BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN KETATAUSAHAAN
MELALUI “PASTI AWETT”
(PENYEDIAAN SISTEM PERINGATAN DINI PADA
PERAWATAN BERKALA FASILITAS KANTOR)

YUDHI ADRIANSYAH SAHARUDIN

KEPALA BAGIAN TATA USAHA
NIP 19651016 199203 1 001
Daftar Hadir Nomor 33
PERWAKILAN BPKP PROVINSI KALIMANTAN BARAT

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT III BPKP

TAHUN 2018
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

01. IDENTITAS PROYEK

JUDUL Peningkatan Kualitas Layanan Ketatausahaan Melalui
“PASTI AWETT” (Penyediaan Sistem Peringatan Dini Pada
Perawatan Berkala Fasilitas Kantor).

DESKRIPSI Fasilitas kantor terutama Barang Milik Negara (BMN)

peralatan dan mesin semestinya berfungsi dengan baik
saat dibutuhkan dan digunakan dalam rangka
melaksanakan kegiatan baik di dalam kantor maupun pada
saat tugas ke luar kantor, namun dalam kenyataannya
masih terdapat fasilitas kantor dan BMN yang tidak bisa
dimanfaatkan saat dibutuhkan.

Atas kondisi tersebut perlu adanya peningkatan pelayanan

pada Bagian Tata Usaha untuk mengatasi permasalahan
tersebut melalui suatu sistem/prosedur yang dapat
memantau secara berkelanjutan terhadap perawatan
Barang Milik Negara (BMN), yaitu suatu tools yang dapat
memantau kewajiban berkala perawatan BMN dan memberi
kepastian berfungsinya fasilitas kantor terutama BMN
peralatan dan mesin, sehingga berpengaruh kepada salah
satu kinerja tusi bagian tata usaha dalam mendukung
kinerja perwakilan dalam hal penyediaan fasilitas yang
selalu siap dalam mendukung tusi pengawasan.

SPONSOR Kepala Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Barat

PROJECT LEADER Kepala Bagian Tata Usaha

SUMBERDAYA TIM Terdiri dari gabungan: Tim terdiri dari 12 orang,

 Kasubbag Umum, dengan kualifikasi:
 Kasubbag Keuangan,  Kabag Tata Usaha: 1 Orang
 Kasubbag Kepegawaian  Kasubbag: 3 Orang
 PFA Bidang dan  Auditor: 5 Orang
 PFU.  PFU: 3 orang

1
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

02. LATAR BELAKANG

Bagian Tata Usaha dalam pelaksanaan tugasnya mengelola program
dukungan manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya di BPKP, yaitu
kegiatan ketatausahaan yang menjadi supporting management bagi Pimpinan dan
para Pejabat Fungsional Auditor dan seluruh pegawai pada umumnya dituntut
untuk dapat memberikan dukungan pelaksanaan tugas dan fungsi (tusi) BPKP
dalam mencapai target kinerja yang meliputi kegiatan PKAU dan PKPT serta
kegiatan lainnya yang ditugaskan pimpinan. Dalam Penetapan Kinerja salah satu
indikator keberhasilan Bagian Tata Usaha dalam sasaran program adalah
“Tersedianya Dukungan Teknis Kepuasan atas Pelayanan Perwakilan BPKP”
dengan sasaran kegiatan “Termanfaatnya Aset Secara Optimal”.
Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Barat sebagai salah satu unit instansi
vertikal BPKP di Provinsi Kalimantan Barat tertuang dalam Peraturan Kepala
Nomor 13 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan BPKP,
Kepala Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana
dan program, urusan kepegawaian, keuangan, persuratan, urusan dalam,
perlengkapan, rumah tangga, dan pengelolaan perpustakaan serta penyusunan
laporan Bagian Tata Usaha.
Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Barat memiliki BMN Peralatan dan
Mesin sebanyak 1505 unit dengan nilai Rp3.951.339.612,00, sedangkan khusus
untuk peralatan yang bermesin dan diperlukan perawatan secara berkala sebanyak
525 unit atau 34,88% dengan nilai Rp3.253.865.202,00 atau sebesar 82,35%.
Dalam tahun 2017 anggaran yang tersedia untuk pemeliharaan peralatan dan
mesin sebesar Rp222.004.450,00 dengan realisasi sebesar Rp217.799.912,00 atau
98,11% dengan unit yang dirawat sebanyak 157 unit atau sebesar 29,90%,
rendahnya unit yang dapat dirawat disebabkan beberapa BMN dilakukan perawatan
setelah kondisi rusak, akibatnya penggunaan aset BMN tidak maksimal.
SOP Pemeliharaan Inventaris Kantor Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan
Barat dengan kegiatan Pemeliharaan Inventaris Kantor/Fasilitas Gedung/
Kendaraan Dinas pada tahapan prosedur diawali dengan “Pegawai melaporkan
laporan terjadinya kerusakan inventaris kantor/fasilitas gedung/kendaran dinas
kepada Sekretaris Bidang/Bagian”, sehingga yang terinformasikan ke Bagian Tata
Usaha adalah BMN yang sudah terjadi kerusakan, adapun kartu kendali

