Job Description Panitia LPJ dan MUBES

MEDFU 2022

1. Ketua Pelaksana
Tugas:
a. Berkoordinasi dengan SC Presplak
b. Pengontrolan terhadap koordinasi masing-masing sie, termasuk jadwal rapat
c. Bersama sie acara, menentukan tempat kegiatan
d. Bertanggung jawab atas jalannya kegiatan.
e. Mengambil kebijakan
f. Mendampingi setiap rapat internal sie
g. Evaluasi kegiatan
h. Memimpin dan memotivasi panitia
i. Bersama presplak menentukan timeline

2. Sekretaris Pelaksana
Tugas:
a. Bertanggung jawab atas administrasi surat-menyurat selama kegiatan, antara lain:
mengontrol surat masuk dan surat keluar (nomor surat), mengatur administrasi kegiatan
seperti presensi, perlngkapan pendaftaran dan yang lainnya yang berhubungan dengan
administrasi.
b. Berkoordinasi langsung dengan sekretaris Umum MEDFU terkait administrasi kegiatan.
c. Bekerjasama dengan seluruh sie dalam pengarsipan dokumen tertulis selama kegiatan
berlangsung.
d. Mendampingi setiap rapat internal sie
e. Membantu ketua pelaksana mengambil kebijakan, menentukan jadwal rapat dan membantu
mengontrol kerja panitia.
f. Bertanggungjawab atas pengadaan surat menyurat yang dibutuhkan dalam kegiatan
g. Membuat draf surat yang dibutuhkan oleh setiap sie.
h. Berkoordinasi dengan sie kestari terkait surat-surat yang dibutuhkan oleh masing-masing
sie.
i. Bersama presplak menentukan timeline
3. Bendahara Pelaksana
Tugas:
a. Bertanggungjawab atas administrasi keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran
selama kegiatan berlangsung, antara lain: mengatur regulasi keuangan (mencatat pemasukan
dan pengeluaran dana), membuat laporan keuangan.
b. Berkoordinasi dengan bendahara Umum MEDFU terkait alur keuangan selama kegiatan
c. Bekerjasama dengan seluruh sie dalam hal keuangan.
d. Mendampingi setiap rapat internal sie
e. Membantu ketua pelaksana mengambil kebijakan, menentukan jadwal rapat dan membantu
mengontrol kerja panitia.
f. Bersama presplak menentukan timeline

4. Sie Acara
Tugas:
a. Menentukan tema Musyawarah Besar
b. Menentukan tempat kegiatan
c. Bertanggungjawab atas jalannya acara, mengontrol acara dari pembukaan sampai
penutupan.
d. Mengonsep acara dan menyusun petugas yang berkaitan dengan acara yang dilaksanakan.
e. Membuat susunan dan rundown kegiatan
f. Menentukan pembagian tugas dari masing-masing anggota sie acara
g. Membuat draf / daftar perlengkapan yang dibutuhkan untuk menunjang jalannya acara dan
berkoordinasi dengan sie perlengkapan terkait pengadaan peralatannya.
h. Berkoordinasi dengan sie yang lain
i. Menentukan siapa saja yang akan diundang.
j. Menentukan dealine pengiriman surat dan kelengkapan lainnya.
k. Membuat estimasi dana sie acara
l. Berkoordinasi dengan semua anggota
m. Selalu Tanya jika mengalami kendala

5. Sie PDD (Publikasi, Dokumentasi dan Dekorasi)

Tugas:
a. Membuat strategi publikasi
 b. Mengatur agenda publikasi acara Musyawarah Besar ke media masa
c. Membuat perangkat-perangkat publikasi
d. Bertanggungjawab atas dokumentasi dan dekorasi kegiatan
e. Mendokumentasikan setiap momen kegiatan
f. Membuat setting tempat (kerjasama dengan sie acara)
g. Membuat disain banner, pamflet coomingsoon, desain Sertifikat penghargaan untuk
pimpinan dan disain-disain lain yang diperlukan untuk jalannya acara
h. Menyimpan hasil foto dari setiap pemotretan
i. Berkoordinasi dengan seluruh sie
j. Menentukan pembagian tugas dari masing-masing anggota sie PDD
k. Membuat estimasi dana keperluan sie PDD
l. Berkoordinasi dengan semua anggota
m. Selalu Tanya jika mengalami kendala.

6. Sie Humas
Tugas:
a. Bertanggungjawab atas sosialisasi lpj dan mubes
b. Menghantarkan semua surat undangan
c. Bertanggungjawab atas penyebaran pamflet dan segala informasi terkait LPJ dan MUBES
d. Memfollow up tamu undangan

7. Sie Perlengkapan
Tugas:
a. Bertanggungjawab atas seluruh peralatan yang menunjang dalam kegiatan.
b. Berkoordinasi dengan seluruh sie terkait peralatan yang dibutuhkan.
c. Berkoordinasi dengan sie kestari terkait surat menyurat yang dibutuhkan
d. Memasukan surat peminjaman alat dan gedung
e. Membuat estimasi dana sie perlengkapan
f. Membentuk PJ untuk mencari perlengkapan yang dibutuhkan
g. Berkoordinasi dengan semua anggota
h. Selalu Tanya jika mengalami kendala.

8. Sie Kestari
Tugas:
a. Mencetak surat-surat yang dibutuhkan oleh setiap sie
 b. Membuat sertif penghargaan untuk pimpinan
c. Berkoordinasi dengan seluruh sie terkait surat menyurat dan dibantu oleh sekretaris
pelaksana
d. Berkoordinasi dengan anggota sieya dan membagi PJ.
e. Estimasi Dana

9. K3 (Keamanan, Ketertiban, dan Konsumsi)

Tugas:

a. Membuat presensi dan mutaba’ah untuk panitia

b. Membuat peraturan untuk kedisiplinan panitia beserta hukumannya
c. Bertanggung jawab atas kebersihan dan keamanan jalannya acara
d. Menentukan estimasi dana sie K3
e. Menyiapkan konsumsi hingga terhidang untuk peserta, panitia serta tamu undangan
f. Membuat PJ untuk memudahkan dalam mengerjakan tugas
g. Berkoordinasi dengan semua anggota
h. Membuat estimasi dana