LAMPIRAN

BUKTI
CAPAIAN
MILESTONES
 MILESTONE 1.
Koordinasi Internal dengan Pimpinan (Mentor)

DATA DUKUNG:
1. Notulensi
2. Dokumentasi Foto

18
 NOTULENSI

NOTULENSI
PERTEMUAN INTERNAL DENGAN PIMPINAN (MENTOR)
Hari / Tanggal : Kamis, 24 Oktober 2019
Tempat : Ruang Kepala Bidang Penataan Ruang

A. Agenda
Pertemuan dan diskusi terkait rencana proyek perubahan
Elfidayani Aderki, ST

B. Peserta
1. Kepala Bidang
2. Kepala Seksi Pemanfaatan Tata Ruang

C. Risalah

Pertemuan dilakukan mengingat Sdr. Elfidayani Aderki, ST selaku Kepala

Seksi Pemanfaatan Tata Ruang merupakan Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat
IV Angkatan IV Tahun 2019 di Balai Pendidikan dan Pelatihan Talu yang pada
periode 24 Oktober 2019– 22 Desember 2019 harus melaksanakan (Laboratorium
Kepemimpinan) dimana yang bersangkutan akan melaksanakan proyek
perubahan.

Rencana proyek perubahan dengan judul “Sistim Layanan Permohonan

Rekomendasi Pemanfaatan Ruang Pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan
Ruang Kabupaten Pasaman Barat” telah diseminarkan pada tanggal 22 Oktober di
UPT Diklat BKPSDM Talu dengan coach Drs. Rafles JJ, MM.

Pada dasarnya mentor mendukung terhadap pelaksanaan proyek

perubahan tersebut karena akan membawa dampak positif bagi peningkatan
kinerja dalam memberikan pelayanan pada masyarakat pada proses pengurusan
rekomendasi. Pada pertemuan ini, Kepala Bidang meminta untuk menunjuk tim
kerja yang diwujudkan dalam Surat Keputusan tim kerja. Kepala SeksiTata
Operasional selaku project leader diminta untuk membuat draft surat perintah
untuk dasar pembentukan tim kerja.
 DOKUMENTASI MILESTONE 1
Kamis 24 Oktober 2019 - Koordinasi internal dengan pimpinan (mentor)
 MILESTONE 2.
Pembentukan Tim Kerja

DATA DUKUNG:
1. Surat Tugas Kepala Dinas
Nomor : 800/051/KPTS/DPUPR-2019
2. Dokumentasi Foto
3. Tanda Terima SK

19

DOKUMENTASI MILESTONE 2
 25-29 Oktober 2019
Pembentukan Tim Kerja dan Koordinasi dengan Kadis PUPR
 MILESTONE 3.
Rapat Tim Kerja

DATA DUKUNG:
1. Undangan
2. Notulensi
3. Daftar Hadir
4. Dokumentasi Foto

20
 NOTULENSI

NOTULENSI
Rapat Tim Kerja
Hari / Tanggal : Rabu, 30 Oktober 2019

Waktu : 10.00 WIB s/d Selesai

Tempat : Bidang Penataan Ruang DPUPR

A. Agenda
Rapat Tim Kerja

B. Peserta
Tim kerja Proyek Perubahan

C. Risalah
1. Pertemuan dibuka oleh Kepala Bidang Penataan Ruang yang menjelaskan bahwa Sdr.
Elfidayani Aderki, ST merupakan Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan IV
Tahun 2019 yang pada periode 24 Oktober 2019 – 22 Desember 2019 harus
melaksanakan Laboratorium Kepemimpinan dimana yang bersangkutan akan
melaksanakan proyek perubahan. Kepala Bidang memohon agar tim mendukung dan
membantu pelaksanaan proyek perubahan tersebut.
2. Sdr. Elfidayani Aderki menjelaskan rencana proyek perubahan dengan judul “Sistim
layanan permohonan rekomendasi izin pemanfaatan ruang pada Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Pasaman Barat” khususnya sekretariat tim
koordinasi penataan ruang daerah (TKPRD)”.
3. Output utama dari proyek perubahan adalah tersedianya aplikasi online yang dapat
mengefektifkan dan efesiensikan dalam pengurusan rekomendasi izin pemanfaatan
ruang pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Pasaman Barat.
4. Proses pembentukan aplikasi tersebut akan didukung oleh tim kerja, terutama dari
lingkup Seksi Pemanfaatan Tata Ruang dimana akan dilakukan pembagian tugas
lingkup tim kerja selanjutnya untuk memenuhi tahapan prosesnya.
5. Tim inti dari proses perakitan SILPRITA tentunya yang memiliki kemampuan dalam hal
teknologi informasi dan pemrograman sehingga dalam hal ini sebagian besar tugas
akan diberikan kepada Sdr. Refyandra selaku staf IT Dinas Pekerjaan Umum dan
Penataan Ruang.
6. Pembagian tugas lingkup tim kerja akan disusun sebagai bagian dari lampiran Surat
Keputusan Nomor : 800/051/KPTS/DPUPR-2019 yang telah dibuat sebelumnya.
DOKUMENTASI MILESTONE 3
Rabu, 30 Oktober 2019
Rapat Tim Kerja
 MILESTONE 4.
Pengumpulan Literatur