2
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

pemeliharaan yang diharapkan bisa membantu mencegah terjadinya kerusakan

kurang efektif karena tidak adanya SOP dan SDM yang memantau secara berkala.
Permasalahan aset yang berpotensi muncul berupa adanya aset yang tidak
dapat dimanfaatkan pada saat akan digunakan atau rusak pada saat digunakan
yang dapat menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan tusi, antara lain adanya
kerusakan pada kendaraan dinas, alat pendingin ruangan, alat pengolah data,
genset, jaringan telepon, internet dan kelistrikan.
Adanya keterbatasan anggaran untuk pemeliharaan peralatan kantor,
gedung dan bangunan serta pemeliharaan peralatan dan mesin mengharuskan
Bagian Tata Usaha melakukan kegiatan pemeliharaan sebelum kondisi fasilitas
kantor dan BMN menjadi rusak, yang jika hal tersebut terjadi justru akan
menjadikan biaya pemeliharaan semakin tinggi karena harus memperbaiki dan
mengganti spare part yang semestinya jika terpantau terlebih dahulu BMN tersebut
dapat dirawat dan tidak akan terjadi kerusakan tersebut, selain itu belum adanya
SDM yang khusus menangani pencatatan dan memantau kepastian berfungsinya
fasilitas kantor terutama BMN peralatan dan mesin secara berkelanjutan pada
Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Barat.
Sedangkan Stakeholders seluruh Bidang dan Bagian dalam pelaksanaan tusi
pengawasan dan non pengawasan selalu memerlukan dan memanfaatkan aset,
baik untuk kebutuhan di dalam kantor maupun di luar kantor, dalam hal ini bagian
tata usaha wajib memfasilitasi sarana dan prasarana kapanpun dibutuhkan oleh
stakeholders, kondisi tersebut memerlukan aset yang harus selalu siap digunakan.
Dengan latar belakang tersebut maka Bagian Tata Usaha perlu
meningkatkan kualitas layanan ketatausahaan melalui suatu sistem/prosedur yang
dapat memantau secara berkelanjutan terhadap perawatan Barang Milik Negara
(BMN), yaitu suatu sistem yang dapat memantau kepastian berfungsinya fasilitas
kantor secara berkelanjutan, terutama pada peralatan dan mesin agar dapat
memberikan kelancaran serta kemudahan pegawai dalam mengakses dan
memanfaatkan fasilitas kantor dan BMN di lingkungan Perwakilan BPKP Provinsi
Kalimantan Barat. Oleh karena itu pemanfaatan sistem ini dapat mempercepat
mengetahui kondisi BMN terutama peralatan dan mesin yang harus segera
dilakukan perawatan, sehingga tidak terdapat barang yang tidak dapat digunakan
saat dibutuhkan.

3
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

Berdasarkan pertimbangan tersebut kami ingin menyampaikan gagasan/ide

untuk membuat proyek perubahan yaitu: “Peningkatan Kualitas Layanan
Ketatausahaan Melalui Penyediaan Sistem Peringatan Dini Pada Perawatan
Berkala Fasilitas Kantor”, yaitu penyediaan sistem/prosedur yang dapat memantau
secara berkelanjutan terhadap perawatan berkala fasilitas Kantor dan barang milik
negara (BMN) pada Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Barat.

03. TUJUAN
Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai meliputi:
1) Jangka Pendek (sampai berakhirnya Diklat PIM III, 21 September 2018) adalah:
a. Telah terbitnya Nota Dinas Kepala Perwakilan yang menempatkan pegawai
sebagai petugas pencatan dan pemantau kondisi fasilitas kantor dan BMN.
b. Telah terbitnya SOP Perawatan Perawatan Berkala Fasilitas Kantor.
c. Telah tersosialisasinya SOP Perawatan Perawatan Berkala Fasilitas Kantor.
d. Telah teridentifikasinya BMN peralatan dan mesin yang harus dipantau
perawatannya secara periodik.
e. Adanya sistem informasi yang dapat memantau secara berkelanjutan
terhadap Perawatan Berkala Fasilitas kantor dan BMN khususnya peralatan
dan mesin Pada Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Barat.
f. Telah tersosialisasinya Sistem Peringatan Dini Pada Perawatan Berkala
Fasilitas Kantor.

