RANCANGAN REVOLUSI CARA KERJA (RRCK)

Optimalisasi Pelayanan Pengajuan Tunjangan Kinerja di Biro Umum dan

Pengadaan Barang dan Jasa

Pelatihan Teknis Revolusi Mental untuk Pelayanan Publik Angkatan I

disusun Oleh:

Nama : Rifka Mutiara Br Situmorang

NIP : 199709112022032010
Jabatan : Pengelola Keuangan
Unit Kerja : Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa
Jenis Pelayanan yang diberikan : Jasa

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET DAN TEKNOLOGI
2023
B. GAMBARAN PROSES PELAYANAN SAAT INI
Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa mempunyai tugas melaksanakan urusan
ketatausahaan dan penyiapan bahan pembinaan dan pengelolaan persuratan dan
kearsipan di lingkungan Kementerian serta penyiapan bahan pembinaan dan
pengadaan barang dan jasa Kementerian. Penulis saat ini ditugaskan dalam tim
belanja pegawai khususnya dalam pelayanan proses pembayaran Tukin pegawai di
Sektretariat Jenderal Kemendikburistek. Terdapat 32 satker yang termasuk dalam
pengajuan Tunjangan Kinerja yang di proses oleh substansi Program Penyusun
Anggaran dan Biro Umum dan PBJ setiap bulannya. Masing-masing satker biasanya
mengirimkan data pegawai mereka secara bertahap dan acak melalui email ke tim
Belanja Pegawai. Pengajuan tukin dilakukan oleh tim belanja pegawai dilakukan secara
bertahap dan acak sesuai dengan data satker yang masuk terlebih dahulu. Dalam hal
ini sering sekali tim belanja pegawai kewalahan dalam mendata progress dari
pengajuan tiap-tiap satker yang sudah diproses dalam aplikasi SAKTI karena human
error dan tidak terkontrol dengan baik. Hal ini menyebabkan beberapa kali terjadi
keterlambatan pembayaran yang menyebabkan pelayanan kurang maksimal. Update
dari progress yang sudah diproses dalam aplikasi SAKTI sangat penting agar
menghindari kemungkinan adanya double bayar dan ada tolakan atau kekurangan
dokumen. Pencatatan rekapitulasi pengajuan Tunjangan Kinerja yang sedang di proses
di aplikasi SAKTI sangat diperlukan oleh belanja pegawai dalam membantu mengecek
satker mana saja yang sudah sampai proses dibayarkan atau SP2D. Proses pengecekan
yang dilakukan saat ini masih manual karena harus mengecek dari dokumen arsip dan
belum ada alat monitoring untuk mencatat update progress pengajuan Tukin
pengajuan tukin di aplikasi SAKTI. Status yang ada pada aplikasi SAKTI hanya
menunjukkan nomor SPM, tidak ada keterangan apakah nomor SPM tersebut
merupakan SPM pengajuan tukin atau pengajuan SPM yang lain.

C. CATATAN KEBERHASILAN YANG TELAH DICAPAI

Beberapa hal yang berhasil dicapai dalam pelayanan Biro Umum dan Pengadaan
Barang dan Jasa, terkhusus pada Substansi PPAK tim belanja pegawai dalam pelayanan
pembayaran tukin adalah:
 - Proses pengajuan SPM dilakukan dengan memperhatikan prosedur dan ketentuan
yang sudah ditentukan
- Melayani tim keuangan pada setiap satuan kerja di Sekretariat Jenderal dalam
pengajuan data pembayaran Tunjangan Kinerja dengan cepat
- Komunikasi yang baik dan efektif antara satuan kerja dalam diskusi mengenai
pengajuan data Tunjangan Kinerja
- Pembayaran Tunjangan Kinerja Pegawai setiap bulan telah dibayarkan sesuai
dengan kelas jabatan dan peraturan yang berlaku
- Melakukan kegiatan sosialisasi secara rutin dengan seluruh satuan kerja yang ada
di Sekretariat Jenderal membahas kendala dan hambatan yang dihadapi dan
mencari solusi Bersama dengan KPPN

D. CATATAN KEKURANGAN/KETIDAKPUASAN
Faktor yang menjadi penghambat dalam ketidakpuasan pelayanan yang dilakukan
oleh Tim Belanja Pegawai kepada seluruh satuan kerja di Sekretariat Jenderal adalah
karena Belum adanya pencatatan pengajuan SPM (Surat Perintah Membayar)
pembayaran Tunjangan kinerja yang di Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa.
Tim belanja pegawai menjadi pelayan yang melayani publik (satker yang mengajukan).
Dalam prosesnya sering terjadi masalah seperti ada satker yang tertinggal, telat
diproses, dll. Melalui pengamatan dan keluhan dari beberapa satker yang merasa
prosesnya terkadang lama dan mereka tidak dapat memantau progress nya karena
tidak mempunyai akun SAKTI, hal ini menjadi masalah dalam pelayanan yang diberikan
tim belanja pegawai Biro Umum dan PBJ kepada seluruh satker di Sekretariat Jenderal
disebabkan oleh pencatatan data tukin yang masuk tidak terstruktur dan tidak ada
pencatatan.

E. SASARAN PERBAIKAN YANG AKAN DILAKUKAN

Dalam meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh Tim Belanja Pegawai kepada
seluruh satuan kerja di Sekretariat Jenderal, diperlukan sasaran perbaikan yaitu
dengan membuat pencatatan pengajuan secara online dan tersentral atas data tukin
setjen sebagai alat monitoring proses pengajuan melalui google spreadsheet yang
 akan dikelola oleh tim belanja pegawai, agar lebih terstruktur dalam proses
pembayaran Tukin secara teratur.

