Department : Gudang

Jabatan : Staff Gudang

Atasan Langsung : Kepala Gudang

JOBDESK STAFF GUDANG

A. TANGGUNG JAWAB

1. Menjaga kebersihan, keamanan dan ketertiban gudang.

2. Membuat administrasi dari seluruh barang yang ada di gudang.
3. Bertanggung jawab atas semua barang di gudang.
4. Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang.

B. TUGAS RUTIN:

1. Menerima barang masuk ke gudang.

2. Membuat laporan penerimaan barang untuk arsip di gudang dan untuk akunting.
3. Mengatur letak barang agar gampang dikeluarkan.
4. Membuat surat pengantar barang yang keluar dari gudang.
5. Membuat laporan keluar masuk barang setiap hari maupun akhir bulan.
6. Memastikan tidak ada barang yang hilang dari gudang.
7. Mengambil dan menyerahkan barang kepada divisi yang meminta.
8. Melakukan stock opname antara laporan dengan barang yang ada di dalam gudang.
Jika jumlahnya tidak sama, maka segera laporkan kepada kepala gudang.

C. TUGAS NON RUTIN:

1. Pada periode tertentu, staff gudang membantu bagian akunting dalam melakukan
stock opname sesuai dengan perintah manajer akunting dan keuangan.
2. Mengusulkan metode pengelolaan gudang yang efektif dan efisien kepada atasan demi
kemajuan perusahaan.
3. Membimbing karyawan baru di bagian gudang.

D. PENJELASAN TUGAS STAFF GUDANG SECARA DETAIL

1. Bertanggung Jawab Atas Bongkar Muat Barang

Job desk staff gudang meliputi pencatatan dan pengawasan pada setiap barang yang
dibongkar muat. Pencatatannya barang berdasarkan pada jumlah, nama, jenis, nama
pengirim atau penerima, hingga waktu pengiriman.

2. Menandatangani Surat Penerimaan Barang

warehouse staff juga bertugas menandatangani surat penerimaan barang. Surat penerimaan
barang ini bisa dari produsen, eksportir, dan lain-lain.

Semua proses tentunya harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang sudah ditentukan, jenis
surat yang bisa ditandatangani oleh staff gudang hanya yang berkaitan dengan aktivitas
barang di gudang dan jika memang diperlukan saja.

3. Melakukan Pengecekan Barang di Gudang

a. Staff gudang akan memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang di dalam gudang.
Mulai dari ruang penyimpanan, pembongkaran, atau ruang lainnya di dalam gudang.

1
 b. Staff Gudang memastikan bahwa barang-barang tersebut sesuai dengan data yang
sudah ada atau belum. Tujuannya juga memastikan kondisi dan jumlah barang untuk
pencatatan dan pelaporan secara berkala.

4. Menyiapkan Pengiriman dan Penyimpanan Barang

Staff gudang menyiapkan pengiriman dan penyimpanan barang. Mulai dari persiapan alamat
tujuan, kelengkapan administrasi, penghitungan barang, packing barang, hingga
pengangkutan barang. Semua ini termasuk dalam kegiatan operasional gudang.

5. Membuat Laporan Secara Berkala

Membuat laporan secara berkala merupakan job desk staff gudang. Semua pencatatan terkait
kondisi barang di gudang, laporan secara berkala dan terperinci.

Hal-hal yang harus dimasukkan ke dalam laporan adalah data barang masuk dan keluar,
data barang yang rusak, data pengembalian barang, hingga data stok barang yang
tersedia di gudang. Semua hal tersebut harus ada di dalam laporan yang dibuat secara
harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.

6. Berkoordinasi dengan Divisi Lain atau Klien

Job desk staff gudang yang tidak kalah penting adalah melakukan koordinasi dengan divisi
lain, admin, pihak manajemen, sampai klien.