2) Jangka Menengah (sampai dengan 1 tahun) adalah:

a. Petugas yang diserahkan tanggung jawab telah melakukan pemantauan dan
pencatatan secara periodik terhadap fasilitas kantor dan BMN yang
seharusnya sudah dilakukan perawatan.
b. Seluruh data yang dibutuhkan telah di input dalam sistem informasi.

3) Jangka Panjang (satu tahun atau lebih) sebagai faktor pendorong efisiensi
anggaran dan efektivitas sumber daya serta mencapai target program
Tersedianya Dukungan Teknis Kepuasan atas Pelayanan Perwakilan BPKP
dengan indikator keberhasilan Termanfaatnya Aset Secara Optimal.

4
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

04. MANFAAT
Dengan dibangunnya sistem yang dapat memantau secara berkelanjutan
terhadap Perawatan Berkala Fasilitas kantor dan BMN khususnya peralatan dan
mesin dalam proyek perubahan ini sangat memberikan manfaat kepada pimpinan
secara langsung untuk memonitor kondisi fasilitas kantor terutama BMN peralatan
dan mesin, sehingga akan menjamin ketersediaan fasilitas kantor yang dapat
digunakan saat dibutuhkan oleh stakeholder eksternal dan stakeholder internal
untuk mendukung kinerja dalam menjalankan PKPT dan PKAU serta kegiatan
lainnya yang ditugaskan Pimpinan, adanya unsur pengendalian dalam memantau
kondisi fasilitas kantor dan BMN dapat meningkatkan efisiensi anggaran dalam
melakukan perawatan aset, sehingga akan lebih banyak lagi aset-aset yang dapat
digunakan. Selain itu proyek perubahan ini diharapkan akan meningkatkan layanan
ketatausahaan dalam mencapai target Perjanjian Kinerja Bagian Tata Usaha.

05. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Kegiatan yang akan dilakukan dalam proyek perubahan ini
meliputi:
1) Konsultasi, koordinasi dan komunikasi efektif dengan seluruh stakeholders.
2) Pembuatan Nota Dinas Kepala Perwakilan.
3) Penyusunan SOP Perawatan Berkala Fasilitas Kantor.
4) Pengarahan kepada pegawai yang ditunjuk sebagai pelaksana.kegiatan.
5) Pertemuan dengan pegawai Bagian Tata Usaha.
6) Mengindentifikasi dan membangun database fasilitas kantor terutama BMN
peralatan dan mesin.
7) Sosialisasi SOP Perawatan Berkala Fasilitas Kantor.
8) Membangun sistem informasi.
9) Memonitor pelaksanaan kegiatan proyek perubahan.
10) Sosialisasi pemanfaatan sistem informasi.

06. OUTPUT
Nama Deskripsi
1) Surat Dukungan. Merupakan surat yang menyatakan
dukungan dari stakeholder atas proyek
perubahan.

5
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

2) Surat Tugas pembentukan tim Merupakan surat tugas tim yang

efektif. menyukseskan proyek perubahan.
3) Nota Dinas Kepala Perwakilan. Berisi penetapan petugas untuk memantau
dan mencatat kondisi fasilitas kantor dan
BMN peralatan dan mesin.
4) SOP Perawatan Berkala Fasilitas Berisi prosedur operasi standar untuk
Kantor melaksanakan pencatatan dan pemantauan
fasilitas kantor secara berkelanjutan.
5) Laporan kegiatan sosialisasi SOP Melakukan sosialisasi prosedur operasi
Perawatan Berkala Fasilitas standar Perawatan Berkala Fasilitas kantor
Kantor kepada pegawai.
6) Dokumen hasil identifikasi Berisi nama-nama BMN, tahun perolehan,
fasilitas kantor, BMN peralatan kondisi dan tanggal perawatan terakhir.
dan mesin.
7) Sistem informasi Perawatan Sistem informasi ini memudahkan Kepala
Berkala Fasilitas Kantor, yaitu: Bagian Tata Usaha untuk dapat mengontrol
“Penyediaan Sistem Peringatan kegiatan layanan yang diberikan sub bagian
Dini Pada Perawatan Berkala di bawah koordinasinya, yang berisikan data-
Fasilitas Kantor” (PASTI data:
AWEETT) a. Kewajiban untuk merawat fasilitas kantor
dan BMN
b. Kewajiban melakukan inputing data
informasi kondisi dan perawatan BMN
secara periodik .
c. Memonitor kondisi fasilitas kantor.
8) Laporan kegiatan sosialisasi Melakukan sosialisasi manfaat sistem
pemanfaatan Sistem Informasi informasi yang telah dibangun kepada
yang telah dibangun seluruh pegawai.
9) Surat Keputusan Penerapan Berisi ketetapan untuk menggunakan sistem
Aplikasi PASTI AWETT aplikasi “Penyediaan Sistem Peringatan Dini
Pada Perawatan Berkala Fasilitas Kantor”

