Tugas Pokok dan Fungsi Kepanitiaan

(TUPOKSI)

A.Panitia Inti

1. Ketua Pelaksana
 Bertanggung jawab atas semua kegiatan
 Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan
yang digariskan oleh Ketua Organisasi.
 Memimpin rapar-rapat sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan
yang digariskan oleh ketua organisasi
 Mengarahkan, Membimbing, Mengevaluasi, dan Mengawasi persiapan dan pelaksanaan
kegiatan.
 Melakukan evaluasi kepanitiaan secara rutin
2. Sekretaris
 Membantu ketua pelaksana dalam melaksanakan tugasnya.
 Menyelesaikan segala sesuatu berkaitan dengan administrasi kegiatan, meliputi :
 Surat-menyurat
 Proposal Kegiatan c) Presensi kegiatan
 Menjadi notulen & moderator pada setiap rapat.
 Bertanggung jawab kepada ketua pelaksana.
3. Bendahara
 Bertanggung jawab atas segala proses keuangan kegiatan, meliputi :
 Dana kegiatan yang diajukan ke Rektorat
 Membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
 Uang dari Rancana, Rektorat, dan dari pihak luar (Sponsorship)
 Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara.
 Berkoordinasi dengan panitia lain dalam hal keuangan.
 Membuka pembukuan pendanaan secara rinci dan jelas

B. Panitia Bidang

1. Seksi Acara
 Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh acara yang berkaitan dengan kegiatan
 Membuat Rundown/susunan acara kegiatan.
 Mengatur jalannya kelancaran acara agar sesuai dengan rundown acara.
 Membuat time schedule
 Menentukan segmen & jumlah peserta : peserta kegiatan, tamu undangan, tamu
kehormatan, pemateri dll
 Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua pelaksana.
 Melakukan Evaluasi kegiatan pada akhir kegiatan.
2. Seksi Peralatan
  Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta
pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait
yang membutuhkan sarana dan prasarana.
 Mengadakan hubungan/ kontrak perjanjian dalam hal peminjaman penyewa peralatan.
 Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan
 Bertanggung jawab atas kondisi barang pinjaman
 Mengenmbalikan barang yang akan dipinjam dengan tepat waktu
 Menjadi penanggung jawab pionir
4. Seksi Konsumsi
 Membuat tim schedule tim konsumsi
 Membuat teknis makan peserta dan rekan kerja saat hari H
 Membuat daftar perlengkapan yang diperlukan.
 Bertanggung jawab atas kebersihan semua peralatan masak dan lingkungannya.
 Bertanggung jawab atas peralatan masak.
 Menyiapkan konsumsi untuk setiap kegiatan/acara
 Mengatur dan bertanggungjawab menyiapkan bahan mentah sesuai rencana dan sistem
yang ditentukan
 Mengatur pendistribusian konsumsi
 Berkoordinasi dengan sie.acara dan panitia lain
5. Seksi Publikasi dan Dokumentasi
 Mendokumentasikan semua kegiatan dengan foto dan video.
 Mempublikasikan setiap Kegiatan melalui media sosial.
 Mengedit hasil dokumentasi sebagai laporan
 Membuat shotlist video yang akan diambil (Koordinasi dengan Sie.Acara)
 Menghindari foto narsis yang membuat acara gaduh
 Berkoordinasi dengan sie.acara
6. Seksi Humas
 Bertanggung jawab mengurus proposal kegiatan hingga di setujui oleh pihak rektorat
 Bertanggung jawab terhadap proposal kepada instasi terkait.
 Membuat dan membagikan info terkait kegiatan
 Bertanggung jawab atas penyebaran surat menyurat (Koordinasi dengan sekretaris)
 Bertanggung jawab atas konfirmasi pemateri dan tamu undangan
 Bertanggung jawab atas promosi dan publikasi kegiatan
7. Seksi Keamanan
 Melalukan Kordinasi dengan pihak keamanan setempat selama kegiatan berlangsung.
 Mengawal agar kegiatan berlangsung dengan tertib dan aman.
 Melakukan tugas-tugas lain yang ditugaskan oleh Ketua Pelaksana.
 Bertanggung Jawab kepada Ketua Pelaksana.