LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

PENERAPAN SISTEM APLIKASI PENGELOLAAN SURAT MENYURAT

PADA DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN TERPADU
KABUPATEN BANTUL

Disusun Oleh:
TURNI RAHAYU, S.IP
Absen No : 37 DIKLATPIM IV/VI/2018

PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN VI
YOGYAKARTA
TAHUN 2018
 EKSEKUTIF SUMMARY
PENERAPAN SISTEM APLIKASI PENGELOLAAN SURAT MENYURAT
PADA DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN TERPADU
KABUPATEN BANTUL

Pengelolaan Surat menyurat adalah keseluruhan kegiatan yang berhubungan dengan surat
yang meliputi surat masuk dan surat keluar baik dalam bentuk kertas maupun secara digital.
Sedangkan Aplikasi adalah program komputer yang didesain untuk melaksanakan tugas tertentu.
Aplikasi pengelolaan surat menyurat adalah sebuah program yang diperuntukkan untuk
mengagenda surat masuk dan surat keluar
Maksud dari proyek perubahan ini adalah memberikan perubahan dalam pengelolaan
suratmenyurat yang semula dikerjakan secara manual/dengan ditulis/dicatat mengunakan tangan
menjadi digital/ditulis/dicatat dengan komputer
Salah satu tolok ukur dalam pengelolaan surat menyurat yang baik adalah tertibnya
pengelolaan surat, baik surat masuk maupun keluar, penyimpanan arsip yang baik serta
penemuan kembali surat/arsip dengan cepat apabila dibutuhkan/diperlukan kembali.
Untuk mencapai hal tersebut diperlukan penanganan surat dengan baik, serta kerjasama dan
koordinasi yang baik antar Bidang dan Sekretariat
Dalam hal pelayanan di OPD Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten
Bantul khususnya dalam pelayanan di bidang administrasi persuratan/surat menyurat belum
berjalan dengan baik. Hal ini menimbulkan kesenjangan dalam hal pelayanan di era
perkembangan Teknologii Informasi yang menuntut kecepatan dalam pelayanan di Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul.
Dengan latar belakang uraian yang telah disampaikan diatas, mendorong penulis dalam
mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan VI, menyusun proyek
perubahan dengan menerapkan sistem aplikasi pengelolaan persuratan.

ii
Tujuan
1. Jangka Pendek :
1. Menggunakan Aplikasi persuratan dalam pengelolaan surat menyurat
2. Tersusunnya alur pengelolaan surat jelas
3. Meningkatnya kemampuan petugas dalam mengoperasikan aplikasi persuratan
4. Tersimpan Arsip Surat dengan baik
2. Jangka Menengah
1. Melaksanakan kegiatan lanjutan penerapan Aplikasi persuratan dalam pengelolaan
surat menyurat
2. Melaksanakan kegiatan lanjutan digitalisasi Surat
3. Mewujudkan pengelolaan dan pengarsipan surat menyurat yang tertib
4. Meningkatkan kinerja
3. Jangka Panjang
1. Melaksanakan kegiatan lanjutan penerapan Aplikasi persuratan dalam pengelolaan surat
menyurat
2. Meningkatkan kualitas pelayanan melalui penataan administrasi persuratan serta
Pendokumentasiannya
3. Mempercepat pelayanan informasi kepada masyarakat

Implementasi Proyek Perubahan

Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolalan surat menyurat di Kabupaten Bantul
dilaksanakan melalui kegiatan konsultasi, menginstal aplikasi, pendampingan petugas,
penyusunan alur pengelolaan persuratan dan pemanfaatan aplikasi, digitalisasi surat. Perubahan
yang diharapakan adalah bahwa penggelolaan persuratan yang selama ini dilakukan secara
manual yang dipandang kurang efektif dan efisien ditingkatksn dengan pengelolaan persuratan
memakai aplikasi sehingga diharapkan penggerjaannya lebih efektif dan efisien, serta penemuan
kembali arsip lebih cepat dan tepat. Pelaksanaan Kegiatan/Implementasi Perubahan telah
disusun tahapan pelaksanaan implementasi jangka pendek dengan rincian tahapan berikut
penyelesaiannya yang terbagi dalam beberapa Milstone yaitu :

iii
NO. Kegiatan Tanggal Pelaksanaan
1. Milestone 1 : Persiapan.
a. Penjelasan Proyek Perubahan. 08 Agustus 2018
b. Penyusunan Tim Proyek Perubahan. 08 Agustus 2018
c. Pertemuan dengan Stakeholder terkait. 16 Agustus 2018

2. Milestone 2 : Pemanfaatan Aplikasi Pengelolaan Surat

menyurat.
a. Konsultasi ke Bagian Umum 16 Agustus 2018
b. Menginstal Aplikasi Persuratan ke Bagian Umum. 16 Agustus 2018

3. Milestone 3 : Penyusunan Alur Pengelolaan Surat

Menyurat.
a. Konsultasi ke Bagian Umum. 21 Agustus 2018
b. Membuat/menuangkan alur, pengelolaan surat dengan 23 Agustus 2018
aplikasi.

4. Milestone 4 : Pendampingan/Pelatihan Petugas

pengadministrasi surat.
a. Memberikan Pendampingan/Pelatihan Petugas. 27 s.d. 30 Agustus
2018
b. Mulai Mengentry surat masuk dan surat keluar mulai Mulai 03 September
Bulan September 2018. 2018

5. Milestone 5 : Digitalisasi Arsip Surat

a. Men-Scan Surat Masuk dan Surat Keluar. Mulai 03 September
2018 s.d. Oktober 2018
b. Penyimpanan Arsip Surat di Hardisk. Mulai 03 September
2018 s.d. Oktober 2018

6. Milestone 6 : Monitoring,Evaluasi proyek perubahan

dan Penyisunan Laporan Implementasi Proyek
Perubahan.
a. Persiapan Monev. 15 Oktober 2018
b. Penyusunan Instrumen Monev. 16 Oktober 2018
c. Pelaksanaan Monev. 18 Oktober 2018
d. Penyampaian Laporan. 19 Oktober 2018

iv
 Kami laporkan juga bahwa keseluruhan tahapan jangka pendek telah dapat kami selesaikan
dengan baik berkat arahan dan bimbingan seta dukungan dari semua pihak.

Hasil/Capaian dari Proyek Perubahan.

Hasil dari proyek perubahan “Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat menyurat
pada Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul” yang dilakukan
oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ada beberapa hal. Antara lain sebagai berikut :
1. Terlaksananya Pendampingan/Pelatihan Petugas Pengadministrasi surat
2. Terlaksannya Digitalisasi Arsip Surat
3. Terlaksananya Pengelolaan Administrasi persuratan/surat menyurat di Dinas
Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul menggunakan
Teknologi Informasi (sistem aplikasi persuratan).
4. Penyimpanan arsip Surat Masuk dan Surat Keluar di file.

Manfaat dari Proyek Perubahan.

Adapun manfaat yang bisa diperoleh dari hasil proyek perubahan yang telah dilakukan,
adalah sebagai berikut :
1. Dengan diterapkannya sistem aplikasi pengelolaan surat menyurat, akan mempermudah
pengelolaan surat menyurat.
2. Mempercepat dalam pengelolaan surat menyurat dan menghemat waktu pengerjaannya
sehingga lebih efektif dan efisien.
3. Kemampuan sumber daya manusia dalam pengelolaan surat menyurat menjadi lebih
terampildi bidang Teknologi Informasi.
4. Dengan adanya digitalisasi surat masuk dan surat keluar akan mempermudah
menemukan kembali arsip surat yang disimpan
5. Dengan adanya digitalisasi surat masuk dan surat keluar juga akan menghemat tempat
untuk penyimpananan arsip
6. Terwujudnya Pelayanan prima , dengan mempercepat pelayanan informasi

v
Kesimpulan.

Pemanfaatan/Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat menyurat diharapkan mampu

memberi kontribusi yang cukup signifikan bagi kelancaran, efektifitas dan efisiensi dalam
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
kabupaten Bantul.
Dengan diterapkannya Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat menyurat
menambah/meningkatkan kemampuan sumber daya manusia di bidang teknologi informasi
dalam pengelolaan surat.
Dengan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia di bidang teknologi diharapkan
motivasi kerja akan semakin meningkat dan semakin baik.

Rekomendasi
Yogyakarta 25 Oktober 2018
Project Leader

Turni Rahayu, S.IP

NIP. 197201081993032002
Bantul ini diharapkan dapat dilanjutkan secara berkesinambungan dengan pemberian saran dan
rekomendasi kepada Kepala Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul
sebagai berikut :
1. Agar memerintahkan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian lewat Sekretaris
Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu agar menggunakan Aplikasi Persuratan
secara berkesinambungan/berkelanjutan.
2. Agar memerintahkan kepada Bidang-Bidang dan Sekretariat untuk lebih tertib dalam
menanggani administrasi persuratan.
3. Agar memerintahkan kepada Kepala Sub Bagian Umum untuk memanfaatkan Aplikasi
Persuratan semaksimal mungkin dan apabila memungkinkan lebih dikembangkan
kegunaannya.
4. Memberikan pendampingan kepada petugas yang mengurusi persuratan maupun personil
lain yang ditunjuk agar apabila yang bersangkutan berhalangan hadir bisa dikerjakankan
personil lain

vi
vii
 PERYATAAN PENGESAHAN

Dengan ini menyatakan bahwa Proyek Perubahan Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan
Suratmenyurat Pada Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul
yang diimplementasikan sudah dikonsultasikan dan disetujui oleh Coach.

Yogyakarta, Oktober 2018

Coach Peserta Diklat

YULIA RUSTIYANINGSIH, S.IP, MPA TURNI RAHAYU, S.IP

viii
 PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN TERPADU
Alamat : Komplek II Perkantoran Pemkab Bantul Jln. Lingkar Timur, Manding,
Trirenggo, Bantul, Yogyakarta KP. 55714
Telp. (0274) 367867 Fax. (0274) 367866
Surel : dpmpt@bantulkab.go.id Laman: http://www.perijinan@bantulkab.go.id/

KOMITMEN TINDAK LANJUT PROYEK PERUBAHAN

Nomor : 893/ .
PENERAPAN SISTEM APLIKASI PENGELOLAAN SURAT MENYURAT

Yang bertanda tangan dibawah ini :

1. Nama : Ir. SRI MURYUWANTINI, MM
NIP : 1962
Jabatan : Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
2. Nama : TURNI RAHAYU, S.IP
NIP : 197201081993032002
Jabatan : Ka Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sebagai peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan VI Tahun 2018.

