Panduan Penyelenggaraan Acara Pengajian Akbar

Dalam sebuah organisasi atau lembaga keagamaan seringkali diadakan acara-acara atau
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan visi & misi organisasi tersebut.

Salah satu contohnya yaitu acara tahunan Pengajian Akbar, yang diselenggarakan dalam rangka
memperingati mauled nabi Muhammad SAW.

Biasanya kegiatan seperti ini melibatkan banyak pihak, sehingga di dalam

penyelenggaraannya tentunya memerlukan manajemen dan koordinasi yang baik, supaya
kegiatan tersebut nantinya dapat berjalan dengan lancar dan baik.

Berikut ini Langkah - langkahnya kami rangkum dalam 9 tahap yaitu :

1. Musyawarah membentuk Kepanitiaan

2. Musyawarah Panitia menentukan Rancangan Anggaran

3. Musyawarah mencari sumber pendanaan

4. Pelaksanaan tugas-tugas persiapan sebelum hari H

5. Musyawarah Koordinasi/ pengecekan tugas sebelum hari H

6. Pelaksanaan tugas saat hari H

7. Pelaksanaan tugas setelah hari H

8. Musyawarah evaluasi

9. Selesai

Untuk penjelasannya sebagai berikut :

1. Musyawarah membentuk Kepanitiaan

Pembentukan Panitia yang terdiri dari :
1) Ketua & wakilnya
2) Sekertaris & wakilnya
3) Bendahara & wakinya
4) Seksi - seksi , terdiri dari :
5) Perlengkapan
a. Bolo pecah
b. Penerangan
c. Sound system

1
 d. Kursi & tikar
e. Panggung & tenda
f. Kamera
g. Jenset + bensin/ solar ( jika diperlukan )
h. Dekorasi
i. Dokumentasi
j. Acara
k. Among tamu
l. MC (master of ceremony)
m. Konsumsi
n. Pramusaji
o. Keamanan
p. Kebersihan
q. Parkir
r. Penjemput pembicara
s. Humas
2. Musyawarah Panitia menentukan Rancangan  Anggaran

Kepanitiaan yang telah terbentuk bermusyawarah menentukan rancangan

besaran pos-pos anggaran kegiatan.Misal untuk keperluan sewa perlengkapan berapa,
keperluan dekorasi , dokumentasi, konsumsi, bisyaroh dan lain sebagainya berapa ,
semua ditentukan hingga mencakup keseluruhannya jangan sampai ada yang terlewat.
Kemudian buatlah pos cadangan sebesar 20% atau 10 % dari total rancangan pos
anggaran pengeluaran sebagai cadangan jika nantinya terdapat pos pengeluaran yang
melebihi dari anggaran yang telah dirancang.

supaya rancangan pos anggaran kegiatan tidak meleset , sebelum kita membuat
rancangan  pos anggaran pengeluaran , kita survei dulu atau cari informasi yang valid
mengenai besaran tiap-tiap pos pengeluaran.

Contoh pos-pos anggaran pengeluaran :

1. Perlengkapan
2. Konsumsi
3. Administrasi
4. Dekorasi
5. Dokumentasi
6. Bisyaroh
7. Operasional
8. Sewa jasa (jika ada)

2
 9. Lain-lain/cadangan ( 20% atau 10% dari total anggaran )

