BAB I

GAGASAN PROYEK PERUBAHAN

A. Latar Belakang (Burning Platform)

Sebagaimana diamanatkan dalam Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang
Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government yang salah satu
tujuannya adalah pengembangan e-government merupakan upaya untuk
mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis (menggunakan)
elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien.
Melalui pengembangan e-government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses
kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan teknologi
informasi. Pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup 2 (dua) aktivitas yang
berkaitan yaitu:
1. Pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja
secara elektronis.
2. Pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses
secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.
Proses pelayanan yang akan dilakukan adalah dalam rangka pembenahan
administrasi surat menyurat dan disposisi serta dokumentasi yang bertujuan pada
penerapan surat elektronik dan disposisi elektronik serta dokumentasi elektronik kearah
proses pelayanan yang berorientasi pada peningkatan kualitas dan upaya peningkatan
kinerja organisasi yang berkualitas tinggi dan profesional, sehingga dapat memberikan
pelayanan yang efektif, efisien, transparan dan dapat dipertanggung jawabkan.
Proyek perubahan ini dilakukan berawal dari keprihatinan Sub Umum dan
Kepegawaian tentang tata cara dan proses terkait surat menyurat dari proses penerimaan
dan pengiriman surat, pendistribusian sampai pada tahap pendokumentasiaanya yang
dilaksanakan oleh sekretariat dan hal lain yang tak kalah pentingnya bagaimana sebuah
dokumen dapat terpelihara dan tersimpan dengan rapi dan aman dalam jangka waktu
yang panjang dalam bentuk e-filing.
Proyek perubahan ini dimaksudkan untuk membenahi atau menata kembali pola
kerja lama dengan membangun komitmen dalam menerapkan pelayanan surat elektronik

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 1
berbasis Teknologi Informasi, peningkatan kualitas SDM, serta penyiapan sarana
prasarana dengan melibatkan stakeholder internal Sub Bagian Umum Sekretariat serta
seluruh Bidang Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis dan
pihak eksternal dari sejumlah SKPD yang ada di Kabupaten Bengkalis, dunia usaha,
yayasan, lembaga dan orsos yang sering melakukan proses surat menyurat dengan Dinas
Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis.

1. Gambaran Umum OPD

Struktur organisasi Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten
Bengkalis dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 03 Tahun 2012 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Bengkalis Kabupaten Bengkalis dan
Peraturan Bupati Bengkalis Nomor 39 Tahun 2016 tentang tugas dan fungsi Dinas
Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis, diuraikan sebagai berikut:
1. Kepala Dinas
2. Sekretariat, terdiri dari:
a. Sub Bagian Penyusunan Program;
b. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; dan
c. Sub Bagian Keuangan & Perlengkapan.
3. Bidang Sumber daya Air, terdiri dari:
a. Seksi Perencanaan Teknis Sumber Daya Air;
b. Seksi Irigasi dan Rawa; dan
c. Seksi Sungai, Pantai dan Danau.
4. Bidang Pembangunan Jalan dan Jembatan, terdiri dari:
a. Seksi Perencanaan Teknis Pembangunan Jalan dan Jembatan;
b. Seksi Pembangunan Jalan; dan
c. Seksi Pembangunan Jembatan.
5. Bidang Pemeliharaan Jalan dan Jembatan, terdiri dari:
a. Seksi Perencanaan Teknis Pemeliharaan Jalan dan Jembatan;
b. Seksi Pemeliharaan Jalan; dan
c. Seksi Pemeliharaan Jembatan.
6. Bidang Cipta Karya, terdiri dari:

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 2
 a. Seksi Perencanaan Teknis keciptakaryaan;
b. Seksi Gedung dan Bangunan; dan
c. Seksi Air Bersih dan Prasarana Lingkungan.
7. Bidang Tata Ruang, terdiri dari:
a. Seksi Pengaturan dan Pembinaan;
b. Seksi Perencanaan dan Pemamfaatan Ruang; dan
c. Seksi Pengawasan dan Pengendalian Pemamfaatan Ruang.
8. Bidang Jasa Konstruksi, terdiri dari:
a. Seksi Jasa konstruksi;
b. Seksi Pengembangan dan pelayanan Teknis; dan
c. Seksi Pengujian dan Peralatan
9. UPT
Bagan organisasi Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten
Bengkalis berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 03 Tahun 2012 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Bengkalis dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1.
Bagan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 3
 Visi adalah cara pandang jauh kedepan kemana dan bagaimana atau gambaran
dalam jangka panjang tentang keadaan yang ingin diwujudkan oleh Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis di masa mendatang, sekaligus
merupakan cita-cita bersama untuk berkarya yang bersifat konsisten, eksis, antisipatif,
inovatif, dan produktif dari seluruh pemangku kepentingan di lingkungan Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis.