Dengan ini menyatakan menyatakan komitmen bersama untuk menindaklanjuti Proyek

Perubahan yang disusun oleh peserta Diklatpim IV tersebut diatas dan target dalam proyek
tersebut menjadi bagian yang tidak terpisahkan Sasaran Kinerjs Pegawai pada tahun berikutnya.
Tujuan Jangka Menengah yang akan dicapai :
1. Melaksanakan Kegiatan Lanjutan Mengentry Surat masuk dan keluar di Aplikasi
2. Penyediaan sarana persuratan
Tujuan Jangka Panjang :
1. Terciptanya Pengelolaan Administrasi persuratan yang efektif dan efisien

Demikian komitmen ini dubuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya

Yogyakarta, Oktober 2018

Kepala Dinas Peserta Diklat

TURNI RAHAYU, S.IP

Ir. SRI MURYUWANTINI, MM
NIP. 197201081993032002
NIP. 196203091989032002

ix
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah Tuhan Yang Maha Esa, atas limpahan
rahmat dan karuni-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Implementasi
Proyek Perubahan dengan judul : “ PENERAPAN SISTEM APLIKASI PENGELOLAAN
SURAT MENYURAT PADA DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN
TERPADU KABUPATEN BANTUL” sebagai syarat kelulusan dalam Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan VI Tahun 2018 yang dilaksanakan oleh Badan Diklat
Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa Laporan Implementasi Proyek Perubahan ini jauh dari
sempurna sehingga laporan ini banyak yang harus diperbaiki. Oleh karena itu dengan segala
kerendahan hati mohon untuk memberikan kritik, saran dan masukan untuk perbaikan dan
penyempurnaan Laporan Implementasi Proyek Perubahan ini.
Tidak lupa Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
terlaksananya proyek perubahan hingga penulisan laporan ini, terutama kepada:
1. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah Istimewa Yogyakarta beserta jajarannya.
2. Ibu Ir. Sri Muryuwantini, MM, Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Kabupaten Bantul beserta jajarannya.
3. Bpk. Priyo Harwijayanto, S.Si, M.Si, Sekrtaris Dinas PMPT sebagai Mentor
4. Ibu Yulia Rustiyaningsih, S.IP, M.PA selaku Coach
5. Rekan-rekan peserta Diklapim Tingkat IV Angkatan VI Tahun 2018
6. Semua pihak yang tidak mungkin kami sebutkan satu per satu yang telah memberikan
segala bantuan dalam penyusunan implementasi proyek perubahan ini

Akhirnya semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu memberikan Rahmat, Karunia dan
Lindungan-Nya bagi kita semua.

Yogyakarta, Oktober 2018

Penulis

TURNI RAHAYU, S.IP

NIP. 197201081993032002

x
 DAFTAR ISI

Halaman Judul.............................................................................................................. i
Eksekutif Summary...................................................................................................... ii
Berita Acara Seminar.................................................................................................... viii
Pernyataan Pengesahan................................................................................................. viii
Komitmen Tindak lanjut............................................................................................... ix
Kata Pengantar.............................................................................................................. x
Daftar Isi....................................................................................................................... xi
Daftar Tabel.................................................................................................................. xiii
Daftar Gambar.............................................................................................................. xiv
BAB I RANCANGAN POYEK PERUBAHAN.................................................... 1
A. Identitas Proyek................................................................................... 1
B. Latar Belakang..................................................................................... 2
C. Tujuan.................................................................................................. 11
D. Manfaat................................................................................................ 12
E. Pentahapan Utama Dan Penjadwalan................................................. 13
F. Output Kunci....................................................................................... 17
G. Tim Proyek Perubahan........................................................................ 19
H. Anggaran............................................................................................. 22
I. Identitas Stakeholder........................................................................... 22
J. Identitas Masalah Dan Solusi.............................................................. 29
K. Faktor Pendukung................................................................................ 30
BAB II IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN........................................... 31
A. Diskripsi Implementasi Proyek Perubahan.......................................... 31
B. Formulir Implementasi Proyek Perubahan......................................... 34
1. Milstone 1........................................................................................ 34
2. Milstone 2........................................................................................ 35
3. Milstone 3........................................................................................ 35
4. Milstone 4........................................................................................ 36
5. Milstone 5........................................................................................ 36
6. Milstone 6........................................................................................ 36
38

xi
BAB III PENUTUP...................................................................................................
A. Kesimpulan........................................................................................... 38
B. Rekomendasi......................................................................................... 39
C. Pengalaman Pembelajaran..................................................................... 40
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................... 43
LAMPIRAN
a. Biodata Peserta
b. Bukti Konsultasi dengan Mentor
c. Bukti Konsultasi dengan Coach
d. Surat Pernyataan Mentor
e. Kesepakatan Area Perubahan
f. Copy Undangan Seminar
g. Berita Acara Seminar Proyek Perubahan (Seminar Proposal)
h. Catatan Hasil Seminar Proposal Proyek Perubahan
i. Slide Presentasi saat Seminar Rancangan Proyek Perubahan
j. Slide Presentasi saat Seminar Rancangan Proyek Perubahan

xii
 DAFTAR TABEL

TABEL 1 Data Surat Masuk dan Surat Keluar Januari s.d Juli 2018.................. 3
TABEL 2 Data Surat Masuk dan Surat Keluar Januari s.d Juli 2018................. 3
TABEL 3 Analisis Urgency Seriousness, Growth pada Tupoksi........................ 6
TABEL 4 Tahapan Kegiatan................................................................................ 9
TABEL 6 Analisis Tapisan................................................................................... 10
TABEL 7 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholders............................................ 23
TABEL 8 Kategori Stakeholders Tingkat Pengaruh dan Kepentingan................ 24

xiii
 DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 1 Bagan Alur Pikir Inovasi/Proyek Perubahan ................................. 8

GAMBAR 2 Struktur Tim Proyek Perubahan...................................................... 19
GAMBAR 3 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder.......................................... 26
GAMBAR 4 Net Mapping Keterkaitan Pengaruh Stakeholders.......................... 28
GAMBAR 5 ........................................................................................................

xiv
xv
 KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN:

“Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi Informasi

Pada Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Kabupaten

Bantul”.

Disusun Oleh :

TURNI RAHAYU, SIP

No. Presensi :37/ DIKLATPIM IV/VI 2018

PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DIKLATPIM TINGKAT IV ANGKATAN VII
TAHUN 2018
:
 KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN
Nama: Turni Rahayu, S.IP / No. Presensi: 37
Jabatan: Ka. Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul
PESERTA DIKLATPIM IV ANGKATAN VI TAHUN 2018

A. LATAR BELAKANG
1. Uraian Isu Strategis
a. Uraian Isu Strategis
Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul memiliki
tupoksi sesuai dengan Peraturan Bupati Bantul Nomor 123 Tahun 2016 tentang
Kedudukan , Susunan Organisasi, Tugas Fungsi dan Tata Kerja Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul, disebutkan
bahwa Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu mempunyai ketugasan
pelaksanaan administrasi dinas sesuai dengan lingkup tugasnya.
Adapun tugas pokok dan fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu adalah melaksanakan penyiapan
pelaksanaan tata usaha, kerjasama dan kehumasan, kepegawaian, persuratan
dan kearsipan, rumah tangga, monitoring dan evaluasi.
Isu strategis yang terkait dengan permasalahan di Bidang Umum dan
Kepegawaian adalah menyiapkan dan melaksanakan urusan tata persuratan dan
kearsipan. Oleh karena itu diperlukan upaya manajemen dari sisi pengelolaan di
Bagian Umum dan Kepegawaian. Salah satu bentuk pengelolaan persuratan
yang saat ini masih dikelola secara manual sehingga dinilai kurang efektif dan
efisien di era perkembangan teknologi dan informasi saat ini, dengan kondisi
tersebut, maka penyusun mengambil judul “Pengelolaan Administrasi
Persuratan Berbasis Teknologi Informasi Pada Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul”
b. Bahan Pendukung (Dasar Hukum/kajian teoritis)
a. Dasar Hukum
Bahan Pendukung /Dasar Hukum yang berkaitan langsung dengan proyek
Perubahan adalah :
Peraturan Bupati Bantul Nomor 123 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan
1
 Terpadu yang di dalamnya mengatur Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian, antara lain melaksanakan urusan tata persuratan dan kearsipan .
b. Kajian Teoritis
Dari Kajian Teoritis, menurut Wikipedia Bahasa Indonesia dapat didefinisikan
sebagai berikut : Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran dan gagasan;alat bukti tertulis;alat
pengingat;bukti historis; dan pedoman kerja. Pengelolaan surat dalam satu Instansi
/Lembaga dapat dikategorikan atas 2 (dua), yaitu:
1. Surat Masuk
2. Surat Keluar
menurut Wikipedia Bahasa Indonesia Surat masuk adalah surat-surat yang diterima
oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu
organisasi.
menurut Wikipedia Bahasa Indonesia Surat Keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain,
baik perseorangan maupun kelompok.
Dalam sebuah lembaga/instansi baik negeri maupun swasta selalu berhubungan
dengan surat menyurat. Pada dasarnya adanya surat masuk dan surat keluar perlu
dilakukan penataan yang baik. Pengelolaan persuratan yang dilakukan dengan baik,
akan memudahkan lembaga/instansi dalam menemukan kembali surar-surat yang
telah diarsipkan

2. Visi, Misi, Sasaran dan Program

a. Visi
“Terwujudnya Iklim Penanaman Modal Yang Berdaya Saing Guna Mendukung
Peningkatan Perekonomian Daerah“
b. Misi
1. Mewujudkan aparatur yang berkualitas;
2. Menciptakan Pelayanan Prima;
3. Mengoptimalkan promosi potensi investasi daerah;
4. Mengoptimalkan implementasi sistem informasi dan pelayanan secara
elektronik; dan
5. Mengoptimalkan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan penanaman
modal dan pelayanan terpadu