DATA DUKUNG:
1. Literatur
2. Dokumentasi Foto

21
DOKUMENTASI MILESTONE 4
31 Oktober-8 November 2019
Pengumpulan Literatur
 MILESTONE 5.
Pembuatan Rancangan Aplikasi SILPRITA

DATA DUKUNG:
1. Deskripsi Kegiatan
2. Dokumentasi Foto

22
 DESKRISPSI MILESTONE 5
11 November-4 Desember 2019

Aplikasi SILPRITA atau Sistem Layanan Permohonan Rekomendasi Izin

Permanfaatan Ruang pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kabupaten Pasaman Barat merupakan aplikasi online yang tujuannya untuk
mengefisienkan dan efketifitas dalam memberikan pelayanan terhadap
masyarakat/pemohon (calon pengguna ruang) dalam megurus rekomendasi izin
pemanfaatan ruang yang berada pada sekretariat Tim Koordinasi Penataan Ruang
Daerah (TKPRD). Aplikasi online ini digunakan untuk memudahkan pemohon dalam
pengurusan rekomendasi izin/informasi izin pemanfaatan ruang yang dapat diakses
dari manapun yang terjangkau jaringan internet.
Dalam perakitan aplikasi tersebut, telah ditetapkan menu atau fiturnya
dikompilasi dan diklasifikasikan menjadi :
1. Tahap login/pendaftaran
2. Tahap Pengentrian data perusahaan
3. Tahap Pengajuan Permohonan
4. Tahap pemasukan data permohonan
5. Tahap upload kelengkapan bahan yang dipersyaratkan
6. Tahap cetak bukti verifikasi
 DOKUMENTASI MILESTONE 5
11 November – 4 Desember 2019
Bentuk Program yang akan di buat pada Aplikasi SILPRITA

Konsultasi dengan Kominfo

 MILESTONE 6.
Uji Coba Aplikasi SILPRITA

DATA DUKUNG:
1. Rancangan Aplikasi
2. Dokumentasi Foto

23
DESKRIPSI MILESTONE 6
5-9 Desember 2019
Uji Coba Aplikasi SILPRITA
 MILESTONE 7.
Finalisasi Aplikasi SILPRITA

DATA DUKUNG:
1. Tampilan Aplikasi yang siap digunakan
2. Dokumentasi Foto

24
DOKUMENTASI MILESTONE 7
10-13 Desember 2019
Finalisasi Aplikasi SILPRITA
 MILESTONE 8.
Sosialisasi SILPRITA

DATA DUKUNG:
1. Notulensi
2. Daftar Hadir
3. Dokumentasi Foto
4. Undangan
5. Rancangan dan Tata Cara Penggunaan Aplikasi
SILPRITA

25
 NOTULENSI

NOTULENSI
PERTEMUAN DAN SOSIALISASI TERKAIT APLIKASI SILPRITA

Hari / Tanggal : Senin, 15 Desember 2019

Waktu : 09.30 WIB s/d Selesai
Tempat : Ruang Rapat/Aula DPUPR

A. Agenda
Pertemuan dan sosialisasi terkait Aplikasi SILPRITA

B. Peserta
Kelompok Kerja Tim Koordinasi Penataan Ruang Daerah

C. Risalah
1. Pertemuan merupakan sosialisasi aplikasi SILPRITA setelah selesai dirakit dan
diujicoba.
2. Sosialisasi disampaikan oleh Kasi Pemanfaatan Tata Ruang selaku peserta Diklat Pim
IV, kepada Kelompok Kerja TKPRD yang bersekretariat pada Dinas Pekerjaan Umum
dan Penataan Ruang.
3. Hal – hal yang di sosialisasikan antara lain:
(a) latar belakang perlunya SILPRITA
(b) sekilas gambaran Aplikasi SILPRITA, dan
(c) rencana pengembangan Aplikasi SILPRITA ke depan.
4. SILPRITA atau sistim layanan permohonan rekomendasi izin pemanfaatan ruang pada
Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Pasaman Barat . Aplikasi ini
digunakan untuk proses pengajuan permohonan rekomendasi izin/informasi
pemanfaatan ruang yang dapat diakses online oleh pemohon/calon pengguna ruang,
sehingga Tim Koordinasi Penataan Ruang Daerah (TKPRD) lebih optimal, efesiensi dan
efektif dalam pelayanan. Aplikasi ini menggunakan komponen yang sederhana pada
komputer server dengan sistem operasi windows. Dengan penggunaan PHP Script,
Java Script, dan CSS yang mendukung kinerja aplikasi.
 DOKUMENTASI MILESTONE 8
Senin, 15 Desember 2019
Sosialisasi SILPRITA pada lingkup internal Tim Koordinasi penataan Ruang
Daerah (TKPRD)
RANCANGAN DAN TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM LAYANAN
PERMOHONAN REKOMENDASI IZIN PEMANFAATAN RUANG
(SILPRITA)

