FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS No.

Dokumen POB/FEBUNS/16
UNIVERSITAS SEBELAS MARET Revisi ke 0
Dokumen level 2:
Tgl. berlaku 31 Desember 2015
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Judul :
Halaman 1/3
PEMINJAMAN FASILITAS KENDARAAN DINAS

PEMINJAMAN FASILITAS KENDARAAN DINAS

( ISO 9001:2000 klausul 7.6 )

1. Tujuan dan Fungsi

Prosedur operasional baku ini disusun untuk
1.1. Memberikan panduan dalam melakukan ajuan peminjaman fasilitas kendaraan dinas Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret.

2. Ruang lingkup
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret.

3. Fasilitator
Wakil Dekan Bidang Keuangan & Umum bertanggungjawab atas ajuan peminjaman fasilitas kendaraan
dinas Fakultas Ekonom dan Bisnis Universitas Sebelas Maret. .

4. Definisi
Peminjaman fasilitas kendaraan dinas adalah ajuan peminjaman fasilitas kendaraan dinas oleh staf
akademik untuk melakukan perjalanan dinas dalam kota dan luar kota.

5. Referensi
Prosedur Mutu Peminjaman Kendaraan Dinas UNS No. UN27.16.1.PM.18 tanggal 1 Juni 2012

6. Masukan
Ajuan peminjaman kendaraan dinas.

7. Keluaran
Ijin penggunaan kendaraan dinas .

8. Kriteria Keberterimaan
Menginformasikan standar yang digunakan untuk ajuan peminjaman fasilitas kendaraan dinas di FEB
UNS.

9. Prosedur
9.1. Umum
9.2. Proses Peminjaman.
9.2.1.Form permohonan peminjaman fasilitas kendaraan dinas disediakan oleh Bagian Umum &
Keuangan.
9.2.2.Meneliti catatan jadwal penggunaan kendaraan dinas dan sopir yang akan menjalankan.
9.2.3.Permohonan persetujuan kepada Wakil Dekan Bidang Keuangan & Umum. Jika kendaraan
tidak dapat dipinjam/dipakai, maka harus memberikan keterangan tertulis tentang alasan
pemakaian mobil dinas tersebut dan dicarikan alternatif kendaraan lain dengan mengajukan
surat permohonan baru untuk meminjam pada kendaraan yang lainnya dengan meminta
persetujuan Wakil Dekan Bidang Keuangan & Umum dan seterusnya.
9.2.4.Wakil Dekan Bidang Keuangan & Umum memberikan persetujuan tentang pemakaian
Kendaraan Dinas

Disiapkan Diperiksa Disahkan

TMM KUPM Dekan

 FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS No. Dokumen POB/FEBUNS/16
UNIVERSITAS SEBELAS MARET Revisi ke 0
Dokumen level 2:
Tgl. berlaku 31 Desember 2015
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Judul :
Halaman 2/3
PEMINJAMAN FASILITAS KENDARAAN DINAS

9.2.5.Pencatatan agenda sebagai monitoring persuratan dan pencatatan dalam jadwal pemakaian
kendaraan dinas.
9.2.6.Sebelum kendaraan dinas dipakai dilakukan pengecekan oleh petugas/ driver yang merawat
kendaraan dinas dimaksud disaksikan oleh pemakai/ peminjam.
9.3. Verifikasi peminjaman yang diajukan
9.3.1.Penyerahan kunci dan driver yang ditunjuk sebagai pembawa kendaraan dinas. Apabila tidak
ada driver yang membawa kendaraan tersebut, maka peminjam bertanggung jawab akan
keselamatan dan keutuhan mobil yang dipinjam.
9.3.2.Penyerahan kembali kunci dan kendaraan dinas yang telah dipakai
9.3.3.Pengecekan ulang kondisi kendaraan dinas setelah digunakan dalam keadaan baik
sebagaimana mestinya dan bersih (sudah dicuci). Apabila terjadi sesuatu hal atau kerusakan
mobil yang dipinjam, maka peminjam bertanggung jawab akan perbaikan kendaraan
tersebut.

10. Rekaman
10.1. Surat ajuan permohonan peminjaman kendaraan dinas.
10.2. Formulir peminjaman kendaraan dinas.
10.3. Form cek kelengkapan peralatan dan perlengkapan.
10.4. Berita acara pengembalian kendaraan dinas.

