ME KAN ISM E

KER3A
AA Digunakan secara internal

ABSTRAK

PANITIA PELAKSANA GLADIAN NASIONAL XV

PROVINSI SULAWESI SELATAN
MEKANISME
KERJA
KEPANITIAAN
A. Mekanisme Penerimaan Panitia

Adapun mekanisme penerimaan panitia pelaksana kegiatan Gladian Nasional dilakukan

dengan beberapa tahapan:
 Tahapan I
- Melengkapi dokumen formulir, CV dan sebagainya.
- Membuat & menyepakati surat pernyataan kesedian menjadi panitia.
 Tahapan II Sesi wawancara
 Tahapan III
- Membuat & menyepakati surat pernyataan kesanggupan menjadi panitia.
- Pembagian posisi jabatan berdasarkan minat & bakat pendaftar kepanitian.

B. Mekanisme struktur kepanitian

a. Struktur Organisasi Kepanitiaan

Secara garis besar, struktur organisasi panitia pelaksana Gladian Nasional XV yakni:
 Menggunakan struktur organisasi modern yakni struktur tim
 Struktur tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja.
 Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktur ini meniadakan kendala-
kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat
tim kerja.
 Struktur tim juga mendorong panitia untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.
 Struktur tim panitia pelaksana dibagi menjadi dua
1. Struktur tim secara umum
Struktur tim ini berfokus pada manajemen konsep dan administratif. Pada
pengimplemantasian dapat dilakukan pada koordinasi dalam segala lini dalam
Menyusun segala hal yang diperlukan dalam berkegiatan
2. Struktur tim secara khusus (kegiatan)
Struktur tim ini berfokus pada manajemen berkegiatan dan koordinasi lapangan.
Ketika kegiatan sedang berlangsung, maka segala bidang dan divisi melebur menjadi
satu komando berdasarkan konsep kegiatan divisi, non-divisi dan penyambung
keduanya (koordinasi lapangan).
BAGAN
STRUKTUR TIM
SECARA UMUM

PANITIA
PELAKSANA
GLADIAN
NASIONAL XV

Keterangan

Garis komando

Garis koordinasi
 BAGAN
STRUKTUR TIM
SECARA KHUSUS (KEGIATAN)

PANITIA
PELAKSANA
GLADIAN
NASIONAL XV

Keterangan

Garis komando

Garis koordinasi
a. Tugas & Tanggung Jawab Kepanitian
 Pembina
Tugas pokok dan fungsi sebagai Pembina yakni:
 Membina dan membimbing Panitia Pengarah dan Panitia Inti
 Memberikan nasehat, petunjuk, bimbingan dan intervensi yang dianggap perlu
atas pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan.
 Melakukan pengawasan dan penilaian atas sistem pengendalian, pengelolaan dan
pelaksanaan pada seluruh kegiatan dan memberikan saran-saran perbaikannya.

 Pemegang Mandat Panitia Kegiatan Gladian Nasional XV

Tugas pokok dan fungsi sebagai Pemegang Mandat Kegiatan Gladian Nasional XV yakni:
 Menunjuk dan mengesahkan panitia pengarah

 Panitia Pengarah (Steering Committee)

Tugas pokok dan fungsi sebagai Panitia Pengarah yakni:
 Membuat dan menentukan arah, sasaran, serta tujuan pelaksanan event
 Mencari dan membentuk kepanitiaan Panitia Pelaksana
 Merumuskan tema dan kemasan event yang akan diselenggarakan
 Memimpin dan memberikan pengarahan teknis pada Panitia Pelaksana
 Memberi alternatif solusi jika terjadi masalah dalam penyelenggaraan event
 Bertindak sebagai wakil dari panitia pelaksana dalam interaksi dengan organisasi
terkait
 Membantu Panitia dalam mencari sumber dana yang dapat diminta untuk
berpartisipasi
 Menghubungi sumber-sumber dana untuk mendapatkan komitmen sponsor
 Melakukan rapat diantara para Panitia Pengarah
 Memantau dan melakukan evaluasi khusus yang ditujukan pada perbaikan kinerja
Panitia Pelaksana

 Panitia Pelaksana (Organizing Committee)