6
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

07. TATA KELOLA PROYEK

Struktur Deskripsi
 Sponsor : Kepala Perwakilan Menyetujui, mengarahkan, dan memberikan
dukungan penuh terhadap pelaksanaan dan
implementasi proyek perubahan
 Project Leader: Kepala Bagian Berkomunikasi dengan mentor, menyiapkan
Tata Usaha jadwal, membimbing, memimpin dan
memantau pelaksanaan kegiatan proyek
perubahan serta mengimplementasikannya.
 Working Team:
 Team Leader: Kasubbag Umum  Mengindentifikasi dan membangun
1 Orang database fasilitas kantor terutama BMN
 Team Member: Kasubbag peralatan dan mesin.
Keuangan 1 Orang, Kasubbag  Membangun sistem informasi.
Kepegawaian 1 0rang, Auditor 5  Menyusun Nota Dinas Kepala
orang, petugas pencatat 2 orang Perwakilan.
dan operator 1 orang  Melaksanakan survey layanan
 Sosialisasi pemanfaatan sistem
informasi.
 Membantu Team Leader.

08. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS

Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak
pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan dapat dikelompokkan dalam
empat stakeholders, yaitu:
1. Promoters, merupakan instansi/individu yang memiliki kepentingan besar dan
juga kekuatan (dalam pengambilan keputusan) untuk keberhasilan. Dukungan
Kepala Perwakilan sebagai mentor adalah dukungan utama yang dibutuhkan
untuk keberhasilan proyek perubahan ini.
2. Latents: tidak memiliki kepentingan atau ketertarikan namun memiliki kekuatan
(dalam pengambilan keputusan) untuk keberhasilan. Dukungan Biro Umum
berpengaruh besar atas pelayanan BMN dan Pusinfowas diharapkan dapat

7
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

mendukung pembuatan aplikasi Penyediaan Sistem Peringatan Dini Pada

Perawatan Berkala Fasilitas kantor.
3. Defenders memiliki kepentingan namun tidak memiliki kekuatan (dalam
pengambilan keputusan). Koordinator pengawasan, Kepala Sub Bagian,
Pejabat Fungsional Auditor dan pegawai Bagian Tata Usaha berkepentingan
dengan intervensi ini, dimana sebagai pengguna layanan selalu mengharapkan
BMN yang digunakan dapat berfungsi dengan baik.
4. Apathetics: kurang memilki kepentingan atau ketertarikan dan juga kekuatan,
bahkan mungkin tidak mengetahui adanya proyek perubahan ini. Keberadaan
Pegawai Bagian Tata Usaha yang melakukan pencatatan dan pemantauan dan
Tenaga Harian Lepas beranggapan mendapatkan pekerjaan tambahan, akan
dilakukan komunikasi supaya dapat mendukung proyek perubahan ini.
Keempat kelompok stakeholder ini dapat digambarkan sebagai berikut:

High Influence,
Low Interest High Influence,
(Latents): High Interest
(Promoters):
 Biro Umum
 Pusinfowas  Kepala Perwakilan

Low Influence,
Low Influence, High Interest
Low Interest (Defenders):
(Apathetics):
 Koordinator Pengawasan
 Petugas Pencatat dan  Kepala Sub Bagian
Pemantau Fasilitas Kantor  Pejabat Fungsional Auditor
 Tenaga Harian Lepas  Pegawai di Bagian Tata
Usaha

