DEPARTEMEN PSDM

LEMBAGA MINAT BAKAT ITS

Materi 6

ADMINISTRASI
UMUM DAN
SPONSORSHIP

PELATIHAN MANAJEMEN EVENT :

RESTORATION
 Sonya Nadhea Magdalyna
Departemen Matematika FSAD ITS 2019
• Pengalaman Organisasi
1. 2020-2021 : Bendahara PKBMK PMK
ITS
2. 2021-2022 : Staff Ahli Konseptor WPA
PMK ITS
3. 2021-2022 : Staff Event LMB ITS
4. 2021-2022 : Staff SAD HIMATIKA ITS
5. 2022-sekarang : Kadep Event LMB
ITS
• Pengalaman Kepanitiaan
1. 2019 : Anggota divisi DPK PKMBK
PMK ITS
2. 2020 : Ketupel PSM UKM UKTK ITS
3. 2020 : Koordinator Divisi Acara
OKKBK HIMATIKA ITS
4. 2021 : Bendahara UKM EXPO LMB
ITS
5. 2021 : MC OMITS Matematika ITS
6. 2021 : Staff DDK PMO LMB ITS
7. 2021 : Koordinator Divisi Acara
PUSAKA UKM UKTK ITS
8. 2021 : Staff divisi event OMITS
Matematika ITS
ADMINISTRASI UMUM
( ADUM )
• PENGERTIAN
Bagian dari pengelolaan perusahaan atau organisasi
yang meliputi pendataan serta pengaturan hal-hal yang
berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan atau
organisasi agar bisa dioptimalkan secara baik.
• FUNGSI
1. Planning/perencanaan
2. Organizing/penyusunan
3. Coordinating/koordinasi
4. Reporting/laporan
5. Budgeting/penyusunan anggaran
6. Staffing/penempatan
7. Directing/pengarahan
• PRINSIP –PRINSIP
1. Division of labor (pembagian pekerjaan).
2. Authority (kewenangan).
3. Discipline (disiplin).
4. Unity of command (kesatuan komando).
5. Unity of direction (kesatuan dalam pengarahan).
6. Subordination of individual interest to the common good
(kepentingan bersama di atas kepentingan pribadi).
7. Remuneration (remunerasi).
8. Centralization (sentralisasi).
9. The hierarchy (hierarki).
10.Order (tata tertib).
11.Equity (keadilan).
12.Stability of staff (stabilitas staf).
13.Initiative (inisiatif).
14.Esprite de corps (semangat korps).
SEKRETARIS
Seorang Sekretaris /secretary memiliki peran dan fungsi
manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan
pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol
serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang
dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.
TUGAS SEKRETARIS I
1. Bertindak sebagai notulis dan
mendata daftar hadir dalam rapat
2. Mendokumentasikan catatan,
aturan, atau kebijakan yang telah
disepakati dalam rapat atau forum
dan membantu Ketua untuk
mengontrol pelaksanaannya
3. Bertanggung jawab dalam
pelaksanaan SOP yang
sebelumnytelah didokumentasikan
dengan lengkap dan jelas
4. Melaksanakan koordinasi dan
kontrolling terhadap seluruh
bagian kesekretariatan.
TUGAS SEKRETARIS 2
1. Bertanggungjawab dalam
mengelola surat keluar
masukdan melaksanakan
fungsi kontrol terhadap
seluruh Format atau SOP
Kesekretariatan
2. Mengelola nomor surat,
proposal, dan LPJ
3. Membuat surat yang
dibutuhkan oleh pengurus
organisasi/kepanitiaan
4. Menggantikan tugas
Sekretaris 1 dalam rapat
atau forum lain ketika
Sekretaris 1 berhalangan
hadir
TUGAS SEKRETARIS I
1. Bertindak sebagai notulis dan
mendata daftar hadir dalam rapat
2. Mendokumentasikan catatan,
aturan, atau kebijakan yang telah
disepakati dalam rapat atau forum
dan membantu Ketua untuk
mengontrol pelaksanaannya
3. Bertanggung jawab dalam
pelaksanaan SOP yang
sebelumnytelah didokumentasikan
dengan lengkap dan jelas
4. Melaksanakan koordinasi dan
kontrolling terhadap seluruh
bagian kesekretariatan.
TUGAS SEKRETARIS 2
1. Bertanggungjawab dalam
mengelola surat keluar
masukdan melaksanakan
fungsi kontrol terhadap
seluruh Format atau SOP
Kesekretariatan
2. Mengelola nomor surat,
proposal, dan LPJ
3. Membuat surat yang
dibutuhkan oleh pengurus
organisasi/kepanitiaan
4. Menggantikan tugas
Sekretaris 1 dalam rapat
atau forum lain ketika
Sekretaris 1 berhalangan
hadir
CONTOH PENOMORAN SURAT :
BENDAHARA :
Unsur di dalam organisasi yang membantu kepala
atau ketua untuk melakukan pengelolaan keuangan
beserta aktivitas terkait keuangan.