2
 c. Tujuan
1. Meningkatkan kapasitas dan profesionalisme aparatur
2. Meningkatnya pelayanan perizinan dan nonperizinan
3. Meningkatkan nilai investasi daerah
4. Melakukan pengelolaan Sistem Informasi manajemen pelayanan perizinan
dan non perizinan
5. Melakukan pemantauan dan evaluasi kegiatan penanaman modal dan
pelayanan terpadu
d. Sasaran
Sesuai dengan Renstra Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Kabupaten Bantul, yang menjadi sasarannya adalahsebagai berikut:
1. Meningkatnya pelayanan perizinan dan nonperizinan
2. Meningkatnya kualitas dan kuantitas investasi
3. Pemanfaatan media elektronik dalam rangka memaksimalkan proses
penyelenggaraan pelayanan serta tersedianya sistem informasi pelayanan
perizinan dan nonperizinan yang cepat dan akurat sekaligus tersedianya
data perizinan dan nonperizinan yang valid dan lengkap.
4. Terpantau dan terkendalinya kegiatan penanaman modal dan pelayanan

e. Program
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
3. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
4. Program Optimalisasi Pemanfaatan Teknologi Informasi

3. Tupoksi
Dalam Peraturan Bupati Nomor : 123 Tahun 2016 pasal 3 dijelaskan mengenai
Uraian Tugas dan Fungsi Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu adalah
sebagai berikut :
a. membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi
kewenangan daerah dan pembantuan bidang penanaman modal dan pelayanan
terpadu
b. perumusan kebijakan bidang penanaman modal dan pelayanan terpadu;
c. pelaksanaan kebijakan bidang penanaman modal dan pelayanan terpadu;

3
 d. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan bidang penanaman modal dan pelayanan
terpadu;
e. pelaksanaan administrasi dinas sesuai dengan lingkup tugasnya; dan
f. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh bupati sesuai bidang tugas dan
fungsinya.
Sedangkan sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor : 123 Tahun 2016 pasal 11
ayat 4 dijelaskan bahwa tugas pokok dan fungsi Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian meliputi :
a. Menyusun rencana kerja Sub bagian;
b. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis urusan umum dan
kepegawaian;
c. Menyiapkan dan melaksanakan urusan tata usaha;
d. Menyiapkan dan melaksanakan urusan kepegawaian;
e. Menyiapkan dan melaksanakan urusan rumah tangga;
f. Menyiapkan dan melaksanakan urusan tata persuratan dan kearsipan;
g. Menyiapkan dan melaksanakan urusan kerjasama dan kehumasan;
h. Menyiapkan dan melaksanakan urusan hukum, organisasi dan tata laksana;
i. Menyiapkan dan melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan tugas dan
fungsi Sub Bagian; dan
j. Melaksanakan fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas
dan fungsinya.

4. Analisis untuk memilih tupoksi yang terkait permasalahan

Dalam menjaring permasalahan yang sesuai dengan tugas dan fungsi (tupoksi)
dimunculkan beberapa masalah yang ada sehingga dalam mencari penyelesaiannya
perlu dilakukan penentuan prioritas masalah yang segera dilakukan tindaklanjut
penyelesaiannya yang disesuaikan dengan rencana kebutuhan jangka pendek.
Untuk menentukan penyelesaian masalah dilakukan identifikasi permasalahan
kinerja di unit organisasi. Dalam identifikasi permasalahan dilakukan dengan
melakukan penilaian terhadap permasalahan tersebut dengan menggunakan
metode Urgency, Seriousness and Growth (USG) untuk mencari skala prioritas
yang perlu dilakukan penyelesaian.

4
 Analisis USG tersebut dapat dilihat sebagai berikut :

Tabel 1. Metode Analisis USG Prioritas Permasalahan

No. Tupoksi U S G Jumlah Rangking
1. Penyusunan rencana kerja Sub bagian 3 3 3 9 VI
Umum dan Kepegawaian belum optimal
2 Perumusan kebijakan teknis urusan 5 4 4 13 II
umum dan kepegawaian belum optimal
3 Pelaksanaan urusan tata usaha belum 4 4 4 12 III
optimal
4 Pelaksanaan urusan kepegawaian belum 4 4 3 11 IV
optimal
5 Pelaksanaan urusan rumah tangga belum 3 3 4 10 V
optimal
6 Pengelolaan administrasi persuratan 4 5 5 14 I
tidak terlaksana dengan baik
7 Pelaksanakan urusan kerjasama dan 2 3 2 7 VIII
kehumasan belum optimal
8 Pelaksanaan urusan hukum, organisasi 2 2 2 6 IX
dan tata laksana belum optimal
9 Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan 3 3 2 8 VII
pelaporan tugas dan fungsi Sub Bagian
belum optimal

Keterangan :
U : Urgency adalah tingkat mendesaknya permasalahan untuk segera ditindaklanjuti
S : Seriousness adalah tingkat keseriusan /kegawatan apabila masalah tidak
diselesaikan dapat berakibat serius pada masalah lainnya.
G : Growth adalah tingkat perkembangan/dampak masalah tersebut apabila
Dibiarkan
Skala nilai 1 s.d 5 adalah nilai terendah s.d. tertinggi (skala Likert)
Angka 5 : menunjukkan sangat tinggi tingkat urgency, seriousness dan growthnya;
Angka 4 : menunjukkan tinggi tingkat urgency, seriousness dan growthnya;

5
 Angka 3 : menunjukkan cukup tingkat urgency, seriousness dan growthnya;
Angka 2 : menunjukkan kurang tingkat urgency, seriousness dan growthnya;
Angka 1 : menunjukkan sangat kurang tingkat urgency, seriousness dan
growthnya;
5. Penetapan permasalahan utama dalam tupoksi yang akan diselesaikan dengan
proyek perubahan.
Berdasarkan hasil analisa USG (Urgency, Seriousness, Growth) terhadap
permasalahan uraian tugas pokok dan fungsi dapat diketahui adanya perbedaan
skor penilaian yang dapat membedakan tingkat prioritas dari permasalahan yang
ada. Tingkat permasalahan prioritas diambil dari nilai skor USG (Urgency,
Seriousness, Growth) yang paling tinggi. Dari nilai skor tertinggi dapat ditetapkam
sebagai tema untuk proyek perubahan, yaitu masalah mengenai pengelolaan
administrasi persuratan di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Kabupaten Bantul belum terlaksana dengan baik.

Tabel 2. Identifikasi Permasalahan dengan Metode Analisis Gap

KONDISI SAAT INI INOVASI KONDISI YANG

DIHARAPKAN

1. Pengelolaan 1. Perbaikan 1. Administrasi

administrasi Pengelolaan persuratan
persuratan tidak administrasi terlaksana dengan
terlaksana dengan persuratan baik
baik
2. Sistem 2. Penanganan
2. Sistem Persuratan Pengelolaan administrasi
belum Administrasi Persuratan bisa
menggunakan Persuratan cepat, tepat dan
Teknologi dengan Teknologi mudah
Informasi Informasi

3. Kurangnya SDM 3. Melatih SDM 3. Meningkatkan

yang berbasis yang berbasis kualitas SDM di
Teknologi Informasi Teknologi Bidang Teknologi
Informasi Informasi

6
 B. Kesepakatan Area Perunahan
Berdasarkan Konsultasi dengan mentor pada Hari senin, tanggal 09 Juli 2018 pukul
09.00 WIB dan sesuai dengan kondisi permasalahan pada Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul, maka mentor menyetujui judul proyek
perunahan yang kami ajukan “Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis
Teknologi Informasi Pada Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu,
Kabupaten Bantul”.

C. Tujuan Perubahan
1. Tujuan Perubahan Jangka Pendek
a. Mensosialisaikan Program Pengelolaan Administrasi persuratan
b. Melatih Petugas Administrasi Persuratan
c. Ketepatan waktu dalam penyampaian surat pada Bidang-Bidang/ Sekretariat
2. Tujuan Perubahan Jangka Menengah:
a. Pengadaan Sarana pengelolaan persuratan dengan sistem Teknologi Informasi
b. Melaksanakan Arsip Surat berbasis Teknologi Informasi
c. Pengawasan dan monitoring Administrasi Persuratan
3. Tujuan Perubahan Jangka Panjang:
a. Surat masuk dan keluar berbasis Teknologi Informasi
b. Pengelolaan administrasi persuratan berbasis Teknologi Informasi dengan
Katalog
c. Melaksanakan Arsip Surat berbasis Teknologi Informasi

D. Manfaat Perubahan
Dari uraian tersebut di atas, sesuai dengan tujuan jangka pendek, Jangka Menengah dan
Jangka Panjang, maka diperoleh manfaat sebagai berikut
1. Manfaat Jangka Pendek
a. Ketugasan Petugas pengelola persuratan lebih jelas
b. Pelayanan persuratan lebih efektif
c. Petugas administrasi persuratan mampu mampu mengoperasikan komputer
2. Manfaat Jangka Menengah
a. Mewujudkan tertib administrasi persuratan

7
 b. Mewujudkan penyimpanan arsip sesuai dengan klasifikasi (Kode) Persuratan
c. Peningkatan Pelayanan Persuratan
3. Manfaat Jangka Panjang
a. Pelayanan persuratan cepat, tepat dan mudah
b. Pelayanan dengan efektif dan efisien
c. Terwujudnya Pelayanan Prima

Disetujui Bantul, Juli 2018

Atasan Langsung peserta Peserta Diklat

Priyo Harwijayanto, S.Si, M.Si Turni Rahayu, S.IP

NIP. 19681114 199603 1 003 NIP. 197201081993032002

8
 E. PENTAHAPAN UTAMA DAN PENJADWALAN
Target Waktu dimulai dan diakhiri
No. Kegiatan Pihak yang Waktu Bulan Juli Bulan … Hasil yang Rencana
Melaksanakan Penyelesaian 1 2 3 4 1 2 3 4 diharapkan Monev
Jangka Pendek:
A. Milestone 1: Persiapan
a. Konsultasi dengan Mentor. Project Leader, 1hari Disetujui
Mentor 09-07-2018 Mentor
b. Rapat Internal dengan Project Leader 1 hari
Sekretariat, penjelasan proyek 10-07-2018
perubahan
c. Menyusun draft materi proyek Dst
perubahan
d. Pertemuan dengan stakeholders
terkait.
B. Milestone 2: Koordinasi dengan
stakholder internal
a. Koordinasi penyusunan Tim Project Leader
Proyek Perubahan
b. Pembutan Materi Sosialisasi ………..
proyek perubahan
c. Koordinasi dengan stakholder
penyedia aplikasi berbasis
Teknologi Informasi
d. Instal/Buka Aplikasi berbasis
Teknologi Informasi
C. Milestone 3: ………
a. ...........................
b. ........................... dst
D. Milestone 4: ……...
a. .......................
b. ....................... dst
c. Dst.
E. Milestone 5: …….
a. .....................
b. ........................ dst.
F. Milestone ... : Monitoring,
Evaluasi proyek perubahan, dan
Penyusunan Laporan
Implementasi Proyek Perubahan
a. Persiapan monev
b. Penyusunan instrumen monev
c. Pelaksanaan monev
d. Penyampaian Laporan Kepada
Pimpinan Instansi dan
Tanggapan pimpinan (bukti
berupa testimoni / catatan /
komentar)

Jangka Menengah
1. Milestone ...
2. Milestone ...
3. Dst.

