SOAL GENERAL AFFAIR

1. Anda bekerja pada PT CAHAYA SAKTI UTAMA yang beralamat di Menara

Prima Lantai 17, Jalan Lingkar Luar Mega Kuningan Kav. 28 Jakarta. Hari
ini anda ditugaskan untuk mendata seluruh perabot kantor (office
equipment) yang ada di kantor tersebut.

TUGAS
Buatlah form inventarisasi tersebut untuk mencatat seluruh perabotan
kantor. Form tersebut harus menyebutkan tanggal catat,
ruangan/Departemen, nama barang, spesifikasi, jumlah, kondisi, pencatat
dan tanda tangannya, serta penanggung jawab perabot dan tanda
tangannya.
Isikan pada form tersebut nama/jenis barang/perabot kantor yang minimal
harus ada pada setiap ruang kerja. (kemampuan anda menyebutkan
sejumlah barang membuktikan anda telah familiar dengan lingkungan
kantor).

2. Perusahaan anda menyiapkan space seluas 4x6 untuk menambah ruang

meeting baru yang mengambil posisi ex ruang Departemen Produksi yaitu
posisinya diantara ruangan Direksi dan ruang Keuangan.
Anda diberikan wewenang untuk mendesain layout ruang meeting tersebut
dengan ketentuan bahwa ruang meeting tersebut harus dapat memuat
perabot yang telah disiapkan antara lain:
 Meja oval 2x4 1 unit
 Kursi 12 set
 Meja kecil 1 set
 Screen in focus 1 lembar
 White board 1 unit
 Meja tulis 1 unit
 Computer dan printer 1 set
 Filing cabinet 3 laci 1 unit
 Soundsystem mini 1 unit
 Speaker stereo 1 set
Tugas Anda
Mendesain layout ruangan tersebut sesuai dengan prinsip penataan ruang
yang baik.
3. Anda dipercaya untuk mengendalikan pemakaian peralatan kantor untuk
seluruh departemen. Pekerjaan anda adalah melayani permintaan
peralatan kantor dari karyawan yang membutuhkan. Agar penggunaan
peralatan kantor tersebut tidak terjadi penyalahgunaan, penyelewengan
atau kekeliruan pemakaian, atasan anda membuat kebijakan untuk:
 Setiap karyawan yang meminta peralatan kantor harus mengisi
form yang disetujui oleh atasan.
 Penyerahan peralatan kantor harus ada bukti tanda terima pada
form tersebut.
Buatlah gambar prosedur umum permintaan peralatan kantor dengan
menggunakan prosedur yang benar dan buatlah FORM pendukungnya.

4. Anda dipercaya untuk melayani keperluan transportasi karyawan dari

berbagai Departemen/Bagian. Pengurusan ini dilakukan untuk melayani
permintaan pemakaian kendaraan dari karyawan yang membutuhkan. Agar
penggunaan kendaraan tersebut tidak terjadi penyalahgunaan,
penyelewengan atau kekeliruan pemakaian, atasan anda membuat
kebijakan untuk setiap karyawan yang ingin memakai kendaraan dinas
harus mengisi form yang disetujui oleh atasan.

Buatlah prosedur umum atas permintaan pemakaian kendaraaan dinas

tersebut dan buatlah Form pendukungnya. Form tersebut harus memuat
data antara lain:
 Hari, tanggal, jam berangkat dan jam kembali
 Kondisi kendaraan sebelum berangkat dan setelah kembali (KM,
BBM, Body, dll)
 Nama karyawan yang membutuhkan pelayanan dan tanda
tangannya
 Tujuan, rute dan maksud perjalanan
 Keterangan lain yang diperlukan.

5. Anda bekerja pada PT ANUGRAH PERMAI yang beralamat di Jl. P.

Jayakarta Kav. 1 No. 7 Jakarta Pusat. Pada bagian administrasi khususnya
bagian yang menangani pencatatan surat masuk dan surat keluar
mengalami kesulitan untuk mencatat dan membukukan setiap surat masuk
dan surat keluar tersebut. Bantulah bagian administrasi untuk membuat
form buku agenda. Adapun data atas surat masuk dan surat keluar yang
harus Anda catat ke dalam buku Agenda sebagai berikut:

No Tanggal Keterangan
1 3 Maret 2017 Mengirim surat panggilan interview kepada Bayu
Laksono dengan nomor surat 011/AP/pg/III/2017
2 4 Maret 2017 Menerima surat pengajuan pinjaman dana dari
 Suryanti staf administrasi
3 4 Maret 2017 Mengirim undangan rapat kepada Sri Mulyani, staf
keuangan dengan nomor 013/AP/und/III/2017
4 7 Maret 2017 Menerima surat claim dari PT ADI Wijaya dengan
nomor surat 03/AW/cl/III/17
5 4 Maret 2017 Mengirim surat tugas kepada Bonar Nainggolan
staf marketing dengan nomor surat
014/AP/st/III/2017
6 5 Maret 2017 Menerima surat lamaran kerja dari Eko Purwanto
7 5 Maret 2017 Menerima pengajuan cuti dari Ernawati, sekretaris
8 6 Maret 2017 Mengirim surat panggilan kerja kepada Agus
Handoko dengan nomor surat 015/AP/pg/III/2017
9 5 Maret 2017 Mengirim surat tagihan kepada PT surya cemerlang
dengan nomor surat 07/..../st/III/2017

