Kapasitas Sekcam dalam Pengelolaan

Administrasi Perkantoran
January 20, 2016 Kecamatan Jetis Kab.Ponorogo 0 Comment

Pemerintah kecamatan merupakan SKPD

pemerintahan yang memainkan peranan penting didaerah kabupaten karena disini masyarakat
bisa mendapatkan pelayanan sebagai perpanjangan tangan dari pemerintah kabupaten.
Mengingat pentingnya peran kecamatan tersebut dan adanya tuntutan dari warga masyarakat
untuk mendapatkan pelayanan publik yang lebih baik, maka diperlukan kemampuan dan
kapasitas pemerintah kecamatan yang memadai. Dan didalam struktur pemerintahan di
Indonesia juga disebutkan bahwa wilayah kecamatan merupakan perangkat daerah
kabupaten/kota sesuai dengan Undang-Undang No 32 Tahun 2004 Pasal 120 yang
menyebutkan kecamatan adalah salah satu dari perangkat daerah kab/kota yang mana
penyelenggaraan pemerintah dikecamatan dilaksanakan oleh aparat kecamatan dan
pimpinan langsung oleh seorang camat. Disebutkan juga dalam pasal 126 ayat 1 Undang-
Undang No 32 Tahun 2004 bahwa kecamatan dipimpin langsung oleh camat yang dalam
pelaksanaan tugasnya memperoleh pelimpahan sebagian wewenang bupati/walikota untuk
menangani sebagian urusan otonomi daerah.

Selain memperoleh pelimpahan wewenang bupati, camat juga mempunyai tugas umum
pemerintahan sesuai dengan UU No.32 Tahun 2004. Dalam melaksanakan tugasnya camat
dibantu oleh sekretarisnya. Sekretaris mempunyai tugas membantu camat. Sekretaris sangat
berperan dalam pelaksanaan tugas camat baik didalam sekretariat maupun dengan masyarakat
dalam berbagai bidang salah satunya seperti pembinaan disiplin pegawai, sekretariat dan
pelayanan publik.

Kecamatan adalah perangkat daerah kab/kota yang dituntut selalu produktif dalan
menjalankan tugasnya sehingga tercapai tujuan Negara dalam rangka menciptakan
pemerintah yang baik. Dan Kecamatan adalah pembagian wilayah administratif di Indonesia
di bawah kabupaten atau kota. Kecamatan terdiri atas desa-desa atau kelurahan-kelurahan.

Dalam pelayanan masyarakat di pemerintahan terutama didalam daerah kecamatan disini

dituntut untuk bisa memberi pelayanan yang maksimal untuk masyarakat karena
pemerintahan dikecamatan memilki sebagian wewenang dari pemerintahan kabupaten yang
didelegasikan oleh bupati kepada Camat utamanya dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat secara prima.
Sekretaris Kecamatan yang biasanya disingkat sekcam adalah pimpinan sekretariat
kecamatan yang dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada camat. Sekretariat
Kecamatan mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan umum, penyusunan perencanaan,
pengelolaan administrasi keuangan dan kepegawaian. Dalam menyelenggarakan tugas
sebagaimana dimaksud. Sekretariat Kecamatan mempunyai fungsi:

 Penyelenggaraan pengelolaan administrasi perkantoran, administrasi keuangan dan

administrasi kepegawaian;
 Penyelenggaraan urusan umum dan perlengkapan, keprotokolan dan hubungan
masyarakat;
 Penyelenggaraan ketatalaksanaan, kearsipan dan perpustakaan;
 Pelaksanaan koordinasi, pembinaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan kegiatan unit kerja;
 pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya;

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Repiblik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang

organisasi perangkat daerah, jabatan sekretaris kecamatan (sekcam) adalah jabatan strruktural
eselon III.B, dan membawahi sebanyak-banyaknya 3 sub bagian. Sekretaris kecamatan
(berdasarkan PP No 41 Tahun 2007) diangkat dan diberhentikan oleh bupati/walikota atas
usulan Camat melalui sekretaris daerah.

Salah satu tugas dari Sekretaris Camat adalah membina disiplin pegawai di lingkungan
Kantor Camat. Pembinaan disiplin pegawai dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan
kemampuan, semangat dan gairah kerja. Disiplin dalam melaksanakan tugas sebagai
tanggung jawab dalam melaksanakan tugas serta tidak mempunyai sikap dan tindakan yang
bertentangan dengan maksud dan kepentingan tugas.(Situmorang 1994:179)

Dengan demikian pegawai negeri selaku aparatur Negara, abdi Negara, abdi masyarakat
harus mengetahui tugas/fungsi dan kedudukan sebagai penggerak dan pelaksana dalam
kegiatan pemerintahan untuk mencapai tujuan dari Negara untuk kesejahteraan masyarakat
dan untuk mencapai tujuan ini sangat dipengaruhi pula oleh factor kedisiplinan, karena
disiplin mendorong agar pegawai bisa menyadari akan tanggung jawab yang dipikul akan
tugas yang telah ditetapkan.