Jangka Panjang
1. …….

1
 2. …….
3. Dst.
Catatan:
1. Taking ownership tidak menjadi bagian dari milestone.
2. Akan lebih baik jika milestone jangka menengah dan panjang juga diuraikan
3. Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian-capaian yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam menjamin
terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran.
4. Milestone dibedakan antara tahapan jangka pendek, menengah, dan panjang.
5. Milestone harus linier dengan tujuan, manfaat, dan output kunci.

2
F. OUTPUT KUNCI (Key Project DELIVERABLES)
Nama Deskripsi
Jangka Pendek: Penjelasan singkat output yang hendak dihasilkan
1. Tersusunnya Data …… di ….. dalam proyek perubahan (harus dapat terukur,
2. Terselenggaranya sosialisasi ….. misalnya dengan jumlah, frekuensi, dsb.)
bagi ….. orang
3. Terpasangnya label pada
…..sasaran
4. Terwujudnya kesepahaman ……
tentang ……… (nota kesepahaman)

Jangka Menengah:
1. …….
2. …….
3. Dst.

Jangka Panjang;
1. ………..
2. …….
3. Dst.

• Output yang dihasilkan dari

pentahapan kegiatan
• Nama output kunci yang akan
dihasilkan.
• Output berupa output antara (yang
akan dicapai dalam jangka pendek
dan menengah) dan output akhir
yang akan dicapai dalam jangka
panjang.
G. TIM PROYEK PERUBAHAN
Struktur
Gambarkan struktur tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan
Contoh: melihat pada contoh di atas

Tim Proyek Perubahan

Sponsor

Coach Project Leader

Tim 1 Tim 2

Tim 3 Tim 4

Deskripsi

- Penjelasan peran dan tugas masing-masing personil dalam penyelenggaraan proyek

perubahan.
- Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek perubahan
- Siapa-siapa / pihak-pihak mana yang bisa menjadi tim pendukung / dilibatkan dalam
implementasi proyek perubahan ini.
- Sumberdaya tim terdiri dari internal dan eksternal terkait langsung dengan proyek
perubahan.

Struktur

Tim 1: .................................

Project Leader

Ketua Tim

Sekretaris

Bidang …. Bidang ….

Bidang …. Bidang ….

Deskripsi
 Tim 2: .............................

Gambar struktur organisasi tim sosialisasi

Deskripsi

H. ANGGARAN
Jumlah Deskripsi
Estimasi jumlah anggaran yang Penjelasan peruntukan
dibutuhkan (Misalnya: bekerjasama dengan pihak swasta)

Estimasi jumlah anggaran yang Penjelasan peruntukan

dibutuhkan (Misalnya: berkoordinasi dengan sekretariat/
bidang …)
???????? dst. Penjelasan peruntukan

Catatan:
1. Anggaran tidak harus berasal dari unit kerjanya sendiri (sesuai dengan ketentuan yang
berlaku);
2. Peserta harus bisa memperkirakan jumlah anggaran yang akan dipergunakan untuk
melaksanakan proyek perubahan di jangka pendek;
3. Anggaran tidak hanya berasal dari APBD/APBN;
4. Proyek perubahan tidak harus sudah tersedia anggarannya dalam APBD/APBN.

I. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Stakeholders Internal:
1. …….
2. …….
3. …….
4. Dst.

Stakeholders Eksternal:
1. ……
2. ……
3. Dst.

Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak

pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat
positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat.
Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau
eksternal yaitu instansi lain/individu yang berpengaruh diluar instansi peserta.
- Kelompokkan stakeholders sesuai kategorinya (Promoters / tingkat pengaruh dan
kepentingan besar, Latents / pengaruh besar tetapi kepentingan kecil, Defenders /

1
 tingkat pengaruh kecil tetapi kepentingan besar, Apathetics / tingkat pengaruh dan
kepentingan kecil);
- Gambarkan peta stakeholders (net-map) untuk melihat tingkat dukungan atau kontra
dan tingkat pengaruhnya terhadap proyek perubahan yang dilakukan.
- Rumuskan strategi komunikasi yang akan dilakukan terhadap setiap stakeholder.

J. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH DAN SOLUSI

Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau
keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan dan solusi yang akan
dilakukan untuk mengatasi potensi masalah tersebut.

K. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN

1. ????
2. ????
3. Termasuk peraturan perundangan yang mendukung / landasan hukum pelaksanaan
proyek perubahan.

L. PERSETUJUAN

Yogyakarta, ……………………………

Disetujui oleh: Diajukan oleh:

Mentor / Atasan Langsung

…………………………… (Nama Peserta)

NIP. ……………………... No. Presensi: ……………………

Coach / Pembimbing

……………………………
NIP. ……………………….

2
 KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN:

“Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi Informasi

Pada Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Kabupaten

Bantul”.

Disusun Oleh :

TURNI RAHAYU, SIP

No. Presensi :37/ DIKLATPIM IV/VI 2018

PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DIKLATPIM TINGKAT IV ANGKATAN VII
TAHUN 2018
:

3
4
 BAB II

IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

A. Deskripsi Implementasi Proyek Perubahan

Pemanfaatan teknologi informasi dalam mengelola surat menyurat diharapkan

dapat membantu dalam pengelolaan surat menyurat di Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul, bisa lebih efektif dan efisien dalam pengelolaannya
serta bisa memberikan pelayanan yang baik di bidang administrasi persuratan.

Proyek Perubahan “Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat menyurat pada

Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul” sangat dibutuhkan
untuk melakukan perubahan dan sebagai upaya peningkatan pelayanan di bidang
administrasi persuratan di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten
Bantul
Implementasi Proyek Perubahan dikerjakan secara bertahap dan sedapat mungkin sesuai
pentahapan utama yang sudah direncanakan, yaitu :

1. Milestone 1 : Persiapan Penyusunan Rencana Proyek Perubahan.

Milestone 1 ini merupakan tahapan penjelasan proyek perubahan, penyusunan tim
proyek perubahan dan pertemuan dengan stakeholder terkait untuk
menyampaikan/sosialisasi rencana proyek perubahan di Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Kabupaten bantul. Pada tanggal 08 Agustus 2018 dilakukan
penjelasan tentang proyek perubahan kepada Sekretaris Dinas dan internal Sekretariat
dilanjutkan rencana pembentukan Tim Proyek Perubahan pada tanggal 08 agustus 2018
pukul 14.00 WIB. Dan pada tanggal 16 Agustus 2018 dilakukan pertemuan dengan
stakeholder terkait (internal) Dinas dengan pejabat struktural Eselon II dan III serta
semua ASN di Sekretariat Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten
Bantul.

Output nya berupa sampainya informasi tentang proyek perubahan kepada internal
Dinas yaitu Bidang-Bidang dan Sekretariat akan tetapi karena banyaknya kegiatan di
DPMPT yang harus dihadiri oleh Kepala Bidang, Kepala Bidang tidak bisa menghadiri

31
 pertemuan penjelasan proyek perubahan, namun semua Bidang telah terwakili dengan
hadirnya Kepala Seksi-Kepala Seksi di masing-masing Bidang. Adapun tanggapan dan
respon peserta rapat yang hadir cukup positif dan antusias dalam menanggapi
Sosialisasi Proyek perubahan penerapan sistem Aplikasi persuratan yang dilakukan
Kepala Sub Bagian Umum dan kepegawaian dan Semua yang hadir mendukung
adanya pemanfaan aplikasi persuratan.

2. Milestone 2 : Pemanfaatan Aplikasi Pengelolaan Surat menyurat.

Milestone ini dimulai dengan kegiatan konsultasi ke Bagian Umum Setda Kabupaten
bantul untuk mencari informasi tentang Aplikasi Persuratan yang ada di Bagian Umum
Setda Kab. Bantul, cara mengoperasikannya serta menanyakan cara menginstlal
aplikasinya.
Setelah di dapat informasi tentang cara mengoperasikan aplikasinya dan cara
menginstalnya, kemudian menginstal Aplikasi persuratan yang ada di Bagian Umum
Setda Kabupaten Bantul
Outputnya berupa Aplikasi Persuratan dan hasil entry surat di Aplikasi persuratan

3. Milestone 3 : Penyusunan alur pengelolaan surat menyurat

Milestone ini diawali dengan melakukan konsultasi tentang alur pengelolaan surat
menyurat dengan aplikasi di Bagian Umum Setda Kabupaten bantul serta mencatatnya,
yang dilakukan pada tanggal 21 Agustus 2018.
Output nya berupa contoh/penjelasan tentang Alur pengelolaan Surat menyurat dengan
Aplikasi di Bagian Umum Setda Kabupaten Bantul, Kegitan selanjutnya aalah
membuat/menuangkan alur pengelolaan surat menyurat dengan Aplikasi yang
dilaksankan di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul.
4. Milestone 4 : Pendampingan/Pelatihan Petugas.
Milestone ini dimulai dengan melakukan pendampingan/melatih petugas
pengadministrasi persuratan mulai tanggal 27 s.d 30 Agustus 2018, serta mulai
mengentry surat masuk dan surat keluar yang dimulai tanggal 03 September 2018

Outputnya berupa kemampuan Petugas Administrasi Persuratan dalam mengoperasikan

Aplikasi Persuratan serta mulai menerapkan sistem aplikasi persurataan dalam
pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan
Terpadu Kabupaten Bantul.