Tugas pokok dan fungsi sebagai Panitia Pelaksana secara umum yakni:
 Melakukan koordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan event
 Berpartisipasi aktif melaksanakan kegiatan sesuai rencana
 Saling memberikan bantuan lintas divisi
 Melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat kepanitiaan
 Mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan
kepada koordinator divisi atau ketua pelaksana.
 Menyusun laporan alokasi anggaran di tiap bidang & divisi.
 Membuat Laporan Pertanggung Jawaban keseluruhan kegiatan
 Panitia Pelaksana Inti
Tugas pokok dan fungsi sebagai Panitia Pelaksana Inti secara umum yakni:
 Membuat jadwal kegiatan secara umum dari pra hingga pasca kegiatan
 Membuat konsep kegiatan secara umum dikoordinasikan dengan panitia pengarah
 Memastikan kegiatan berjalan sesuai dengan jadwal dan materi konten tidak keluar
dari ketentuan dan komitmen yang ditetapkan.
 Menjadi pusat informasi satu pintu tentang kepanitian

Panitia Pelaksana Inti terdiri dari :

1. Ketua Panitia
Tugas pokok dan fungsi sebagai Ketua Panitia yakni:
 Mengkoordinir jalannya suatu pekerjaan semua bidang & divisi.
 Memantau kegiatan yang dilaksanakan oleh masing-masing bidang & divisi.
 Mengarahkan secara umum yang dilaksanakan bidang & divisi.
 Membuat konsep, mengambil keputusan dan mempertanggung jawabkan tugas-
tugas secara umum yang dilaksanakan semua bidang & divisi.
 Membagi tugas kepada setiap coordinator bidang & divisi.
 Memimpin, mengambil kebijaksanaan dan menentukan persetujuan segala
keputusan yang dipilih oleh dalam rapat kepanitian.

2. Wakil Ketua I
Tugas pokok dan fungsi sebagai Wakil Ketua I yakni:
 Membantu mengkoordinir jalannya suatu pekerjaan dengan fokus pada bidang
kesekretariatan, dana & usaha, dan hubungan masyarakat & publikasi dan
dokumentasi.
 Membantu memantau dan mengkoordinasikan kegiatan yang dilaksanakan oleh
masing-masing bidang & divisi.
 Membantu mengarahkan secara umum yang dilaksanakan bidang & divisi.
 Membantu membuat konsep, mengambil keputusan dan mempertanggung
jawabkan tugas-tugas secara umum yang dilaksanakan semua bidang & divisi.
 Mengawal dan membantu dalam hal delegasi, komunikasi dan aksi dari tugas &
tanggung jawab setiap koordinator bidang & divisi.

3. Wakil Ketua II
Tugas pokok dan fungsi sebagai Wakil Ketua II yakni:
 Membantu mengkoordinir jalannya suatu pekerjaan dengan fokus pada bidang
acara dengan divisi dan non divisi, konsumsi, perlengkapan & transportasi,
medis dan keamanan.
  Membantu memantau dan mengkoordinasikan kegiatan yang dilaksanakan oleh
masing-masing bidang & divisi.
 Membantu mengarahkan secara umum yang dilaksanakan bidang & divisi.
 Membantu membuat konsep, mengambil keputusan dan mempertanggung
jawabkan tugas-tugas secara umum yang dilaksanakan semua bidang & divisi.
 Mengawal dan membantu dalam hal delegasi, komunikasi dan aksi dari tugas &
tanggung jawab setiap koordinator bidang & divisi.

4. Sekretaris
Tugas dan tanggung jawab
 Membantu Ketua, Wakil Ketua I & II dalam melaksanakan tugasnya dalam bidang
pendokumentasian persuratan dan administrasi kegiatan;
 Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi kegiatan;
 Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretariatan kegiatan;
 Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu sesuai
dengan pembidangan tugas yang ditentukan.
 Membuat dan mengatur tertib administrasi;
 Mengatur dan mempersiapkan rapat kepanitiaan dan distribusi surat
undangannya;
 Membuat jadwal berkegiatan dari pra hingga pasca pelaksanaan kegiatan.
 Mendokumentasikan segala berkas administrasi kepanitian.

5. Wakil Sekretaris
Tugas dan tanggung jawab
 Mewakili Sekretaris apabila Sekretaris berhalangan sesuai dengan
kebijaksanaan yang ditentukan;
 Membantu Sekretaris dalam melaksanakan tugasnya;
 Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu sesuai
dengan pembidangan tugas yang ditentukan;
 Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Sekretaris Umum I.
 Memastikan kegiatan berjalan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
 Membantu mendokumentasikan segala berkas administrasi kepanitian.

