PROSEDUR OPERASI STANDAR (POS)

BIRO UMUM DAN PENGADAAN

UNIVERSITAS DARMA PERSADA

A. Rasional
Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure, SOP) atau
kadang disingkat POS, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu
petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu
prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem
manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS.
B. Tujuan dan Manfaat
Prosedur Operasi Standar (POS) Biro Umum & Pengadaan bertujuan memberikan
pedoman bagi penyelenggaraan administrasi di lingkungan Universitas Darma Persada
dan unsur lain yang terkait.
Implementasi POS di Biro Umum & Pengadaan dapat memberikan manfaat, diantaranya
adalah:
1. POS dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan dan
pencapaian suatu pekerjaan.
2. SOP dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap
proses pekerjaan di Biro Umum & Pengadaan.
3. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi
apabila terdapat suatu perubahan kebijakan.
4. SOP dapat digunakan sebagai sarana audit kinerja Biro Umum & Pengadaan.
5. SOP dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi.
C. Ruang Lingkup
POS Biro Umum dan Pengadaan memuat pedoman secara rinci tentang persiapan,
pelaksanaan, pemantauan, dan pelaporan administrasi, yang meliputi:
1. Prosedur Operasi Standar Pemakaian Kendaraan Dinas
2. Prosedur Operasi Standar Pemakaian Peminjaman Mobil
3. Prosedur Operasi Standar Pemakaian Pengeluaran barang habis pakai
4. Prosedur Operasi Standar Penyewaan AULA
5. Prosedur Operasi Standar Pengajuan pembiayaan pekerjaan pemeliharaan
6. Prosedur Operasi Standar Peminjaman Peralatan
7. Prosedur Operasi Standar Kurir

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PEMAKAIAN KENDARAAN DINAS

Ketentuan dasar :
1. Penggunaan kendaraan dinas hanya dapat digunakan untuk keperluan dinas kantor
2. Penggunaan kendaraan dilakukan dengan tujuan memperlancar penyelesaikan tugas kantor
3. Pengendara kendaraan dinas hanya dapat dilakukan oleh pengemudi yang ditugaskan, terkecuali
karena satu dan lain hal yang mengharuskan diganti oleh pengemudi lain.
4. Pengemudi pengganti harus atas persetujuan atasan langsung dari pengemudi tersebut.
5. Permohonan penggunaan kendaraan harus diajukan minimal 1 minggu sebelumnya agar dapat
dijadwalkan.
6. Persetujuan penggunaan diberikan bila jadwal penggunaan belum ada.
Penanggung jawab
Pelaksana Administrasi

LANGKAH
1

2
3

5
6

9
10
Catatan
dinas

:
:

Ka. Biro Umum dan Pengadaan (BUP)

Kabag. Umum

AKTIVITAS

KONDISI

Unit pengguna kendaraan dinas mengajukan

permohonan penggunaan kendaraan dinas berupa
surat atau memo
Bagian administrasi kendaraan memberikan informasi
bisa tidaknya kendaraan tersebut digunakan
Unit pengguna mengisi formulir penggunaan Formulir penggunaan kendaraan
kendaraan dan ditandatangani oleh atasan pengguna
untuk kemudian diserahkan kepada administrasi
kendaraan
Bagian umum menandatangani formulir sebagai bukti Buku
agenda
penggunaan
izin
dan
selanjutnya
bagian
administrasi kendaraan
mengagendakan jadwal tersebut dalam buku agenda
penggunaan kendaraan.
Meneruskan formulir kepada pengemudi agar
diketahui jadwalnya
Pada saat penguna akan keluar kampus pengemudi Pengemudi mencatat batas awal
menyerahkan surat jalan tersebut kepada petugas KM berangkat dalam formulir
satpam untuk ditandatangani dan mencatat jam keluar tersebut
kampus
Saat kembali kekampus pengemudi menyerahkan Pengemudi mencatat KM akhir
surat jalan kepada satpam untuk ditandatangani dan penggunaan kendaraan dalam
mencatat jam tiba kembali
formulir tersebut
Pengemudi mengembalikan formulir surat jalan
kepada administrasi kendaraan untuk validasi dan
dicatat dalam buku agenda penggunaan kendaraan
Bagian administrasi kendaraan menyimpan file surat
jalan tersebut
selesai
: Setiap akhir bulan bagian administrasi kendaraan mengevaluasi penggunaan kendaraan