6. Indekslah nama-nama berikut ini dan susunlah sesuai abjadnya

 CV Mutiara  Ny. Melisa Indahsari S

 Bernard Sihombing
 Mulyono Sujatmiko
 Titik Lestari-Cahyani
 Apotik Victory
 Toko Buku Kemenangan
 Marunda Shipping Co. Ltd
 Soe Hok Gie
 Neymar Da Silva
 Apotik 55
 Koperasi Berkah Sentosa
 PT Sarana Indah Elektonik
 Rr. Ria Ariyanti Sumanto
 Drs. T. Pandu Setiawan, M.M.
 PT Epson Indonesia
 CV Miranti Kusumar
 Ir. Andreanus Simatupang
 Marco Van Basten
 Namimoto Fujigawa

7. Agar pekerjaan anda dapat berjalan dengan baik anda harus membuat
agenda kerja. Buatlah agenda kerja anda selama 1 (satu) hari dalam form
Things To Do Today.

8. Anda diminta oleh direktur perusahaan PT Pratama Sentosa untuk membuat

undangan rapat yang ditujukan kepada seluruh manajer perusahaan. Acara
 rapat akan diselenggarakan pada hari …., …. Mei 2017 untuk membahas
tentang …………………. Tugas berikutnya adalah anda diminta untuk
membuat meeting agenda untuk memperlancar acara rapat tersebut.

9. Sesuai dengan agenda kerja yang anda buat, salah satu kegiatan yang
anda lakukan adalah menerima telepon dari sekretaris Bapak Bambang
Setiabudi PT Mandiri Karya yang isi pembicaraannya membahas tentang
……………(sesuai kondisi pekerjaan). Anda diminta untuk membuat form
Lembar Pesan Telpon (Telephone conversation Record) dan mencatat
pesan telepon tersebut.
KODE EJA TELPON INTERNATIONAL:

ALFA, BETA, CHARLIE, DELTA, ECHO, FANTA, GOLF, HOTEL, INDIA,

JAKARTA/JULIET, KILO, LIMA, MAMA, NOVEMBER, OSCAR, PAPA,
QUATRO, ROMEO, SIERA, TANGGO, ULTRA, VOLVO, WISHKY, XRAY,
YANKEE, ZEBRA

10. Pimpinan anda akan melakukan perjalanan dinas dengan menggunakan

maskapai ….ke kota Malang 19 April 2021 pukul 09.00 wib-12.00 wib dalam
rangka menghadiri seminar tax amnesty di Hotel……..dilanjutkan dengan
makan siang bersama pada pukul 12.00 wib-13.00 wib di resto…....(hotel
tempat acara). Pukul 13.00 wib-15.00 wib bertemu dengan Bapak Sukoco,
general manager PT Harapan Jaya dalam rangka membahas kerjasama
dibidang perdagangan di lobby hotel…....
Pukul 16.00 wib-18.00 wib mengadakan rapat intern dengan seluruh
manager kantor cabang di Meeting room hotel dilanjutkan dengan acara
makan malam bersama. Pukul 21.00 wib pimpinan anda beristirahat di hotel
dengan menempati room type…....esok harinya pukul 10.00 wib-12.00 wib
presentasi proyek pembangunan tower jaringan telekomunikasi di ruang
rapat PT Arjuna Communications. Pukul 14.00 wib menuju ke kantor cabang
untuk melakukan audit keuangan sampai pukul 18.00 wib dilanjutkan
dengan makan malam bersama di Batu Indah Resto pukul 19.00 wib-21.00
wib. Pukul 22.00 kembali ke hotel untuk istirahat. Keesokan harinya
pimpinan Anda menandatangani kontrak kerjasama dibidang telekomunikasi
dengan PT Arjuna Communications pukul 10.00 wib-11.00 wib. Dilanjutkan
 dengan makan siang bersama klien di Arjuna Cafe pukul 12.00 – 13.00 wib.
Pukul 14.00 wib-16.00 wib, pimpinan melakukan wisata ke Jatim Park II dan
Musium Transportasi. Pukul 17.00 wib pimpinan bersiap untuk kembali ke
Jakarta dengan menggunakan maskapai penerbangan .......

Tugas yang harus anda lakukan adalah:

 Membuat agenda kegiatan pimpinan dalam perjalanan dinasnya
(itinerary)
 Membuat perhitungan biaya perjalanan dinas
 Membuat travel checklist

11. Rencananya anda akan ditugaskan melakukan perjalanan dinas ke

Makassar selama 2 hari untuk keperluan peninjauan kantor baru, dengan
agenda perjalanan sebagai berikut:
 Rabu
Bertemu dengan Kepala Kantor cabang Makasar jam 13.00 sampai
selesai jam kantor. Selanjutnya menginap di hotel.
 Kamis
Meneruskan inspeksi kantor didampingi Staf kantor cabang sampai
jam 13.30. selanjutnya diantar staf kantor ke bandara untuk kembali
ke Jakarta
Catatan:

keterangan data penerbangan dan hotel silahkan anda browsing

sendiri