Menurut faisal (2003:34) sebagaimana terlihat sepanjang sejarah maka kedudukan dan
peranan pegawai negeri adalah penting, dikarenakan pegawai negeri adalah unsur aparatur
Negara untuk menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan dalam rangka mencapai
tujuan nasional.

Upaya pembinaan disiplin pegawai dapat dilakukan oleh camat selaku atasan dan dibantu
oleh sekretarisnya. Pembinaan disiplin pegawai dapat dilakukan melalui pemberian
bimbingan kepada pegawai, pemberian motivasi kepada pegawai untuk lebih efektif dalam
mengerjakan tugasnya dan memberikan kesempatan kepada pegawai untuk mengembangkan
karier dan tersedianya perlengkapan peralatan kantor. Apabila pembinaan kepada pegawai
dapat dilakukan secara baik maka akan tercipta suatu suasana yang kondusif dan akan
tercipta juga efektifas dan efesiensi kerja serta akan mendapatkan produktifitas kerja yang
akan tumbuh dan berkembang sebagaimana yang diinginkan.

Dikarenakan itu juga tanpa suatu sikap disiplin dalam bekerja, akan terjadi suatu kelalaian
dalam tugas pegawai negeri selaku pemberi pelayanan kepada publik. Untuk itu sangat
penting pembinaan disiplin pegawai dilakukan dikantor kecamatan, sehingga kelemahan-
kelemahan yang di nilai buruk oleh masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan dikantor
camat bisa diperbaiki .

Definisi disiplin sebagai salah satu tindakan dalam pencapaian tujuan yang diinginkan adalah
:

Disiplin adalah ketaatan, kepatuhan dalam menghormati dan melaksanakan suatu system
yang mengharuskan orang tunduk kepada keputusan, perintah atau peraturan yang berlaku
dan ketaatan tersebut dapat dijalankan dengan lancar jika disertai dengan disiplin pribadi dari
masing-masing pegawai. (Atmosudirjo 1980:157)

Dengan melihat betapa pentingnya kedudukan dan peranan pegawai negeri sipil, maka usaha
pembinaan disiplin dalam rangka meningkatkan dan mewujudkan efektifitas dan efesiensi
dalam kerja sangat penting untuk dilaksanakan, sehingga aparatur pemerintah benar-benar
mampu menunjang kelancaran tugas-tugas pemerintahan dalam melaksanakan pembangunan
dan pelayanan publik.

Jika dilihat dari fungsi disiplin dapat diketahui bahwa di Kantor Camat di Kecamatan Merbau
menunjukkan bahwa adanya indikasi kurangnya disiplin pegawai dengan aturan yang telah
ditetapkan. Kondisi ini dapat dilihat dari gejala-gejala berikut ini :

1. Adanya sejumlah pegawai yang selalu terlambat masuk ke kantor.

2. Adanya sejumlah pegawai yang pulang kantor lebih awal dari jadwal jam pulang
kantor.
3. Adanya pegawai yang tidak masuk kantor pada hari kerja.
4. Adanya tugas-tugas yang tidak terselesaikan dengan baik.

Dari gejala yang disebutkan diatas dapat kita ketahui bahwa belum efektifnya suatu
kedisiplinan yang ada dikantor camat sehingga membuat masyarakat tidak bisa menikmati
pelayanan yang maksimal dan jelas ini merugikan masyarakat karena 14 desa yang ada di
Kecamatan Jetis, hampir dipastikan berada dalam transisi antara perdesaan dan perkotaan,
sehingga masyarakat yang ada di Kecamatan Jetis sesuai dengan dinamikanya menuntut
untuk mendapatkan pelayanan yang cepat tepat dan memenuhi sasaran.

Peran sekretaris camat sangat penting dalam membina kedisiplinan, motivasi bagi pegawai
karena sekretaris memiliki tanggung jawab untuk mengurus sekreariat dalam membantu tugas
camat dalam mengoptimalkan suatu pelayanan kepada masyarakat sehingga bisa tercipta
kepuasan masyarakat dalam mendapatkan pelayanan di Kantor Camat.

Telah diketahui bersama bahwa kecamatan adalah perangkat daerah kabupaten/kota, yang
bertujuan menjalankan atau memenuhi segala keperluan masyarakat yang ada dalam wilayah
kecamatan tersebut. Keberhasilan tugas-tugas pemerintahan kecamatan tidak terlepas dari
aparatur kantor camat yang memiliki tanggung jawab dan menyadari akan tugasnya.