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PEMAKAIAN PEMINJAMAN BUS KAMPUS
Ketentuan dasar :
1. Bus kampus hanya dapat diginakan bila mendapat persetujuan pimpinan atau unit yang ditunjuk
untuk itu.
2. Penggunaan bus dimaksudkan untuk kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas mahasiswa atau
kampus.
3. Pengemudi bus kampus hanya pengemudi yang diberi tugas untuk itu.
4. Permohonan peminjaman/pemakaian bus harus di ajukan minimal 1 minggu sebelumnya dengan
surat tertulis.
5. Persetujuan penggunaan diberikan bila jadwal penggunaan belum ada.
6. Peminjaman dibatasi hanya untuk wilayak JABODETABEK
Penanggung jawab
Pelaksana Administrasi

LANGKAH
1

2
3
4
5
6

9
10

:
:

Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Kabag. Umum

AKTIVITAS

KONDISI

Unit pengguna kendaraan Bus mengajukan Bila pemohon dari mahasiswa

permohonan penggunaan kendaraan dinas berupa (UKM, BEM, HIMPUNAN)
surat permohonan
surat ditujukan kepada Warek II
bidang non akademik
Surat persetujuan diteruskan ke Biro Umum dan
Pengadaan
Biro Umum dan Pengadaan / Bagian Umum
menyiapkan surat jalan untuk sopir
Bagian Umum mencatat dalam daftar pengunaan
kendaraan/Bus
Bagian Umum memberikan Surat Perintah Jalan
kepada Pengemudi Bus
Pada saat penguna akan keluar kampus pengemudi Pengemudi mencatat batas awal
Bus menyerahkan surat jalan tersebut untuk KM berangkat dalam formulir
ditandatangani oleh Petugas Satpam dan mencatat jam tersebut
keluar
Saat kembali kekampus pengemudi Bus menyerahkan Pengemudi mencatat KM akhir
surat jalan kepada satpam untuk ditandatangani dan penggunaan kendaraan dalam
mencatat jam tiba kembali
formulir tersebut
Surat jalan tersebut diserahkan oleh pengemudi
kepada bagian administrasi kendaraan untuk
divalidasi dan dicatat dalam buku agenda penggunaan
kendaraan
Bagian administrasi kendaraan menyimpan file surat
jalan tersebut
selesai

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PEMAKAIAN PENGELUARAN BARANG HABIS PAKAI

Ketentuan dasar :
1. Bagian gudang hanya dibenarkan mengeluarkan barang bila ada persetujuan tertulis sesuai
formulir yang ada
2. Yang berhak mengeluarkan barang hanya karyawan yang ditunjuk atau bertanggung jawab untuk
itu.
Penanggungjawab
Pelaksana Administrasi
Counter Check

LANGKAH
1

3
4

5
6

7
8
Catatan

:
:
:

Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Kabag Umum
Staff Accounting Biro Keuangan

AKTIVITAS

KONDISI

Ada surat permintaan barang dari unit kerja yang telah

disetujui oleh Ka. Biro Umum dan Pengadaan atau
yang ditunjuk
Bagian Administrasi Umum menyiapkan daftar formulir pengeluaran barang
barang yang diminta dalam formulir pengeluaran
barang
Daftar tersebut disampaikan kepada Ka. Biro Umum
dan Pengadaan untuk ditandatangani persetujuannya
Surat persetujuan pengeluaran barang diberikan
kepada bagian gudang sebagai dasar mengeluarkan
barang
Barang diberikan kepada pemohon/unit pengguna
dengan menandatangani bukti terima barang
Bukti serah terima barang tersebut selanjutnya
diteruskan pada bagian accounting untuk di bukukan
dalam buku inventory
Bagian accounting menyimpan file sebagai bukti
transaksi pengeluaran barang
Selesai
Pada setiap awal bulan dilakukan cek fisik untuk
pencocokan antara bagian accounting dengan bagian
gudang

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PENYEWAAN AULA

Penanggungjawab
Pelaksana Administrasi
Counter Check

:
:
:

Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Kabag. Umum
Biro Keuangan

LANGKAH

AKTIVITAS

KONDISI

Biro Marketing dan Bagian Umum melakukan tawar

menawar dengan calon penyewa dan di konsultasikan
ke BUP
Hasil kesepakatan dituangkan dalam surat persetujuan
sewa Aula dan ditandatangani oleh kedua pihak dan
copynya disampaikan kepada Biro Keuangan dan Biro
Umum
Biro Marketing dan Bagian Umum mencatat dalam
buku
agenda
penyewaan
AULA
dengan
menyesuaikan dengan jadwal di Biro Umum
Biro Marketing berkoordinasi dengan Biro Umum
untuk kebutuhan tenaga pendukung dan jadwal
Biro Marketing dan Bagian Umum mengajukan biaya
persiapan AULA kepada Warek II sesuai ketentuan
Calon penyewa membayar sesuai kesepakatan sewa
melalui rekening UNSADA
Bukti pembayaran dilaporkan kepada Biro Keuangan
untuk dibukukan
Pelaksanaan penggunaan AULA
Biro Marketing dan Bagian Umum membuat laporan
pertanggung jawaban sewa Aula
Selesai

