MELLASARY ISKANDAR

Kegiatan Administrasi
Dokumen & Operasional
Pengadaan Barang
Teacher Mel's Class
 Pergudangan dapat menggambarkan
aktivitas mulai dari penerimaan barang,
penyimpanan, pengambilan kembali sampai
dengan pengiriman.Keseluruhan akan
dicatatkan dalam bentuk dokumenresmi
sebagai acuan yang akan dilakukan oleh
manajemen pergudangan. Dokumen ini
merupakanadministrasi yang akan
dijadikan data atau masukan untuk bahan
evaluasi dan perbaikan periode berikutnya.
 kepalagudang harus membuatataupun mengadakan
pembukuanbarang-barang di dalam gudangnya. Kepala
gudang harus membuat sistem pembukuan yang
sedemikian rupa sehingga bisa diketahui bahwa catatan
barang- barang tersebut cocok dengan barang-barang
yang ada secara fisik. Kecocokanini menyangkut baik
jumlahnya, jenisnya,nilainya, kapan diterima,tempatnya
di gudang,dan lain sebagainya yang dianggap perlu.

 Dalam melakukan tugas tersebut, bendaharawan barang

atau kepala gudang atau pengurusbarang serta unit-
unitharus menyelenggarakan administrasi pergudangan
yang baik, antara lain yaitu:

Menyelenggarak Membukukan Menyelenggarakan

an tata buku pembukuan serta
mutasi barang
penggudangan administrasi
setiap terjadinya barang dalam
yang jelas
mutasi buku-buku atau
serta mudah
kartu-kartu
diperiksa. barang.
 Dalam sistem pergudangan yang benar, keberadaan barang setiap saat dapat
diperiksa, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi
bukti-bukti pemasukkan dan pengeluaran barang, jumlah persediaan, maupun
nilai barang yang ada di gudang

Dengan adanya pengelolaan administrasi

pergudangan yang baik dalam setiap perusahaan
atau organisasi akan dapat mengurangi, bahkan
dapat menghapus bentuk penyelewengan pengelolaan
barang atau hilangnya barang tersebut.
dengan adanya pengelolaan administrasi
yang benar setiap perusahaan ataupun
organisasi akan mendukung ketepatan administrasi pergudangan
dalam melakukan perencanaan dan
juga dapat
pelaksanaan pengadaan barang.
digunakan sebagai alat
pertanggungjawaban dalam
pengelolaan gudang yang
dibebankan kepadanya
Dokumen/administrasi
Gudang : a. Buku penerimaan gudang
Buku penerimaan gudang merupakan buku yang
terdiri dari beberapa lembaran yang memuat
informasi berkaitan dengan penerimaan logistik
yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik,
tanggal penerimaan, jumlah nilai logistik yang
meliputi harga persatuan dan jumlah total serta
asal barang tersebut.
Contoh :
setiap terjadi
pencatatan pemasukan
barang ke dalam buku
penerimaan gudang
harus disertai dengan
bukti- bukti
penerimaan barang
seperti nota pembelian,
faktur pembelian,
kwitansi ataupun bukti
yang lain misalnya surat
penyerahan barang
ataupun surat jalan dari
unit pembelian
Dokumen/administrasi
Gudang : b. Buku pengeluaran gudang

Buku pengeluaran gudang merupakan buku

yang terdiri dari beberapa lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan
pengeluaran barang yang meliputi jenis dan
spesifikasi barang, tanggal pengeluaran,
jumlah pengeluaran barang, dan penerima
barang.
Contoh :
Setiap terjadi transaksi
pengeluaran barang
harus didukung dengan
butki pengeluaran
barang, seperti bon
permintaan barang
Dokumen/administrasi
Gudang :
c. Bon permintaan barang

