BAB I

ORGANISASI DAN TUGAS

STUDY TOUR AL FALAH KLENDER
TAHUN PELAJARAN 2022/32023
1. ORGANISASI
a. Pembina/guru
 Penasehat
 Penanggung Jawab
 Ketua Pelaksana
 Sekretaris
 Bendahara
 Seksi Seksi
o Seksi Acara
o Seksi Konsumsi
o Seksi Akomodasi dan perlengkapan
o Seksi Keamanan
o Seksi Ibadah
o Seksi Dokumentasi
o Seksi kesehatan
o Seksi Perlengkapan
 Pendamping
b. Peserta/siswa
 Kelas XII MA Al Falah
 Kelas IX MTs Al Falah
 Kelas VI MI Al Falah

2. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

a. Penasehat
 Memberikan nasehat,arahan,petunjuk secara terus menerus baik diminta maupun tidak
diminta kepada panitia guna terlaksananya kegiatan sesuai rencana yang telah dibuat
 Dijabat oleh Ketua Yayasan dengan wakil ketua dijabat oleh Ketua Dewan Pendidikan
 Menanda tangani surat keputusan tentang susunan organisasi kepanitiaan
 Menentukan dan menyetujui usulan jabatan ketua pelaksana kegiatan
b. Penanggung Jawab
 Melakukan pendampingan kepada Ketua panitia dalam membuat rencana kegiatan
 Ikut menanda tangani rencana kegiatan yang telah disepakati
 Mengarahkan dan memberikan pendampingan kepada ketua pelaksana secara terus
menerus agar kegiatan sesuai dengan yang telah disepakati
 Dijabat oleh Kepala MA, Kepala MTs, dan Kepala MI Al Falah
 Membuat dan menandatangani surat tugas kepada panitia sesuai tingkatan masing
masing( MA,MTs,MI )
c. Ketua Pelaksana
 Membuat rencana kegiatan
 Melakukan survey lokasi/tempat acara
 Melaksanakan kegiatan sesuai rencana kegiatan yang telah disepakati
 Melakukan arahan,motivasi,bimbingan,petunjuk,serta pengawasansecaraterusmenerus
kepada panitia
 Melaksanakan tertib administrasi
 Dijabat oleh seorang guru dari MI, MTS,MA yg terpilih dengan persetujuan ketua
Yayasan Al Falah
 Dalam melaksanakan tugasnya bertanggungjawab kepada penanggung jawab kegiatan

d. Sekretaris
 Membantu ketua dalam pelaksanaan tugasnya yang berhubungan dengan administrasi
surat menyurat
 Mengagendakan jadwal rapat koordinasi
 Mencatat semua kegiatan sebagai bahan evaluasi pada akhir kegiatan
 Mewakili ketua bila berhalangan dalam rapat( bila ada )
  Mendampingi ketua setiap pelaksanaan rapat koordinasi
 Membagi siswa dalam beberapa kelompok.
 Dalam melaksanakan kegiatannya bertanggung jawab kepada Ketua Pelaksana
e. Bendahara
 Membantu ketua dalam merencanakan kebutuhan dana/keuangan
 Menyusun rencana kebutuhan anggaran kegiatan
 Menerima, menyimpan, mengeluarkan kebutuhan keuangan atas perintah Ketua
 Membuat laporan keuangan
 Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua
f. Seksi Acara
 Mengatur terlaksananya acara yang telah ditentukan
 Mengkoordinir seluruh acara
 Membuat rencana kebutuhan acara untuk diajukan kepada ketua
 Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua
g. Seksi Konsumsi
 Membuat perencanaan kebutuhan konsumsi pada acara Study Tour Madrasah Al Falah
 Melaksanakan survey ruang makan dan melakukan saran sesuai kebutuhan
 Menentukan jenis, jumlah, waktu konsumsi yang akan diberikan
 Melaksanakan koordinasi dengan pihak tempat dilaksanakannya acara
 Melaksanakan koordinasi tentang harga dan jumlah kebutuhan konsumsi
 Melaporkan hasilnya kepada ketua panitia
 Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada ketua