Table sewa Aula dan ketentuan

sewa Aula

4
5
6
7
8
9
10

Format surat persetujuan sewa

Biro Keuangan
dananya

menyiapkan

SPJ kepada Biro Keuangan

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PENGAJUAN PEMBIAYAAN PEKERJAAN PEMELIHARAAN
Ketentuan dasar :
1. Pekerjaan hanya dapat dilakukan bila mendapat persetujuan dari pimpinan unit yang
bertanggungjawab untuk itu
2. Perhitungan biaya pekerjaan harus didasarkan pada prinsip efisiensi dan transparan
3. Setiap pekerjaan harus dapat dipertanggungjawabkan
4. Pelaksana pekerjaan adalah yang ditunjuk dan menguasai masalah yang akan dikerjakan
Penanggung Jawab
Pelaksana Administrasi
Counter Check

LANGKAH
1
2
3
4
5
6
7
8
9

10

11
12

:
:
:

Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Kabag. Pengadaan
Staff Accounting Biro Keuangan

AKTIVITAS

KONDISI

Menyusun anggaran/estimasi biaya pekerjaan Ada permintaan kerusakan

perbaikan
Menyampaikan estimasi kepada Ka. Biro Umum dan Untuk pekerjaan yang nilainya
Pengadaan untuk dilakukan penilaian/koreksi
dibawah 10 juta
Ka. Biro Umum dan Pengadaan memberikan
persetujuan pengajuan kepada Warek II
Hasil estimasi yang telah ditandatangani diajukan
pada Warek II untuk dipertimbangkan pembiayaannya
Warek II memberikan persetujuan berupa disposisi
disetujui atau tidak
Bila disposisi disetujui diteruskan ke Biro Keuangan
untuk disiapkan biayanya
Pembayaran oleh keuangan disesuaikan dengan
kondisi kesiapan dana sehingga bisa secara bertahap
Bila telah disetujui maka pelaksanaan pekerjaan dapat
dilakukan
Biro Umum dan Pengadaan melakukan pemesanan
bahan dan mengumpulkan bukti belanja sebagai bahan
pertanggungjawaban
Bila pekerjaan selesai Biro Umum dan Pengadaan
menyampaikan
laporan
pertanggungjawaban
penggunaan dana yang dilampiri dengan bukti-bukti
yang otentik
Laporan pertanggungjawaban disampaikan kepada
Biro keuangan untuk dijadikan dokumen pembukuan
selesai

PROSEDUR OPERASI STANDAR

PEMINJAMAN PERALATAN
Penanggung Jawab
Pelaksana Administrasi

:
:

Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Kabag. Pengadaan

LANGKAH

AKTIVITAS

KONDISI

Unit kerja / Organisasi Kemahasiswaan

mengajukan permohonan peminjaman peralatan
dengan mengisi blanko peminjaman peralatan
Blanko peminjaman setelah disetujui oleh Ka.
Biro Umum & Pengadaan dengan terlebih dulu
diparaf oleh peminjam dan Kabag Pengadaan
Kabag Pengadaan memerintahkan kepada petugas
peralatan untuk meminjamkan peralatan sesuai
aturan yang berlaku dengan menyerahkan KTM
(bagi mahasiswa) dan dicatat dalam Buku
Kontrol
Setelah peralatan selesai digunakan, segera
dikembalikan kepada petugas perlengkapan dan
KTM dikembalikan (bagi mahasiswa).
Selesai

blanko peminjaman peralatan

PROSEDUR OPERASI STANDAR

KURIR
Penanggung Jawab
Pelaksana Administrasi

:
:

Ka. Biro Umum dan Pengadaan

Kabag. Umum

LANGKAH

AKTIVITAS

Unit kerja mengajukan permohonan pengantaran

surat yg ditujukan kepada Ka. Biro Umum dan
Pengadaan
Ka. Biro Umum dan Pengadaan meneruskan
kepada Kabag Umum untuk segera di jalankan
sesuai permintaan Unit Kerja
Kabag Umum memerintahkan kepada kurir untuk
mengantar surat sesuai disposisi Ka. Biro Umum
Kurir mencatat setiap surat yang diantar ke dalam
buku kurir
Setelah surat di antar kurir memberikan tanda
terima surat kepada Unit kerja bersangkutan
sebagai tanda bukti surat sudah disampaikan
Selesai

3
4
5

KONDISI