MAKALAH PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Pembelian

Dosen Pengampu:

Disusun Oleh Kelompok 2 :

Filda Alfa Leonita (5502180009)

Melindiani Falihah (5502180010)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA
SERANG
2019

1
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah Swt. Atas kelimpahan rahmat dan
karunia – Nya penulis bisa menyelesaikan tugas makalah ini. Penulis mengucapkan terima
kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam menyusun makalah ini. Khususnya
kepada dosen mata kuliah Manajemen pemasaran lanjutan yaitu Arum Wahyuni yang telah
mendukung penulis.

Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan tugas makalah ini masih jauh dari
kata sempurna baik dari materi, bahasa maupun cara penulisannya. Akan tetapi, penulis telah
berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang penulis miliki sehingga dapat
selesai dengan baik dan tepat waktu serta penulis dengan rendah hati dan dengan tangan
terbuka menerima masukan , saran dan usul dengan tujuan penyempurnaan tugas makalah ini.

Akhir kata penulis berharap semoga makalah dengan Judul “Prosedur Penerimaan
Dan Pengeluaran Barang” dapat bermanfaat dan bisa memenuhi tugas penulis di mata kuliah
Manajemen pemasaran lanjutan

Serang, 31 Januari 2020

Penyusun

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................................. 2

BAB I ......................................................................................................................................... 4
PENDAHULUAN .................................................................................................................. 4
1.1 LATAR BELAKANG .................................................................................................. 4
1.2 RUMUSAN MASALAH ............................................................................................. 4
1.3 TUJUAN....................................................................................................................... 4
BAB II ....................................................................................................................................... 5
PEMBAHASAN .................................................................................................................... 5
2.1 PENERIMAAN BARANG .......................................................................................... 5
2.2 PROSEDUR PENERIMAAN BARANG .................................................................... 7
2.3 PENGELUARAN BARANG ...................................................................................... 8
2.4 PROSEDUR PENGELUARAN BARANG ................................................................. 8
BAB III...................................................................................................................................... 9
PENUTUP .............................................................................................................................. 9
3.1 KESIMPULAN ............................................................................................................ 9
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 10

3
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Saat ada pembelian barang, semuanya harus tertata (sesuai prosedurnya) agar tidak ada
kesalahan. Mulai dari surat order pembelian sampai barang tersebut sampai di gudang,
semuanya harus tercatat dan jumlah barang harus sesuai dengan yang tercantum di surat
order.

Penerimaan barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor
yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa itu penerimaan barang ?
2. Apa saja prosedur penerimaan barang?
3. Sebutkan Prosedur pengeluaran barang ?
4. Apa itu pengeluaran barang ?

1.3 TUJUAN
1. Untuk mengetahui apa itu penerimaan dan pengeluaran barang
2. Untuk memahami Penerimaan barang itu seperti apa
3. Mengetahui Tahapan pengeluaran barang
4. Agar lebih mengerti tentang prosedur pengeluaran barang

4
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENERIMAAN BARANG

Penerimaan barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi
yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.

Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat
dipisahkan satu dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima

Bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan
yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang
akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus
menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan
keabsahan proses tersebut.Prinsip penerimaan barang adalah menerima fisik barang
secara langsung. Bukan hanya dokumennya saja.

Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba/dirasa dan dapat dibandingkan dengan
dokumen pengantaran.

a) Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan

b) Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
c) Kuantitas barang vs dokumen.
2. Dokumen
a) Dokumen ,Pendamping ,barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan
dengan barang yang dikirimkan.
b) Dokumen pemesanan,Barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang
mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk
memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang
dikirimkan.
c) Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note),
DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).

5
 d) Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan
juga.
3. Cara Penanganan barang

Persyaratan penanganan

Kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu
ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus
dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.

a) Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya

b) Gunakan peralatan yang sesuai
c) Pahami aturan keselamatannya

Dalam kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor biasanya beberapa dokumen

sebagai berikut :

1) Bukti penerimaan barang.

2) Laporan penerimaan barang (receiving report).

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi

tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama
pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

Tahapan Penerimaan Barang, antara lain:

1) Masuk gudang.
2) Parkir dan antri.
3) Bongkar muat di loading dock.
4) Penyusunan barang bongkaran. Pengecekan barang vs dokumen.
5) Pemasukan data kedalam system.
6) Legitimasi dokumen.
7) Keluar gudang.

6
2.2 PROSEDUR PENERIMAAN BARANG
Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip
pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia,
memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan
kekomputer.

Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari

departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang,
kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut
ke bagian utang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1) Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2) Menerima barang yang rusak.
3) Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi
atau pemegang yang satu kepada instansi atau pemegang yang lain. Pendistribusian atau
penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab
penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu.

Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di
sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan
kondisi barang yang di salurkan.Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di
tempuh oleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu penyusunan
alokasi barang, pengiriman barang dan pengerahan barang.

7
2.3 PENGELUARAN BARANG
Pengeluaran barang adalah barang yang keluar dari gudang karena adanya penjualan
baik secara langsung ke customer maupun melalui jasa pengiriman barang/ekspedisi.

Dalam hal ini prosesnya adalah si customer yang melakukan pembelian baik secara
langsung maupun yang telah melakukan PO akan diproses oleh bagian penjualan dan apabila
stock barang mencukupi maka dari bagian penjualan akan membuat surat dan jalan yang
akhirnya diberikan kepada bagian gudang untuk menyiapkan barang tersebut. Bagian gudang
akan menyiapkan barang yang sesuai pada surat jalan dan akan dicek ulang oleh bagian
Kepala gudang dan Penjualan agar tidak terjadi complain customers. Setelah barang tersebut
sesuai maka akan dilakukan packing dan siap dikirim.

2.4 PROSEDUR PENGELUARAN BARANG

1. Bagian Gudang menerima faktur penjualan tunai dari Bagian Penjualan
2. Menyiapkan barang yang diminta untuk dikeluarkan (yang tercantum dalam faktur
penjualan atau surat order pengiriman)
3. Menyerahkan barang-barang tersebut disertai tembusan faktur penjualan tunai.
Tembusan tersebut diserahkan pada Bagian Pengiriman.
4. Sekaligus menyerahkan barang yang harus dikirim + surat order pengiriman kepada
Bagian Pengiriman
5. Mencatat pengeluaran barang tersebut pada Kartu Gudang

8
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Penerimaan barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi
yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barang
ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya,Fisik barang
yang diterima,Dokumentasi,Cara penanganan barang.Pengeluaran barang adalah barang yang
keluar dari gudang karena adanya penjualan baik secara langsung ke customer maupun
melalui jasa pengiriman barang/ekspedisi.

Jadi, saat ada pembelian barang, semuanya harus tertata (sesuai prosedurnya) agar
tidak ada kesalahan. Mulai dari surat order pembelian sampai barang tersebut sampai di
gudang, semuanya harus tercatat dan jumlah barang harus sesuai dengan yang tercantum di
surat order.

9
 DAFTAR PUSTAKA

http://shindiniamus.blogspot.com/2012/09/prosedur-penerimaan-pengeluaran-barang.html

http://amiekudo.blogspot.com/2014/09/pengeluaran-barangpemotongan-stock.html Diposting
oleh Irma Nurwijayanti Utami di 05.36

10