ALAT DAN BAHAN KEARSIPAN

Pengertian Peralatan Kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.
Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena
dibuat dengan bahan yang kuat sepeti logam,kayu, besi, plastik dsb.
Fungsi perlatan kearsipan adalah :
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan
dibidang kearsipan.
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Sebelum mempertimbangakan secara rinci berbagai tentang peralatan dan
perlengkapan kearsipan ada 3 sistila penting yang berkaitan dengan penyimpanan
arsip, yaitu sbb:
1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip dilakukan secara
mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci
yang tidak teralalu dalam.
2. Pengarsipan vertikal, yaitu penenmpatan atau penyimpanan arsip dilakukan secara
tegak lurus (vertikal)
dimana arsip disusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip dilakukan secara
berdiri (leteral) dimana
arsip disusun berderet menyamping.
Ruangan arsip
Ruang tempat penyimpanan arsip harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Ruangan cukup luas, bersih dan terang
2. Menggunakan bahan bengunan ynag tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar,
dan dinding/lantai tidak
lembab
3. Lokasi bangunan berada didaerah yang aman jauh dari pengaruh banjir.
4. Temeperatur suhu dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.
Macam-macam Peralatan Kearsipan
1. filling cabinet 2. rotary filling 3. lemari arsip 4. rak arsip 5. map arsip 6. Ordner
7. Guide 8. Stapler 9. Perforator 10. Numerator 11. kotak box 12. alat sortir
13. label 14. tickler file 15. Cardex 16. rak/laci kartu 17. alat penyimpanan khusus

B. Macam-macam peralatan kearsipan antara lain :

1. Map
Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip. Map mempunyai macam-macam bentuk dan ukuran. Map dapat
dibedakan menjadi 4 macam yaitu :
a. Map biasa
Disebut juga stopmap folio karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat
atau rsip yang paling luas ukuran folio (21x34 cm).
Stopmap dilengkapi dengan daun-daun penutup yang berfungsi melundungi atau
menahan warkat-warkat yang disimpan didalamnya agar tidak mudah lepas atau
terpisah dari satuan atau himpunan.
Gunanya untuk menyimpan warkat atau arsip yang masih akan diproses atau masih
dipergunakan dalam proses kegiatan perkantoran.
b. Map tali
Yaitu stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya. Map tali
disebut juga portapel. Portapel ini terbuat dari karton dan diberi tali atau pita. Pada
bagian belakang diberi catatan dengan huruf yang jelas dan teratur sehingga dari jauh
dapat diketahui isinya.
c. Map jepitan
Yaitu map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip
dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak muda terlepas . Map jepitan disebut juga
snelhecter. Snelhecter terbuat dari kertas tebal atau karton dengan ukuran sama
dengan stopmap folio dengan warna map jepitan yang bermacam-macam. Warna
tersebut sangat penting untuk membedakan tiap persoalaan.
d. Map tebal
Map tebal menggunakan jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kokoh sehingga
dapat disimpan secara vertical atau berdiri/tegak.
Map jenis ini sering disebut Briefordner atau ordner saja. Penyimpanan ordner lebih
baik di atas rak bukan didalam filing cabinet atau di dalam alamri karena memakan
tempat.
2. Folder
Yaitu map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa lipatan kertas tebal/plastic saja.
Map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan dalam
kotak arsip secara vertikal. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian yang menonjol
pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada di dalam folder
tersebut.
3. Guide
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk
atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai
berikut :
a. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda,
atau indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
4. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang
diletakkan secara vertikal. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama,
dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik.
Fungsinya untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan
hidup suatu perusahaan atau organisasi. Ada dua jenis filing cabinet yaitu :
a. Lateral filing cabinet
Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas
untuk menyimpan arsip.
b. Drawer type filing cabinet
Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik
keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke
bawah.
5. Lemari Arsip
Lemari arsip berbentuk seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rakrak. Biasanya
lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan
untuk menghindari bahaya kebakaran. Lemari arsip digunakan untuk menyimpan arsip-
arsip atau warkat.
6. Rotary Filling System
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan
penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan
yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
7. Kartu Indeks
Kartu Indeks yaitu kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi
sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya
disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi kartu indeks
alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
Kegunaan kartu Indeks:
a. Untuk mengelompokkan/menyatukan (memberkaskan) arsip yang kode kegiatannya
sama dalam satu berkas.
b. Sebagai sarana menemukan kembali arsip.
Syarat-syarat mengindeks :
a. Singkat, jelas dan mudah diingat.
b. Berorientasi pada kebutuhan pemakai.
c. Merupakan kata yang mudah dimengerti.
d. Diambil atau ditentukan dari isi surat.
Peraturan Mengindeks
Peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang dijadikan dasar untuk menyimpan
dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad.
Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan kedalam empat kategori,
yaitu :
a. Indeks nama orang
b. Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta
c. Indeks nama organisasi atau Badan Sosial sejenisnya
d. Indeks nama tempat atau wilayah
Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
a. Nama biasa.
b. Nama yang memakai nama keluarga
c. Nama yang memakai nama keluarga
d. Nama yang memakai nama baptis
8. Rak Sortir
Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat atau warkat yang
diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing- masing. Rak sortir
digunakan untuk memisah-misahkan surat atau warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.