MENATA RESES

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

PROVINSI SULAWESI TENGAH

SONNY., S.Sos., M.Si

NOPES : 10/PIM III/ XXI/ 2019

Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan XXI

Provinsi Sulawesi Tengah
 LATAR BELAKANG

Mencermati perencanaan dan pelaksanaan Reses

Anggota DPRD selama ini maka perlu dilakukan
inovasi ataupun perubahan mendasar sehingga tidak
ada lagi kelemahan-kelemahan yang menjadi kendala
pelaksanaan reses. Sejalan dengan itu maka hasil dari
resespun berkualitas dan benar-benar sesuai dengan
harapan konstituen atau masyarakat.

Persoalan serius yang dihadapi Sekwan dan anggota DPRD di dalam perencanaan
dan pelaksanaan reses, karena belum adanya peraturan dan ketentuan secara jelas
atau terperinci sebagai pegangan, pedoman atau acuannya
 DASAR HUKUM

1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, Nomor 24 Tahun

2008 tentang Tata Tertib DPRD.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, Nomor 18 Tahun
2018 tentang hak keuangan dan administratif pimpinan dan
anggota DPRD.

3. UU No. 17 Tahun 2014 Tentang Majelis Permusyarawatan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat,
Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
4. Peraturan Gubernur Sulawesi Tengah Nomor 65 Tahun 2017 Tentang Peraturan Pelaksanaan
Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Tengah Nomor 5 Tahun 2017 Tentang Hak Keuangan Dan
Administratif Pimpinan Dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sulawesi
Tengah.
5. Peraturan Gubernur Sulawesi Tengah Nomor 52 Tahun 2016 Tentang Tugas, Fungsi Dan
Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
VISI MISI PROVINSI SULAWESI TENGAH
 TUGAS DAN FUNGSI BAGIAN UMUM & KEUANGAN

Dalam pelaksanaannya proyek perubahan ini di fokuskan

pada Bagian Umum dan Keuangan mempunyai tugas
melaksanakan urusan pengelolaan administrasi dan perencanaan
program, pengelolaan keuangan, aset, kepegawaian dan umum di
lingkungan Sekretariat DPRD. Sedangkan Fungsi Bagian Umum
dan Keuangan adalah :

a) penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pengelolaan administrasi

dan perencanaan program, pengelolaan keuangan, aset, kepegawaian dan umum;
b) penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan administrasi dan
perencanaan program, pengelolaan keuangan, aset, kepegawaian dan umum;
 TUGAS DAN FUNGSI BAGIAN UMUM & KEUANGAN

c) penyiapan bahan pembinaan/bimbingan teknis di bidang

pengelolaan administrasi dan perencanaan program,

pengelolaan keuangan, aset, kepegawaian dan umum;

d) penyiapan bahan evaluasi penyelenggaraan tugas di bidang

pengelolaan administrasi dan perencanaan program,

pengelolaan keuangan, aset, kepegawaian dan umum;

e) pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan; dan

f) penyiapan bahan dan data serta menyusun dan menyampaikan laporan

pelaksanaan tugas Bagian Umum dan Keuangan.

 KONDISI SAAT INI

Pengelolaan Administrasi Keuangan Kegiatan

Reses sebelum dilakukan Proyek Perubahan

(kondisi saat ini) berdasarkan skala prioritas yang

bersifat Aktual, Problematik, Khalayak dan Layak

atau biasa disingkat APKL pada Bagian Umum dan Keuangan yang menjadi

masalah prioritas adalah “Tidak Tersedianya Petunjuk Tehnis

Pelaksanaan Reses”
 PENYEBAB TERJADINYA KONDISI SAAT INI

1. Lemahnya pengelolaan administrasi keuangan kegiatan reses.

2. Laporan pertanggung jawaban keuangan kegiatan reses yang tidak lancar karena
kegiatan rutin dewan terlalu padat dan masih lemahnya koordinasi antar
stakeholder.
3. Permintaan uang persediaan yang terlalu tinggi untuk kegiatan reses.
4. Inkonsistensi jadwal pelaksanaan kegiatan reses.
5. Belum adanya regulasi/aturan tentang pedoman pelaksanaan kegiatan reses.
6. Belum adanya kesepakatan tentang penyelenggaraan pengelolaan administrasi
keuangan kegiatan reses.
7. Terbatasnya kualitas sumber daya manusia pengelola administrasi keuangan.
8. Belum Optimalnya sarana yang ada serta kurangnya sarana pendukung
9. Anggaran yang terbatas
 KONDISI YANG DIINGINKAN

