FORMULIR USULAN PROYEK PERUBAHAN

Nama: RENO PRAWIRA, S.STP, MA

Jabatan: Sekretaris Kecamatan Siantan
PESERTA DIKLATPIM III ANGKATAN IV TAHUN 2016
A. Latar Belakang
Terwujudnya pelayanan publik yang berkualitas (prima) menjadi salah satu ciri tata
pemerintahan yang baik (good governance). Kinerja pelayanan publik sangat besar
pengaruhnya terhadap kualitas kehidupan masyarakat. Oleh karena itu membangun sistem
manajemen pelayanan publik yang handal adalah keniscayaan bagi Daerah kalau mereka
ingin meningkatkan kesejahteraan warganya. Untuk mewujudkan hal tersebut telah
ditetapkan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, dimana
pada Pasal 9 ayat (1) ditetapkan bahwa dalam rangka mempermudah penyelenggaraan
berbagai bentuk pelayanan publik, dapat dilakukan penyelenggaraan sistem pelayanan
terpadu.
Sistem pelayanan terpadu sesungguhnya merupakan inovasi manajemen dalam
rangka

mendekatkan,

mempermudah,

dan

mempercepat

pelayanan

terhadap

publik/masyarakat. Pemerintah telah mengeluarkan berbagai kebijakan sebagai tindak

lanjut upaya untuk melaksanakan kegiatan pelayanan publik terpadu, antara lain
Permendagri Nomor 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan
Terpadu Satu Pintu dengan tujuan meningkatkan kualitas dan memberikan akses yang
lebih luas kepada masyarakat.
Selanjutnya Pemerintah melalui Permendagri Nomor 4 Tahun 2010 tentang
Pedoman Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN) menetapkan bahwa
seluruh Kecamatan telah menerapkan PATEN selambat-lambatnya pada tahun 2015.
Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN) merupakan inovasi manajemen
dalam rangka mendekatkan, mempermudah, dan mempercepat pelayanan administrasi
perizinan/non perizinan di tingkat Kecamatan.
Berdasarkan Renstra Kecamatan Siantan Tahun 2015-2019 Visi Kantor Camat
Siantan yaitu :Terselenggaranya Tugas Umum Pemerintahan Yang Peofesional Dalam
Mewujudkan Masyarakat Kecamatan Siantan Yang Sejahtra Dan Berkwalitas
Untuk mewujudkan Visi Kantor Camat Siantan Kabupaten Pontianak, maka
ditetapkan Misi sebagai berikut :
1. Meningkatkan produktifitas dan efesiensi penyelenggaraan pemerintahan guna
2.
1.
2.

meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Meningkatkan kwalitas kehidupan bermasyarakat.
Adapun tujuan strategis Kantor Camat Siantan adalah sebagai berikut:
Meningkatkan kwalitas pelayanan Aparatur kepada Masyarakat.
Menciptakan lingkungan kehidupan Masyarakat yang sejahtera dan berkwalitas.
Sedangkan sasaran strategis tersebut adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan kinerja Aparatur dalam mendukung kelancaran penyelenggaraan

pemerintahan dan pembangunan serta meningkatkan kwalitas pelayanan publik
2. Meningkatnya peran serta masyarakat dalam memelihara keamanan dan ketertiban
serta kesejahteraan sosial dan pemberdayaan masyarakat.
Program adalah kumpulan kegiatan-kegiatan nyata, sistematis dan terpadu dalam
rangka mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Program yang dilaksanakan
Kecamatan Siantan adalah sebagai berikut :
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran,
2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur,
3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur,
4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur,
5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Peloparan Capaian Kinerja dan
Keuangan.:
6. Program Peningkatan dan Pengembangan Pengelolaan Keuangan Daerah
7. Program Pembinaan dan Fasilitasi Pengelolaan Keuangan Desa
8. Program Peningkatan Pelayanan pada Tingkat Kecamatan.
9. Program Pembinaan Pemerintah Pembangunan dan Kemasyarakatan Kecamatan.
10. Program Pembinaan Kelembagaan Sosial Keagamaan.
11. Program Pengembangan Industri Kecil dan Menengah.
Berdasarkan Peraturan Bupati Pontianak Nomor 46 Tahun 2010 tugas Sekretariat
Kecamatan adalah membantu Camat dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan
pemerintahan dan memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat/aparatur
Kecamatan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana tersebut,

