PERALATAN PENYIMPANAN

Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual,

mekanis dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang
penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju berkas untuk
menyimpan atau mengambil dokumen.
1. Spindle file.
Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum
besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada
papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatan revokusioner
karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku
tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. Hingga kini
spindle file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon,
rekening dan dokumen kecil lainnya.
2. Filing Cabinet
a. Lateral filing cabinet,
Adalah lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan
alas untuk menyimpan arsip secara lateral.

b. Vertical filing cabinet,

Yaitu lemari arsip yang berlaci dan memiliki penampang untuk
menempatkan folder secara vertical.

c. Rotary filing cabinet

Merupakan cabinet untuk penyimpanan arsip menggunakan Sistem Carousel.
Yakni, arsip-arsip disimpan di dalam map khusus, yang diletakkan tergantung
memutari suatu piringan (tier). Piringan dapat berputar ke
dua arah. Rotary memungkinkan semua file tersedia di
depan mata, cukup hanya dengan memutar file.

Keunggulan Rotary :
1. Hemat tempat dan ekonomis
Dengan menggunakan Rotary Filing, maka 60% lebih pemakaian ruang kantor
untuk file dapat dihemat.
2. Hemat waktu
Rotary Filing merupakan system filing bertingkat (vertikat)
yang dilengkapi dengan system kode dan warna.
Sehingga lebih mudah dan efisien dalam pencarian file
dibandingkan dengan system konvensional.
File mudah disusun menurut system yang cocok
dengan kondisi perushaan
File mudah dicari dan dikembalikan dalam waktu
singkat karena tersusun sistematis dan jelas
Sistem yang dapat berputar dan bertingkat dan
dilengkapi dengan system kode dan warna sehingga lebih mudah dan
efisien.
3. Keamanan
Keamanan data /file lebih terjamin karena sistem deteksi yang mampu
menghindarkan kesalahan yang terjadi pada
system pengarsipan konvensional, seperti :
salah memasukan file, file terselip (hilang),
file tersebar.
Sistem deteksi Rotary Filing menerapkan
kode dan warna berpola tingkatan vertical
(system nada/harmoni)

4. Fleksibel
Rotary File dapat mengakomodasi berbagai macam jenis file. Bahkan dapat
mengikuti standar file khusus sesuai keinginan perusahaan. Terdapat
beberapa pilihan map yang dapat digunakan pada Rotary File, yaitu :
Prong File, map jenis ini serbaguna, dapat digunakan untuk menyimpan
surat dan dokumen lainnya.

Expanding File, map jenis ini dilengkapi dengan sebuah kantong diagonal.
Combiflex File, map ini dilengkapi dengan fitting khusus, sehingga tulisan di
dalam dokumen dapat terbaca. Selain itu, untuk mengambil salah satu
dokumen yang dibutuhkan menjadi lebih mudah, tanpa harus
mengeluarkan dokumen lain.
Ring Binders, map ini menyerupai ordner dengan mekanisme khusus,
berupa ring.

d. Mobile filing cabinet

Adalah lemari arsip yang dilengkapi dengan roda sehingga
mudah untuk digeser/dipindah.

e. Fire resistant filing cabinet

Yaitu lemari arsip yang terbuat dari bahan tahan api,

sehingga arsip yang tersimpan lebih aman.

3. Compact Rolling Shelving,

Adalah lemari untuk menyimpan file/dokumen yang
diletakkan berjajar dan dapat bergerak di atas rel
secara manual maupun mekanis, sehingga tejadi
efisiensi pemakaian ruang penyimanan arsip. Arsip
lebih mudah dicari, aman, dan terhindar dari resiko
kehilangan. Kantor terlihat lebih rapid an bersih.
Sangat cocok untuk arsip dalam jumlah banyak.

Compact Rolling Shelving (CRS), adalah lemari untuk menyimpan

file/dokumen yang diletakkan berjajar dan dapat bergerak di atas rel secara
manual maupun mekanis, sehingga tejadi efisiensi pemakaian ruang
penyimanan arsip. Arsip lebih mudah dicari, aman, dan terhindar dari resiko
kehilangan. Kantor terlihat lebih rapid an bersih. Sangat cocok untuk arsip

dalam jumlah banyak.