1. Terbitnya Surat Keputusan DPRD Provinsi Sulawesi Tengah

tentang petunjuk tehnis pelaksanaan reses.
2. Terbitnya peraturan Gubernur Sulawesi Tengah Tengah
Tentang standar biaya pelaksanaan reses.
3. Meningkatnya Pengelolaan Administrasi Keuangan Kegiatan
Reses.
4. Meningkatkan Kualitas Aparat Pengelola Administrasi Keuangan Kegiatan
Reses.
5. Tersosialisasinya Surat Keputusan DPRD Provinsi Sulawesi Tengah tentang
petunjuk tehnis pelaksanaan reses.
6. Terlaksananya seluruh program dan kegiatan anggota DPRD Provinsi Sulawesi
Tengah sehingga aspirasi masyarakat dapat terwujud.
 TUJUAN PROYEK PERUBAHAN

TUJUAN TUJUAN JANGKA TUJUAN JANGKA

JANGKA PENDEK MENENGAH PANJANG
Untuk meningkatkan Terbitnya Peraturan Terselenggaranya seluruh
Pengelolaan Administrasi Gubernur Sulawesi program dan Kegiatan
Keuangan Kegiatan Reses Tengah tentang Standar Anggota Dewan
Dewan Perwakilan Rakyat Biaya Pelaksanaan Reses Perwakilan Rakyat
Daerah Provinsi Sulawesi agar reses dapat berjalan Daerah Provinsi Sulawesi
Tengah maka perlu sistematik, mempunyai Tengah dengan baik dan
diterbitkan Surat model dan standarisasi tepat waktu sehingga
Keputusan Dewan sehingga pelaksana dan akuntabilitas kinerja
Perwakilan Rakyat hasil reses sejalan dengan anggota DPRD
Provinsi Sulawesi Tengah hukum yang ada dan meningkat.
tentang Petunjuk Tehnis harapan rakyat
Pelaksanaan Reses.
 MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

MANFAAT BAGI MANFAAT BAGI MANFAAT BAGI

INSTANSI SDM PELAKSANA STAKEHOLDER
1. Efisiensi waktu, tenaga 1. Mempunyai etos kerja 1. Mendapatkan pelayanan
dan sistem dalam yang tinggi, yang cepat, tepat,
Pengelolaan mempunyai motivasi akurat, dan
Administrasi Keuangan. dan memiliki integritas transparan.
2. Tatalaksana yang tinggi dan jiwa 2. Proses Pengelolaan
pengelolaan melayani. berjalan lebih baik.
administrasi keuangan 2. Memiliki kepekaan 3. Standarisasi
lebih efisien. pelaksanaan reses
terhadap
3. Pengelolaan menjadi lebih mudah,
permasalahan yang
administrasi keuangan jelas, dan terarah baik
lebih profesional dan
dihadapi oleh dalam perancanaan,
lebih bertanggung Pengelolaan pelaksanaan dan
jawab. Keuangan. pelaporan.
 RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN

1. Koordinasi kerja sama baik tim efektif, maupun Tim

eksternal.

2. Membuat Kesepakatan Dua Belah Pihak Antara Anggota

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sulawesi Tengah

dengan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

Provinsi Sulawesi Tengah.

3. Menerbitkan Surat Keputusan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sulawesi Tengah

tentang Petunjuk Tehnis Pelaksanaan Reses.

4. Merubah Sistem Pengelolaan Administrasi Keuangan Kegiatan Reses dari sistem panjar uang

persediaan menjadi sistem langsung.