32
5. Milestone 5 : Digitalisasi arsip surat.
Pada kegiatan ini dilakukan kegiatan scan surat masuk dan keluar yang dimulai tanggal
03 september 2018 dan Penyimpanan arsip surat di hardisk

Outputnya berupa scan surat masuk dan keluar dan file scan surat masuk dan surat
keluar.

6. Milestone 6 : Evaluasi dan Pelaporan.

Pada milestone ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan persiapan monitoring
dan evaluasi, penyusunan instrumen serta monitoring dan evaluasi pelaksanaan Proyek
Perubahan.
Pada tahap milestone ini juga dilakukan pembuatan dan penyusunan Laporan
Implementasi Proyek Perubahan.

dengan membagikan quesioner istrumen evaluasi kepada ASN/PNS di Kabupaten Dinas

Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul. hasil di evaluasi dan
kemudian disimpulkan

33
 FORMULIR IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Nama Proyek Perubahan : Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan
Terpadu Kabupaten Bantul

Area Perubahan : Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul

No. Tanggal Program Aksi/Kegiatan Indiktor Capaian Prosen Kendala dan Bukti Fisik
Keberhasilan tase Upaya
Capaian Penyelesaiannya
Milestone 1 : Persiapan.
1 08 Agustus Penjelasan Proyek Perubahan. Tersampaikannya Informasi proyek 100%  Undangan
2018 informasi perubahan sampai  Daftar
mengenai proyek ke Internal Hadir
perubahan ke Sekretariat  Notulen
internal  Foto
sekretariat Kegiatan
08 Agustus Penyusunan Tim Proyek Terwujudnya SK Terwujudnya 100%  Undangan
2018 Perubahan. Tim Proyek Pembagian Tugas  Daftar
Perubahan Tim Hadir
 Notulen
 Foto
Kegiatan
16 Agustus Pertemuan dengan Stakeholder Tersampaikannya Stake holder 100% Kendala : Agenda  Undangan
2018 terkait. informasi internal Kegiatan Ka. Bid  Daftar
mengenai proyek memahami/meng sangat Hadir
perubahan ke erti proyek padat/Bersamaan  Notulen
stakeholder perubahan Kegiatan lain  Foto
terkait/internal sehingga tdk bisa Kegiatan
DPMPT secara pribadi
34
 menghadiri
Pertemuan
Upaya
Penyelesaian:
Masing-masing
Bidang
mewakilkan
Kasi/Stafnya
Milestone 2 : Pemanfaatan Aplikasi Pengelolaan Surat menyurat.
16 Agustus Konsultasi ke Bagian Umum Terpahaminya Memahami 100%  Bukti
2018 tentang Aplikasi Aplikasi Konsultasi
Persuratan Persuratan  Hasil
Konsultasi
 Foto
Konsultasi
16 Agustus Menginstal Aplikasi Persuratan Ter-instalnya Tersedianya 100%  Aplikasi
2018 ke Bagian Umum. Aplikasi Aplikasi Persuratan
Persuratan Persuratan  Foto
Aplikasi
Milestone 3 : Penyusunan Alur Pengelolaan Surat Menyurat.
21 Agustus Konsultasi ke Bagian Umum. Terpahaminya Memahami Alur 100%  Bukti
2018 Alur Pengelolaan Pengelolaan Surat Konsultasi
Surat  Hasil
Konsultasi
 Foto
Konsultasi
23 Agustus Membuat/menuangkan alur, Tertuangkannya Menuangkan Alur 100%  Alur
2018 pengelolaan surat dengan alur pengelolaan Pengelolaan Surat Pengelolaa
aplikasi. surat n Surat
menggunakan dengan
aplikasi Aplikasi
35
  Foto
Kegiatan
Milestone 4 : Pelatihan dan Pendampingan Petugas pengadministrasi surat.
27 s.d. 30 Memberikan Terlatihnya Petugas bisa 100%  Foto
Agustus Pendampingan/Pelatihan Petugas dalam mengoperasikan Kegiatan
2018 Petugas. menggoperasikan Aplikasi Pendampin
Aplikasi Persuratan gan
Mulai 03 Mulai Mengentry surat masuk Terentrynya Surat Pengelolaan Surat 100%  Foto Hasil
September dan surat keluar mulai Bulan Masuk dan Surat Masuk dan Surat Entry
2018 September 2018. Keluar di Keluar di Aplikasi
Aplikasi Aplikasi
Persuratan Persuratan
Milestone 5 : Digitalisasi Arsip Surat
Mulai 03 Men-Scan Surat Masuk dan Ter-scannya surat Scan Surat 100% Kendala: Scanner  Sampel
September Surat Keluar. masuk dan surat Masuk dan Surat yang dipakai Foto
2018 keluar Keluar kurang cepat Kegiatan
kerjanya Scan Surat
Upaya Masuk dan
penyelesaiannya : Surat
Pinjam/memakai Keluar
scanner Sub Bag
lain
Mulai 03 Penyimpanan Arsip Surat di File Tersimpannya Tersedianya File 100%  Foto File
September Arsip Surat Surat Masuk dan Scan Surat
2018 Masuk dan Surat Surat Keluar Masuk dan
Keluar Surat
Keluar
Milestone 6 : Monitoring,Evaluasi proyek perubahan dan Penyisunan Laporan Implementasi Proyek Perubahan.
15 Oktober Persiapan Monev. Materi Monev Tersedianya 100% Materi unuk
2018 materi Monev Monev
16 Oktober Penyusunan Instrumen Monev. Tersusunnya Instrumen Monev 100% Quisioner
Instrumen Monev Proyek
36
 2018 Perubahan
17 Oktober Pelaksanaan Monev. Terlaksanakannya Hasil Monev Hasil monev
2018 Monev Proyek
Perubahan
19 Oktober Penyampaian Laporan. Tersedianya Laporan Monev Laporan
2018 Laporan Monev Monev

37
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Keseluruhan proses Implementasi Proyek Perubahan Penerapan Sistem Aplikasi

Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Kabupaten Bantul khususmya dalam tahapan jangka pendek dapat disimpulkan hal-hal
sebagai berikut :
1. Pengelolaan surat menyurat yang dilakukan selama ini masih manual dan dinilai
kurang efektif dan efisien, sehingga perlunya peningkatan dalam pengelolaan surat
menyurat dengan teknologi informasi, dengan mengunakan aplikasi persuratan dapat
membantu dalam pengerjaan pengelolaan surat menyurat menjadi lebih cepat.
2. Dukungan dari Pimpinan dalam pelaksaan kegiatan ini serta disetujuinya rencana
penggadaan sarana dan prasarana yang dialokasikan dalam anggaran perubahan
maupun untuk anggatran tahun berikutnya.
3. Dengan diterapkannya Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat Menyurat , tidak lagi bisa
melakukan penomoran ganda.
4. Dengan adanya Aplikasi pengelolaan surat menyurat membantu dalam mempercepat
penangganan surat masuk dan surat keluar.
5. Perlunya kerjasama yang baik antar Bidang-Bidang dan sekretariat dalam pengelolaan
persuratan.
6. Adanya pendampingan/pelatihan petugas yang menangani surat menyurat dengan
aplikasi persuratan mempunyai nilai tambah untuk peningkatan kualitas SDM, dari
yang semula tidak bisa mengoperasikan komputer pada umumnya dan aplikasi
khususnya menjadi lebih terampil dalam menggunakan teknologi informasi.

38
 B. Rekomendasi dan Saran

Proyek perubahan Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat Menyurat Pada

Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul ini diharapkan dapat
dilanjutkan secara berkesinambungan dengan pemberian saran dan rekomendasi Kepala
Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul dan Tim sebagai
berikut :
a. Memerintahkan kepada Kepala Sub Bagian Umum lewat Sekretaris Dinas Penanaman
dan Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul agar menggunakan aplikasi
pengelolaan surat menyurat secara berkesinabungan/berkelanjutan
b. Memerintahkan kepada Kepala Bidang-Kepala Bidang dan Sekretariat untuk lebih
tertib dalam menanggani administrasi persuratan.
c. Memerintahkan kepada Kepala Sub Bagian Umum untuk memanfaatkan Aplikasi
Pengelolaan Surat menyurat semaksimal mungkin dan apabila memungkinkan lebih
dikembangkan kegunaannya.
d. Memberikan pendampingan kepada petugas yang mengurusi persuratan maupun
personil lain yang ditunjuk, agar apabila yang bersangkutan berhalangan hadir bisa
dikerjakan personil lain.
e. Mengusulkan anggaran di Perubahan dan di Tahun 2019 untuk pengadaan peralatan
yang digunakan berupa Scanner dan Printer Dot Matrix

Demikian Laporan Implementasi Proyek Perubahan yang dapat kami haturkan, semoga
dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan
Terpadu Kabupaten Bantul dalam upaya memberikan pelayanan yang lebih baik, efektif dan
efisien.

39
B. Pengalaman Belajar Selama Memimpin Perubahan

PENGALAMAN BELAJAR DARI LABORATORIUM KEPEMIMPINAN

Nama : Turni Rahayu, S.IP

Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Sekretariat Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Judul Proyek : Penerapan Sistem Aplikasi Persuratan pada Dinas Penanaman
Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul.