2
Department : Gudang
Jabatan : Staff Gudang
Atasan Langsung : Kepala Gudang

SOP GUDANG

A. SOP PENERIMAAN BARANG

Prosedur
1. Menerima Nota dan surat jalan
2. Menata Nota untuk persiapan pengecekan
3. Mengecek kesesuaian Barang dengan Nota atau surat jalan
4. Cek jumlah yang diterima (Pengecekan jumlah real barang saat labeling)
5. Menandai di nota, nama barang yang sudah diturunkan
6. Tanda Tangan Nota
7. Serah terima Nota kepada pengirim
8. Pembelian Tempo ( Terima Nota Merah )
9. Pembelian Tunai ( Terima Nota Putih )
10. Melaporkan kesesuaian barang yang diterima kepada admin & Kepala Gudang
11. Serah terima barang datang kepada bagian admin menerima salinan kontrak atau PO.
12. Koordinasi dengan Admin terkait barang yang diterima
13. Nota yang diterima oleh pihak gudang harus diserah terimakan kepada admin, guna
pendataan barang
14. Pihak Gudang dan admin melakukan pengecekkan barang secara Bersama agar tidak
terjadi kesalahan dalam menentukan Jumlah barang
15. Setelah pendataan selesai dilakukan oleh admin, segera mungkin meminta barcode
kepada admin agar barang bisa ditempelkan barcode dan bisa ditata digudang atau di
keluarkan / diserah terimakan kepada bagian operasional agar segera bisa dijual /di
display

B. SOP LABELING SPAREPART

1. Terima barang dari bagian penerimaan ( Admin )
2. Terima Print Laporan Barang masuk dari bagian Input Pembelian ( Admin )
3. Proses Pelalbelan
1. Pilih barang yang akan dilabeli
2. Lihat ID barang pada Laporan Barang Masuk
3. Rubah angka pada Alat Label agar sesuai dengan ID Barang
4. Tempelkan Label pada semua Barang
5. Tulis ID Barang pada Kardus Besar / pada packing plastic dengan Spidol
6. Menghitung dan Mencocokkan Jumlah barang dengan Laporan barang masuk
7. Serah Terima Barang dan Laporan Barang Masuk kepada bagian penataan

C. SOP PENATAAN BARANG DATANG

1. Terima Barang dari bagian Labeling ( Admin )
2. Lihat Lokasi barang pada Laporan Barang Masuk
3. Tuliskan Lokasi Rak pada salah satu barang dari tiap-tiap tipe barang yang akan ditata
4. Masukkan dan Tata dengan rapi pada Lokasi Rak
5. Jika Rak sudah tidak muat letakkan sisa barang di bagian paling atas dari rak yang
sama

3
D. SOP PENATAAN BARANG YANG BELUM PUNYA LOKASI
1. Terima Barang dari Bagian Labeling ( Admin )
2. Lihat Laporan Barang Masuk, ada berapa jenis barang yang belum punya lokasi
3. Cari Lokasi kosong atau Lokasi yang sudah tidak dipakai
4. Ambil Box atau Keranjang dari Lokasi
5. Masukkan dan Tata dengan rapi pada wadah yang sesuai
6. Catat Lokasi baru yang tertera pada wadah di Laporan Barang Masuk
7. Kembalikan wadah yang sudah terisi barang ke Lokasinya masing-masing

E. SOP PERSIAPAN BARANG UNTUK DISPLAY

1. Ambil Surat Transfer gudang yang tercetak / Nota
2. Proses Pengambilan barang
a. Cek kesesuaian ID dan Nama Barang
b. Jika cocok, ambil barang sesuai jumlah yang diminta
c. Jika tidak cocok lapor ke kepala gudang
d. Jika stok di gudang kosong, lapor ke kepala gudang
e. Beri tanda centang di Surat Transfer gudang, pada angka jumlah barang yg
sudah diambil
3. Pengecekan barang ke Bagian operasional untuk memastikan barang yang keluar dari
gudang terpajang dengan baik dan benar

F. SOP PACKING BARANG

1. Beri keterangan dengan spidol pada Wadah barang-barang yang mudah rusak, misal
Body, lampu, dll
2. Beri Tanda posisi Atas pada barang yang peletakannya tidak boleh terbalik

G. SOP PENGECEKAN BARANG KELUAR

1. Petugas persiapan menyebutkan ID atau Nama Barang dan Jumlahnya
2. Petugas pengecekan mengawasi penghitungan barang dan cek fisik barang secara
langsung jika ada yang meragukan
3. Petugas pengecekan memberi tanda pada barang yang telah sesuai
4. Jika ada ketidak sesuaian, lakukan pencatatan dan segera ganti barang

