JOBDES KEPANITIAAN

PENA 2022

1. Ketua panitia

 Bertanggung jawab atas seluruh pengurus dan koor serta proses jalannya acara
dari awal sampai akhir.
 Memimpin semua panitia, agar kegiatan bisa terlaksana dengan baik dan satu
tujuan.
 Membuat perencanaan dan konsep kegiatan.
 Membuat jobdesk untuk masing – masing sie.
 Mengawasi pada saat kegiatan berlangsung.
 Bertanggung jawab terhadap kegiatan kepanitiaan.
 Mengcrosscheck semua persiapan kegiatan
 Melaksanakan briefing sebelum kegiatan dimulai.
 Melaksanakan evaluasi setelah kegiatan selesai.

2. Wakil ketua

 Membantu ketua panitia dalam perencanaan dan kordinasi mengenai

pelaksanaan kegiatan.
 Membantu ketua panitia dalam menghandle segala urusan para pengurus dan
koor
 Mengganti ketua panitia jika berhalangan hadir.
 Memberi saran, kritikan kepada kepanitiaan.
 Mengawasi pada saat kegiatan berlangsung.
 Ikut serta dalam melaksanakan briefing dan evaluasi.

3. Sekretaris

 Membuat proposal kegiatan dan proposal sponsorship lengkap dengan susunan

panitia dan rundown acara.
 Membuat absensi panitia baik saat rapat maupun saat acara.
 Membuat pengumuman tentang segala hal yang berkaitan dengan acara
 Mencatat dan mengumumkan hasil rapat panitia ke grup pengurus maupun grup
umum UPJM.
 Membantu kesekretariatan dalam hal surat - menyurat.
 Membuat LPJ di akhir kegiatan.
4. Bendahara
 Mengumpulkan RAB dari masing – masing sie.
 Mengelola dan mengawasi pemasukan ataupun penggunaan dana.
 Membuat pembukuan pendanaan dengan jelas.
 Berkoordinasi masalah dana yang akan diberikan kepada juri dan pemenang
lomba.
 Membuat SPJ di akhir kegiatan

5. Sie Acara
 Membuat konsep dan rundown acara lomba dengan seluruh panitia.
 Membuat isi buku panduan, teks mc, teks doa, dan lain sebagainnya.
 Mengatur dan bertanggung jawab atas seluruhan rangkaian pelaksanaan
kegiatan.
 Menentukan perangkat acara
 Membuat konsep acara puncak saat selesai melakukan perlombaan.
 Berkordinasi dengan sie- sie yang bersangkutan.
 Mempersiapkan juri untuk perlombaan.

6. Sie Sekret
 Membuat surat permohonan ijin kegiatan ke rektorat dilengkapi dengan susunan
kepanitiaan dan rundown acara.
 Membuat surat peminjaman zoom maupun alat-alat, surat undangan (undangan
dari rektorat, bem, unitas, juri, dll) dan surat lainnya sesuai kebutuhan untuk
acara.
 Koordinasi dengan sekertaris mengenai hal yang perlu disiapkan dalam hal surat-
menyurat lainya.
 Berkoordinasi dengan sie pubdok mengenai pengumpulan hasil karya peserta
lomba.
 Membuata absesnsi peserta lomba.
 Menyiapkan sertifikat dan piala untuk pemenang perlombaan.

7. Sie Humas
 Mengecek kembali surat atau proposal yang akan dikirim.
 Mengirim surat ijin dan proposal ke bidang umum rektorat.
 Memberikan informasi mengenai kegiatan kepada pembina dan pembicara.
 Berkoordinasi dengan semua sie untuk membantu mencari sponsorship.
 Membuat list sponsor, media panter dan menjadi koordinator dalam penyebaran
proposal lomba, proposal sponsor serta media patner.
  Menghubungi para undungan.


8. Sie Pubdok
 Mempersiapkan dan mengatur teknis pelaksanaan kegiatan secara daring via
zoom (jika ada tim 10 besar lomba essay yang diluar bali)
 Membuat desain sertifikat untuk peserta lomba dan panitia
 Membuat desain pamflet lomba essay
 Membuata desain buku panduan
 Membuat link pendaftaran dan membuat grup telegram untuk peserta lomba
 Mengumpulkan hasil karya peserta lomba yang dikoordinasikan dengan sie
kesekretariatan
 Memastikan peminjaman zoom di Universitas Warmadewa.
 Mendokumentasikan setiap moment kegiatan

9. Sie Konsumsi dan Rohani

 Menentukan tanggal matur piuning dan matur suksma untuk pelaksanaan
kegiatan.
 Berkordinasi dengan pemangku kampus untuk matur piuning dipura kampus
 Berkordinasi dengan pemangku pura dalem untuk matur piuning di pura dalem
 Menyiapkan apa saja yang diperlukan dalam persembahyangan.
 Kordinasi dengan bendahara menganai pendanaan konsumsi dan alat
persembahyangan.
 Berkoordinasi dengan para koor untuk jumlah konsumsi anggotanya.
 Menyiapkan konsumsi di saat acara perlombaan.

10. Sie Keamanan dan Perlengkapan

 Berkoordinasi mengenai masalah ruangan yang dipinjam dalam perlombaan.
 Memastikan kelengkapan acara dengan seluruh panitia.
 Berkoordinasi kepada seluruh sie dalam hal perlengkapan.
 Mengecek kembali seluruh perlengkapan sebelum acara lomba dimulai.
 Membantu sie pubdok dalam memepersiapkan teknis saat acara
 Mencari HT untuk melancarkan komunikasi (apabila diperlukan)
 Menjaga keamanan selama acara berlangsung