Tabel : Pengalaman Belajar Dari Proyek Laboratorium Kepemimpinan

Pengalaman Belajar

No. Milestone Pengalaman yang diperoleh

1 Milstone 1: Persiapan
a. Penjelasan Proyek Perubahan. - Koordinasi bersama tim
b. Penyusunan Tim Proyek Perubahan. internal berguna untuk
c. Pertemuan dengan Stakeholder terkait. menyampaikan beberapa
informasi sekaligus
mengkoordinasikan langkah-
langkah dalam pelaksanaan
proyek perubahan
- Perlunya bantuan dan
kerjasama antar personal Tim
untuk terselenggaranya
kegiatan denga baik
- Untuk mewujudkan tertib
administrasi diperlukan
dukungan dan kerjasama
yang baik antar bidang dan
sekreariat
40
2 Milstone 2 : Pemanfaatan Aplikasi Pengelolaan - Perlunya
Surat menyurat mengkonsultasikan sebuah
a. Konsultasi ke Bagian Umum hal yang belum kita
b. Menginstal Aplikasi Persuratan ke Bagian ketahui sebelum
Umum. melaksanakan kegiatan
yang dianggap baru.
- Perlunya menginstall
Aplikasi dan mengetahui
cara pengoperasiannya
sebelum memanfaatkan
aplikasi persuratan
3 Milstone 3 : Penyusunan Alur Pengelolaan Surat - Dalam penyusunan alur
menyurat pengelolaan surat
a. Konsultasi ke Bagian Umum menyurat yang belum kita
b. Membuat/Menuangkan Alur Pengelolaan Surat ketahui harus kobsultasi
Menyurat dengan Aplikasi terlebih dahulu dengan
yang menanggani sesuai
aturan yang ada.
- Sebelum mulai mengentri
surat-surat di dalam
aplikasi kita harus
membuat/menuangkan
alur terlebih dahulu
sebagai pedoman kita
untuk memulai mengentry
surat

4 Milstone 4 : Pendampingan/Pelatihan Petugas - Untuk meningkatkan

a. Memberikan Pendampingan/Pelatihan Petugas kualitas SDM diperlukan
b. Mulai Mengentry surat masuk dan surat keluar pendampingan/melatih
mulai Bulan September 2018. personil agar bisa

41
 mengoperasikan komputer
dan aplikasi
- Diperlukan kerjasama dan
saling membantu untuk
peningkatan kegiatan/
memperoleh hal menuju
yang lebih baik
5 Milstone 5 : Digitalisasi Arsip Surat - Arsip surat tidak hanya
a. Men-Scan Surat Masuk dan Surat Keluar. dapat disimpan dalam
b. Penyimpanan Arsip Surat di File bentuk fisik/kertas saja,
tetapi dapat disimpan di
file dengan cara menscan
surat tersebut agar aman
dan memudahkan saat
mencari kembali arsip
surat, juga menghemat
tempat penyimpanan.
6 Milstone 6 : Monitoring dan Evaluasi - Perlunya persiapan dan
a. Persiapan Monev kerjasama antar tim dalam
b. Penyusunan Instrumen Monev menentukan monitoring
c. Pelaksanaan Monev dan evaluasi
d. Penyampaian Laporan - Kerjasama dan koordinasi
dalam menyusun
instrumen serta
pelaksanaannya
- Perlunya penyampaian
laporan hasil kegiatan
proyek perubahan untuk
mengukur keberhasilan,
kendala dan hambatan
serta tindaklanjutnya.

42
43
44
 BIODATA PESERTA

Judul Proyek Perubahan : PENERAPAN SISTEM APLIKASI

PENGELOLAAN SURAT MENYURAT
PADA DINAS PENANAMAN MODAL
DAN PELAYANAN TERPADU
KABUPATEN BANTUL
Nama Penyusun Proyek Perubahan :

Turni Rahayu, S.IP

NIP 197201081993032002

081328343589
No HP dan Email :
rahayujosan@gmail.com
Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan
Asal SKPD Penyusun Proyek Perubahan :
Terpadu Kabupaten Bantul.

Pengembangan Kompetensi yang diikuti : -

Deskripsi singkat proyek perubahan : Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat

menyurat pada Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu, bertujuan untuk merubah
sistem pelayanan di bidang administrasi surat
masuk dan surat keluar yang semula ditangani
oleh petugas persuratan secara manual
sehingga kurang efektif dan efisien, Untuk
mewujudkan pelayanan surat masuk dan surat
keluar diperlukan inovasi dengan melakukan
proyek perubahan dengan judul Penerapan
Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat menyurat
pada Dinas Penanaaman Modal dan
Pelayanan Terpadu, Kabupaten Bantul,
 Manfaat dari sistem tersebut adalah :
memperlancar pengelolaan administrasi surat
menyurat dan proses penyelesaian surat
menyurat menjadi cepat, tepat dan aman.

Milestone Proyek Perubahan : JANGKA PENDEK

Milestone 1: Persiapan
Milestone 2: Pemanfaatan Aplikasi Pengelolaan
surat menyurat
Milestone 3: Penyusunan alur pengelolaan surat
menyurat
Milstone 4 : Pendampingan/Pelatihan petugas
pengadministrasi surat
Milstone 5 : Digitalisasi Arsip surat
Milstone 6 : Monitoring dan Evaluasi

JANGKA MENENGAH
Melanjutkan Mengentry surat masuk dan keluar
Men-Scan Surat Masuk dan keluar
Penyediaan Sarana Persuratan

JANGKA PANJANG
Melanjutkan Mengentry surat masuk dan keluar
Men-Scan Surat Masuk dan keluar
Mewujudkan tata kearsipan yang semakin
berdaya guna dan berhasil guna
Lampiran 2: Formulir Pembimbingan dengan Coach

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH

DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN VI

CATATAN HASIL PEMBIMBINGAN

PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP/LABORATORIUM KEPEMIMPINAN

Nama : TURNI RAHAYU, S.IP

No. Presensi : 37
Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Instansi : Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kab. Bantul
No. Contact : 081328343589
Judul proyek Perubahan : Penerapan Sistem Aplikasi Surat Menyurat pada Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul
Nama Coach : Yulia Rustiningsih, S.IP, M.PA

Konsultasi dan Bimbingan yang dilakukan selama Taking Ownerships/Laboratorium

Kepemimpinan*)
No Hari/ Kegiatan Output Diinfokan dan Tanggapan Paraf
Tanggal Mentor/Coach Coach
1. Senin, Konsultasi tentang Hal-hal yang Agar segera disiapkan dan
10-09-2018 Persiapan Proyek harus dilaksanakan dengan baik .
Perubahan dipersiapkan

2. Senin, Konsultasi tentang Aplikasi Agar dilaksanakan dengan

10-09-2018 Pemanfaatan Pengelolaan Suratmemanfaatkan Aplikasi
Aplikasi dengan sebaik-baiknya
3. Senin, Konsultasi Alur Pengelolaan Agar mengkonsultasikan
10-09-2018 Penyusunan Alur Surat Menyurat terlebih dahulu dan
dilaksanakan sesuai
ketentuannya.
4. Kamis, Konsultasi Petugas mampu Agar segera melaksanakan
11-10-2018 Pendampingan/Pela mengoperasikan pendampingan/pelatihan
tihan petugas aplikasi petugas
pengadministrasi pengelolaan surat
surat menyurat
5. Kamis, Konsultasi Hasil Scan Surat Agar dilaksanakan kegiatan
11-10-2018 Digitalisasi Arsip scan surat
surat
6. Kamis, Konsultasi Monev Laporan Monev Agar segera dipersiapkan,
11-10-2018 membuat instrumen untuk
monev dan Laporannya
No Hari/ Kegiatan Output Diinfokan dan Tanggapan Paraf
Tanggal Mentor/Coach Coach
7. Senin, Konsultasi tentang Materi Laporan Agar dilengkapi materi untuk
22-10-2018 Penyusunan laporan dan lampirannya.
Laporan
8. Selasa, Konsultasi tentang Materi Laporan Laporan disusun sesuai dengan
23-10-2018 Penyusunan panduan penyusunan Laporan
Laporan Implementasi Proyek
Perubahan.

Peserta

( Turni Rahayu, S.IP)

Lampiran 2: Formulir Pembimbingan dengan Coach/Mentor

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH

DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN VI

CATATAN HASIL PEMBIMBINGAN

PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP/LABORATORIUM KEPEMIMPINAN

Nama : TURNI RAHAYU, S.IP

No. Presensi : 37
Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Instansi : Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kab. Bantul
No. Contact : 081328343589
Judul proyek Perubahan : Penerapan Sistem Aplikasi Surat Menyurat pada Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul
Nama Mentor : Priyo Harwijayanto, S.Si, M.Si

Konsultasi dan Bimbingan yang dilakukan selama Taking Ownerships/Laboratorium

Kepemimpinan*)

No Hari/ Kegiatan Output Diinfokan dan Tanggapan Paraf

Tanggal Mentor/Coach Mentor Coach
Rabu, Konsultasi tentang Persiapan Untuk dipersipakan dengan
08-08- Persiapan pelaksanaa baik tahapan-tahapannya
2018201 pelaksanaan proper n proper
8 (Milestone 1)

Kamis, Konsultasi Instal Untuk dilaksankan,

23-08- Pemanfaatan aplikasi Aplikasi manfaatkan aplikasi dengan
2018 persuratan sebaik-baiknya.
- (Milestone 2)
20
Kamis, Konsultasi Alur Surat Untuk dilaksanakan sesuai
23-08- Penyusunan Alur ketentuan/alur persuratan
2018 (Milstone 3)
18
Senin, Konsultasi SDM Petugas pelaksana agar
27-08- Pendampingan/Pelati mampu terus dibimbing dan terus
2018 han petugas mengopera ditingkatkan
pengadministrasi sikan kemampuannya.
surat (Milestone 4) aplikasi
persuratan
No Hari/ Kegiatan Output Diinfokan dan Tanggapan Paraf
Tanggal Mentor/Coach Mentor Coach
Jum’at, Konsultasi Hasil Scan Untuk terus dilaksanakan
18-08- Digitalisasi Arsip Surat secara konsisten sesuai
2018um surat (Milestone 5) kategori surat.
’at
Jum’at, Konsultasi Monev Laporan Laporkan hasil Proyek
05-10- (Milstone 6) Proper Perubahan sesuai hasil yang
2018 dicapai, terima kasih telah
membuat proyek perubahan,
teruskan

Sabtu,
04-08-
2018

Catatan:
*) Coret yang tidak perlu Yogyakarta, Oktober 2018
Peserta

( Turni Rahayu, S.IP)

 PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN
TERPADU
Alamat : Komplek II Perkantoran Pemkab Bantul Jln. Lingkar Timur,
Manding, Trirenggo, Bantul, Yogyakarta KP. 55714
Telp. (0274) 367867 Fax. (0274) 367866
Email. dpmpt@bantulkab.go.id Website http://www.dpmpt@bantulkab.go.id/

