STANDARD OPERATING PROCEDURE

SOP KEUANGAN & ACCOUNTING

4. Prosedur Pembelian Barang

1. TUJUAN :
 Memastikan bahwa semua barang yang diorder sesuai dengan kebutuhan.
 Memastikan bahwa Purchase Order sudah mendapat persetujuan oleh
departemen head dan pimpinan unit.

2. RUANG LINGKUP :
Prosedur ini menggambarkan proses yang dimulai dari departemen yang meminta
pembelian barang, purchasing yang memproses PR menjadi PO dan sampai kepada
departemen yang meminta tersebut menerima barang dari supplier.

3. DEFINISI :
PR : Purchase Requisition
Suatu bukti permintaan barang yang dibutuhkan dengannberdasarkan pertimbangan
dari harga dan kwalitas barang tersebut dari beberapa supplier ( minimal 3
supplier ) untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan dengan cara pembayaran
secara kredit dan mendapatkan persetujuan dari Dept.Head dan Pimpinan Unit

PO : Purchase Order
Suatu bukti permintaan barang kepada supplier yang sudah dilakukan penawaran
( baik dalam bentuk barang, Harga dan pembayaran) dengan mendapat persetujuan
dari Dept.Head dan Pimpinan Unit

4. REFERENSI :
- Form PR
- Form PO
- Penawaran Harga dari Supplier
- Invoice
5. PROSEDUR PEMBELIAN BARANG
PELAKSANA NO. URAIAN PROSEDUR
Departemen 5.1 Melakukan permintaan barangdengan PR

Purchasing 5.2 Terima PR lalu mencari 3 Supplier sebagai

pembanding

Supplier 5.3 Terima permintaan maka supplier membuat

penawaran ke purchasing

Purchasing 5.4 Berdasarkan 3 penawaran maka purchasing

melakukannegosiasi dengan supplier untuk
mendapatkan the best price.

Supplier 5.5 Hasil negosiasi terjadi revisi dan penawaran dikirim

kembali ke purchasing

Purchasing 5.6 Melakukan perbandingan 3 harga supplier + supplier

usulan requester dengan kwalitas dan spesifikasi
sesuai permintaan
Purchasing 5.7 Jika mendapatkan the best price maka goto 5.8 dan
jika tidak Mendapatkan maka goto 5.9.
Purchasing 5.8 Buat PO, minta tanda tangan.PO Asli buat peminta,
PO Copy PO
buat purchasing.
Purchasing 5.9 Tidak terpilih maka disimpan saja datanya.
Departemen 5.0 MenandatanganiPO lalu mengembalikannyake
purchasing.
Purchasing 5.1 Terima PO yang sudah ditandatangani peminta dan
serahkan Ke GM/EAM untuk menandatanganinya.
GM/EAM 5.2 Menandatangani PO lalu mengembalikannya ke
purchasing.
Purchasing 5.3 Terima PO yang sudah ditandatangani, PO asli untuk
Peminta dan PO copy untuk purchasing.
Departemen 5.4 Terima PO asli dan difile.
Purchasing 5.5 PO copy di fax ke Supplier.
supplier 5.6 Atas dasar PO maka supplier menyiapkan barang.
Supplier 5.7 Baca SOP Penerimaan Barang. Barang dikirim oleh
Supplier
Supplier 5.8 Proses Selesai.
6. FLOW CHART
PURCHASING DEPARTEMEN

Start

Menerima Membuat
Permintaan Barang Permintaan Barang
Daftar Daftar

Melakukan
Perbandingan Harga

Membuat Purchase Menandatangani

Order Purchase Order
PO PO

Terima PO yg sudah Mengembalikan

ditandatangani Purchase Order
PO PO

Kirim PO
ke Suplier
PO

End