11. Catatan
9.1. Sebaiknya kendaraan dinas tidak dapat dibawa pulang, kecuali untuk kegiatan dinas diluar jam
kerja, dan satu mobil dinas sertai satu sopir.
9.2. Jika mobil dinas tidak dapat dibawa pulang, maka kunci mobil dinas dititipkan dan dikoordinasikan
oleh Bagian Umum dan Perlengkapan.
9.3. Prioritas peminjaman mobil dinas disesuaikan dengan unit kerja (bidang) yang bersangkutan. Jika
mobil dinas tersebut dipakai, bisa dialihkan ke mobil dinas yang lain, misalnya : Kegiatan dibawah
Bidang I menggunakan mobil dinas bidang I, dan seterusnya.
9.4. Jika ada pihak yang akan meminjam mobil yang sudah dipesan, dengan pertimbangan untuk
urusan dinas, wajib memberitahu kepada pihak yang memesan lebih dahulu. Dalam hal ini
peminjam yang dulu bisa mengajukan peminjaman mobil lainnya.
9.5. Mobil dinas dicek sebelum dan sesudah peminjaman oleh petugas (perawat kendaraan).
Peminjam wajib mengembalikan mobil dinas seperti sedia kala, missal: bensin dalam keadaan
penuh atau sama dengan sebelum dibawa peminjam. Jika tidak mentaati, maka yang
bersangkutan tidak diprioritaskan untuk melakukan peminjaman mobil.

Disiapkan Diperiksa Disahkan

TMM KUPM Dekan

 FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS No. Dokumen POB/FEBUNS/16
UNIVERSITAS SEBELAS MARET Revisi ke 0
Dokumen level 2:
Tgl. berlaku 31 Desember 2015
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Judul :
Halaman 3/3
PEMINJAMAN FASILITAS KENDARAAN DINAS

12. Diagram Alir Peminjaman Fasilitas Kendaraan Dinas

Kepala Dokumen &
Aktivitas / Prosedur Wakil Dekan Bidang Waktu
Peminjam Sub Bagian Umum Rekaman
Keuangan & Umum
& Keuangan
Peminjam mengajukan permohonan peminjaman
Mobil dinas Ditujukan Kepada Kepala Sub Bagian 1 menit Surat Ajuan
Administrasi Umum & Keuangan
Kepala Sub Bagian Umum & Keuangan melakukan tidak
Formulir
verifikasi permohonan dan memberikan formulir 1 menit
Peminjaman
peminjaman kendaraan dinas
Peminjam mengisi formulir dan menandatangani ya
formulir peminjaman kendaraan dinas dan Formulir
3 menit
mengajukan kepada Wakil Dekan Bidang Keuangan & tidak Peminjaman
Umum
Wakil Dekan Bidang Keuangan & Umum memberikan Formulir
5 menit
persetujuan peminjaman Peminjaman
Peminjam mengembalikan formulir yang sudah
ya Formulir
disetujui Wakil Dekan Bidang Keuangan & Umum ke 1 menit
Peminjaman
Kepala Sub Bagian Umum & Keuangan
Sub Bagian Umum & Keuangan menyerahkan Form Cek
kendaraan dinas yang dipinjam disertai dengan Kelengkapan
pengisian form cek kelengkapan peralatan dan Peralatan dan
perlengkapan mobil dinas Perlengkapan
5 menit
Peminjam menerima kendaraan dinas dan Form Cek
menandatangani form cek kelengkapan peralatan dan Kelengkapan
perlengkapan mobil dinas Peralatan dan
Perlengkapan
Peminjam mengembalikan kendaraan dinas setelah Form Cek
selesai digunakan kepada Kepala Bagian Umum Kelengkapan
5 menit
Perlengkapan, dan dilakukan pemeriksaan atas Peralatan dan
kondisi kendaraan dinas yang dipinjam Perlengkapan
Peminjam dan Kepala Sub Bag Umum & Keuangan
Berita acara
menandatangani berita acara pengembalian 1 menit
pengembalian
kendaraan dinas

Disiapkan Diperiksa Disahkan

TMM KUPM Dekan