Keberhasilan suatu kegiatan sangat dipengaruhi oleh ketetapan pengorganisasian, system

kerja yang dijalankan dan unsur-unsur pendukungnya yaitu kualitas sumberdaya pegawai
serta sarana dan prasarana yang diperlukan.
Dengan semakin banyaknya permasalahan yang dihadapi pemerintah dalam meningkatkan
pembangunan, kualitas sumber daya manusia maka secara tidak langsung maupun langsung
pegawai negeri ikut dituntut untuk mengembangkan kemampuan dan disiplin kerja yang baik
sehingga menjadi suatu sumber daya yang berkualitas. Oleh karena itu dalam menjalankan
kewajiban untuk melaksanakan tugas yang merupakan suatu beban yang harus
dipertanggungjawabkan sebagai pegawai negeri, pemerintah telah mengeluarkan peraturan-
peraturan dengan tujuan agar pelaksanaan tugas pegawai dapat berjalan sebagaimana
mestinya. Dan salah satu untuk mendapatkan perhatian dalam hal meningkatkan disiplin
pegawai dikantor Camat Jetis Kabupaten Ponorogo adalah pembinaan yang dilakukan oleh
sekretaris camat.

Dari permasalahan yang timbul ini menunjukkan indikasi kurang baiknya tugas Sekretaris
Camat dalam membantu Camat dikantor Jetis. Sehingga penulis tertarik untuk melakukan
penelitian yang lebih mendalam dengan judul :

Analisis Pelaksanaan Tugas Sekretaris Camat Dalam pengelolaan administrasi

perkantoran di Kecamatan Jetis Kabupaten Ponorogo

Untuk mengadakan kajian yang mendalam tentang peran sekretaris camat,perlu ada upaya –
upaya pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi Sekcam, sehingga dalam melaksanakan
tugas dapat berdayaguna dan berhasilguna untuk kepentingan kelancaran pelayanan
administrasi baik secara internal maupun ekternal.

Mekanisme Surat – Surat Masuk

Kantor Kecamatan Jetis merupakan implementor kebijakan sekaligus sebagai mediator

kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pemerintah Kabupaten, juga sebagai komunikator
kepentingan 14 desa yang ada di Kecamatan Jetis, oleh karenanya pengelolaan atas surat-
surat masuk harus dapat dikelola dengan baik dengan prinsip pelayanan cepat tepat dan
memenuhi sasaran.

Sehubungan hal tersebut, maka Sekretaris Camat harus senantiasa memperhatikan Surat-
Surat yang masuk, yang selanjutnya untuk dikelola sesuai dengan sifat, jenis dan macam
surat yang masuk. Adapun mekanisme yang perlu mendapat perhatian adalah sebagai berikut:

1. Surat – Surat yang masuk, sebelum dimasukkan dalam agenda, maka staf Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian terlebih dahulu harus membaca surat yang ia terima, hal ini
penting disamping staf yang bersangkutan akan semakin memahami persoalan-
persoalan yang terus berkembang, juga yang bersangkutan akan memahami maksud
dan tujuan surat tersebut;
2. Setelah Surat dimasukkan dalam agenda dan dilengkapi dengan lembar disposisi,
maka surat tersebut secara cepat segera dinaikkan kepada pimpinan ( melalui Kasubag
Umum dan Kepegawaian), dengan harapan segera mendapatkan tanggapan melalui
lembar disposisi;
3. Pimpinan (Camat) membaca isi Surat secara cermat dan membaerikan disposisi
melalui Sekretaris Camat untuk diteruskan kepada Kepala Seksi dan atau Kepala Sub
Bagian yang yang memiliki kapasitas untuk menindaklanjuti disposisi pimpinan.
Sebelum surat diteruskan kepada pengelola, sebaiknya Sekretaris Camat membaca
kembali secara lembih mendalam baik tentang surat tersebut maupun apa yang di
disposisikan oleh Camat. Hal ini penting, mengingat tanpa adanya kepedulian
 Sekretaris camat, maka surat-surat yang masuk tidak dapat dikelola dengan baik,
cepat dan memenuhi Sasaran:
4. Ketika Surat perlu tindaklanjut berupa jawaban dan atau meneruskan kepada
Pemerintah Desa, maka Sekretaris Camat juga harus mencermati atas konsep surat
yang akan ditandatangani oleh Camat, setelah yakin bahwa konsep tersebut adalah
benar maka Sekretaris camat memberikan tanda paraf pada tempat yang telah
ditentukan. Pemberian paraf merupakan bentuk formal bahwa konsep surat tersebut
sudah dibaca dan diyakini kebenarannya, oleh karenanya sangat disayangkan apabila
seorang pejabat membubuhkan paraf tetapi tidak pernah membaca atas konsep surat
yang akan ditanda tangani oleh pimpinan.
5. Apabila Surat masuk perlu mendapatkan jawaban yang memerlukan keterlibatan
banyak pihak, maka Sekretaris Camat perlu memiliki inisiatif untuk memberikan
telaahan staf kepada Camat, dengan harapan telaahan tersebut akan dijadikan bahan
pertimbangan Camat dalam mengambil keputusan;