Sebagaimana tercantum dalam Peraturan Daerah Kabupaten Bengkalis Nomor 3

tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) Kabupaten
Bengkalis Tahun 2005-2025, maka Visi Pembangunan Jangka Panjang Pemerintah
Daerah Kabupaten Bengkalis 2005-2025 adalah:

“Menjadi Salah Satu Pusat Perdagangan di Asia Tenggara, Dengan Dukungan

Industri Yang Kuat dan Sumber Daya Manusia Yang Unggul, Guna Mewujudkan
Masyarakat Yang Sejahtera dan Makmur”

Oleh karena itu, dengan mempertimbangkan tahapan pembangunan jangka

panjang daerah, potensi, permasalah dan tantangan pembangunan yang dihadapi serta
isu-isu strategis, maka dirumuskan visi dan misi pembangunan jangka menengah daerah
tahun 2016-2021 sesuai dengan visi misi Bupati terpilih sebagaimana tercantum dalam
Peraturan Daerah Kabupaten Bengkalis Nomor 11 Tahun 2016 tentang Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kabupaten Bengkalis Tahun 2016-2021 adalah:

“Terwujudnya Kabupaten Bengkalis Sebagai Model Negeri

Maju dan Makmur di Indonesia”

Mengacu pada visi jangka panjang dan jangka pendek Kabupaten Bengkalis
tersebut, maka Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis
adalah:
“Terwujudnya Infrastruktur Pekerjaan Umum Yang Handal, Mengacu Kepada
Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis Menuju Masyarakat Sejahtera”

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 4
2. Area Organisasi Yang Bermasalah
Proses pengelolaan administrasi surat menyurat dan disposisi di Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis saat ini masih dilakukan manual, statis
dan belum terpadu sehinggga proses pengadaaan, penerimaan dan pendistribusian surat
sampai pada tahap pendokumentasiannya masih belum menerapkan prinsip e-office
menuju e-government, memerlukan waktu yang lama untuk prosesnya dan masih
menggunakan pola lama (manual). Adapun beberapa permasalahan yang dapat
diidentifikasi adalah sebagai berikut:
1. Rendahnya kualitas pengelolaan administrasi surat menyurat dan arsip di Dinas
Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis.
2. Rendahnya kemampuan dan pengetahuan pengelola administrasi surat menyurat
dalam mengelola surat menyurat.
3. Rendahnya koordinasi internal dalam proses administrasi surat menyurat.
4. Rendahnya akses stakeholder terhadap informasi surat menyurat.

3. Area Proyek Perubahan

Dengan identiikasi permasalahan sebagaimana tersebut diatas maka dibutuhkan
suatu analisis yang dapat menemukan akar permasalahan untuk dapat ditemukan solusi
stategis yang dapat menghasilkan pemecahan terhadap keseluruhan permasalahan.
Adapun metode yang digunakan untuk menganalisa permasalahan adalah dengan
menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth).
Urgency : Seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan
waktu untuk menyelesaikan masalah.
Seriousness : Seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dengan akibat yang
timbul dengan penundaan pemecahan masalah, atau akibat
menimbulkan masalah-masalah lain jika tidak dipecahkan.
Growth : Seberapa kemungkinan isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan
dengan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau
dibiarkan.

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 5
 Tabel 1. Penggunaan Metode USG Dalam Proses Analisis Permasalahan
U S G
No Isu/Permasalahan Total
(Urgency) (Seriousness) (Growth)
1. Rendahnya kualitas 5 5 5 15
pengelolaan administrasi
surat menyurat dan arsip di
Dinas Pekerjaan Umum dan
Penataan Ruang Kabupaten
Bengkalis.

2. Rendahnya kemampuan dan 4 5 4 13

pengetahuan pengelola
administrasi surat menyurat
dalam mengelola surat
menyurat.

3. Rendahnya koordinasi 4 4 4 12
internal dalam proses
administrasi urat menyurat.

4. Rendahnya akses 3 3 4 10
stakeholder terhadap
informasi surat menyurat.

5. Masih lambatnya proses 3 3 3 9

administrasi kepegawaian.

Dari hasil analisis terlihat bahwa isu permasalahan pada nomor urut 1 memiliki total
nilai yang tinggi dibandingkan dengan isu lainnya. Isu tersebut adalah “Rendahnya
kualitas pengelolaan administrasi surat menyurat dan arsip di Dinas Pekerjaan Umum dan
Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis”.