Hemat ruang dan ekonomis
Setiap set CRS terdiri dari atas 1 unit lemari single statis, 1 unit lemari
single mobile, sedangkan jumlah lemari double moble dapat bervariasi
sesuai kebutuhan pemakai. Antara lemari satu dengan yang lain dapat
dirapatkan/digerakkan dengan mudah karena memakai bantuan roda dan
dikunci secara sentral pada lemari single mobile sehingga keamanan arsip
terjamin. Dengan CRS, pengaturan dan pemanfaatan ruangan dapat
dimaksimalkan sehingga biaya penyimpanan arsip lebih ekonomis.
Isi lebih banyak dan bervariasi
Setiap lemari standard terdiri atas 4 rak (5 kompartemen)dengan daya
tahan beban mencapai 100kg/rak, yang dapat menyimpan berbagai jenis
dokumen atau file seperti ordner, boxfile, map biasa, map gantung,
magnetic tape, CD/DVD, kaset, continous form atau buku, dll.
Perbandingan Kapasitas CSR dengan media lain :
Jenis Arsip

Compacto
1 unit

Luas
Ruangan
2,4m2

Sarana
lainnya
9 unit
lemari
arsip biasa

Luas
ruangan
4 m2

Penghematan
CSR
40%

Ordner/box
file
(punggung 57 cm) (428600 file)
Suspension
File (2400
file)

1 unit

2,4 m2

4,3 m2

44%

1 unit

2,4 m2

15 unit
filing
cabinet 4
laci
8 unit
lemari
arsip biasa

Hanging Map
(punggung
0,5-6 cm)
(480-6000
file)

3,5 m2

31%

Jenis CRS :
1. CRS Manual
CRS ini menggunakan penggerak manual yang ringan.
Keuntungan :
Mudah digerakkan karena
dilengkapi handle stainless anti
karat dan bergerak di atas rel.
Jumlah dan ukuran lemari dapat
disesuaikan ukuran ruangan dan
kebutuhan
Jumlah lemari dapat ditambah bila
kebutuhan anda akan ruang arsip
meningkat
Pemasangan tidak merusak struktur dan finishing lantai serta ruangan
Kerahasiaan dan keamanan arsip akan terjamin dengan adanya kunci
sentral
Multiguna dengan tersedianya beragam jenis rak sesuai kebutuhan
anda

2. CRS Mekanik
CRS ini menggunakan handle pemutar
sehingga untuk beban yang besar masih
dapat dioperasikan dengan ringan. Indexing
label diletakkan di bagian tepat di atas handle
pemutar sehingga memudahkan untuk
dibaca.
Keuntungan :

Operasional tetap ringan meskipun jumlah dan bentang lemari yang

dipakai besar
Jumlah dan ukuran lemari dapat disesuaikan ukuran ruangan dan
kebutuhan
Jumlah lemari dapat ditambah bila kebutuhan anda akan ruang arsip
meningkat
Pemasangan tidak merusak struktur dan finishing lantai serta ruangan
Kerahasiaan dan keamanan arsip akan terjamin dengan adanya kunci
sentral
Multiguna dengan tersedianya beragam jenis rak sesuai kebutuhan
anda
Dilengkapi stopper yang berfungsi sebagai pengaman bagi pengguna
dari resiko terjepit sewaktu mengambil arsip.

4. Lemari Cardex,
Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai
ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya
sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir
mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan),
seperti catatan kegiatan (bon da tagihan). Ada tiga jenis
kartu indeks yang digunakan, yaitu index card berukuran
(12,5 x ,5 cm), (15 x 10 cm), atau (20 x 12 cm), aperture
card (8,125 x 18,4 cm), dan ledger card (13,75 x 21,25 cm) yang digunakan
untuk mencatat tagihan dan rekening.
5. Tray cabinet
Adalah cabinet yang berupa laci-laci yang dilengkapi
dengan index dan label index, dibuat untuk
penyimpanan dan transit arsip-arsip aktif untuk
memudahkan pencarian dan meningkatkan tertib
administrasi.

6. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton
manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri dari dua bagian, yaitu : bagian yang
menonjol yang disebut tab atau tab guide. Tab
guide berguna untuk menempatkan atau
mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau
indeks-indeks klasifikasi; dan badan guide. Satu
guide hanya mempunyai satu tab.

7. Folder
Yaitu map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk
menyimpan warkat, ditempatkan di belakang guide. Ada empat macam folder,
yaitu :
a. Brief ordner,
Yaitu map besar terbuat dari karton tebal di dalamnya
terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat
menampung
warkat
dalam
jumlah
banyak.
Penyimpanannya disusun secara vertical.

b. Stofmap
Yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau
plastik.

c. Snelhecter

Yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau platik yang di
dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.

d. Hanging map

Adalah map tanpa jepitan yang digantung pada gawang

filing cabinet. Gawang adalah alat yang terdapat pada
kedua sisi laci filing cabinet.

8. Kartu indeks

Ada yang menyebut juga dengan istilah katalog,

adalah kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang
didalamnya memuat data tentang warkat yang
akan disimpan, digunakan sebagai alat Bantu
untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

9. Microrecord file
Merupakan laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu
berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembagi laci yang dapat
memuat mikrofile, kartu logam (aperture card), mikrofilm.