Tugas – 

Tugas Panitia
Posted by admin.

KETUA
1. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan field study 2010
2. Berinisiatif mengadakan dan memimpin rapat panitia field study
3. Menjadi mediator dengan Fakultas Psikologi Universitas Pelita Harapan
4. Memastikan para peserta field study memperoleh informasi yang lengkap dan faktual tentang
perencanaan dan pelaksanaan acara field study
5. Memantau perkembangan setiap divisi kepanitiaan
SEKRETARIS
1. Hadir dan membuat notulen dalam setiap rapat
2. Bertanggung jawab dalam mengundang setiap anggota divisi yang diperlukan dalam setiap rapat
3. Membuat, memperbanyak, dan menyebarkan surat dan pengumuman
4. Menyimpan setiap notulen rapat serta surat yang diterima maupun dikeluarkan sebagai arsip
BENDAHARA
1. Bertanggung jawab terhadap seluruh pemasukan dan pengeluaran dana yang terkait dengan
kegiatan field study 2010
2. Membuat laporan keuangan yang dilaporkan dalam rapat rutin setiap bulannya
3. Membuat anggaran keungan mengenai estimasi biaya tim advance maupun biaya field study untuk
setiap mahasiswa
4. Membuka rekening di bank untuk menyimpan segala penerimaan yang terkait dengan field study
5. Menerima pembayaran dari pada peserta field study dan membuat tanda terimanya
6. Berkoordinasi dengan divisi pendanaan
ACARA DAN PERLENGKAPAN
1. Bertanggung jawab terhadap seluruh acara pelaksanaan field study
2. Membuat jadwal acara field study secara detail untuk setiap harinya
3. Menyediakan dan atau membawa perlengkapan yang dibutuhkan untuk masing – masing acara
serta bertanggung jawab terhadap barang – barang yang digunakan
4. Bekoordinasi dengan divisi penelitian & pengabdian masyarakat, akomodasi & transportasi, serta
divisi – divisi lain yang terkait dalam membuat jadwal acara
DOKUMENTASI
1. Bertanggung jawab terhadap seluruh dokumentasi gambar maupun video selama pelaksaaan field
study 2010
2. Mendokumentasikan kegiatan field study dalam bentuk foto dan video
3. Menyediakan perlengkapan dan peralatan dokumentasi yang dibutuhkan
4. Mengolah seluruh data dokumentasi yang diperoleh dalam bentuk film/video yang merangkum
keseluruhan acara field study
5. Memperbanyak DVD dokumentasi kepada mahasiswa sesuai dengan mekanisme yang telah
ditentukan
KEPUSTAKAAN
1. Bertanggung jawab dalam memberikan informasi bagi mahasiswa dan divisi-divisi yang
membutuhkan mengenai literatur dan data-data akurat terkait dengan destinasi dan budaya field
study
2. Mencari sumber literatur yang sesuai dengan destinasi field study dan budaya lokalnya (min. 5 buah
buku)
3. Mencari narasumber lokal yang tinggal di Jakarta dan sekitarnya (untuk diundang menjadi dosen
tamu), maupun yang tinggal di Lombok (untuk diundang sebagai narasumber di Lombok)
PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT
1. Bertanggung jawab terhadap mekanisme penelitian serta kegiatan pengabdian masyarakat
2. Mempersiapkan minimal tiga lokasi penelitian beserta contact person-nya
3. Mempersiapkan minimal dua lokasi pengabdian masyarakat beserta contac person-nya
4. Bertanggung jawab terhadap materi atau bahan pengajaran untuk kegiatan pengabdian masyarakat
yang telah dipersiapkan oleh Fakultas Psikologi UPH
5. Mempersiapkan universitas atau sekolah tinggi negeri yang terkait dengan bidang ilmu psikologi
(mis: pendidikan) dan menjalin relasi dengan dekan atau rektor di institusi pendidikan tersebut
 6. Bertanggung jawab terhadap kegiatan tim advance dan kelengkapan datanya
AKOMODASI DAN TRANSPORTASI
1. Bertanggung jawab terhadap tempat penginapan maupun kendaraan untuk setiap peserta field
study 2010 selama berada di lokasi
2. Mencari dan mempersiapkan hotel yang layak tinggal dan letaknya dapat dijangkau dari lokasi
penelitian (lama perjalanan dari hotel menuju lokasi penelitian kurang lebih 1 jam perjalanan)
3. Mencari dan mempersiapkan hotel yang berada tidak jauh dari destinasi wisata untuk akomodasi
peserta pada hari kedelapan
4. Mencari dan mempersiapkan transportasi untuk setiap peserta (pesawat terbang, bus, dan atau
kapal laut)
KONSUMSI
1. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan makanan dan minuman untuk setiap peserta field study
2010 selama kegiatan
2. Menghubungi catering di lokasi field study untuk menyediakan makanan yang layak selama
kegiatan
3. Bertanggung jawab terhadap distribusi makanan selama kegiatan
P3K
1. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan obat-obatan dan peralatan medis selama kegiatan
2. Siap sedia dan siaga jika terjadi masalah kesehatan pada peserta saat kegiatan field study
berlangsung
PENDANAAN
1. Bertanggung jawab dalam mengumpulkan dana untuk men-subsidi pengeluaran field study 2010
melalui berbagai cara kreatif yang disepakati
2. Memikirkan cara-cara kreatif dalam mengumpulkan dana dan mengkomunikasikan serta
mendiskusikannya dengan panitia
3. Menyerahkan seluruh penerimaan kepada bendahara
4. Berpartisipasi dalam pembuatan merchandise untuk mendukung acara field study 2010
KEAMANAN
1. Bertanggung jawab terhadap keamanan setiap peserta field study
2. Berkoordinasi dengan polisi dan pihak keamanan setempat dalam menjamin keamanan peserta
field study selama kegiatan