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 6
B. Gagasan Proyek Perubahan
Berdasarkan permasalahan yang dipilih diatas maka gagasan proyek perubahan yang
saya ajukan adalah :
“OPTIMALISASI TATA KELOLA ADMINISTRASI PERSURATAN MELALUI SISTEM
TEKNOLOGI INFORMASI DI DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG
KABUPATEN BENGKALIS”

C. Tujuan Proyek Perubahan

1. Tujuan
Tujuan perubahan yang dirumuskan terbagi kedalam tujuan jangka pendek, tujuan
jangka menengah serta tujuan jangka panjang dengan uraian sebagai berikut:

a. Tujuan Jangka Pendek

1. Terbentuknya Tim Pengelola Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi
Informasi.
2. Tersedianya SOP Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi
Informasi.
3. Tersedianya SOP Pengelolaan Arsip.
4. Tersedianya sinkronisasi kodefikasi arsip hardcopy dan softcopy.
5. Tersedianya paket aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis
Teknologi Informasi.
6. Tersusunnya buku panduan aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan
Berbasis Teknologi Informasi.
7. Terlaksananya Bimtek paket aplikasi Pengelolaan Administrasi Berbasis
Teknologi Informasi untuk para kepala bidang dan kepala seksi di lingkungan
Dinas PUPR Bengkalis.
8. Uji coba aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi
Informasi.

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 7
 b. Tujuan Jangka Menengah
1. Terwujudnya tata kelola administrasi persuratan berbasis teknologi informasi di
Dinas PUPR Kabupaten Bengkalis.
2. Tersedianya informasi kegiatan ke-PU-an dalam web Dinas PUPR Bengkalis
atau web Pemkab Bengkalis.
3. Mudahnya akses stakeholder terhadap informasi surat menyurat.

c. Tujuan Jangka Panjang

Terwujudnya e-office untuk mendukung e-government di Dinas Pekerjaan Umum
dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis.

2. Output Kunci
1. Surat Keputusan (SK) Kepala Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kabupaten Bengkalis tentang Tim Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis
Teknologi Informasi.
2. Manual/Buku SOP Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi
Informasi.
3. Manual/Buku SOP Pengelolaan Arsip.
4. Surat Keputusan (SK) Kepala Dinas sinkronisasi tentang kodefikasi arsip
hardcopy dan softcopy.
5. Aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi Informasi.
6. Buku panduan aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi
Informasi.
7. Laporan Pelaksanaan Bimtek aplikasi Pengelolaan Administrasi Berbasis
Teknologi Informasi untuk para kepala bidang dan kepala seksi di lingkungan
Dinas PUPR Bengkalis.
8. Laporan uji coba aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi
Informasi.

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 8
D. Manfaat Perubahan
Dengan terlaksananya proyek perubahan ini, akan memberikan manfaat yang
signifikan kepada:
Tabel 2. Manfaat Perubahan
NO. PEMANFAATAN MANFAAT
1. Dinas Pekerjaan a. Terlaksananya sistem surat menyurat elektronik.
Umum dan b. Terdokumentasinya data/dokumen/arsip terpusat, lengkap
Penataan Ruang dana aman.
c. Memudahkan mengakses surat saat tidak berada di kantor.
d. Tidak ada surat yang tertunda untuk diproses.
e. Memudahkan pencarian dan distribusi surat.
2. Masyarakat a. Memudahkan akses masyarakat terhadap informasi
persuratan.
b. Meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang
penyelenggaraan persuratan elektronik.

E. Area dan Ruang Lingkup Perubahan

1. Area Proyek Perubahan
Adapun area Proyek Perubahan dengan gagasan perubahan
“TATA KELOLA ADMINISTRASI PERSURATAN PADA DINAS PEKERJAAN UMUM
KABUPATEN BENGKALIS ”.

2. Ruang Lingkup Perubahan

Adapun hal-hal yang akan dilakukan dalam proyek perubahan ini meliputi:
1. Membentuk Tim Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi
Informasi.
2. Membuat aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi
Informasi.
3. Melaksanakan Bimtek aplikasi Pengelolaan Administrasi Berbasis Teknologi
Informasi untuk para kepala bidang dan kepala seksi di lingkungan Dinas PUPR
Bengkalis.

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 9
Gambar 2. Bagan Alur Pikir Proyek Perubahan

PERMASALAHAN
YANG
KONDISI SAAT INI DIPRIORITASKAN JUDUL
(2) (5) (6)

Proses surat menyurat tidak Rendahnya kualitas OPTIMALISASI TATA

lancar, belum akurat, file
belum tertata dan tersimpan
dengan baik
pengelolaan administrasi KELOLA ADMINISTRASI
surat menyurat dan arsip di PERSURATAN MELALUI
Dinas Pekerjaan Umum dan SISTEM TEKNOLOGI
Penataan Ruang Kabupaten INFORMASI DI DINAS
Bengkalis. PUPR KABUPATEN
BENGKALIS

PERMASALAHAN
(4)