TUGAS :
1. Mengelola seluruh aliran keuangan
2. Melaksanakan transparansi dan pelaporan
berkala pada rapat atau forum
3. Melaksanakan fungsi kontrol dan pembimbingan
terhadap SPJ kegiatan kepada bendahara panitia
kegiatan LMB
4. Mengontrol jalannya SPJ Kegiatan
TAHAPAN DALAM PROSES PENYUSUNAN
ANGGARAN

1. Menentukan Pedoman Anggaran

2. Persiapan Anggaran
3. Penentuan Anggaran
4. Pelaksanaan Anggaran
CARA PEMBUATAN ANGGARAN / ALOKASI
ANGGARAN UNTUK KEGIATAN
SPJ (Surat Pertanggungjawaban) adalah bukti surat yang
berkaitan dengan kelengkapan administrasi
pertanggungjawaban penatausahaan keuangan dan/atau
hasil realisasi kegiatan yang bersifat teknis dan khusus

Bukti yang diserahkan untuk Pertanggungjawaban

Keuangan adalah berkas fisik ASLI

Proposal Kegiatan sebaiknya diajukan melalui SI-Ormawa

paling lambat
2 minggu sebelum kegiatan berlangsung
JENIS KEPERLUAN DANA
1.ATK
- Segala jenis Alat Tulis Menulis : pulpen, spidol, pensil,
penghapus, dll
- Notebook, kertas, amplop, map
- Pemesanan melalui atk logistik ITS (tidak bisa belanja
sendiri di luar)

2.Konsumsi
- konsumsi nasi dan snack
(kegiatan di Surabaya harus pesan melalui ITSfood.id)
- Berkas SPJ berupa :
  a. bukti pembayaran
  b. daftar hadir konsumsi
  c. undangan/poster kegiatan
JENIS KEPERLUAN DANA
3.Cetak
- fotocopy
- print (dikenakan pph23)
- cetak stiker, spanduk, banner, dll (dikenakan pph23)
- pengiriman surat, dll

4.Bahan Habis
- pembelian barang habis pakai : bahan plastik, kain, dll

5. Sewa
- segala jenis sewa barang : sewa soundsystem, sewa
kendaraan, sewa meja, dll
- jasa design, jasa edit video, dll
- dikanakan pajak pph23
JENIS KEPERLUAN DANA
6. Honorarium
- dasar SK Rektor (sebaiknya pelatih rutin dimasukkan SK
Kepengurusan)
- honorarium kepada perorangan : pembicara, pelatih, juri,
dll
- dikenakan pajak pph21
- Berkas SPJ :
  a. SK Rektor
  b. Form pembayaran Honorarium
  c. bukti setor pajak pph21
JENIS KEPERLUAN DANA
7.Biaya Perjalanan
- tiket kendaraan umum : pesawat, bus, kereta api, kapal, dll
- biaya penginapan
- uang harian
- biaya Tes Kesehatan untuk perjalanan : pcr atau antigen
- Berkas SPJ :
  a. Bukti pembayaran (tiket, penginapan, biaya tes
Kesehatan)
  b. SPPD yang sudah ditandatangani pihak
penyelenggara
  c. Surat Tugas
ALUR PENGAJUAN LPJ DAN SPJ IKOMA
Hal - hal yang harus diperhatikan dalam
penyusunan proposal :

A. Target ( Goal )
B. Rencana Kerja
- Bright
- Effective & Efficient
- Specific
- Time Frame
C. Envizioning
SPONSORSHIP
Dalam marketing, sponsorship adalah suatu
bentuk kegiatan yang berbasis kesepakatan dari
pihak pengiklan dan juga pihak yang ingin
memasang suatu iklan. Pada umumnya,
kesepakatan ini berbentuk pembayaran sejumlah
dana yang sudah disetujui oleh pihak pengiklan.
Apakah Sponsorship dan Fundraising sama?
Penggalangan dana atau fundraising tidak
mengharapkan timbal balik dari bantuan yang diberikan.
Sedangkan sponsorship akan memberikan dana dengan
imbalan promosi atau iklan dalam sebuah event yang
didukung.
Fundraising dapat diartikan sebagai kegiatan
menghimpun dana dan sumber daya lainnya dari
masyarakat baik individu, kelompok, organisasi,
perusahaan dan pemerintah, yang akan digunakan untuk
membiayai program dan kegiatan operasional lembaga
dengan tujuan akhir untuk mencapai visi dan misi.
Etika & teknik dalam pengajuan Proposal
Sponsorship Event kepada Sponsor.
a. Teknik Presentasi (Pitching)
b. Teknik Negosiasi
 DEPARTEMEN PSDM
LEMBAGA MINAT BAKAT ITS

TERIMA KASIH

PELATIHAN MANAJEMEN EVENT :

RESTORATION