h. Seksi Akomodasi dan Perlengkapan

 Menghitung jumlah kamar tersedia
 Membagi peserta yang disesuaikan tiap kamar
 Membuat nama peserta pada tiap kamar
 Menginfokan kamar bagi peserta
 Mengkondisikan kendaraan guna transportasi pergi pulang
 Melaksanakan koordinasi dengan pihak kendaraan tentang( jam berangkat, jam pulang,
kapasitas penumpang ) dll
 Melaporkan hasil koordinasi kepada Ketua
 Menyiapkan sound sistem/Megaphone pada semua kegiatan
 Menyiapkan Absensi Peserta Study Tour
 Menyiapkan buku panduan tour, nametag tas/koper, Id Card peserta, banner untuk
bus,Banner utama untuk foto , karung sampah,dll )
 Merencanakan dan mengajukan kebutuhan dana
 Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua

i. Seksi Keamanan
 Mengamankan seluruh kegiatan
 Mengamankan semua barang/perlengkapan kegiatan jangan sampai ada yang hilang
 Mengamankan semua peserta kegiatan jangan sampai keluar dari jalur yang sudah
ditentukan
j. Seksi Ibadah
 Membuat teks sholat jamak/Qoshor untuk dibagikan kepada peserta
 Mengarahkan dan menjelaskan tata cara sholat jamak
 Mengarahkan tata cara wudhu di tempat darurat
 Memimpin sholat dan doa saat di perjalanan
 Membangunkan peserta untuk sholat subuh
 Mengatur dan memimpin sholat subuh berjamaah
 Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua
k. Seksi Kesehatan
 Mengajukan kebutuhan obat-obatan
 Memonitor peserta yang sakit
 Mengatasi bila ada peserta yang sakit
 Memimpin olah raga/senam pagi
l. Seksi Dokumentasi
 Mendokumentasikan semua kegiatan
 Mengedit hasil pendokumentasian
 Menyerahkan hasil dokumentasi kepada ketua panitia
 Melaksanakan koordinasi dengan ketua panitia

m. Pendamping
 Mendampingi dan bertanggung jawab penuh atas terlaksananya kegiatan study tour
Menentukan ketua kelompok
 Memberikan arahan, petunjuk, dan bimbingan kepada kelompok sesuai tugas dan fungsi
masing masing
 Memonitor terus menerus Kesehatan peserta dan bila ada yang sakit segera ditangani
 Memeriksa kelengkapan barang bawaan anggota kelompok
 BAB II
PROSEDUR TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Rapat perdana dipimpin oleh Ketua Yayasan
 Rencana lokasi kegiatan
 Waktu kegiatan
 Jumlah peserta
 Penentuan Ketua Pelaksana( penunjukan oleh Ketua Yayasan )
 Menentukan nama-nama susunan panitia
 Perkiraan biaya
2. Pembuatan surat keputusan
 Konsep nama panitia dibuat oleh Ketua Pelaksana
 Dilaporkan kepada penanggung jawab
 Setelah disetujui penanggung jawab diajukan ke Ketua Yayasan
 Ditanda tangani Ketua Yayasan
 Didistribusikan kepada yang bersangkutan melalui pdf
3. Pembuatan surat tugas
 Dibuat dan ditanda tangani oleh Kepala Madrasah selaku penanggung Jawab
 Dibuat perorangan
 Dasar surat keputusan Ketua Yayasan
 Tembusannya disampaikan kepada Yayasan
 Dikirim melalui pdf
4. Melakukan survey lokasi
 Survey dilakukan kelokasi yang telahdi tentukan
o Tentukan waktu/hari
o Lihat dan periksa kamar,WC, ruang tidur, ruang makan, aula,ukuran spanduk
o Negosiasi biaya
 Peserta
o Penasehat
o Penanggung jawab
o Ketua
o Bendahara
o Koordinator lapangan
5. Membuat surat edaran
 Dibuat dan ditanda tangani oleh ketua pelaksana
 Isinya
o Maksud dan tujuan study tour
o Macam peserta
o Waktu pelaksanaan
o Jumlah biaya
o Rundown acara

6. Penyiapan atribut/kebutuhan kegiatan

 Banner bus
 Banner utama
 Name Tag Peserta
 Name tag untuk tas/koper
 Sound system / Megaphone
 Buku panduan
 Obat-obatan
 Atk
 Karung sampah