1. Rendahnya kualitas
TUJUAN
pengelolaan (7)
administrasi surat
menyurat dan arsip di Tujuan Jangka Pendek (TUKADEK)
AREA Dinas Pekerjaan 1. Terbentuknya Tim Pengelola Administrasi Persuratan
PERUBAHAN Umum dan Penataan Berbasis Teknologi Informasi.
(1) Ruang Kabupaten
2. Tersedianya SOP Pengelolaan Administrasi Persuratan
Bengkalis.
Tata Kelola Berbasis Teknologi Informasi.
Administrasi 2. Rendahnya
3. Tersedianya SOP Pengelolaan Arsip.
Persuratan di kemampuan dan
Dinas Pekerjaan 4. Tersedianya sinkronisasi kodefikasi arsip hardcopy dan
pengetahuan pengelola
Umum dan softcopy.
Penataan Ruang administrasi surat
Kabupaten menyurat dalam 5. Tersedianya paket aplikasi Pengelolaan Administrasi
Bengkalis mengelola surat Persuratan Berbasis Teknologi Informasi.
menyurat. 6. Tersusunnya buku panduan aplikasi Pengelolaan
3. Rendahnya koordinasi Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi Informasi.
internal dalam proses 7. Terlaksananya Bimtek paket aplikasi Pengelolaan
administrasi surat Administrasi Berbasis Teknologi Informasi untuk para
menyurat. kepala bidang dan kepala seksi di lingkungan Dinas
4. Rendahnya akses PUPR Bengkalis.
stakeholder terhadap
8. Uji coba aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan
informasi surat
Berbasis Teknologi Informasi.
menyurat.
Tujuan Jangka Menengah (TUKAMEN)
9. Terwujudnya tata kelola administrasi persuratan berbasis
teknologi informasi di Dinas PUPR Kabupaten Bengkalis.
10. Tersedianya informasi kegiatan ke-PU-an dalam web Dinas
PUPR Bengkalis atau web Pemkab Bengkalis.
11. Mudahnya akses stakeholder terhadap informasi surat
KONDISI YANG menyurat.
DIINGINKAN
(3) Tujuan Jangka Panjang (TUKAJANG)
12. Terwujudnya e-office untuk mendukung e-government di
Proses administrasi surat Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten
menyurat lancar, tepat Bengkalis.
waktu, akurat dan terarsip
dengan baik

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 10
 BAB II
MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

A. Milestone
Penjelasan tentang output/ capaian yang dihasilkan dalam setiap tahapan yaitu tahap
jangka pendek, menengah ataupun jangka panjang. Penjelasan tersebut, mencakup
juga tentang proses kegiatan yang dilakukan untuk mencapai output pada setiap
tahapan.
Area Perubahan : Tata Kelola Administrasi Persuratan Di Dinas Pekerjaan Umum
dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis
Proyek Perubahan : Optimalisasi Tata Kelola Administrasi Persuratan Melalui
Sistem Teknologi Informasi Di Dinas Pekerjaan Umum dan
Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis

Tabel 3. Milestone
No. MILESTONE OUTPUT WAKTU PALING
LAMBAT
1 2 3 4
I. TUJUAN JANGKA PENDEK :
A. Terbentuknya Tim Pengelola Administrasi Persuratan Berbasis
Teknologi Informasi
Rapat Pembentukan Tim Pengelola - Kesimpulan 19 Oktober 2018
Administrasi Persuratan Berbasis rapat yang
Teknologi Informasi terhimpun
dalam notulen
rapat
- SK Tim
B. Tersedianya SOP Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis
Teknologi Informasi

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 11
 Rapat bersama tim membuat konsep - Notulen 22 Oktober 2018
SOP Pengelolaan Administrasi Rapat
Persuratan Berbasis Teknologi Informasi - Terbentuknya
SOP
Pengelolaan
Administrasi
Persuratan
Berbasis
Teknologi
Informasi

C. Tersedianya SOP Pengelolaan Arsip

Rapat bersama tim membuat konsep - Notulen 23 Oktober 2018
SOP Pengelolaan Arsip Rapat
- Terbentuknya
SOP
Pengelolaan
Arsip

D. Tersedianya sinkronisasi kodefikasi arsip hardcopy dan softcopy

Rapat bersama tim menyusun kodefikasi - Notulen rapat 24 Oktober 2018
arsip hardcopy dan Softcopy - Tersusunnya
kodefikasi
arsip
hardcopy dan
softcopy
E. Tersedianya paket aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan
Berbasis Teknologi Informasi
Bersama tim membuat aplikasi Aplikasi 25 Oktober s.d
Pengelolaan Administrasi Persuratan 31 Oktober 2018
Berbasis Teknologi Informasi

