BAB I

“Bentuk laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

ADMINISTRASI PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

melalui sitem komputerisasi” 

A.   Penerimaan
Kartu penerimaan barang merupakan buku tambahan untuk perkiraan
perlengkapan. Buku ini digunakan untuk mencatat penambahan,
pengurangan dan saldo akhir dari setiap jenis barang perlengkapan.
Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang perlengkapan harus di
catat, baik di kartu persediaan maupun di buku besar perlengkapan. Apabila
suatu kantor membutuhkan barang untuk keperluan kantor, maka perlu
dibuatkan daftar kebutuhan barang secara terperinci oleh pejabat/pegawai
yang berwenang untuk hal itu. Setelah barang dipesan diterima dan dicatat
dalam buku penerimaan barang, dibuatkan berita acaranya oleh
pejabat/pegawai yang bertanggungjawab atas penerimaan barang.
 NAMA PERUSAHAAN
BUKTI PENERIMAAN BARANG
NO. BUKTI : …………………..
 

Tanda Bukti
Harga
Pengiriman Uraian
Nama&
No Tgl Barang
Alamat Banyaknya Ket.
Urut Terima (nama,
Pengirim
merk)
Tgl. No. Satuan Jumlah

 
 
 
 
Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang
supplies
1.Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau
sudah habis dalam persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan
barang untuk satu periode.

2.Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang

supplies.

3.Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan

penyimpanan/pengelolaan barang supplies, sebagian pintu gerbang
keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam
perusahaan.
Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian
pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan
adalah bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian
pengiriman barang.

O Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu
penambahan, pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu
transaksi.

Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies.

Penambahan dalam kartu persediaan disebabkan oleh adanya pembelian
atau penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima
barang yang dikuatkan oleh bagian gudang. Pada akhir periode
berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan ikhtisar
persediaan barang supplies oleh bagian gudang.
 B.   Pendistribusian
 Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana
O Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang
dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/
pemegang yang lain. Dalam lingkungan yang sempit seperti sekolah, maka
kegiatan ini dapat berwujud penyaluran atau kegiatan membagi/
mengeluarkan barang sesuai kebeutuhan guru/ seksi bagian dalam instant
tersebut untuk keperluan kegiatan belajar mengajar serta perkantoran.

O Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan

pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit
atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3
hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik
jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya, dan
ketepatan kondisi barang yang di salurkan.
 Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana
1)      Penyusunan Alokasi

O Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga

merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu
disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh
dapat menunjang kegiatan instruksional.

O Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:

a.  penerimaan barang
b.  waktu penyerahan barang
c.   jenis barang
d.   jumlah barang
e.   kegunaan/ keperluan barang
 2)      Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan
beberapa hal sebagai berikut:
a.      cara pengiriman
b.      pengemasan
c.      pemuatan
d.      pengangkutan
e.      Pembongkaran
3)      Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar
penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan
lain sebagainya.
 Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenarannya di
periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa
menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan
pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya,
pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung
jawabannya.

Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi

pendistribusian. Dengan terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi
pendistribusian barang-barang yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di
salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian – bagian sekolah,
dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin
jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada
penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan
dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada
akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.
     Sistem Pendistribusian Barang
Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas dapat di
tegaskan bahwa pada dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang
dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung
dan sistem tidak langsung.
1)      Sistem secara langsung
O Dengan menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-
barang yang sudah di terima dan di inventarisasikan langsung di salurkan
pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses
penyimpanan terlebih dahulu.
2)      Sistem secara tidak langsung
O Sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di
terima dan sudah di inventarisasikan tidak secara langsung di salurkan,
melainkan harus di simpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan
teratur. Hal ini biasanya di gunakan apabila barang-barang yang lalu
ternyata masih tersisa.
 
    Asas-Asas Pendistribusian
Untuk dapat di katakan berjalan secara efektif, dalam
pendistribusian harus memenuhi beberapa asas pendistribusian. Ada
beberapa asas pendistribusian yang perlu di perhatikan,yaitu :
a.  Asas ketepatan
b.  Asas kecepatan
c.  Asas keamanan
d.  Asas ekonomi
Namun jika di gunakan sistem pendistribusian tidak langsung
maka barang – barang yang perlu di simpan di gudang perlu
mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam rangka
mempermudah pengawasannya perlu di buat kartu stok barang yang
di tempelkan pada barang tersebut untuk mempermudah dalam
pengenalan dan pengawasan