Sekretariat Kecamatan

menyelenggarakan fungsi :
a. Pengkoordinasian penyusunan rencana dan tugas-tugas Seksi;
b. Pengelolaan administrasi keuangan;
c. Pengelolaan administrasi kepegawaian, organisasi dan tatalaksana;
d. Pengelolaan urusan umum, kearsipan dan kehumasan serta keprotokolan;
e. Pengelolaan perlengkapan dan rumah tangga Kecamatan;
f. Pengkoordinasian penyusunan bahan evaluasi, pengendalian dan pelaporan program
kerja Kecamatan;
g. Pengkoordinasian penyusunan laporan kinerja Kecamatan.
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat.
Terkait dengan penyelenggaraan PATEN berdasarkan Permendagri Nomor 4 Tahun
2010, bersama-sama Camat dan Kasi, Sekretaris Kecamatan adalah Pejabat
Penyelenggara
penatausahaan

PATEN.

Sekretaris

administrasi

Kecamatan

PATEN

dan

mempunyai
merupakan

tugas

melakukan

penanggungjawab

kesekretariatan/ketatausahaan penyelenggaraan PATEN. Dalam menjalankan tugasnya

tersebut Sekretaris Kecamatan bertanggungjawab kepada Camat.
Jika dikaitkan dengan fungsi Sekretariat Kecamatan sebagaimana yang diatur dalam
Peraturan Bupati Pontianak Nomor 46 Tahun 2010, maka fungsi yang terkait langsung
dengan penyelenggaraan PATEN yaitu pada huruf a, c dan h. Di antara 3 fungsi

Sekretariat

Kecamatan

tersebut

yang

benar-benar

terkait

langsung

dengan

penyelenggaraan PATEN yaitu fungsi pada huruf c pengelolaan administrasi

kepegawaian, organisasi dan tatalaksana. Penetapan ini dilakukan dengan pertimbangan
bahwa untuk menyelenggarakan PATEN Kecamatan perlu menata aparatur, melaksanakan
perorganisasian dan menyusun ketatalaksanaan sesuai ketentuan yang diatur dalam
Permendagri Nomor 4 Tahun 2010.
Untuk menyelenggarakan PATEN terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi
para stakeholder PATEN, yaitu persyaratan substantif, administratif, dan teknis. Bila
ketiga syarat itu dipenuhi, maka kecamatan itu dapat dapat menyelenggara PATEN.
a.
Persyaratan Substantif
Persyaratan utama untuk menyelenggarakan PATEN adalah persyaratan substantif,
yaitu adanya pendelegasian atau pelimpahan sebagian wewenang Bupati kepada
camat. Wewenang yang dilimpahkan itu meliputi bidang perizinan dan non perizinan.
Pelimpahan wewenang ini menjadi persyaratan substantif, karena tanpa itu, Hal ini
diperjelas dengan Pertauran Pemerintah Nomor 19 Tahun 2008 tentang Kecamatan
pada Pasal 15 ayat (2) yang menyatakan selain tugas umum pemerintahan, camat
b.

melaksanakan kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan oleh Bupati.

Persyaratan Administratif
Persyaratan berikutnya untuk penyelenggaraan PATEN adalah syarat administratif,
yaitu berupa standar pelayanan dan uraian tugas personil kecamatan. Standar
pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan
dan acuan penilaian kualitas PATEN sebagai penyelenggara/pemberi layanan
berkualitas , cepat, mudah, terjangkau, dan terukur. Standar pelayanan sekurangkurangnya berisi jenis-jenis pelayanan yang dilaksanakan kecamatan; persyaratan

c.

untuk mendapatkan pelayanan ; proses/prosedur pelayanan;

Persyaratan Teknis
Persyaratan lainnya untuk penyelenggaraan PATEN adalah persyaratan teknis,
yang meliputi sarana prasarana dan pelaksana teknis PATEN. Sarana dan prasarana
PATEN ini dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Tempat piket
Tempat ini biasanya berupa meja yang berada di bagian depan atau bagian yang
mudah terlihat dari kantor kecamatan.
2) Loket/meja pendaftaran
Setiap kecamatan dapat memilih untuk menerapkan PATEN dengan menggunakan
meja atau loket. dan disesuaikan dengan kondisi dan sarana yang tersedia.
3) Tempat pemrosesan berkas
Di tempat ini berkas permohonan dan persyaratannya dipelajari dan dilakukan
validasi oleh kepala seksi pelayanan atau seksi yang membidangi pelayanan.
Setelah validasi, berkas dilanjutkan ke tempat pengolahan data dan informasi.
4) Tempat pengolahan data dan informasi