3. Musyawarah mencari sumber pendanaan

Setelah rancangan anggaran sudah jadi selanjutnya yaitu musyawarah mencari
sumber pendanaan. Biasanya pendanaan bisa didapatkan dari kas , wali santri, warga
ataupun berasal dari para donator
4. Pelaksanaan tugas-tugas persiapan sebelum hari H
4.1. Ketua dibantu wakilnya mengkoordinir dan menggerakkan seluruh anggota
panitia serta mengecek dan    memastikan semua elemen panitia bekerja serta
bertanggungjawab mencarikan Pembicara.
4.2. Sekretaris dibantu wakilnya menyiapkan keperluan administrasi acara seperti :
1. membuat undangan untuk :
1.1. Rapat kepanitiaan
1.2. Pengajian Akbar ditujukan untuk :
1.2.1. Wali santri
1.2.2. Tokoh Masyarakat
1.2.3. Instansi Pemerintahan
1.2.4. Warga sekitar
1.2.5. Umum
2. Membuat notulen rapat
3. Membuat surat / pamflet / banner Pengumuman.
4.3. Bendahara dibantu wakilnya mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dana
sesuai rancangan anggaran yang telah ditentukan
4.4. Seksi Perlengkapan
Bertanggung jawab mengupayakan penyediaan alat-alat perlengkapan yang
dibutuhkan minimal seminggu sebelum hari H urusan penyediaan perlengkapan
sudah siap.Dikarenakan tugas seksi perlengkapan sangat banyak maka khusus untuk
seksi perlengkapan personelnya diperbanyak minimal 5 orang atau lebih.
4.5. Seksi Dekorasi
Bertanggung jawab mengupayakan dan menyiapkan dekorasi panggung / pentas.
4.6. Seksi Dokumentasi
Merancang dan memetakan apa saja hal-hal yang nantinya perlu untuk
didokumentasikan dalam  acara tersebut.
4.7. Seksi Acara
Merancang, menjadwal dan memetakan sekaligus mengatur jalannya acara
Pengajian agar acara tersebut nantinya berjalan dengan lancar sesuai jadwal.
4.8. Seksi Konsumsi

3
 Menyiapkan, merancang menu jamuan apa saja yang akan disajikan untuk
seluruh peserta acara  Pengajian. Biasanya ada jamuan kekhususan untuk Pembicara
dan tamu kehormatan.
4.9. Seksi Humas
Bertanggungjawab mengedarkan undangan dan pengumuman serta mengurusi
hal- hal teknis yang berhubungan dengan masyarakat/publik
5. Musyawarah Koordinasi/ pengecekan tugas sebelum hari H
Empat hari sebelum hari H Panitia mengadakan musyawarah Koordinasi untuk
mengecek dan memastikan bahwa seluruh tugas-tugas persiapan dari tiap- tiap elemen
panitia sudah selesai dan siap.
Ketua panitia mengecek dan menanyakan tugas tiap anggota panitia apakah
sudah siap atau belum , apakah ada kesulitan atau hambatan jika ada segera  cari
solusinya agar nantinya ketika hari H acara dapat berjalan dengan lancar dan baik.
6. Pelaksanaan tugas saat hari H
Seksi acara mengatur jalannya acara mulai dari awal sampai akhir sesuai jadwal
acara yang telah ditentukan. Contoh rancangan acara haflah akhirussanah :
A. Pra acara :
1. Pembukaan
2. Pembacaan ayat suci alquran
3. Tampilan santri
   a.  Pembacaan asmaul husna
   b.  Pildacil
   c.  Pembacaan puisi
   d.  Khotmil Quran
   e.  Doa khotmil quran
4. Penutup
B. Acara Inti
1. Pembukaan
2. Pembacaan ayat suci alQuran
3. Sambutan
   a. Ketua Panitia
   b. Wali santri
   c. Pemerintah
4. Tahlil
5. Istirahat
6. Mau'idhoh hasanah
7. Penutup

4
 #Agar acara berjalan lancar seksi acara harus selalu berkoordinasi dengan MC
(master of ceremony).

Setelah acara selesai berikutnya yaitu :

7. Pelaksanaan tugas setelah hari H

1. Seksi perlengkapan
    Untuk mengembalikan semua alat-alat perlengkapan
2. Seksi kebersihan
    Untuk membersihkan lokasi acara seperti sedia kala.
8. Musyawarah Evaluasi
Ketua dibantu wakilnya mengecek satu persatu anggotanya apa masih ada tugas
yang belum selesai jika masih ada segera cari solusi dan selesaikan. Kemudian tiap-tiap
seksi melaporkan hasil kerjanya dari awal hingga akhir sudah lancar, baik atau belum
ataukah masih ada kendala/kekurangannya jika masih ada selesaikan sampai tuntas.
Kemudian laporan evaluasi dicatat kelebihan dan kekurangannya untuk dijadikan bahan
referensi untuk pelaksanaan acara haflah berikutnya supaya dapat berjalan lebih baik
9. Selesai
Ketua panitia secara resmi membubarkan panitia haflah akhirussanah.