H. SOP PENGIRIMAN BARANG

H.1. Prosedur Pemeriksaan barang
1. Periksa barang yang dikirim oleh kepala gudang.
2. Jika barang sudah selesai, barang tersebut harus di tanda tangani oleh kepala Gudang.
3. Jika sudah, barang tersebut di packing dan dimasukan ke dalam angkutan umum.
4. Periksa sesuai nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa serta surat pesanan
dan surat pengirman atau SPB.

H.2. Mengirim Barang Melalui Jasa Angkutan

1. Menghubungi jasa angkutan terlebih dahulu untuk dapat mengambil barang.
2. Informasikan juga ke para petugas keamanan andaikan ada pengiriman yang nantinya
bisa membantu untuk melakukan pengawasan selama pemuatan barang.
3. Melakukan serah terima kepada para petugas jasa angkutan karena sudah membawa
barang tersebut
4. Terakhir adalah memastikan jasa angkutan untuk mengirim butki real pengiriman atau
berupa testimoni, alamat tujuan & nomor yang memang tercantum pada surat
pengantar.

4
J. SOP RETUR
Penerimaan Retur -> Proses Retur -> Serah Terima
SOP Penerimaan Retur
1. Cek Fisik Kelayakan Retur
1.1. Barang Rusak
- Cek Nota pembelian pelanggan
- Cek Kerusakan Barang
- Pastikan Kerusakan barang bukan karena kesalahan Pembeli
1.2. Barang Normal
- Cek Nota pembelian pelanggan
- Cek keutuhan Segel
- Cek Fisik barang belum pernah dipakai
- Pastikan Barang masih Normal
2. Pastikan Barang yang akan diretur benar-benar berasal dari Suryamotor
3. Penerimaan Barang
3.1. Barang tidak layak retur, Tolak pengajuan Retur
3.2. Barang layak retur, Proses Retur

K. SOP RETUR GANTI BARANG

1. Minta Nota pembelian pelanggan
2. Terima Barang Retur
3. Proses administrasi data
3.1. Jika Barang diretur karena salah nota (Barang Normal)
3.1.1. Beri Keterangan pada nota pelanggan
3.1.2. Batalkan Nota (Batal Item / Batal Nota)
3.1.3. Buatkan Nota Penjualan untuk barang yang baru
3.1.4. Jika yang dibatalkan nota kredit, Konfirmasi ke Bagian keuangan dan
berikan Nota putih ke bagian keuangan
3.1.5. Serah terima barang yang diretur ke Kepala Gudang
3.2. Jika Barang diretur karena Gudang salah ambil Barang atau Barang Rusak
3.2.1. Langsung tukar barang
3.2.2. Proses barang yang dikembalikan
- Jika Barang rusak ditransfer ke gudang Retur
- Jika Barang Normal Serahkan ke Kepala Gudang
4. Ambil Barang dari Gudang
5. Serah Terima barang ke pelanggan

L. SOP RETUR GANTI TUNAI

1. Minta Nota pembelian pelanggan
2. Terima Barang Retur
3. Batalkan data barang pada nota (Batal Item / Batal Nota)
4. Proses Barang yg diretur
4.1. Jika Barang Rusak Transfer Barang ke Gudang Retur
4.2. Jika Barang Normal Serahkan ke Kepala Gudang
5. Beri Keterangan batal pada nota Tunai pelanggan
6. Minta uang ke kasir sesuai Harga di nota
7. Serah terima uang tunai ke pelanggan

5
M. SOP KEBERSIHAN GUDANG
Prosedur : Setiap pagi, Gudang harus di pel dan di sapukan. Setelah itu Anda juga harus
membersihkan dinding dari debu atau saran laba-laba.

O. SOP KEAMANAN GUDANG

Prosedur : Orang yang tidak berkepentingan dilarang masuk, Pintu gudang selalu dikunci,
dengan catatan tidak ada proses dalam penerimaan & pengeluarang barang. Selain itu,
gudang disimpan oleh kepala gudang.