6. Bendahara
Tugas dan tanggung jawab
 Membantu Ketua, Wakil Ketua I & II dalam melaksanakan tugasnya dalam bidang
keuangan selama pra hingga pasca pelaksanaan kegiatan;
  Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana lainnya
untuk menunjang pelaksanaan kegiatan, sesuai dengan kebijaksanaan dan
petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh Ketua Panitia;
 Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang
dikoordinasikan bersama Sekretaris sesuai dengan petunjuk pelaksanaan
yang digariskan oleh Ketua Panitia;
 Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana;
 Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana;
 Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan;
 Melaksanakan pelaksanaan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas
yang ditentukan.
 Membuat Laporan Keuangan Kepanitian dari pra hingga pasca kegiatan

7. Wakil Bendahara
Tugas dan tanggung jawab
 Mewakili bendahara apabila Bendahara berhalangan;
 Membantu Bendahara dalam melaksanakan tugasnya;
 Melaksanakan tugas-tugas tertentu sesuai tugas yang ditentukan;
 Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh bendahara
 Membantu membuat Laporan Keuangan Kepanitian dari pra hingga pasca
kegiatan

 Panitia Pelaksana Bidang dan Divisi

Tugas pokok dan fungsi sebagai Panitia Pelaksana Bidang dan Divisi secara umum yakni:
 Membuat jadwal kegiatan harian berdasarkan jadwal kegiatan umum
 Membuat detail konsep berdasarkan konsep kehgiatan umum
 Membuat & menyusun detail kegiatan sesuai dengan jadwal dan materi
dari ketentuan dan komitmen yang ditetapkan.
 Mengambil data, informasi dan pengetahuan yang diproses menjadi
sebuah rekomendasi keputusan kepada panitia pelaksana inti.
 Menyusun laporan keuangan per bidang dan divisi.
 Melaksanakan kegiatan yang telah ditetapkan dengan musyawarah.

Panitia pelaksana bidang & divisi kegiatan Gladian Nasional XV terdiri dari
1. Bidang Kesekretariatan terdiri dari
1) Koordinator Bidang
2) Bendahara Bidang
3) Sekretaris Bidang
 4) Anggota Bagian Kesekretariatan
5) Anggota Bidang Pendaftaran : Panitia, Peserta, Pemateri
Tugas dan tanggung jawab
 Mengatur dan mempersiapkan pengadaan dan pengurusan kesekretariatan
berikut sarana pendukungnya;
 Menyusun/ membuat dan mengurus persuratan serta pengarsipannya dalam
upaya tertib administrasi;
 Mengatur dan mempersiapkan pendaftaran peserta berikut sarana
pendukungnya;
 Mengurus surat-surat perizinan;
 Mengirimkan surat-surat tembusannya ke pihak-pihak terkait;
 Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia;
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia.

2. Bidang Hubungan Masyarakat (Media), Publikasi dan Dokumentasi

Terdiri dari
1) Koordinator Bidang
2) Anggota Bidang Representatif Kegiatan
3) Anggota Bidang Media
4) Penulis Berita Acara
5) Desain Grafis
6) Penulis Konten
7) Fotografer
8) Videografer
9) Editor
Tugas dan tanggung jawab
 Mendesain sedemikian rupa branding event
 Memberikan informasi kepada publik internal dan publik eksternal dengan
menyediakan informasi yang akurat dan dalam format yang mudah
dipahami.
 Menciptakan ketertarikan publik terhadap situasi tertentu yang
berdampak besar pada organisasi.
 Memberikan penjelasan kepada publik atas situasi atau kejadian sehingga
sikap menentang, ketidakpedulian yang ada di sekitarnya dapat berubah
menjadi pengertian, penerimaan dan meraih simpati.
 Mengkonsep dan membuat berita acara kegiatan.
 Mendistribusikan dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;
 Membantu kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola kerjasama
dengan berbagai platform media (online dan offline)
  Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet,
leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan menyebarkannya kepada
pihak terkait;
 Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam
bentuk foto, film dsb.;
 Membantu kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-
dokumen yang diperlukan dalam kegiatan.