SURAT PERYATAAN
Nomor : 896/854
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : PRIYO HARWIJAYANTO, S.Si, M.Si
NIP : 196811141996031003
Pangkat, Gol : Pembina Tk. I, IV/b
Jabatan : Sekretaris Dinas
Instansi : Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Bersedia dan sanggup menjadi MENTOR dari peserta Dikat Kepemimpinan Tingkat IV
Angkatan VI yang akan dilaksankan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah Istimewa
Yogyakarta pada tanggal 24 Juni 2018 sampai dengan 27 Oktober 2018, dengan peran dan
Tugas sebagai berikut :
1. Sebagai Pembimbing dan Pengawas peserta
2. Memberi dukungan penuh kepada peserta diklat dalam mengimplementasikan proyek
perubahan
3. Memberi dukungan kepada peserta dalam mendayagunakan seluruh potensi sumberdaya
4. yang diperlukan dalam melakukan implementasi proyek perubahan
5. Memberi bimbingan kepada peserta dalam mengatasi kendala yang muncul selama proses
implementasi berlangsung
6. Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat; dan
7. Hadir untuk menjadi penguji pada seminar proporsal proyek perubahan dan seminar
proyek perubahan.
Kepada peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan VI atas nama, di bawah ini :
Nama : TURNI RAHAYU, S.IP
NIP : 197201081993032002
Pangkat, Gol : Penata, III/c
Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Instansi : Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu

Demikian surat pernyataan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bantul, 08 Juni 2018

Mentor

PRIYO HARWIJAYANTO, S.Si, M.Si

Pembina Tk. I, IV/b
NIP. 196811141996031003
Tembusan disampaikan kepada Yth. :
1. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah Istimewa Yogyakarta
2. Kepala Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Bantul.
 PEMERINTAH KABUPATEN BANJUL
DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN TERPADU
Alamat: Komplek II Perkantoran Pemkab Bantul Jin. LingkarTimur,
Manding, Trirenggo, Bantul, Yogyakarta KP. 55714
Telp. (0274) 367867 Fax. (0274) 367866
Surel: dpmpt@bantulkab.go.id Laman:
http://www.perijinan@bantulkab.go.id7

PERNYATAAN DUKUNGAN PROYEK PERUBAHAN

Kami yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan dukungan terhadap Proyek
Perubahan yang disusun dan dilaksankan dalam rangka Diklat Kepemimpinan Tingkat IV
Angkatan VI Tahun 2018 oleh :

Nama Peserta : Turni Rahayu, S.IP

Jabatan : Ka Sub Bag. Umum dan Kepegawaian Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Kab. Bantul
Nomor Presensi :37
Judul Proper : Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Suratmenyurat pada
Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kab. Bantul

No. Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Ir. Sri Muryuwantini, MM Kepala Dinas /$T\
2. Priyo Harwijayanto, S.Si, M.Si Sekretaris Dinas
3. Ir. Priya Hariyanta, MMA Kabid. Pengaduan, Wasdal s-^jty
4. Totok Budiharto, S.Sos Kabid Pendataan dan Penetapan /O^ A
5. Setyawati, S.Psi Kabid PI
6. Noviarni Nurmades, SH Kabid Penanaman Modal Wj?
7. Six Dwi Mulyani, SE Ka Sub Bag Keuangan & Aset ^Iritr V"
P$
8. Wiwin Istiumaya, S.IP Ka Sub Bag Program

t
9. Surahmanta Nugraha, ST Pranata Komputer Pertama 1

10 Ida Kuswati, SE Bendahara Pengeluaran

11 Pardi Pengelola Sarpras Kantor
12 Ribut Sularsih Pengadministrasi Umum
13 Maikaningrum Tenaga Honorer i

Proyek Perubahan tersebut kami nilai sangat bermanfaat sebagai upaya peningkatan
pengelolaan surat menyurat di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten
Bantul. Untuk maksud tersebut, kami bersedia untuk memberikan dukungan bagi
keberhasilan proyek perubahan ini.
 PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
SEKRETARIAT DAERAH
BAGIAN UMUM
Alamat Jin. Robert Wolter Monginsidi No. 1 Bantul, Yogyakarta
Telepon (0274) 367509 Faximile (0274) 368078. Kode Pos : 55711
E-mail: umum@bantulkab.qo.id

PERNYATAAN DUKUNGAN PROYEK PERUBAHAN

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ahmad Rugayana DL. S.Sos

NIP : 196601131998031001
Jabatan : Ka Sub Bag Tata Usaha Bagian Umum Setda Kab. Bantul

Dengan ini menyatakan dukungan terhadap Proyek Perubahan yang disusun dan
diiaksankan dalam rangka Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan VI Tahun 2018 oleh

Nama Peserta : Turni Rahayu, S.IP

Jabatan : Ka Sub Bag. Umum dan Kepegawaian Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Kab. Bantul
Nomor Presensi :37
Judul Proper : Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Suratmenyurat pada Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul

Proyek Perubahan tersebut kami nilai sangat bermanfaat sebagai upaya peningkatan
pengelolaan surat menyurat di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Kabupaten Bantul. Untuk maksud tersebut, kami bersedia untuk memberikan dukungan bagi
keberhasilan proyek perubahan ini.

Bantul, Oktober2018
A.n. Ka Sub Bag Umum
Ka Sub Bag Tata Usaha

Ahmad Ruqavana DL, S.Sos

NIP. 196601131998031001
 PEMERINTAH KABUPATEN BANJUL
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI
Jin. Robert Wolter Monginsidi No. 1 Bantul, Telp. 367509 psw 316, 317,434
psw419, 466, 467 Faximile (0274) 368078.

PERNYATAAN DUKUNGAN PROYEK PERUBAHAN

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Kawuniningrum, ST, M.Cs
NIP : 197106261998032003
Jabatan : Kabid Penyelenggaraan Egovernment dan Persandian

Dengan ini menyatakan dukungan terhadap Proyek Perubahan yang disusun dan dilaksankan dalam
rangka Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan VI Tahun 2018 oleh
Nama Peserta : Tumi Rahayu, S.IP
Jabatan : Ka Sub Bag. Umum dan Kepegawaian Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Kab. Bantul
Nomor Presensi : 37
Judul Proper : Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Suratmenyurat pada
Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kab. Bantul

Proyek Perubahan tersebut kami nilai sangat bermanfaat sebagai upaya peningkatan pengelolaan
surat menyurat di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Teipadu Kabupaten Bantul. Untuk
maksud tersebut, kami bersedia untuk memberikan dukungan bagi keberhasilan proyek perubahan
ini.

Bantul, Agustus2018

KAWUNININGRUM. ST. M.Cs

NIP. 197106261998032003
 PEMERINTAH KABUPATEN BANJUL
BADAN KEPEGAWAfAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Alamat Jin. Robert Wolter Monginsidi No. 1 Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Teiepon (0274) 367509 psw 419, 466, 467 Faximile (0274) 368078.
Laman : http://www.bkpp.go.id Pose!: bkpp@bantulkab.go.id

PERNYATAAN DUKUNGAN PROYEK PERUBAHAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Triyanto, SSTP, M.Eng
NIP : 198002181998101001
Jabatan : Kabid Formasi, Pengembangan Diklat Pegawai BKPP

Dengan ini menyatakan dukungan terhadap Proyek Perubahan yang disusun dan dilaksankan dalam
rangka Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan VI Tahun 2018 oleh
Nama Peserta : Tumi Rahayu, S.IP
Jabatan : Ka Sub Bag. Umum dan Kepegawaian Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Kab. Bantul
Nomor Presensi :37
Judul Proper : Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Suratmenyurat pada
Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kab. Bantul

Proyek Perubahan tersebut kami nilai sangat bennanfaat sebagai upaya peningkatan pengelolaan
surat menyurat di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul. Untuk
maksud tersebut, kami bersedia untuk memberikan dukungan bagi keberhasilan proyek perubahan
nil.

Bantul, 21 September 2018

J9 Bidang.FPDP
l

(ittjl! SSTP.. M.Eng

i002181998101001
 PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
Komptek Perkantoran Terpadu Pemda
Jalan lingkar Timur Manding Trirenggo Bantu, Daerah Istimewa Yogyakarta
Kode Pos 55711 Telepon (0274) 368302 Faximile (0274) 368078.
Pos-el: dpk@bantulkab.gQ.,jd Laman: https//dispusip.bantulkab.go.id

PERNYATAAN DUKUNGAN PROYEK PERUBAHAN

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : SINGGIH RIYADI, SE, MM

NIP :197307211997031007
Jabatan : Ka Bid Kearsipan

Dengan ini menyatakan dukungan terhadap Proyek Perubahan yang disusun dan
dilaksankan dalam rangka Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan VI Tahun 2018 oleh

Nama Peserta : Turni Rahayu, S.IP

Jabatan : Ka Sub Bag. Umum dan Kepegawaian Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Kab. Bantul
Nomor Presensi :37
Judul Proper : Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Suratmenyurat pada
Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten
Bantul

Proyek Perubahan tersebut kami nilai sangat bermanfaat sebagai upaya peningkatan
pengelolaan surat menyurat di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Kabupaten Bantul. Untuk maksud tersebut, kami bersedia untuk memberikan dukungan
bagi keberhasilan proyek perubahan ini.