Rancangan Aplikasi SILPRITA

Aplikasi SILPRITA dirancang untuk memberikan pelayanan yang lebih optimal,
efesiensi dan efektif dalam pengurusan izin pemanfaatan ruang. Aplikasi ini diharapkan
dapat dipergunakan secara online yang mudah di akses bagi masyarakat/calon pengguna
ruang dalam mengajuan permohonan. Model/rancang bangun Aplikasi SILPRITA dirakit
berdasarkan kesederhanaan dan kemudahan untuk pengurusan dan memasukan berkas
data pemohon yang terdiri dari pengurusan izin.informasi izin. Adapun Rancangan Tampilan
Aplikasi SILPRITA sebagai berikut:
 Tata Cara Penggunaan Aplikasi SILPRITA
Aplikasi SILPRITA adalah aplikasi Online yang dapat diakses dari
jaringan internet sehingga untuk melakukan akses ke Aplikasi SILPRITA
hanya menggunakan IP Address melalui alamat domain
https://pupr.pasamanbaratkab.go.id/SILPRITA/login

Hak akses Informasi pada aplikasi ini terbagi menjadi ke dalam dua bagian:
A. Untuk Calon Penggguna Ruang (Umum)
B. Untuk Operator pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
sebagai sekretariat TKPRD

Pada Aplikasi SILPRITA yang hanya dapat dilihat dan diakses oleh umum.
Caranya adalah sebagai berikut:
b. Melakukan akses ke alamat
https://pupr.pasamanbaratkab.go.id/SILPRITA/login , Setelah akses,
sipemohon melakukan pendaftaran alamat email yang akan digunakan
dengan mengklik tombol daftar baru.
c. Selanjutnya setelah pendaftaran sistim aplikasi akan menerima data dan
mengirimkan kode aktivasi ke email si pemohon.
d. Tahap berikutnya pemohon dapat login pada aplikasi SILPRITA dengan
memasukan email dan passwordnya ke aplikasi.
e. Selanjutnya pemohon masuk kedashboard dengan pilihan untuk
pengurusan rekomendasi atau informasi pemanfaatan ruang. Sesuai
dengan tujuan pengajuan, pemohon menklik salah satu pilihan.

f. Selanjutnya pemohon mengentrikan data perusahaan dengan mengklik

tombol + Perusahaan.
g. Kemudian isikan data perusahaan, alamat dan NPWP perusahaan.
h. Setelah itu pemohon mengklik tombol bergambar kaca pembesar pada
kolom action untuk mengajukan permohonan baru.
i. Kemudian pemohon mengisikan data permohonan yang akan
diajukan dengan pilihan yang sudah ada pada aplikasi.
j. Setelah data permohonan dimasukan, kemudian data disimpan
dengan mengklik tombol simpan.
k. Setelah itu pemohon mengupload kelengkapan bahan sesuai
dengan persyaratan yang sudah ada dalam aplikasi SILPRITA
l. Setelah kelengkapan bahan diupload, kenudian tekan tombol selesai.

m. Selanjutnya, pemohon dapat mencetak bukti kartu verivikasi dengan

mengklik tombol verivikasi pada layar.

n. Bentuk kartu bukti verivikasi

 MILESTONE 9.
Evaluasi dan Koordinasi Akhir Laboratorium
Kepemimpinan dengan Mentor

DATA DUKUNG:

1. Notulensi
2. Dokumentasi Foto
 26
NOTULENSI

NOTULENSI
Evaluasi dan konsultasi akhir dalam laboratorium
kepemimpinan dengan mentor
Hari / Tanggal : Jumat, 20 Desember 2019
Tempat : Ruang Kepala Bidang Penataan Ruang

A. Agenda
Pertemuan dan diskusi terkait rencana proyek perubahan
Elfidayani Aderki, ST

B. Peserta
1. Kepala Bidang
2. Kepala Seksi Pemanfaatan Tata Ruang
3. Kasi Perencanaan Tata Ruang

C Risalah

Pertemuan dilakukan untuk evaluasi pelaksanaan kegiatan selama

laboratorium kepemimpinan.Pada prinsipnya mentor sangat apresiasi
terhadap kerjasama tim dengan waktu lebih cepat dari rencana dan Mentor
menyarankan beberapa hal, yaitu;
- Kerjasama tidak hanya sebatas pada proyek perubahan saja.
- Aplikasi SILPRITA tidak hanya utk pemenuhan tugas dalam
pelaksanaan Diklatpim IV bagi project leader, tetapi harus digunakan
dan dikembangkan pada fitur sesuai dengan kebutuhan nantinya.
 DOKUMENTASI MILESTONE 9
Jumat, 20 Desember 2019
Evaluasi dan Koordinasi Akhir Laboratorium Kepemimpinan
dengan Mnetor
 FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT
PADA LABORATORIUM KEPEMIMPINAN

27
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
 28

BAB I
PENDAHULUAN
 BAB II
HASIL PELAKSANAAN PROYEK
PERUBAHAN
 BAB III
PENUTUP