PENGERTIAN TUGAS

Tugas adalah pekerjaan yang tanggungjawab seseorang. Pekerjaan yang dibebankan, sesuatu yang wajib
dilakukan atau ditentukan untuk perintah agar melakukan sesuatu dalam jabatan tertentu.

Adanya suatu pekerjaan merupakan kegiatan yang telah direncanakan dalam sebuah organisasi. Tanpa
organisasi tidak mungkin seseorang dapat pekerjaan.Pekerjaan yang dimaksud adalah disini adalah tugas
yang diberikan atasan kepada bawahan sebagai tanggungjawab suatu jabatan/ bidang dalam organisasi.

Dengan demikian, dapat menarik kesimpulan bahwa tugas adalah pekerjaan seseorang dalam organisasi
atas pemberian dalam jabatan. Sehingga dalam melakukan tugasnya, seseorang perlu memahami tugas
dan fungsi kerja dalam jabatan tersebut.

Selain itu dalam melakukan tugas sebagai tanggungjawab dalam jabatan organisasi. Anda perlu kerja
sama dengan bidang – bidang (seksi - seksi) lain. Dalam melakukan tugas, setiap bidang dalam organisasi
memiliki garis koordinasi dan kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

II. PENGERTIAN FUNGSI KERJA

Fungsi kerja adalah melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatannya. Setiap jabatan dalam organisasi
panitia mempunyai fungsi kerja yang berbeda, sesuai dengan bidangnya. Namun dapat diketahui bahwa
dalam organisasi perlu ada kerja sama. Kerja sama ini dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.

Fungsi menunjukkan makna dari pekerjaan yang telah dan akan dilakukan.Dalam organisasi fungsi kerja
benar – benar sangat diperlukan. Hal ini sangat mempengaruhi keberhasilan dalam suatu kegiatan atau
tujuan organisasi.

Misalnya, Panitia Perayaan Diesnatalis PMKRI ke-V atau MPAB_MABIM dan Panitia Natal serta panitia
dalam bentuk lain. Langkah awal untuk mengsukseskan kegiatan Diesnatalis ke-V dan MPAB_Mabim ini,
adalah seseorang yang terlibat dalam kegiatan kepanitian perlu memahami makna kegiatan kepanitiaan
yang sebenarnya. Kemudian setiap yang terpilih sebagai pengurus inti “PANITIA” dalam kegiatan ini
perlu memahami tugas dan fungsi kerja kepanitian dari ketua sampai seksi-seksi.

III. PENANGGUNGJAWAB ( KETUA PRESIDIUM PMKRI CABANG NABIRE ).

Fungsi dan Tugas kerja Penanggungjawab adalah sebagai berikut :

1. Memberikan saran, kritik, serta ide – ide kepada BPH Panitia

2. Memberikan bantuan kepada secara moril maupun meteril kepada Panitia dan seksi-seksi

3. Mencari solusi serta menyelesaikan bila terjadi permasalahan

4. Bertanggungjawab atas kegiatan yang dilaksanakan

IV. STTERING COMMITE (SC).

Fungsi dan Tugas kerja penasehat adalah sebagai berikut :

1. Memberikan saran dan kritik atas rencana anggaran Badan Pengurus Harian Panitia, rencana usaha
dana, dan rencana pelaksanaan kegiatan, bila dianggap perlu.