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 12
 F. Tersusunnya buku panduan aplikasi Pengelolaan Administrasi
Persuratan Berbasis Teknologi Informasi.
Rapat bersama tim menyusun buku - Notulen rapat 1 November s.d
panduan aplikasi pengelolaan - Buku panduan 6 November
administrasi persuratan berbasis aplikasi 2018
teknologi informasi pengelolaan
administrasi
persuratan
berbasis
teknologi
informasi
G. Terlaksananya Bimtek paket aplikasi Pengelolaan Administrasi Berbasis
Teknologi Informasi untuk para kepala bidang dan kepala seksi di
lingkungan Dinas PUPR Bengkalis
Kegiatan Bimtek - Laporan 7 November
Kegiatan 2018
Bimtek
H. Uji coba aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis
Teknologi Informasi.
Kegiatan uji coba aplikasi - Laporan 8 November
kegiatan uji 2018
coba
II TUJUAN JANGKA MENENGAH :
1. Terwujudnya tata kelola administrasi persuratan berbasis teknologi
informasi di Dinas PUPR Kabupaten Bengkalis
2. Tersedianya informasi kegiatan ke-PU-an dalam web Dinas PUPR
Kabupaten Bengkalis atau web Pemkab Bengkalis
3. Mudahnya akses stakeholder terhadap informasi surat menyurat
III TUJUAN JANGKA PANJANG :
Terwujudnya e-office untuk mendukung e-government di Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis.

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 13
B. Kriteria Keberhasilan
Sebagai indikator dalam keberhasilan Proyek Perubahan maka dapat ditetapkan
kriteria keberhasilan sebagai berikut:

Tabel 4. Kriteria keberhasilan proyek perubahan

RENCANA
NO MILESTONE PERSENTASE
CAPAIAN
I JANGKA PENDEK
Terbentuknya Tim Pengelola

1. Administrasi Persuratan Berbasis SK Kepala Dinas 100 %

Teknologi Informasi.

Tersedianya SOP Pengelolaan

Administrasi Persuratan Berbasis SOP Pengelolaan
2. 100%
Administrasi
Teknologi Informasi.

Tersedianya SOP Pengelolaan Arsip. SOP Pengelolaan

3. 100%
Arsip

Tersedianya sinkronisasi kodefikasi

4. Kodefikasi arsip 100%
arsip hardcopy dan softcopy.

Tersedianya paket aplikasi Pengelolaan

Administrasi Persuratan Berbasis Aplikasi Pengelolaan
5. 100%
Administrasi
Teknologi Informasi.

Tersusunnya buku panduan aplikasi Buku Panduan

Pengelolaan Administrasi Persuratan Pengelolaan
6. 100%
Administrasi
Berbasis Teknologi Informasi. Persuratan
Terlaksananya Bimtek paket aplikasi
Pengelolaan Administrasi Berbasis
Teknologi Informasi untuk para kepala Laporan
7. 100%
Pelaksanaan Bimtek
bidang dan kepala seksi di lingkungan
Dinas PUPR Bengkalis.

Uji coba aplikasi Pengelolaan Laporan

Administrasi Persuratan Berbasis Pelaksanaan Uji 100%
8.
Coba
Teknologi Informasi.

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 14
 C. Tata Kelola Proyek
Penjelasan tentang peran dan urgensi pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan
proyek perubahan.
1. Struktur Penata Kelolaan
2. Urgensi Keterlibatan
3. Tim Efektif
Dapat digambarkan dan dijelaskan sebagai berikut:
1. Struktur Penata Kelolaan

Bustami HY, SH, MM

Mentor
(Sekda Bengkalis)

Ir. H. Wardi Nazman, M.Sc, M .Eng Hadi Prasetyo, ST

(Coach) Project Leader

Nurfandra Effzaly, ST
Tim Pelaksana Kegiatan

Tim Pembuat Aplikasi Tim Pengelola Tim Administrasi

1. Edi Kurniawan, ST 1. Maliki, SE 1. M. Rozali

2. Zulfadli, ST 2. Fariandi 2. Safari

Gambar 3.
Struktur Penata Kelolaan Proyek Perubahan

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 15
2. Urgensi Keterlibatan
Urgensi keberhasilan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek perubahan ini dapat
dijelaskan dalam tabel di bawah ini:

Tabel 5. Urgensi Keterlibatan

No. NAMA JABATAN RESMI URGENSI
1 2 3 4
1. Bustami HY, SH, MM Sekretaris Daerah Penting dalam kapasitas
Kabupaten memberi persetujuan,
Bengkalis bimbingan, dukungan dan
arahan dalam pelaksanaan
proyek perubahan serta
berperan sebagai inspiratory
bagi project leader dalam
melakukan inovasi-inovasi
yang diperlukan
2. Ir. H. Wardi Nazman, Coach Penting dalam kapasitas
M.Sc, M .Eng sebagai memberi arahan dan
dukungan dalam pelaksanaan
proyek perubahan,
memberikan masukan dan
pemecahan masalah dalam
proyek perubahan
2. Hadi Prasetyo, ST Sekretaris Penting dalam kapasitas
(Plt. Kepala Dinas) sebagai pemimpin pada
semua tahapan kegiatan
3. Nurfandra Effzaly, ST Kasubbag Penting mendukung dan
Penyusunan membantu menyusun
Program perumusan kebijakan serta