barang merupakan
Bon permintaan
lembaran/formulir permintaan barang dari
setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan
dengan jenis spesifikasi barang serta jumlah
barang yang ditujukan kepada bagian
gudang. Bon permintaan barang sering pula
disebut dengan beberapa istilah, antara lain
surat permintaan pengadaan barang, surat
permintaan pembelian, bon gudang ataupun
dengan istilah yang lain
Dokumen/administrasi
Gudang : d. Kartu persediaan/stock
Kartupersediaan barang merupakanformulir/lembaran
untuk mencatatperubahan-perubahan jumlah persediaan
barang karena adanya pemasukan dan pengeluaran
barang.Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis
dalam kartu persediaan barang, meliputi jenis dan
spesifikasi barang, tanggal pemasukan/pengeluaran
barang,kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran,
asal/tujuan barang, jumlah pemasukan/pengeluaran, dan
jumlah sisa (persediaan barang).
 kartu persediaan barang dalam bentuk
kartu barang ini dibuat rangkap dua,
satu untuk arsip dan yang satu untuk
kartu gantung(kartu yang digantungkan
pada kelompok jenis barang tertentu di
mana barang tersebut
ditempatkan/disimpan sehingga hal ini
akan mempermudah dalam pengecekan
barang), terutama pengecekan terhadap
jumlah persediaan barang.
Dokumen/administrasi
Gudang :
e. Surat penyerahan barang
Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang
merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi
tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada
waktu tertentu
surat penyerahan barang baru dinyatakan sah apabila
ditandatangani oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang menyerahkan, dan (3) yang
menerima barang
Dasar dalam melaksanakan administrasi gudang pada perusahaan ritel ialah:

Barang yang dikirim oleh supplier diterima oleh bagian Receiving ataupun
1.
Ekspedisi kemudian akan dicek silang berdasarkan PO.

PO (Purchase Order) yang dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer)

akan di periksa (cheklist) pada bagian tanggal permintaan barang,
2.
kuantitas maupun jumlah barang per unit, dan juga keadaan fisik
barangnya.
Dokumen pencatatan barang masuk atau keluar akan memberikan
beberapa informasi pengelolaan gudang, antara lain:
a. Jumlah stok barang yang ada di gudang.

Klaim kepada pemasok saat penerimaan barang atau klaim pelanggan saat
b.
pengiriman barang.

Dasar pengambilan keputusan untuk pemesanan barang ataupun pengisian

c.
kembali stok barang.

Bahan untuk mengevaluasi perubahan (trend) pengeluaran atau bahan untuk

d.
perbaikan sistem kerja pengelolaan gudang yang semakin berkembang.
 Pada hakikatnya administrasi gudang terdiri atas dua sistem
pencatatan, antara lain yaitu:
1. Sistem Pencatatan Terus Menerus (Perpetual System)
Dalam “Sistem Pencatatan Terus Menerus” atau disebut juga dengan “Sistem
Buku”, pencatatan persediaan barang dilaksanakan secara kontinyu (terus
menerus).
2. Sistem Pencatatan Secara Periodik (Periodic System)
Pada setiap terjadi transaksi penjualan, maka hanya penerimaan dari
penjualan tersebutlah yang dicatat
Metode pencatatan persediaan barang tersebut antara lain yaitu:
1) First-in, First-out (FIFO)
Pencatatan dengan metode First in, First out (FIFO) ini berarti barang yang
pertama kali masuk, maka barang itulah yang akan lebih dulu dikeluarkan,
atau secara mudah bisa juga dikatakan masuk pertama, keluar pertama
(MPKP).
2) Last-in, First-out (LIFO)
Pencatatan dengan metode Last-in, First-out (LIFO) ini berarti barang yang
paling akhir masuk, maka barang itulah yang akan lebih dulu dikeluarkan
atau bisa juga dikatakan
masuk akhir, keluar pertama (MAKP).
 Monitoring dan Evaluasi Gudang
1. Pemantauan
2. Supervisi
3. Evaluasi

 Kode Etik yang berlaku di Tempat Kerja

Kode Etik Kerja menurut FLA (Fair Labor Association) menetapkan standar
ketenagakerjaan yang bertujuan untuk mencapai kondisi kerja yang layak dan
manusiawi. Standar Kode Etik mengacu pada standar Organisasi Buruh Internasional
dan standar kerja yang baik dan diterima secara internasional.
Adapun unsur-unsur yang termasuk10.dalam
Kompensasi
kode etik kerja menurut FLA (Fair Labor
Association) adalah sebagai berikut:
1. Hubungan Kerja 5. Pekerja Anak
2. Non Diskriminasi 6. Kebebasan Berserikat
3. Pelecehan atau Penganiayaan 7. Perundingan Bersama
4. Kerja Paksa 8. Kesehatan, Keamanan dan Lingkungan
5. Pekerja Anak 9. Jam Kerja
10. Kompensasi