2. Mengontrol berjalannya acara kegiatan Badan Pengurus Harian panitia, misalnya kinerja BPH seksi -
seksi.

3. Memberikan motivasi, inspirasi, serta teguran kepada BPH dan Seksi kepanitiaan

4. Mencari jalan keluar (solution) bila terjadi beda pendapat dalam kegiatan

V. ORGANISING COMMITTEE (OC)

1. KETUA PANITIA

Fungsi dan Tugas kerja ketua adalah sebagai berikut :

a. Tugas utama seorang ketua sebagai pemimpin organisasi adalah Merencanakan /perencanaan
(merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan), Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan
tanggungjawab/ pendelegasian kepada bawahan), Mengontrol, (mengecek atau meminta laporan
kemajuan kegiatan), serta mengkordinasi, Membagi tugas dan kerja sama antar seksi – seksi dalam
kegiatan diluar maupun saat saat rapat.
b. Melakukan negosiasi dengan PEMDA sebagai pelindung, terutama mengenai Kesejahteraan
mahasiswa

c. Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh setiap seksi

d. Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat.

e. Memberikan teguran kepada seksi – seksi dan anggota bila tidak menjalankan tugas

f. Memberikan laporan kegiatan dari kordinator – kordinator seksi

g. Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua

h. Memberikan mandate kepada wakil bila ada halangan

i. Memberikan surat perintah kerja/ mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas

2. WAKIL KETUA PANITIA

Fungsi dan Tugas kerja wakil ketua adalah sebagai berikut :

a. Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua
tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil suatu keputusan

b. Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua sebelum
mengambil keputusan

c. Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala
sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya.

d. Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan
kepanitiaan tersebut

e. Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh
ketua kepada wakil ketua.

3. SEKRETARIS

Suatu organisasi hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris. Fungsi dan Tugas kerja
sekretaris adalah sebagai berikut :

a. Membuat surat undangan rapat

b. Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)

c. Mencatat hasil – hasil keputusan rapat BPH dan Anggota, termasuk semua usulan, kritik dan saran

d. Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat
keputusan koordinator seksi – seksi

e. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan, atas
pelaksanaan kegiatan

f. arsip surat masuk atau keluar

g. Mengetahui dan mencatat nomor surat masuk dan keluar

h. Menyimpan peralatan sekretaris (stempel, bantal, dll) di ruang sekretariatan

i. Menata dan menyimpan file – file / data pada kotak atau lemari BPH atau computer dll.

4. WAKIL SEKERTARIS

Fungsi dan Tugas kerja Wakil Sekrtaris Bendahara adalah sebagai berikut :

a. Membantu Sekertaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekertaris.

b. Bekerja sama dengan Biro kesekretariatan.

c. Menjaga dan Merawat Fasilitas Perhimpunan.

5. BENDAHARA

Fungsi dan Tugas kerja Bendahara adalah sebagai berikut :

a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan

b. Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber
dan jumlah dana

c. Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan
uang tersebut

d. Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana

e. Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan
sukarela anggota

f. Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota

6. WAKIL BENDAHARA

Fungsi dan Tugas kerja Wakil Bendahara adalah sebagai berikut :

a. Menjalin Hubungan dengan Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas Kepanitiaan

b. Mendata aktifa Tetap sebagai kekayaan-kekayaan kepanitiaan.

c. Bersama ketua Panitia mencari jalan keluar dalam hal ini mencari dana kepanitiaan.

d. Bekerja sama dengan Biro Usaha Dana dalam hal ini penggalangan Usaha Dana.

VI. SEKSI – SEKSI

1. SEKSI USAHA DANA

Fungsi dan Tugas kerja Seksi Dana adalah sebagai berikut :

a. Mencari dana tambahan di luar iuran wajib, iuran sukarela

b. Mencari alamat donator yang sering membantu

c. Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber – sumber yang bisa mendapatkan dana

d. Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota panitia dan simpatisan

e. Melakukan kegiatan usaha lain di luar iuran wajib dan suka rela misalnya berjualan saat kegiatan
perlombaan, membuat Basar B2, anjing, jual Koran bekas, kerja bakti, dll

f. Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan
keluar pada setiap bulan

g. Membawa buku list uang masuk dan mencatat semua sumber, tanggal, dan jumlah uang

h. Meminta saran, masukkan dari BPH inti bila terjadi kendala atau masalah.