3. Bidang Dana & Usaha

Terdiri dari
1) Koordinator Bidang
2) Sekretaris Bidang
3) Bendahara Bidang
4) Anggota bidang khusus Sponsor, Vendor, & Donatur.
5) Anggota bidang usaha
Tugas dan tanggung jawab
 Merencanakan dan mengatur keluar masuknya berkas proposal pencarian dana.
 Membuat database instansi atau pihak yang akan dijadikan donatur
atau sponsor.
 Mempersiapkan dan mengatur sarana pendukung dana usaha dalam upaya
 pencarian dana.
 Membuat usaha-usaha profit oriented untuk menambah kas panitia.
 Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

4. Bidang Acara
 Divisi
 Gunung Hutan
 Susur Goa
 Panjat Tebing
 Selam
 Arung Jeram
 Paralayang
 Non Divisi
 Opening-Closing Ceremony
 Workshop, seminar dan lain-lain
 Camping Reuni
 Forum Temu Bersama Pecinta Alam Se-Indonesia
 Deklarasi Gladian Nasional XV
 Adapun panitia inti dari divisi/non divisi acara
1) Koordinator divisi/non divisi
2) Bendahara divisi/non divisi
3) Sekretaris divisi/non divisi
4) Anggota divisi/non divisi
Tugas dan tanggung jawab
 Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh acara yang berkaitan
dengan kegiatan;
 Membuat dokumentasi jalannya acara secara keseluruhan dan mengatur tertib
dokumentasi.
 Membuat laporan dokumentasi;
 Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan acara;
 Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia;
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua
 Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh acara yang berkaitan dengan
kegiatan;
 Membuat dokumentasi jalannya acara secara keseluruhan dan mengatur tertib
dokumentasi.
 Membuat laporan dokumentasi;
 Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan acara;
 Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia;
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua
 Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan
dengan keamanan kegiatan;
 Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan
kegiatan;
 Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan;
 Menghimpun potensi tenaga pelaksana pengaman kegiatan;
 Menjalin kerjasama dengan instansi terkait;
 Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia;
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia.

5. Bidang Konsumsi
1) Koordinator Bidang
2) Sekretaris Bidang
3) Bendahara Bidang
4) Anggota konsumsi umum
5) Anggota konsumsi per divisi
 Tugas dan tanggung jawab
 Membuat daftar konsumsi yang dibutuhkan dalam berkegiatan dari pra hingga
pasca pelaksanaan kegiatan.
 Membuat daftar alat kebutuhan dapur umur dengan kategori daftar pembelian,
penyewaan, maupun peminjaman alat yang dibutuhkan.
 Membuat daftar rumah makan terdekat dari lokasi kegiatan & berkoordinasi
dengan pihak-pihak terkait selama kegiatan berlangsung.
 Membeli bahan mentah, menyewa, meminjam alat kebutuhan dapur yang
dibutuhkan dari lokasi pengambilan barang menuju ke lokasi berkegiatan
berkoordinasi dengan panitia bidang keuangan.
 Mengawal, mengawasi, dan memastikan alat kebutuhan dapur & konsumsi
terpenuhi sesuai daftar kebutuhan.
 Mendaftar kebutuhan konsumsi berdasarkan jumlah panitia, peserta, pemateri,
tamu undangan, pemangku kebijikan dan personil lain yang berpartisipasi.
 Mengatur waktu pemberian konsumsi selama pra hingga pasca pelaksanaan
kegiatan.
 Mempersiapkan konsumsi dalam kondisi yang tidak terduga (darurat).

