Dalam membuat panitia event, biasanya akan melibatkan banyak orang yang akan
diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan programnya sesuai dengan
divisi masing-masing. Secara umum, dalam sebuah kepanitiaan event terdiri dari orang-
orang penting yeng memiliki tugas sebagai berikut :
Memimpin semua panitia event agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah
ditentukan,
Menjadi koordinator panitia event,
Membuat detil konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan
Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan event
Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara tepat
Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab event
Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi
Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) event
2. Tugas Sekretaris
Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang
terkait dengan kesekretariatan event. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam
pengelolaan event diantaranya adalah :
Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat
kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang
relevan.
Membuat Surat Keputusan kepanitiaan event.
Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card
Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran event
Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
3. Tugas Bendahara
Untuk dapat mengelola event dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk
mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara event diantaranya adalah :
Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal
pengelolaan anggaran.
Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event
Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelasBertanggung jawab kepada
ketua Panitia