2. SEKSI ACARA

Fungsi dan Tugas kerja seksi acara adalah sebagai berikut :

a. Menyusun rencana kegiatan

b. Mengatur, memimpin semua kegiatan

c. Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal – hal teknis pada saat kegiatan berlangsung
misalnya, moderator,pemimpin acara, pembicara, Narasumber singgers, pemain musik dll

d. Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing – masing anggota saat acara.

e. Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan seminar misalnya menghubungi pembicara,
moderator dll dan bekerja sama dengan seksi lain seperti, seksi humas, dekorasi, publikasi dan
dokumentasi, perlengkapan, keamanan dan kesehatan.

f. Mengkoordinasi dengan seksi – seksi olahraga dan rekreasi, mengenai pengaturan waktu, tempat
(lapangan) untuk melakukan kegiatan tersebut.

3. SEKSI KEROHANIAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi Kerohanian adalah sebagai berikut :

a. Memimpin doa sebelum dan sesudah rapat atau kegiatan lainnya

b. Mencari pastor atau sebutan lain, untuk menyampaikan firman TUHAN pada saat kegiatan misalnya
saat perayaan Misa Diesnatalis dan saat Misa Pembukaan/penutupan MPAB-MABIM.

c.

4. SEKSI HUMAS

Fungsi dan Tugas kerja seksi Humas adalah sebagai berikut :

a. Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar kesekretariatan

b. Mencari sumber dana dari luar (donator) serta menandatangani surat kerja sama

c. Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan perlombaan dan tempat acara kegiatan.

d. Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama mengenai hal – hal
informasi yang ingin disampaikan kepada public

e. Menyampaikan informasi kepada public bila diperlukan

f. Mencari atau mensurvei tempat – tempat diadakannya kegiatan

5. SEKSI PERLENGKAPAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi perlengkapan adalah sebagai berikut :

a. Mencari tahu semua kebutuhan seksi, terutama peralatan kesekretariatan dan usaha dana

b. Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi

c. Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada BPH paniti atau ketua

d. Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman

e. Menjaga semua peralatan milik BPH dan dapat bekerja sama dengan seksi keamanan

6. SEKSI PERLOMBAAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi perlombaan adalah sebagai berikut :

a. Membuat jadwal kegiatan olahraga dan rekreasi pada saat pelaksanaan

b. Memimpin dan mengatur semua pertandingan perlombaan seperti perlombaan Pidato, mengarang,
Pop Singer kategori Dewasa dan Remaja, dll

c. Dalam pengaturan waktu, dapat bekerja sama seksi acara, berdasarkan jumlah peserta dan
kelengkapan BPH

7. SEKSI KONSUMSI

Fungsi dan Tugas kerja seksi konsumsi adalah sebagai berikut :

a. Meyediakan Makanan Ringan = SNEC, Berat = NASI dan Minuman pada saat kegiatan berlangsung.

8. SEKSI KEAMANAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi keamanan adalah sebagai berikut :

a. Menjaga keamanan, ketertiban, kebersihan termasuk menjaga dan mengamankan fasilitas

kesekretariatan

b. Menjaga keamanan pada saat kegiatan usaha dana (pertandingan)

c. Menjaga peralatan dan kelengkapan kesekretariatan

d. Untuk menjaga dan mengamankan, kegiatan perlu kerja sama dengan pihak ketiga

9. SEKSI KESEHATAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi kesehatan adalah sebagai berikut :

a. Apabila peserta/pasien sakit, meyediakan obat sesuai diagnose/penyakit,

9. SEKSI SEKRETARIATAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi kesekretariatan adalah sebagai berikut :

a. Menata dan menjaga kelengkapan sekretariatan

b. Bekerja sama dengan Wakil sekertaris untuk menulis dan melengkapi surat-surat dalam kegiatan

SEKSI DEKORASI

Fungsi dan Tugas kerja seksi Dekorasi adalah sebagai berikut :

a. Melengkapi dekor Ruangan

b. Potong Tema kegiatan dan Rias Ruangan.