No Stakeholders Posisi Dalam PP Penjelasan Terhadap Proyek Perubahan

1. Kepala Perwakilan Eksternal Promoter Sangat mendukung dan memberikan
arahan agar proyek perubahan memberikan
hasil yang bermanfaat.
8
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

2. Biro Umum Eksternal Latent Kurang berkepentingan, namun diperlukan

dukungan karena menyangkut pengelolaan
dan pelayanan BMN.
3. Pusinfowas Eksternal Latent Kurang berkepentingan, namun diperlukan
dukungan karena menyangkut proyek
perubahan pembuatan aplikasi/sistem.
4. Korwas JFA Bidang Eksternal Defenders Berkepentingan sebagai pengguna layanan
dan PFA. selalu mengharapkan BMN yang digunakan
dapat berfungsi dengan baik.
5. Kasubbag dan Internal Defenders Berkepentingan sebagai pengguna layanan
Pegawai TU selalu mengharapkan BMN yang digunakan
dapat berfungsi dengan baik.
6. Petugas Pencatat dan Internal Apathetic Menambah pekerjaan akibat proyek
Pemantau Fasilitas perubahan ini.
Kantor, dan Tenaga
Harian Lepas
Pada Proyek Perubahan ini stakeholders Latents akan diupayakan untuk dapat
bergeser kekanan menjadi Promoters dikarenakan kekuatannya dalam
keberhasilan, hal ini dilakukan antara lain dengan cara:
 Meminta stakeholders promoters yang sudah ada untuk mempengaruhi dan
mengajak stakeholders Latents untuk mendukung dan berpartisipasi.
 Berusaha meyakinkan stakeholders Latents akan pentingnya proyek.
perubahan ini dalam skala yang lebih besar yaitu organisasi (kantor).
 Selalu didekati dan diberikan informasi tentang proyek perubahan.
 Menunjukan hasil positif yang akan dicapai.

Sedangkan stakeholders Apathetic akan dilakukan komunikasi supaya dapat

mendukung proyek perubahan ini.

9
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

09. MILESTONE PROYEK PERUBAHAN

No. Tahap utama Waktu

JANGKA PENDEK (s.d. berakhirnya Diklat PIM 3, 21 September 2018)

1. Terlaksananya Rapat/Sosialisasi/ Minggu ke-5 bulan Juni 2018
pembicaraan ke atasan langsung,
para Koordinator Pengawasan JFA
Bidang dan Kepala Sub Bagian.
2. Sosialisasi proyek perubahan Minggu ke-5 bulan Juni 2018
kepada pegawai.
3. Mendapatkan dukungan dari Minggu ke-5 bulan Juni 2018 s.d.
seluruh stakeholders minggu ke-2 bulan September 2018
4. Mencari pegawai sebagai petugas Minggu ke-5 bulan Juni 2018
pencatat dan pemantau kondisi
fasilitas kantor.
5. Terbitnya Nota Dinas Kepala Minggu ke-5 bulan Juni 2018
Perwakilan tentang penetapan
petugas pencatat dan pemantau
kondisi fasilitas kantor .
6. Pemberian arahan kepada pegawai Minggu ke-5 bulan Juni 2018
yang diberi tanggung jawab
mencatat dan memantau.
7. Pembentukan tim efektif proyek Minggu ke-1 bulan Juli 2018
perubahan.
8. Terbitnya SK Tim Efektif. Minggu ke-1 bulan Juli 2018
9. Rapat persiapan penyusunan SOP Minggu ke-1 bulan Juli 2018
Perawatan Berkala Fasilitas kantor
10. Penyusunan SOP Perawatan Minggu ke-2 bulan Juli 2018
Berkala Fasilitas kantor.
11. Finalisasi SOP Perawatan Berkala Minggu ke-2 bulan Juli 2018
Fasilitas kantor.
12. Laporan identifikasi fasilitas kantor Minggu ke-3 bulan Juli 2018
dan BMN peralatan dan mesin.
10
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

13. Rapat persiapan penyusunan Minggu ke-3 bulan Juli 2018

sistem informasi.
14. Pembuatan sistem informasi. Minggu ke-3 bulan Juli 2018
15. Monitoring pelaksanaan pembuatan Minggu ke-1 bulan September 2018
sistem informasi.
16. Penyelesaian interface aplikasi Minggu ke-1 bulan September 2018.
Sistem Peringatan Dini Pada
Perawatan Berkala Fasilitas Kantor

JANGKA MENEGAH (s.d. satu tahun)

17. Penyempurnaan aplikasi Sistem Minggu ke-1 bulan Oktober 2018
Peringatan Dini Pada Perawatan
Berkala Fasilitas Kantor
18. Surat Keputusan Kepala Minggu ke-4 bulan Oktober 2018
Perwakilan tentang penggunaan
aplikasi Sistem Peringatan Dini
Pada Perawatan Berkala Fasilitas
Kantor
19. Penerapan Surat Keputusan Minggu ke-4 bulan Oktober 2018 s.d.
Kepala Perwakilan tentang Minggu ke-2 bulan April 2019
penggunaan aplikasi Penyediaan
Sistem Peringatan Dini Pada
Perawatan Berkala Fasilitas Kantor.