 MILESTONES PROYEK PERUBAHAN

TAHAP IV PENERBITAN

TAHAP III KESEPAKATAN

TAHAP II KOORDINASI
STAKEHOLDER

TAHAP I
PERSIAPAN
 MILESTONES I (PERSIAPAN)

Rincian Pihak Estimasi Bukti

No Tahapan Hasil/ Output
Kegiatan Terkait Waktu Pelaksanaan

1 Persiapan - Surat Keputusam Tim - Konsultasi - Reformer Minggu - Undangan

Proyek Perubahan Ke Mentor Pertama
- Mentor Bulan Juli - Notulen
- Dukungan dan - Membuat SK 2019
Komitmen Internal Tim - Stakehol - Daftar Hadir
untuk mendukung der Rapat
Proyek Perubahan - Rapat Internal
Menata Reses di Persiapan - Dokumentasi
Sekretariat DPRD Pelaksaaan
Prov Sulteng. proyek
Perubahan
 MILESTONES II (KOORDINASI STAKEHOLDER)

Estimasi Bukti
No Tahapan Hasil/ Output Rincian Kegiatan Pihak Terkait
Waktu Pelaksanaan
1 Koordinasi - Tersedianya - Koordinasi dengan - Reformer Minggu - Notulen
Stakeholder Telaahan BPKAD Prov Sulteng, Kedua dan
Staf - Stakeholder Minggu - Dokumentasi
- Koordinasi dengan Internal dan Ketiga Bulan
Biro Ekbang Setdaprov Eksternal Juli 2019 - Surat Tugas
Sulteng

- Koordinasi dengan
Biro Hukum Setdaprov
Sulteng

- Koordinasi dengan
Kementerian Dalam
Negeri

- Koordinasi dengan
Pimpinan DPRD Prov
Sulteng
 MILESTONES III (KESEPAKATAN)

Estimasi Bukti
No Tahapan Hasil/ Output Rincian Kegiatan Pihak Terkait
Waktu Pelaksanaan

1 Kesepakatan - Notulen Rapat - Melapor pada Pimpinan - Reformer Minggu Ke - Undangan

Kesepaka tan DPRD Prov Sulteng - Stakeholder Empat
Antara Internal dan Bulan Juli - Notulen
Pimpinan/ - Rapat Panitia Urusan Eksternal 2019
Anggota DPRD Rumah Tangga DPRD - Daftar Hadir
Prov Sulteng Prov Sulteng Sampai Rapat
dengan Minggu
Sekretariat - Rapat Gabungan Komisi Pertama - Dokumentasi
DPRD Prov Bulan
Sulteng - Rapat Badan Agustus
Musyawarah DPRD Prov
Sulteng

- Rapat Alat Kelengkapan

Dewan Lainnya
 MILESTONES IV (PENERBITAN)

Pihak Estimasi Bukti

No Tahapan Hasil/ Output Rincian Kegiatan
Terkait Waktu Pelaksanaan
1 Penerbitan - Surat Keputusan - Konsultasi Ke Bagian Perundang- - Reformer Minggu Ke - Dokumentasi
DPRD Prov Undangan - Stakeholder Dua Bulan
Sulteng tentang Internal Agustus 2019
Petunjuk Tehnis - Rapat Penyusunan Draft Surat
Pelaksanaan Keputusan DPRD Prov Sulteng tentang Sampai
Reses Petunjuk Tehnis Pelaksanaan Reses dengan
Minggu Ke
- Penyusunan Draft Surat Keputusan Empat Bulan
DPRD Prov Sulteng tentang Petunjuk Agustus 2019
Tehnis Pelaksanaan Reses

- Penyampaian Draft Draft Surat

Keputusan DPRD Prov Sulteng tentang
Petunjuk Tehnis Pelaksanaan Reses
pada Pimpinan DPRD Prov Sulteng

