OPERASI PERGUDANGAN

SUBBAB 2
Operasi pergudangan (warehouse operation) terdiri
dari penanganan dan penyimpanan. Sasarannya
adalah mengefisienkan inventory, penyimpanan
sesuai kebutuhan, dan merangkainya ke dalam suatu
order yang lengkap dan selanjutnya dilakukan
pengiriman ke pelanggan. Hal ini lebih menekankan
kepada aliran barang dari sebuah gudang modern
yang melakukan kegiatan product mixing.
1. Proses Penerimaan Barang
Penerimaan barang merupakan proses kegiatan gudang perusahaan dalam
menerima berbagai jenis barang dalam kuantitas tertentu, yang disertai
dengan bukti dokumen dan prasyarat penanganan yang sah dari pihak
terkait dengan aktivitas yang terkendali. Dalam proses pengelolaan
produk/barang yang masuk atau diterima terdapat tahapan yang harus
dilakukan sebagai satu kesatuan, meliputi:
A. Bentuk produk atau barang
Merupakan wujud dari keadaan fisik secara langsung teridentifikasi dengan
panca indera. Jika keberadaan fisik barangnya tidak dapat terpenuhi, hal ini
menyebabkan teknis penanganan yang berbeda sehingga hasilnya tetap
dapat dipenuhi.
Prosedur dalam penanganan penerimaan barang, diantara lain:
a. Penerimaan barang dilakukan secara langsung disertai dokumennya.
b. Selain wujud barang yang dapat teridentifikasi, juga mampu disesuaikan
(crosscheck) pada surat pengantarannya.
c. Dilakukan pemeriksaan terhadap seluruh keadaan produk/barang atau
dapat dilakukan secara acak
d. Diketahui masa berlaku produk (expired), dan jumlah produk/barang yang
tersedia.
B. Dokumentasi
Dokumen yang diterima sebagai catatan pendukung yang menunjukan jenis
dan volume barang sebagai bukti legal bahwa barang sama dengan yang
telah dikirimkan, artinya bahwa:
a. Karakteristik dokumen/catatan sebagai penunjang barang dapat
menginformasikan kesesuaian terhadap setiap item produk/barang yang
masuk.
b. Memiliki standar bukti berkas/catatan seperti surat pengiriman barang, surat
jalan (packing list).
c. Semakin mudah diverifikasi serta lebih terkendali apabila dilampiri juga
dengan surat pesanan barang (purchase order).
C. Cara Penanganan Barang
Langkah penanganan barang dapat disiapkan ketika barang tersebut diterima diawali
dengan menentukan perlu tidaknya barang ditangani pada suhu/ temperatur tertentu,
beratnya barang serta karakteristik dari suatu barang sehingga dapat ditentukan
peralatan yang cocok untuk digunakan seperti pallet, drum, forklift dengan tetap
memperhatikan aturan keselamatan. Ada proses siklus kegiatan di gudang, penerimaan
barang sebagai aktivitas penting yang mengawali penanganan barang. Artinya
ketepatan dalam prosedur yang dilakukan oleh bagian gudang ketika barang diterima,
maka akan berpengaruh terhadap efektivitas pola kerja yang akan dilakukan berikutnya.
Adapun tahapan penerimaan barang meliputi:
1) Sarana angkutan barang masuk area gudang
2) Parkir pada antrian yang telah ditentukan
3) Dilakukan bongkar muat pada loading dock
4) Penyusunan barang bongkaran
5) Mengecek barang dengan dokumen pendukungnya
6) Memasukan data/informasi pada dokumen ke dalam sistem
7) Keabsahan dokumen yang menunjukan barang secara legal di gudang
D. Pengangkut dan Penyuplai
Terdapat perbedaan antara penerimaan barang yang dilakukan oleh penyuplai,
dengan penerimaan barang yang dilakukan olehagen pengirim (pengangkut).
Dalam hal ini pengiriman yang dilakukan oleh keduanya tentu terdapat aturan tata
cara jika kondisi barang dalam keadaan rusak atau hilang. Ketika keadaan berkas
dokumen sebagai bukti catatan tentang barang sesuai jumlah barang diterima serta
dalam kondisi baik, tentu akan berguna untuk mengkonfirmasi kepada pihak
pengangkut dan pensuplai jika terdapat kesalahan. Adapun perbedaan antara
penerimaan barang melalui perusahaan pengangkut dengan penerimaan barang
dari penyuplai antara lain:
1. Pengiriman melalui pengangkut yang ditunjuk:
a) Dokumen pengiriman barang dapat:
1. Disertakan bersama pada barang
2. Dikirim khusus melalui pos/jasa pengiriman dokumen
b) Terdapat kesepakatan yang menerangkan klaim terhadap barang yang hilang,
rusak, atau tidak sesuai dengan kuantitas/volume barang pesanan, dalam hal ini
para pihak yang secara langsung melakukan penanganan barang seperti
penyuplai, pengangkut, dan penerima.
c) Pembubuhan tanda tangan pada berkas dokumen sebagai bukti barang telah
diterima sesuai penerimaan barang yang dipesan.
2. Pengiriman oleh penyuplai:
a) Surat pengiriman biasanya disertakan dengan barang.
b) Apabila barang yang diterima mengalami kerusakan atau barang kurang, segera
dilakukan pemberitahuan/konfirmasi kepada pensuplai agar penyelesaiannya
dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
c) Penyuplai selalu mengutamakan pengiriman kepada pemesan prioritas/ mitra,
untuk itu pelayanan prima tentu menjadi perhatian yang tidak boleh diabaikan.
d) Tuntutan ganti rugi seringkali dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai
media komunikasi sehingga penyelesaiannya dapat dilakukan dengan lebih cepat.
E. Bagian Penerimaan Barang
Alternatif upaya pencegahan atau mengurangi resiko kesalahan tersebut dapat
melalui cara memberitahu bagian pembelian terkait ketidaksesuaian atas barang
yang telah diterimanya, agar bagian tersebut dapat memperhitungkan teknis
cakupan dalam menanganinya, dan jika diperlukan cara untuk mencegah agar
barang-barang itu tidak merupakan bagian dari penerimaan dan menjadi bagian
dari persediaan di gudang. Kecepatan penerimaan barang diperlukan agar
mendapatkan hasil terbaik, misalnya disiapkan kartu terstandar sehingga rincian
barang dapat diisi dengan lengkap dan mudah. Pembuatan kartu sebaiknya
dilengkapi berkas salinannya sebagai jaminan atau dapat langsung dikirim ke
bagian pembelian agar proses komunikasi, koordinasi, dan administrasi dapat
diselesaikan dengan bukti dokumen yang sesuai. Untuk proses penanganan
pekerjaan seperti tersebut di atas harus ada seseorang yang diberi tanggung jawab
khusus dalam penanganan tata persuratan dan kearsipan misalnya pengendalian
atas buku penerimaan barang secara baik dan terkendali dengan rincian setiap
barang diterima di gudang sebagai bagian dari upaya memberikan pelayanan
secara prima dan sekaligus menjaga nama baik perusahaan.
F. Membongkar muatan
Diperlukan mekanisme dan peralatan yang relevan sehingga proses bongkar muat
barang dilakukan secara cepat dan tepat. Misalnya digunakan penjenjang
kandang (pallet), atau truk hidrolik untuk barang-barang yang rentan terhadap suhu
dan memiliki berat tertentu dengan prinsip pemakaian yang efisien.
G. Prosedur Penerimaan
Barang di gudang dalam proses pengelolaan pergudangan terutama dalam
pengurusan setiap produk/barang yang masuk, harus melalui 4 (empat) tahapan
yang meliputi:
 Menerima informasi barang masuk : Kegiatan pada tahap ini
diawali dengan adanya pemberitahuan akan adanya
produk/barang yang akan masuk dengan informasi yang
didapatkan melalui surat pemberitahuan yang diterima secara
langsung maupun informasi melalui berbagai media komunikasi
lainnya.