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 16
 membantu pemimpin pada
semua tahapan kegiatan
4. Maliki, SE Kasubbag Penting dalam kapasitas
Keuangan dan sebagai pemberi masukan/
Perlengkapan membantu pemimpin pada
tim pengelola administrasi
dan arsip
5. M. Rozali Kasubbag Umum Penting dalam kapasitas
dan Kepegawaian sebagai pemberi masukan/
membantu pemimpin pada
tim administrasi
5. Edi Kurniawan, ST Staf Penting dalam kapasitas
sebagai pemberi masukan/
membantu pemimpin pada
tim pembuat aplikasi
6. Zulfadli, ST Staf Penting dalam kapasitas
sebagai anggota tim pembuat
aplikasi
7. Fariandi Staf Penting dalam kapasitas
sebagai anggota tim
pengelola administrasi dan
arsip
8. Safari Staf Penting dalam kapasitas
sebagai anggota tim
administrasi

3. Pembentukan Tim Efektif

Untuk mendukung pelaksanaan dan penyelesaian Proyek Perubahan ini perlu
dibentuk tim efektif yang dengan Surat Keputusan Kepala Dinas, sebagai berikut:

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 17
 Tabel 6. Tim Efektif
No. NAMA JABATAN DALAM URGENSI
TIM
1 2 3 4
1. Bustami HY, SH, MM Pengarah Dalam kapasitasnya sebagai
Sekretaris Daerah dan Tim
Pengarah
2. Hadi Prasetyo, ST Project Leader Penting dalam kapasitas
sebagai Sekretaris Dinas
sekaligus Plt. Kepala Dinas
untuk mengambil kebijakan
dan Project Leader
3. Nurfandra Effzaly, ST Koordinator Tim Penting mendukung dan
Pelaksana membantu menyusun
perumusan kebijakan serta
membantu pemimpin pada
semua tahapan kegiatan
4. Maliki, SE Tim Pengelola Penting dalam kapasitas
Administrasi sebagai pemberi masukan/
membantu pemimpin pada
tim pengelola administrasi
dan arsip
5. M. Rozali Tim Administrasi Penting dalam kapasitas
sebagai pemberi masukan/
membantu pemimpin pada
tim administrasi
5. Edi Kurniawan, ST Tim Pembuat Penting dalam kapasitas
Aplikasi sebagai pemberi masukan/
membantu pemimpin pada
tim pembuat aplikasi

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 18
 6. Zulfadli, ST Staf Penting dalam kapasitas
sebagai anggota tim pembuat
aplikasi
7. Fariandi Staf Penting dalam kapasitas
sebagai anggota tim
pengelola administrasi dan
arsip
8. Safari Staf Penting dalam kapasitas
sebagai anggota tim
administrasi

D. Stakeholder
1. Identifikasi Stakeholder
Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh terhadap
hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang
berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder
dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau
eksternal yaitu instansi lain atau individu yang berpengaruh di luar instansi peserta.

Lembar Identifikasi

1. N A M A
2. TEMPAT/TGLLAHIR
3. PEKERJAAN
4. JABATAN
5. ALAMAT
Gambar 4. Lembar Identifikasi
6. KETERKAITAN DG PP
7, KECENDRUNGAN MEMPENGARUHI/DIPENGARUHI PP
INDIVIDU
8. POSISI MENDUKUNG/
MENENTANG PP
9. KEKUATAN MENDUKUNG/
MENENTANG
10. ALASAN MENDUKUNG
/MENENTANG

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 19
 2. Peta Stakeholder
Berdasarkan identifikasi Stakeholder, maka dapat dipetakan stakeholder
tersebut, sebagai berikut :

Tabel 7. Peta Stakeholder

STAKEHOLDER
(Nama Orang/

JENIS POSISI
Mendukung/

Mendukung/
KELOMPOK
( L, D, P, A )

Menentang

Menentang
Organisasi

ALASAN
NO

Karena kegiatan dinilai bermafaat

1. SEKRETARIS DAERAH Promotors Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
tanggung jawab
Karena kegiatan dinilai bermafaat
2. KEPALA BAPPEDA Promotors Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
tanggung jawab
Karena kegiatan dinilai bermafaat
3. KEPALA BKPP Promotors Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
tanggung jawab
KEPALA DINAS Karena kegiatan dinilai bermafaat
4. KOMUNIKASI, INFORMATIKA Promotors Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
DAN STATISTIK tanggung jawab
Karena kegiatan dinilai bermafaat
KEPALA DINAS
5. Promotors Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
PERHUBUNGAN
tanggung jawab
KEPALA DINAS Karena kegiatan dinilai bermafaat
6. PERUMAHAN, PEMUKIMAN, Promotors Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
DAN PERTANAHAN tanggung jawab