2018

i, SE MM
 PEMERINTAH KABUPATEN BANJUL
DINAS PENANAMAN MODAL dan PELAYANAN TERPADU
Alamat: Komplek II Perkantoran Pemkab Bantul Jin. Lingkar Timur, Manding,
Trirenggo, Bantul, Yogyakarta KP. 55714
Telp. (0274) 367867 Fax. (0274) 367866
Email. dpmpt@bantulkab.qo.id Website http://www.periiinan@bantulkab.qo.id/

TANGGAPAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Nama Peserta : Turni Rahayu, S.IP

Jabatan : Ka. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul
Nomor Absensi : 37
Judul Proyek Perubahan: Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Suratmenyurat pada Dinas
Penanaman modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul

tootfOn

2018
-KepdaJ3M%tfPT Kab. Bantul

tini, MM
3091989032002
 TESTIMONITERHADAP KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN

Nama Peserta : Tumi Rahayu, S.IP

Jabatan : Ka. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul
Nomor Absensi : 37
Judul Proyek Perubahan: Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Suratmenyurat pada Dinas
Penanaman modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul

Bantu ober 2018

M.MA
NIP. 19611119940310053
 TESTIMONI TERHADAP KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN

Nama Peserta : Turni Rahayu, S.IP

Jabatan : Ka. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul
Nomor Absensi : 37
Judul Proyek Perubahan: Penerapan Sistem Aplikasi Pengelolaan Suratmenyurat pada Dinas
Penanaman modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Bantul

Bantul, Oktober2018
Sekretaris Dinas PMPT

Priyo Harwijayanto, S.Si, M.Si

NIP. 196811141996031003
 Oleh:
TURNI RAHAYU ,S.IP
NO. ABSEN 37/DIKLAT PIM IV/VI/2018
Isu strategis yang terkait dengan permasalahan di
Bidang Umum dan Kepegawaian adalah
menyiapkan dan melaksanakan urusan tata
persuratan dan kearsipan
Oleh karena itu diperlukan upaya manajemen dari
sisi pengelolaan surat di Bagian Umum dan
Kepegawaian. Salah satu bentuk pengelolaan
persuratan yang saat ini masih dikelola secara
manual sehingga dinilai kurang efektif dan efisien
di era perkembangan teknologi dan informasi
saat ini, dengan kondisi tersebut, maka penyusun
mengambil judul proyek perubahan Penerapan
Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat menyurat
Sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor : 123 Tahun 2016 pasal 11 ayat 4
dijelaskan bahwa tugas pokok dan fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Penanaman Modal dan Pelatyanan Terpadu meliputi
 Menyusun rencana kerja Sub bagian;

 Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis urusan umum dan

kepegawaian;
 Menyiapkan dan melaksanakan urusan tata usaha;

 Menyiapkan dan melaksanakan urusan kepegawaian;

 Menyiapkan dan melaksanakan urusan rumah tangga;

 Menyiapkan dan melaksanakan urusan tata persuratan dan kearsipan;

 Menyiapkan dan melaksanakan urusan kerjasama dan kehumasan;

 Menyiapkan dan melaksanakan urusan hukum, organisasi dan tata laksana;

 Menyiapkan dan melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan tugas dan

fungsi Sub Bagian; dan
 Melaksanakan fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
Kondisi Saat ini Inovasi Kondisi yang diinginkan

Pengelolaan surat Pengelolaan surat

menyurat Pemanfaatan aplikasi menyurat
mengunakan cara surat menyurat mengunakan
manual Komputer

Pengelolaan surat Penyusunan alur Pengelolaan surat

menyurat belum surat menyurat menyurat lebih tertib
tertib

Pelatihan dan Optimalisasi kerja

Kinerja Petugas pendampingan pengadministrasi
Administrasi belum petugas administrasi persuratan
optimal persuratan

Kesulitan Penemuan Penemuan kembali

kembali surat Digitalisasi Arsip surat dengan cepat
dengan cepat

PENERAPAN SISTEM APLIKASI

PENGELOLAAN SURAT
MENYURAT
a.Tujuan
1. Menggunakan Aplikasi persuratan dalam
pengelolaan surat menyurat
2. Tersusunnya alur pengelolaan surat jelas
3. Meningkatnya kemampuan petugas dalam
mengoperasikan aplikasi persuratan
4. Tersimpannya arsip dengan baik

b. Manfaat
1.Mempermudah pengelolaan surat menyurat
2. Pengelolaan surat sesuai tahapan dalam alur
3. Pengelolaan surat menyurat menjadi lebih cepat
4. Memudahkan mencari kembali arsip surat
Milestone 1: Persiapan
 Rapat penjelasan proyek perubahan internal

 Penyusunan Tim Proyek Perubahan

 Pertemuan dengan stakeholder terkait

Milestone 2 : Pemanfaatan Aplikasi Pengelolaan surat menyurat

 Konsultasi ke Bagian Umum

 Menginstal Aplikasi Persuratan ke Bagian Umum

Milestone 3 : Penyusunan alur pengelolaan surat menyurat

 Konsultasi pengelolaan surat ke Bagian Umum

 Membuat/menuangkan alur, pengelolaan surat dengan aplikasi

Milestone 4:Pelatihan dan Pendampingan petugas pengadministrasi

surat
 Memberikan Pelatihan Petugas Administrasi Persuratan

 Mulai mengentry surat masuk dan surat keluar Bulan Jan-September

 Milstone 5 : Digitalisasi Arsip surat
 Men-scan Surat Masuk dan Keluar mulai
bulan September
 Penyimpanan arsip surat di hardisk mulai
bulan September
 Milestone 6: Monitoring, Evaluasi proyek
perubahan, dan Penyusunan Laporan
Implementasi Proyek Perubahan
 Persiapan monev
 Penyusunan instrumen monev
 Pelaksanaan monev
Gambar....: Net Mapping Keterkaitn Pengaruh Stakeholder

Kepala Dinas Kepala Dinas

Ka.
++++ Arsip &
BKPP+++
Perpus ++

Kabid PP
+++
Ka. Bagian
Sekretaris Dinas
Umum ++
++++

Kabid Wasdal
+++ Ka. BKAD
+
Project Leader
Ka Sub Bagian Umum
dan Kepeg
Kabid PI
Ka. Dinas
+++
Komonfo
+
Staf Sub Bag. Umum
Kabid Duwasdal
dan Kepegawaian
Kasubag Program +++
+++
+++

Pranata Komputer Kasubag Keuangan

+++ dan Aset
+++
Bendahara
Pengeluaran
+++
No Potensi Masalah
.
1. Jaringan Internet yang tidak stabil
mengakibatkan terkendalanya saat
membuka Aplikasi Persuratan
2. Petugas pengelola administrasi
persuratan belum menguasai
Teknologi Informasi, sehingga
kemungkinan pengerjaaanya di
aplikasi persuratan membutuhkan
waktu yang agak lama.
3. Tempat penyimpanan Kartu
Kendali, Lembar Disposisi dan arsip
belum memadai
Solusi
Mengusulkan ke Dinas
Kominfo untuk meningkatkan
kualitas jaringan internet
Terus melakukan
pendampingan kepada
petugas dalam mengentry
surat masuk dan surat keluar
di aplikasi
Mengusulkan kepada Kepala
Dinas untuk diberikan tempat
yang lebih baik untuk
penyimpan Kartu Kendali,
Lembar Disposisi dan arsip
 Koordinasi dan Kerjasama yang baik antar tim
dan seluruh Stakeholder
 Proyek Perubahan sesuai dengan tugas pokok
dan fungsi Kepala Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian
 Proyek Perubahan mendapat dukungan dari
Kepala Dinas , Sekretaris Dinas semua Kepala
Bidang, Kasubbag dan Staf di Dinas Penanaman
Modal dan Pelayanan Terpadu
 Petugas pengelolala persuratan siap
melaksanakan pengelolaan surat menyurat
dengan sistem aplikasi persuratan.
Dari Uraian diatas penyusun mengambil
kesimpulan, bahwa Penerapan Sistem Aplikasi
Pengelolaan Surat menyurat di Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Kabupaten Bantul, sangat dibutuhkan untuk
membantu kelancaran tugas serta
peningkatan mutu SDM dibidang Teknologi
Informasi sehingga dapat membantu
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang
berkaitan dengan persuratan, pengelolaan
surat menyurat menjadi lebih cepat dan
efisien.
 Oleh:
TURNI RAHAYU ,S.IP
NO. ABSEN 37/DIKLAT PIM IV/VI/2018
a.Tujuan
1. Menggunakan Aplikasi persuratan dalam
pengelolaan surat menyurat
2. Tersusunnya alur pengelolaan surat
3. Meningkatnya kualitas SDM/petugas di bidang teknologi
informasi
4. Tersimpannya arsip dengan baik

b. Manfaat
1.Mempermudah pengelolaan surat menyurat
2. Pengelolaan surat sesuai tahapan dalam alur
3. Pengelolaan surat menyurat menjadi lebih cepat
4. Memudahkan mencari kembali arsip surat
No. Kegiatan Tanggal
us Pelaksanaan
1. Milestone 1: Persiapan 08 Agustus 2018
1. Penjelasan Proyek Perubahan Pukul 09.00 WIB
2. Penyusunan Tim Proyek Perubahan 08 Agustus 2018
Pukul 14.00 WIB
3. Pertemuan dengan stakeholder terkait 16 Agustus 2018

2. Milestone 2 : Pemanfaatan Aplikasi Pengelolaan

surat menyurat
1. Konsultasi ke Bagian Umum 16 Agustus 2018
2. Menginstal Aplikasi Persuratan 16 Agustus 2018
3. Milestone 3 : Penyusunan alur pengelolaan surat
menyurat
1. Konsultasi pengelolaan surat ke Bag. Umum 21 Agustus 2018
2. Membuat/menuangkan alur, pengelolaan 23 Agustus 2018
surat dengan aplikasi
 4. Milestone 4:
Pendampingan;Pelatihan
petugas
pengadministrasi surat

1. Memberikan
Pendampingn/Pelatihan Petugas
Administrasi Persuratan
Tanggal 27 s.d. 30 Agustus
2018

2. Mulai mengentry surat masuk

dan surat keluar
Mulai Bulan September 2018
5. Milstone 5 : Digitalisasi Arsip surat
1. Men-scan Surat Masuk dan Keluar Mulai Bulan
2. Penyimpanan arsip surat di File September
2018
6. Milestone 6: Monev dan Penyusunan
Laporan Implementasi
1. Persiapan Monev 15 Okt. 2018
2. Penyusunan instrumen monev 16 Okt. 2018
3. Pelaksanaan monev 18 Okt 2018
4. Laporan Monev 19 Okt. 2018
 Koordinasi dan Kerjasama yang baik antar tim dan
seluruh Stakeholder Internal
 Proyek Perubahan sesuai dengan tugas pokok dan
fungsi Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
 Proyek Perubahan mendapat dukungan dari Kepala
Dinas , Sekretaris Dinas semua Kepala Bidang,
Kasubbag dan Staf di Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu, serta OPD eksternal DPMPT (Bag.
Umum, Kantor Arsip, Dinas Kominfo dan BKPP)
 Petugas pengelolala persuratan siap melaksanakan
pengelolaan surat menyurat dengan sistem aplikasi
persuratan.
Dari uraian diatas penyusun mengambil
kesimpulan, bahwa Penerapan Sistem Aplikasi
Pengelolaan Surat menyurat di Dinas
Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Kabupaten Bantul, sangat dibutuhkan untuk
membantu kelancaran tugas serta
peningkatan mutu SDM dibidang Teknologi
Informasi sehingga dapat membantu
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang
berkaitan dengan persuratan, pengelolaan
surat menyurat menjadi lebih cepat dan
efisien.