TAHAP 1
 Memastikan barang masuk siap diterima : Setelah dilakukan
verifikasi informasi atas produk/barang yang akan masuk, maka
tahapan selanjutnya adalah mempersiapkan petugas yang
akan menangani secara langsung serta kondisi kesiapan
berbagai fasilitas dan area tempat untuk menyimpan
produk/barang yang akan diterima.

TAHAP 2
 Penerimaan dan pengecekan barang masuk : Tahap ini
dilakukan ketika produk/barang yang dikirimkan sudah tiba,
dengan langkah persiapan awal yaitu menghitung volume
keseluruhan dan identifikasi secara spesifik seperti nama barang,
kode, jumlah item, ukuran dan berat produk/barang melalui form
check list yang disiapkan untuk memudahkan penentuan atas
produk/barang yang masuk.

TAHAP 3
 Membuat dokumen serah terima barang : Akhir tahapan kegiatan ini yaitu menyiapkan
dokumen serah terima barang dimana secara administrasi gudang biasanya difasilitasi
dengan dokumen kantor yang disebut dengan berita acara serah terima barang. Berita
acara serah terima barang ini penting untuk disiapkan karena menunjukan bukti otentik atas
pihak-pihak yang secara langsung berhubungan pada saat produk/barang diterima, rincian
kondisi fisik produk/barang serta waktu dilakukannya penerimaan. Adapun secara spesifik
dapat mengungkap tentang:
1. Pihak yang melakukan pengantaran produk/barang ke gudang
2. Keterangan referensi pada surat pengantar pengiriman produk/barang.
3. Keterangan waktu lengkap dengan tanggal dan jam kedatangan produk/ barang
4. Keterangan waktu pada saat dilakukan proses bongkar muat produk/ barang
5. Keterangan waktu ketika berakhirnya dilakukan proses bongkar muat produk/barang
6. Spesifikasi dari fisik seperti nama, kode, kuantitas, kualitas, kapasitas/ berat produk/barang
7. Personil gudang yang secara langsung melakukan penerimaan produk/ barang
8. Fisik Penerimaan Barang di Gudang

TAHAP 4
Scan QR Code di bawah ini untuk mendapatkan materi lebih detail
tentang proses penerimaan barang :