KABID PEMBANGUNAN
Karena kegiatan dinilai bermafaat
JALAN DAN JEMBATAN
7. Promotors Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
DINAS PEKERJAAN UMUM
tanggung jawab
DAN PENATAAN RUANG

KABID PEMELIHARAAN
Karena kegiatan dinilai bermafaat
JALAN DAN JEMBATAN
8. Promotors Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
DINAS PEKERJAAN UMUM
tanggung jawab
DAN PENATAAN RUANG

KABID SUMBER DAYA AIR Karena kegiatan dinilai bermafaat

9. DINAS PEKERJAAN UMUM Defenders Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
DAN PENATAAN RUANG tanggung jawab
KABID CIPTA KARYA DINAS Karena kegiatan dinilai bermafaat
10. PEKERJAAN UMUM DAN Defenders Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
PENATAAN RUANG tanggung jawab

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 20
 KABID JASA KONSTRUKSI Karena kegiatan dinilai bermafaat
11. DINAS PEKERJAAN UMUM Defenders Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
DAN PENATAAN RUANG tanggung jawab

KABID TATA RUANG DINAS

Karena menambah pekerjaan
12. PEKERJAAN UMUM DAN Defenders Tidak Mendukung
baru bagi bidang tata ruang
PENATAAN RUANG
Karena kegiatan dinilai bermafaat
KASUBBAG PENYUSUNAN
13. Defenders Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
PROGRAM
tanggung jawab
Karena menambah pekerjaan
KASUBBAG UMUM DAN
14. Latent Tidak Mendukung baru bagi sub bag umum dan
KEPEGAWAIAN
kepegawaian
Karena kegiatan dinilai bermafaat
KASUBBAG KEUANGAN
15. Defenders Mendukung dan bagian dari tupoksi serta
DAN PERLENGKAPAN
tanggung jawab
Karena menambah pekerjaan
16. STAF Apathetics Tidak Mendukung
baru bagi staf

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 21
 BAB III
ACUAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Rencana Kegiatan Pelaksanaan Proyek Perubahan

Setiap tahapan kegiatan ini dalam pelaksanaannya dikoordinir oleh
penanggung jawab dengan waktu yang telah direncanakan. Rencana kegiatan yang
dirancang dapat dilihat pada table di bawah ini:

Tabel 8. Rencana Kegiatan

No. Milestone Kegiatan Output Penanggung Waktu
Jawab Paling
Lambat
I JANGKA PENDEK

A. Terbentuknya Tim Pengelola Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi

Informasi
Rapat 1. Pelaksanaan - Kesimpulan Project 19
Pembentukan Rapat rapat yang Leader, Oktober
Tim Pengelola 2. Konsultasi terhimpun Kasubbag, 2018
dan staf
Administrasi dengan dan dalam
Persuratan persetujuan notulen
Berbasis Mentor rapat .
Teknologi 3. Terbentuknya - SK Tim
Informasi SK
B. Tersedianya SOP Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis
Teknologi Informasi
Rapat bersama 1. Pelaksanaan - Notulen Project 22
tim membuat rapat Rapat Leader dan Oktober
konsep SOP 2. Terbentuknya - SOP Tim 2018
Pengelolaan SOP Pengelolaan
Administrasi
Administrasi

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 22
 Persuratan Persuratan
Berbasis Berbasis

Teknologi Teknologi
Informasi
Informasi
C. Tersedianya SOP Pengelolaan Arsip
Rapat bersama 1. Pelaksanaan - Notulen Project 23
tim membuat rapat Rapat Leader dan Oktober
konsep SOP 2. Terbentuknya - SOP Tim 2018
Pengelolaan SOP Pengelolaan

Arsip Administrasi

D. Tersedianya sinkronisasi kodefikasi arsip hardcopy dan softcopy

Rapat bersama 1. Pelaksanaan - Notulen Project 24
tim menyusun rapat rapat Leader dan Oktober
kodefikasi arsip 2. Menyusun - Kodefikasi Tim 2018
hardcopy dan kodefikasi arsip arsip
Softcopy hardcopy dan hardcopy
softcopy dan softcopy

E. Tersedianya paket aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis

Teknologi Informasi
Bersama tim Membuat aplikasi Project 25
membuat aplikasi Leader dan Oktober
aplikasi Tim s.d
Pengelolaan 31
Administrasi Oktober
Persuratan 2018
Berbasis
Teknologi
Informasi