Berkas yang sudah divalidasi ini oleh petugas operator computer kemudian
dicetak format dokumennya dan diberikan penomoran.
5) Tempat financial proses
Dokumen yang sudah dicetak dan diberi nomor ini kemudian dikirim kembali ke
kepala seksi pelayanan untuk dikoreksi dan diparaf. Setelah itu dokumen
dilanjutkan ke sekretaris kecamatan (sekcam). Sekcam kemudian melakukan
pemeriksaan akhir dan memberikan paraf persetujuan. Selanjutnya dokumen
diserahkan ke Camat untuk ditandatangani.
6) Ruang tunggu
Selama dokumen yang dimohonkan diproses, warga dapat menunggu di ruang
tunggu. Ruang tunggu sebaiknya memiliki kursi dan perlengkapan lainnya.
7) Tempat penyerahan dokumen
Setelah dokumen ditandatangani, maka dokumen dikirimkan ke tempat
penyerahan dokumen untuk selanjutnya diserahkan ke warga
8) Tempat pembayaran
Bila dokumen yang dimaksud memerlukan biaya atau tarif pelayanan, maka warga
membayar di tempat pembayaran sesuai dengan jumlah yang sudah ditentukan
standar pelayanan. biaya pelayanan ini dicatat pembayarannya.
9) Tempat penanganan pengaduan
Bila dalam proses pelayanan, warga merasa tidak puas atas pelayanan yang
diberikan oleh petugas PATEN, warga dapat menyampaikan pengaduannya, baik
secara lisan maupun tertulis.
10) Perangkat pendukung lainnya
Salah satu perangkat pendukung yang penting adalah Sistem informasi untuk
memudahkan warga untuk mengetahui semua informasi di kecamatan. Berbagi
informasi itu dapat berbentuk papan informasi, brosur, leaflet atau spanduk.
Dalam pelaksanaan PATEN di Kecamatan Siantan terdapat beberapa permasalahan
yang dapat digambarkan sebagai berikut :
Kondisi saat ini
a. Belum adanya kesamaan persepsi aparatur Kecamatan tentang penyelenggaraan
PATEN
b. Belum adanya penetapan Standar Pelayanan yang merupakan salah satu persyaratan
penyelenggaraan PATEN
c. Belum terpenuhinya sarana dan prasarana pendukung pelaksanaan PATEN
d. Belum adanya sistem informasi PATEN
Kondisi yang diharapkan
a. Terbentuknya suatu pemahaman yang sama terhadap penyelenggaraan PATEN
b. Ditetapkannya Standar Pelayanan Publik sesuai dengan ketentuan yang dituangkan
ke dalam SK Camat.
c. Peningkatan sarana dan pra sarana untuk memenuhi persyaratan penyelenggaraan
PATEN sesuai dengan ketentuan
d. Terwujudnya suatu sistem informasi PATEN untuk mempermudah masyarakat dalam
pelayanan dan untuk pemantauan serta pelaporan.

