Sistem administrasi gudang adalah sebuah sistem pencatatan serta pengendalian atau pengelolaan secara

mendetail mengenai keluar masuknya barang pada suatu gudang di perusahaan. Sistem ini memiliki
peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses pengelolaan gudang karena sistem ini mampu
mengontrol pergerakkan barang. Administrasi gudang yang dilakukan meliputi pembukuan kegiatan
bagian gudang berupa menerima, menyimpan, mengeluarkan, mencatat mutasi barang dan membuat
laporan sediaan barang digudang.

Dalam rangka pelaksnaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang harus 
membuat  pembukuan barang-barang dalam gudangnya. Adapun  penyelenggaraan administrasi
pergudangan yang baik meliputi

1. Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang jelas dan mudah diperiksa

2. Membukukan mutasi (perpindahan) barang setiap terjadi mutasi
3. Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi dalam buku-buku atau    kartu barang sebagai
berikut:

 Buku Penerimaan
Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti-bukti  atau dokumen penerimaan barang

Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat
informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik,
tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per satuan dan jumlah total, dan
asal barang.
Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan pemasukan
logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula melakukan pengisian
pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga pentingnya dapat diketahui
jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik tertentu.
Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang
harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur, kwitansi, atau bukti
yang lain, misalnya Surat penyerahan Barang dari Unit Pembelian).
Setiap bukti pemasukan
logistik harus dibubuhi
nomor(sebagai nomor kode
bukti masuk) sesuai urutan
kronologis, yang kemudian
nomor kode bukti masuk ini
dituliskan pada kolom nomor
kode bukti masuk dalam
Buku penerimaan Gudang
maupun Kartu Persediaan.
penggunaan nomor kode
bukti masuk ini dimasukkan
untuk mempermudah
pengecekan maupun
pengawasan logistik.

Sumber gambar :
http://3.bp.blogspot.com/-aV6-JIfwbRU/Ve4jhDNryNI/AAAAAAAAANA/b-hC-KhaCN8/s1600/FORMAT%2BBUKU%2BPENERIMAAN
%2BBARANG.jpg
 Buku Pengeluaran Gudang
Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti-bukti  penyerahan atau penerimaan barang

Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat
informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik,
tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima logistik.
Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran
logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula melakukan pengisian
pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jenis
logistik tertentu.
Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat
atau bon gudang. Disamping itu
setiap bukti pengeluaran logistik
harus dihubungi nomor (sebagai
nomor kode bukti keluar) sesuai
urutan kronologis, yang
kemudian nomor kode bukti
keluar ini dituliskan pada kolom
nomor kode bukti keluar dalam
buku pengeluaran gudang
maupun kartu persediaan.
Penggunaan nomor kode bukti
keluar ini dimasudkan untuk
mempermudah pengecekan
maupun pengawasan logistik.

Sumber gambar :
http://1.bp.blogspot.com/-LNSY43Zk_s8/Ve4kGP7A_tI/AAAAAAAAANI/BAG-AbRwyfg/s1600/BUKU%2BPENGELUARAN%2BBARANG.jpg

 Kartu Persediaan Barang

Kartu ini yang memuat semau keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan persediaan
dan harga dari suatu jenis
barang tertentu
Kartu persediaan barang
merupakan formulir/lembaran
untuk mencatat perubahan-
perubahan jumlah persediaan
logistik karena adanya
pemasukan dan pengeluaran
logistik. Adapun informasi
yang harus tertuang dan tertulis
dalam kartu persediaan logistik.
meliputi jenis dan spesifikasi
logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti
pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa
(persediaan logistik).
Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang dalam bentuk
kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung(kartu
yang digantungkan pada
kelompok jenis barang
tertentu di mana barang
tersebut ditempatkan
/disimpan sehingga hal ini
akan mempermudah
dalam pengecekan
logistik, terutama
pengecekan terhadap
jumlah persediaan
logistik.

Sumber gambar :
https://romailprincipe.files.wordpress.com/2013/02/keb-luas-gudang.jpg
https://1.bp.blogspot.com/_Y7KS7POWM2U/TQ9SNXtB1SI/AAAAAAAAAA4/5yy_n6xmghk/s1600/laporanpersediaan.jpg