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 23
 F. Tersusunnya buku panduan aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan
Berbasis Teknologi Informasi.
Rapat bersama 1. Pelaksanaan - Notulen Project 1
tim menyusun rapat rapat Leader dan November
buku panduan 2. Menyusun buku - Buku Tim s.d
aplikasi panduan panduan 6
pengelolaan aplikasi November
administrasi pengelolaan 2018
administrasi
persuratan
persuratan
berbasis
berbasis
teknologi
teknologi
informasi
informasi
G. Terlaksananya Bimtek paket aplikasi Pengelolaan Administrasi Berbasis
Teknologi Informasi untuk para kepala bidang dan kepala seksi di
lingkungan Dinas PUPR Bengkalis
Kegiatan Melaksanaan Laporan Project 7
Bimtek Bimtek Kegiatan Leader dan November
Bimtek Tim 2018

H. Uji coba aplikasi Pengelolaan Administrasi Persuratan Berbasis Teknologi

Informasi.
Kegiatan uji Melaksanaan Laporan Project 8
coba aplikasi Sosialisasi kegiatan uji Leader dan November
coba Tim 2018

II. Tujuan Jangka Menengah :

1. Terwujudnya tata kelola administrasi persuratan berbasis teknologi informasi
di Dinas PUPR Kabupaten Bengkalis
2. Mudahnya akses stakeholder terhadap informasi surat menyurat
3. Cepatnya proses administrasi kepegawaian di Dinas PUPR Kabupaten Bengkalis
III. Tujuan Jangka Panjang :

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 24
 Terwujudnya e-office untuk mendukung e-government di Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis.

B. ANGGARAN
Dalam pelaksanaan kegiatan ini tidak ada anggaran dan khusus, namun untuk
kegiatan rapat-rapat diupayakan dapat mengunakan dana makan minum dari DPA Dinas
PUPR Kabupaten Bengkalis jika masih memungkinkan. Adapun kebutuhan anggaran
dalam mengimplementasikan proyek perubahan berjumlah Rp. 5.000.000 dengan rincian
rencana penggunaan terlihat pada tabel 9 di bawah ini :

Tabel 9. Perkiraan Anggaran

No. URAIAN BIAYA SUMBER
(Rp.) DANA
1 2 3 4
1. ATK 2.000.000,00 APBD
2. Penggandaan 500.000,00 APBD
3. Makan Minum Rapat 1.500.000,00 APBD
4. Peralatan Lainnya 2.500.000,00 Sponsor
Total 6.500.000,00

Selain memanfaatkan sumber dana yang ada maka dimanfaatkan Juga potensi
yang ada, diantaranya :
1. Memaksimalkan SDM yang ada sebagai pembuat aplikasi pengelolaab administrasi
persuratan berbasis teknologi informasi
2. Mengupayakan Sponsor untuk peralatan scanner.

C. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

Implementasi proyek perubahan ini diharapkan dapat berjalan sebagaimana
mestinya, akan tetapi tidak menutup kemungkinan ada beberapa kendala/ masalah yang
akan dihadapi. Beberapa kendala/ masalah tersebut serta cara mengatasinya
sebagaimana pada uraian tabel di bawah ini:

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 25
 Tabel 10. Identifikasi Potensi Masalah
No. MASALAH/KENDALA CARA
MENGATASINYA
1 2 3
1. Hambatan dalam pembuatan aplikasi pengelolaan Koordinasi dengan
administrasi persuratan berbasis teknologi Kominfo dan
informasi programmer
berpengalaman
2. Tidak seriusnya para pejabat dan staf yang Melakukan
ditunjuk untuk mendukung kegiatan ini pertemuan/komunikasi
persuasif dengan
pejabat dan staf ybs
3. Padatnya kegiatan di akhir tahun 2018 Menyusun
jadwal/schedule yang
fleksibel

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 26
 BAB IV
PENUTUP

Berdasarkan Rancangan Proyek Perubahan di atas, dapat disimpulkan bahwa

proyek perubahan ini penting untuk dilaksanakan, agar terwujud tata kelola administrasi
persuratan berbasis teknologi informasi di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kabupaten Bengkalis, sehingga administrasi persuratan, disposisi/disribusi dan arsip
dapat dilaksanakan secara elektronik, terdokumentasi dengan baik, mudah diakses, cepat
diproses dan mendukung kebijakan e-government.
Rangkaian kegiatan rancangan perubahan ini adalah melaksanakan ide/inovasi
yang telah dituangkan di dalam proposal, dengan lokus Dinas Pekerjaan Umum dan
Penataan Ruang Kabupaten Bengkalis.
Demikian rancangan perubahan ini dibuat, dengan harapan kiranya seluruh pihak
dapat memberikan saran dan masukan untuk kesempurnaan implementasi pelaksanaan
proyek perubahan.

Baso, Oktober 2018

Project Leader
Menyetujui Peserta Diklat Pim Tingkat III
Coach

Ir. H. WARDI NAZMAN, M.Sc. Arch. Eng HADI PRASETYO, ST

Hadi Prasetyo, ST -Diklat pim III angkatan 4 Pusdiklat Kemendagri Regional Bukittinggi Page 27