- Penetapan/ Persetujuan Surat

Keputusan DPRD Prov Sulteng tentang
Petunjuk Tehnis Pelaksanaan Reses
pada Pimpinan DPRD Prov Sulteng
 TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

MENTOR

TUTY ZARFIANA., SH., M.Si

Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Provinsi Sulawesi Tengah

PROJECT LEADER COACH

SONNY., S.Sos., M.Si Ir. BAMBANG SUNARYO, M.Eng. Sc

TIM PENDUKUNG
 DESKRIPSI

a. Mentor
- Memberi masukan untuk Memberikan dukungan strategis dan arahan
atas keseluruhan proyek perubahan
- memberikan dukungan penuh dalam merancang dan
mengimplementasikan proyek perubahan
- Memberikan motivasi yang tinggi untuk melaksanakan proyek perubahan
- Memberikan persetujuan atas dokumen proposal yang diajukan oleh
Project Leader

b. Coach
- Memberikan bimbingan dalam merumuskan proyek perubahan dan
memberikan sumbangan motivasi dalam membantu masalah yang
dihadapi oleh project leader

- Memberikan bimbingan, petunjuk dan monitoring serta pengawasan pada

tahapan pelaksanaan proyek perubahan.
 DESKRIPSI

c. Project Leader
- Mempersiapkan dokumen sebelum bertemu Mentor dan Coach
- Mengawal proyek dari tahap awal hingga akhir sehingga menghasilkan output yang
ditargetkan
- Memberikan arahan kepada tim dan membangun kerjasama dengan tim
- Menyediakan dukungan Data dan informasi serta analisis awal dalam rangka
pelaksanaan proyek perubahan
- Menggerakan stake holder (Internal dan Eksternal) dalam mendukung seluruh tahapan
implementasi perubahan.

d. Tim Pendukung
- Menyiapkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan
proyek perubahan
 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Stakeholder
No. Stakeholder
Internal Eksternal Primer Sekunder Utama
1 Pimpinan/ Anggota DPRD x x
2 Sekretaris DPRD Prov Sulteng x x
3 Kepala Bagian Umum dan Keuangan DPRD Prov Sulteng x x
4 Kepala Bagian Persidangan DPRD Prov Sulteng x x
5 Kepala Bagian Perundang-Undangan DPRD Prov Sulteng x x
6 Kasubag Persidangan DPRD Prov Sulteng x x

7 Kasubag Dokumentasi Perundang-Undangan DPRD Prov Sulteng x x

8 Staf Sekretariat DPRD Prov Sulteng x x

9 Kementerian Dalam Negeri x x
10 Sekretaris Daerah Prov Sulteng x x
11 Asisten Adm Ekonomi dan Pembangunan x x
12 BPKAD Prov Sulteng x x
x
13 Biro Adm. Perekonomian dan Pembangunan Setdaprov Sulteng x

14 Biro Hukum Setdaprov Sulteng x x

15 Panitia Urusan Rumah Tangga (PURT) x x
 STAKEHOLDER UTAMA

No Stakeholder Utama Peran Stakeholder

1 Pimpinan/ Anggota DPRD Mentor

2 Sekretaris DPRD Prov Sulteng Pendukung

3 Kepala Bagian Umum dan Keuangan DPRD Prov Sulteng Pelaksana

Pendukung
4 Kepala Bagian Persidangan DPRD Prov Sulteng

Pendukung
5 Kepala Bagian Perundang-Undangan DPRD Prov Sulteng

Pendukung
6 Kasubag Persidangan DPRD Prov Sulteng

Kasubag Dokumentasi Perundang-Undangan DPRD Prov Pendukung

7
Sulteng
Pendukung
8 Panitia Urusan Rumah Tangga (PURT)
 ANALISIS STAKEHOLDER UTAMA

Pengaruh Kepentingan
Tidak
ABJAD Stakeholder Mendukung Netral
mendukung Tinggi Sedang Tinggi Sedang Rendah