JANGKA PANJANG (satu tahun atau lebih)

20. Terlaksananya Implementasi Minggu ke-2 bulan April 2019 dan
aplikasi Penyediaan Sistem seterusnya.
Peringatan Dini Pada Perawatan
Berkala Fasilitas Kantor 100%.

11
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

10. INDENTIFIKASI RISIKO

Permasalahan munculnya risiko yang kemungkinan akan menggangu

kelancaran pelaksanaan proyek perubahan dan cara mengatasinya antara lain:

No Permasalahan Cara mengatasi

1. Pegawai yang ditugaskan kurang Mencari pegawai yang mampu

memiliki pengetahuan tentang mengoperasikan aplikasi.
aplikasi.

2. Pegawai yang ditugaskan merasa Membangun komunikasi dengan para

akan bertambah beban kerjanya. pegawai yang akan ditugaskan.

3. Tidak ada pegawai bagian tata  Menugaskan PFA yang memiliki

usaha yang memiliki pengetahuan pengetahuan programer dalam tim
dalam membuat aplikasi efektif untuk membuat aplikasi.
 Meminta bantuan Pusinfowas
BPKP untuk membantu membuat
aplikasi.

4. Tidak ada biaya pembuatan Berkonsultasi dan meminta arahan

aplikasi Kepala Perwakilan untuk pendanaan
pembuatan aplikasi.

11. KRITERIA KEBERHASILAN

Kriteria keberhasilan dari proyek perubahan ini adalah sebagai berikut:

1. Tersedianya informasi secara berkelanjutan terhadap kondisi fasilitas kantor dan

BMN terutama peralatan dan mesin yang harus segera dilakukan perawatan.
2. Capaian perjanjian kinerja Bagian Tata Usaha meningkat.
3. Jangka panjang akan terjadi efisiensi anggaran pemeliharaan peralatan dan
mesin.

12
 Dokumen Proposal Proyek Perubahan
Diklat PIM 3 Tahun 2018

12. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN

Faktor Pendukung keberhasilan dari proyek perubahan ini adalah sebagai

berikut:

1. Dukungan yang kuat dari Mentor sebagai atasan langsung.

2. Dukungan dari para Koordinator Pengawasan dan para Kepala Sub Bagian.
3. Komitmen dan motivasi yang kuat dari tim efektif

13. ANGGARAN
Jumlah Deskripsi
11.460.000,00 Pembuatan aplikasi Sistem Peringatan Dini Pada Perawatan
Berkala Fasilitas Kantor.
600.000,00 Rapat penyusunan draft nota dinas pencatat dan operator, dan
SOP Perawatan Berkala Fasilitas Kantor.
600.000,00 Rapat penyusunan Sistem Peringatan Dini Pada Perawatan
Berkala Fasilitas Kantor.
600.000,00 Sosialisasi pemanfaatan sistem informasi.
13.260.000,00 Jumlah

14. PERSETUJUAN

Ciawi, Juni 2018

Menyetujui,
Project Sponsor / Atasan Langsung Project Leader,

Arman Sahri Harahap Yudhi Adriansyah Saharudin

NIP 19670110 199303 1 001 NIP 19651016 199203 1 001

Mengetahui
Pembimbing/Coach

Emharri Manda Nasution

NIP 19660303 199303 1 001

13
 DAFTAR ISI

Halaman

01. Identitas Proposal 1

02. Latar Belakang 2

03. Tujuan 4

04. Manfaat 5

05. Ruang Lingkup 5

06. Output 5

07. Tata Kelola Proyek 7

08. Identitas Stakeholders 7

09. Milestone Proyek Perubahan 10

10. Identifikasi Risiko 12

11. Kriteria Keberhasilan 12

12. Faktor Pendukung Keberhasilan 13

13. Anggaran 13

14. Persetujuan 13