6. Bidang Perlengkapan & Transportasi

1) Koordinator Bidang
2) Sekretaris Bidang
3) Bendahara Bidang
4) Anggota Bagian Perlengkapan Umum/ Divisi
5) Anggota Bagian Transportasi Umum/Divisi
Tugas dan tanggung jawab
 Membuat daftar perlengkapan alat & bahan yang dibutuhkan dalam berkegiatan
dari pra hingga pasca pelaksanaan kegiatan.
 Membuat daftar perlengkapan dengan kategori daftar pembelian, penyewaan,
maupun peminjaman alat & bahan yang dibutuhkan.
 Membeli, menyewa, meminjam alat & bahan yang dibutuhkan dari lokasi
pengambilan barang menuju ke lokasi berkegiatan berkoordinasi dengan panitia
bidang keuangan.
 Mengawal, mengawasi, dan memastikan kebutuhan alat & bahan terpenuhi
sesuai daftar kebutuhan.
 Mendaftar kebutuhan transportasi berdasarkan jumlah panitia, peserta,
pemateri, tamu undangan, pemangku kebijikan dan personil lain yang
berpartisipasi.
 Mengatur waktu & moda transportasi keberangkatan dan kedatangan dari dan
menuju lokasi berkegiatan.
7. Bidang Medis
1) Koordinator Bidang
2) Sekretaris Bidang
3) Bendahara Bidang
4) Anggota Medis Umum
5) Anggota Medis Per Divisi
Tugas dan tanggung jawab
 Membuat daftar obat & alat kesehatan yang dibutuhkan dalam berkegiatan dari
pra hingga pasca pelaksanaan kegiatan.
 Membuat daftar obat & alat kesehatan dengan kategori daftar pembelian,
penyewaan, maupun peminjaman alat & bahan yang dibutuhkan.
 Membuat daftar unit darurat terdekat dari lokasi kegiatan & berkoordinasi
dengan pihak-pihak terkait selama kegiatan berlangsung.
 Membeli obat, menyewa, meminjam alat kesehatan yang dibutuhkan dari lokasi
pengambilan barang menuju ke lokasi berkegiatan berkoordinasi dengan panitia
bidang keuangan.
 Mengawal, mengawasi, dan memastikan obat & alat kesehatan terpenuhi sesuai
daftar kebutuhan.
 Mendaftar kebutuhan medis berdasarkan jumlah panitia, peserta, pemateri,
tamu undangan, pemangku kebijikan dan personil lain yang berpartisipasi.
 Mengatur kebutuhan medis selama pra hingga pasca pelaksanaan kegiatan.

8. Bidang Keamanan
1) Koordinator Bidang
2) Sekretaris Bidang
3) Bendahara Bidang
4) Anggota keamanan umum
5) Anggota keamanan per divisi
Tugas dan tanggung jawab
 Mengurus perizinan pemakaian lokasi tempat berkegiatan.
 Mengurus perizinan keramaian lokasi kepada pihak keamanan & pemangku
kebijakan setempat.
 Mengkoordinasikan daftar panitia, peserta,pemateri dan pihak-pihak yang
terlibat dalam kepanitian kepada pihak keamanan & pemangku kebijakan
setempat.
 Mengatur waktu akses keluar masuk dari dan menuju lokasi selama pra hingga
pasca pelaksanaan kegiatan.
C. Mekanisme kerja kepanitian

a. Hak & Kewajiban Panitia

Panitia berhak untuk:

 Berbicara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul atau saran baik secara
lisan maupun tulisan.
 Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
o Kaos Kegiatan
o ID Card
o Sertifikat
o Sticker
o Cinderamata
o Seminar kit
o Diktat materi sesuai divisi
o Slayer
o Transportasi kedatangan dan keberangkatan dari lokasi latihan bersama
o Konsumsi selama kegiatan
o Asuransi kecelakaan diri selama kegiatan

Panitia berkewajiban untuk:

 Menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh secara tuntas, sesuai tugasnya masing-
masing yang telah diatur dalam deskripsi kerja.
 Menghadiri undangan rapat dan tepat waktu.
 Mentaati tata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah diberlakukan.
 Menjaga nama baik panitia serta memelihara stabilitas, ketertiban dan keamanan
kepanitiaan dan kegiatan
 Panitia harus siap ditegur dan melaksanakan sanksi/ konsekuensinya bilamana
melakukan kesalahan atau kelalaian yang dianggap bisa merusak kelancaran kegiatan.

b. Jalur Komunikasi

Panitia bekerja untuk mengoptimalkan sumberdaya organisasi yang ditujukan untuk

kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada penciptaan iklim yang kondusif dalam pelaksanaan
kegiatan. Jalur komunikasi dilakukan oleh setiap personalia pada pembidangannya masing-
masing dengan melakukan kerjasama dengan setiap unit kerja yang relevan melalui upaya-
upaya yang memadukan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai sasaran dan kegiatan
yang saling berkaitan agar setiap gerak dapat mencapai sasaran, tempat, dan waktu yang
tepat. Dalam pelaksanaannya, koordinasi dilakukan melalui dua pola koordinasi, yaitu:

 Komunikasi & Koordinasi vertikal (hierarkis)

Koordinasi vertikal merupakan koordinasi yang dilakukan oleh panitia terhadap
anggota yang dikoordinasikannya.

 Komunikasi & Koordinasi fungsional

Koordinasi fungsional diartikan sebagai koordinasi yang dilakukan antar bagian
dalam kepanitiaan dan lembaga di luar kepanitiaan di dalam lingkup tugas yang
saling berkaitan menurut azas fungsionalisasi dikoordinasikan melalui Organisasi.