A Pimpinan/ Anggota DPRD (+/- ) 8 8

B Sekretaris DPRD Prov Sulteng (+) 8 6

Kepala Bagian Umum dan

C (+) 8 8
Keuangan DPRD Prov Sulteng

Kepala Bagian Persidangan

D (+) 4 4
DPRD Prov Sulteng

Kepala Bagian Perundang-

E (+) 8 4
Undangan DPRD Prov Sulteng
Kasubag Persidangan DPRD Prov
F (+) 6 8
Sulteng
Kasubag Dokumentasi
G Perundang-Undangan DPRD Prov (+) 4 2
Sulteng
Panitia Urusan Rumah Tangga
H (-) 8 4
(PURT)
 PETA STAKEHOLDER

PIMPINAN DPRD
PROV SULTENG
(8.8) (+/-)

SEKRETARIS DPRD PANITIA URUSAN RUMAH

PROV SULTENG TANGGA
(8.6) (+) (8.4) (-)

KABAG PERUNDANG –
KABAG PERSIDANGAN KABAG UMUM &
UNDANGAN
(4.4) (+) KEUANGAN
(8.4) (+)
(8.8) (+)

KASUBAG DOKUMENTASI
KASUBAG PERSIDANGAN
PERUNDANG – UNDANGAN
(6.8) (+)
(4.2) (+)

PENGARUH = KEPENTINGAN =
KET. : KOMANDO TINGGI = 7-9 TINGGI = 7-9
SEDANG = 4-6 SEDANG = 4-6
KOORDINASI RENDAH = 1-3 RENDAH = 1-3
 PETA POSISI STAKEHOLDER

PIMPINAN DPRD
PROV SULTENG
(8.8) (+/-)

PANITIA URUSAN RUMAH

TANGGA
(8.4) (-)
KABAG UMUM &
SEKRETARIS DPRD
KEUANGAN
KABAG PERUNDANG – PROV SULTENG
(8.8) (+)
UNDANGAN (8.6) (+)
(8.4) (+)

KASUBAG PERSIDANGAN
(6.8) (+)
LATENS PROMOTORS

KASUBAG DOKUMENTASI
PERUNDANG – UNDANGAN
(4.2) (+)

KABAG PERSIDANGAN
(4.4) (+)

DEFENDERS
APATHETICS
 PETA POSISI STAKEHOLDER

KETERANGAN :
1. Latens adalah stakeholder yang memiliki kepentingan atau kebutuhan rendah
terhadap tercapainya upaya proyek perubahan, akan tetapi memiliki kekuatan atau
pengaruh yang tinggi untuk membantu kesuksesan proyek perubahan.
2. Promotors adalah stakeholder yang memiliki kepentingan atau kebutuhan tinggi
terhadap tercapainya upaya proyek perubahan, dan juga memiliki kekuatan atau
pengaruh yang besar untuk membantu kesuksesan proyek perubahan.
3. Apathetics adalah stakeholder yang memiliki kepentingan atau kebutuhan rendah
terhadap tercapainya upaya proyek perubahan, dan juga memiliki kekuatan atau
pengaruh yang rendah untuk membantu membuatnya berhasil.
4. Dependers adalah stakeholder yang memiliki kepentingan atau kebutuhan tinggi
terhadap tercapainya upaya proyek perubahan, akan tetapi memiliki kekuatan atau
pengaruh yang kecil untuk membantu membuatnya berhasil.
 KEMUNGKINAN KENDALA & CARA MENGATASINYA

KEMUNGKINAN
NO CARA MENGATASINYA
KENDALA YANG MUNCUL

1 Pimpinan/ Anggota DPRD tidak Sepakat - Pendekatan kepada wakil ketua

dilakukan perubahan sistim dan pimpinan PURT yang dapat
pengelolaan reses mempengaruhi Pimpinan dan
Anggota DPRD

- Melakukan koordinasi ke biro

ekbang agar membuat draft
standar biaya reses
 FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

Dukungan Dukungan
dari dari
Pimpinan/ stakeholder
Anggota DPRD Internal dan
Prov Sulteng Eksternal
TERIMA KASIH