 10 kotak arsip.
Jadi, kebutuhan kotak arsip sebanyak 10 buah.