F. TUJUAN
Pencatatan pengajuan sebagai alat monitoring melalui google spreadsheet bertujuan
untuk memberikan pelayanan kepada seluruh satker dalam memantau status
pengajuan Tukin masing-masing sehingga tidak ada lagi kelalaian yang merugikan
kedua pihak antara tim belanja pegawai dan seluruh satker.

G. MANFAAT
Pembuatan pencatatan monitoring melalui google spreadsheet memberikan dampak
yang positif dan bermanfaat bagi seluruh pegawai yang ada di Sekretariat Jenderal,
khususnya bagi pemangku kepentingan yang dapat memantau sejauh mana proses
yang sudah berlangsung dan bermanfaat bagi tim belanja pegawai dalam
mempermudah proses pengajuan dengan memperhatikan status pengajuan SPM
Tukin masing-masing satker.

H. STRATEGI PELAKSANAAN REVOLUSI CARA KERJA

1. Judul rancangan revolusi cara kerja:
“Optimalisasi Pelayanan Pengajuan Tunjangan Kinerja di Biro Umum dan
Pengadaan Barang dan Jasa”
2. Pihak yang terlibat (Stakeholder)
No. Stakeholder) Peran & Kepentingan Bentuk Keterlibatan
1. Pegawai (unit kerja) Sebagai pendukung dan pengelola Terlibat aktif dalam meningkatkan pelayanan
pelayanan yang prima dan efektif terkhusus dalam bentuk adminsitrasi melalui alat
di Biro Umum dan Pengadaan Barang dan monitoring pengajuan tukin
Jasa
2. Tim Keuangan seluruh Sebagai pendukung dan yang menerima Terlibat aktif dalam mengajukan permohonan
satker pelayanan serta mengajuakan permohonan tukin setiap bulannya dengan memenuhi
proses pengajuan Tukin. ketentuan pemenuhan dokumen yang berlaku
3. Biro Umum dan PBJ Sebagai pengelola utama dalam Terlibat aktif dalam mempertanggungjawabkan
memberikan pelayanan terhadap setiap penyaluran dana anggaran belanja pegawai
pengajuan pembayaran tukin pegawai pembayaran tukin
4. Kemendikbudristek Sebagai suatu kesatuan dalam Terlibat aktif dalam memberikan dukungan
meningkatkan tata kelola dalam untuk mencapai tujuan Bersama serta visi dan
meningkatkan pelayanan serta pengawasan. misi Kemendikbudristek
3. Sumber daya
No. Sumber Daya Nama/Spesifikasi Fungsi
1. SDM 1.1 Biro Umum dan Pengadaan 1.1 Sebagai pengelola utama dalam mendukung berjalannya proses
Barang dan Jasa pengajuan pembayaran tukin pegawai
1.2 Tim Belanja Pegawai Biro 1.2 Sebagai pengelola yang meproses pengajuan tukin pegawai kepada
Umum dan PBJ KPPN dan mempertanggungjawabkan segala administrasi berjalan
1.3 Tim Keuangan Satker dengan baik
1.3 Sebagai yang mengajukan permohonan dengan mengikuti
ketentuan yang berlaku.
2. Fasilitas 2.1 Kantor Pusat 2.1 Sebagai tempat pengawasan pusat dalam mengelola sarana dan
Kemendikbudristek prasarana di lingkungan Kemendikbudristek
2.2 Akses internet yang 2.2 Sebagai pendukung dalam pembuatan administrasi secara online
memadai 2.3 Sebagai alat yang membantu proses pembuatan sehingga lebih
2.3 Perlatan PC dan ATK yang praktis dan efisien
mendukung
3. Anggaran 3.1 Tim Program Penyusun 3.1 Sebagai pengelola anggaran yang mendukung pembiayaan
anggaran pelaksanaan optimalisasi pengajuan tukin pegawai
4. Tahapan Pelaksanaan
No. Tahapan dan Kegiatan Hasil/Output Tahapan Tanggal Pelaksanaan
1. Tahap 1: Terlaksana kordinasi menghasilkan 2 Mei – 8 Mei
Melakukan konsultasi dengan Kapokja dan koordinasi ide masalah yang akan diselesaikan
dengan tim

Kegiatan:
1. Pelaksanaan konsultasi dengan Kepala Substansi
PPAK
2. Melakukan koordinasi dengan tim belanja pegawai
terkait proses yang akan dilaksanakan
2. Tahap 2: Adanya format draft dan data yang 9 Mei – 22 Mei
Membuat format draft yang akan diperlukan sebagai alat sudah diinput di google spreadsheet
monitoring

Kegiatan:
1. Membuat perumusan yang akan dituangkan di
google spreadsheet
2. membuat dan menyusun format pada google
spreadsheet bersama dengan tim belanja pegawai
3. Tahap 3: Terdapat hasil olahan data yang 23 Mei – 31 Mei
Melakukan uji coba pemanfaatan google spreadsheet mendukung proses monitoring
dalam monitoring pengajuan Tukin pegawai pengajuan tukin

Kegiatan:
1. Melakukan kordinasi dengan tim belanja pegawai
dalam melakukan uji coba
2. Mencatat segala kritik dan saran dari tim
I. JADWAL RENCANA PELAKSANAAN

Bulan Mei 2023

No. Kegiatan
I II III IV
1. Melakukan konsultasi dengan Kapokja dan
koordinasi dengan tim
2. Membuat format draft yang akan diperlukan
sebagai alat monitoring
3. Melakukan uji coba pemanfaatan google
spreadsheet dalam monitoring pengajuan Tukin
pegawai