Melihat adanya kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan
tersebut maka perubahan (inovasi) yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Menyusun draft Standar Pelayanan Publik untuk kemudian dibahas dan ditetapkan
menjadi Keputusan Camat sesuai ketentuan yang diatur dalam Permenpan-RB
Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan.
2. Melaksanakan penataan personil kecamatan dengan memperhatikan jumlah dan
kompetensi guna memenuhi persyaratan teknis PATEN.
3. Melaksanakan penataan sarana prasarana sebagaimana yang diatur dalam
Permendagri Nomor 4 Tahun 2010 untuk memenuhi persyaratan teknis PATEN.
4. Membentuk suatu sitem informasi dalam bentuk papan informasi, brosur, leaflet atau
spanduk.
B. Gagasan Perubahan
Dari penjelasan yang dipaparkan pada Latar Belakang dapat tergambarkan
permasalahan yang menjadi akan menjadi fokus target Proyek Perubahan, yaitu belum
terpenuhinya sebagian kondisi yang dibutuhkan untuk penerapan PATEN di Kecamatan
Siantan. Gagasan perubahan yang akan dilakukan yaitu berupa melaksanakan beberapa
kegiatan untuk memberikan dukungan untuk Camat dalam memenuhi persyaratan
administratif dan persyaratan teknis yang sebagiannya masih belum terwujud. Implementasi
gagasan perubahan ini tetap mempedomani batas kewenangan serta tugas dan fungsi
Sekretaris Kecamatan yang telah diatur dalam Permendagri Nomor 4 Tahun 2010 dan
Peraturan Bupati Pontianak Nomor 46 Tahun 2010.
C. Tujuan Perubahan
Jangka Pendek:
1. Tersusunnya draft Standar Pelayanan Publik untuk kemudian ditetapkan menjadi Keputusan
Camat.
2. Tertatanya personil yang sesuai dengan kompetensinya dan telah memahami tugas dan
fungsinya guna memenuhi persyaratan teknis PATEN.
3. Mengoptimalkan sarana dan pra sarana yang ada untuk memenuhi persyaratan teknis PATEN
sesuai dengan ketentuan.
4. Tersedianya sistem informasi PATEN yang sederhana namun dapat memberikan akses
informasi pada masyarakat.
Jangka Menengah :
1. Terwujudnya pelaksanaan PATEN yang semakin baik sesuai dengan standar yang
ditetapkan.
2. Mewujudkan pemahaman yang semakin baik tentang ketatalaksanaan PATEN baik pada
personil maupun masyarakat.
3. Meningkatnya sarana dan pra sarana yang semakin memudahkan pelayanan.
4. Tersedianya sistem informasi yang semakin baik sehingga memudahkan masyarakat
dalam mengakses informasi.

Jangka Panjang :
1.
2.
3.
4.
5.

Meningkatnya cakupan jenis pelayanan dan kualitas pelayanan yang sesuai standar.
Terbentuknya suatu unit/ seksi khusus yang menangani pelayanan PATEN.
Tersedianya sarana dan pra sarana yang modern.
Terbentuknya sistem informasi secara offline dan online yang dikelola secara professional.
Terlaksananya sistem pengendalian dan evaluasi yang integral untuk menjaga kualitas
pelayanan PATEN.
D. Manfaat Perubahan
Jangka Pendek :

1. Terwujudnya pelayanan PATEN di Kecamatan.

2. Terwujudnya kejelasan jenis dan alur pelayanan yang diberikan.
Jangka menengah :
1. Meningkatnya kualitas personil dan kualitas layanan PATEN
2. Meningkatnya kualitas sarana pra sarana pendukung PATEN.
Jangka panjang :
1. Meningkatnya jenis dan kualitas layanan PATEN
2. Terwujudnya sistem pengendalian dan pelaporan yang memudahkan pengontrolan
kualitas dan pemantauan.
E. Ruang Lingkup Perubahan
Jangka Pendek :
1. Menyusun draft Standar Pelayanan Publik dan mengadakan rapat pembahasannya.
2. Menata personil untuk ditugaskan pada loket pelayanan.
3. Menginventarisasi sarana dan pra sarana yang ada untuk dioptimalkan agar dapat
mendukung penyelenggaraan PATEN.
4. Membuat spanduk atau banner yang menjelaskan jenis, alur dan prosedur pelayanan.
Jangka Menengah :
1. Meningkatkan kualitas personil melalui BIMTEK PATEN bekerjasama dengan stakeholder
terkait
2. Meningkatkan sarana dan pra sarana pendukung penyelenggaraan PATEN.
Jangka Panjang :
1. Mengadakan evaluasi terhadap Standar Pelayanan Publik, SOP dan penyelenggaraan PATEN
secara umum.
2. Membuat sistem informasi baik secara fisik, digital maupun online.
3. Peningkatkan sistem pengendalian mutu dan pelaporan.
4. Mewujudkan ruang pelayanan yang representatif.
Jungkat, 26 Agustus 2016
Disetujui
Atasan Langsung peserta,

Peserta Diklat,

Drs. ISKANDAR
NIP. 19710812 199202 1 002

RENO PRAWIRA, S.STP, MA

NIP. 19801015 199912 1 001