Job Description

Safari Haflah (Saflah)

1. Ketua pelaksana
a. Melakukan pengawasan kepada setiap divisi agar berjalan sesuai
dengan sebagaimana mestinya
b. Melakukan pengarahan kepada setiap divisi dalam melaksanakan
tugasnya
c. Penanggung jawab atas berjalannya acara
d. Membuat time table kegiatan.
e. Memimpin setiap rapat (persiapan/brieffing/evaluasi) yang telah di
agendakan
f. Mengontrol dan memastikan setiap hal-hal yang berkaitan dengan
persiapan acara.

2. Sekretaris
a. Menyusun proposal dan membuat proposal yang di butuhkan
b. Membuat surat-surat yang diperlukan kepanitiaan dengan
koordinasi dengan sekretaris pusat HIQMA
c. Membuat notulensi pada saat rapat
d. Penanggung jawab pegumpulan berkas-berkas peserta yang di
butuhkan dengan berkoordinasi dengan divisi kesekretariatan
e. Menggantikan posisi ketua panitia apabila ketua panitia tidak ada di
tempat
f. Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) kegiatan setelah
kegiatan telah selesai.
g. Membuat arsip kegiatan dengan berkordinasi dengan divisi
kesekretariatan
h. Membuat anggaran yang dibutuhkan divisi dengan berkoordinasi
kepada bendahara panitia

3. Bendahara
a. Menyusun Rancangan Anggaran Biaya (RAB) kegiatan dengan
berkoordinasi dengan setiap divisi kepanitiaan dan bendahara
umum HIQMA
b. Mengontrol setiap transaksi keuangan yang di lakukan untuk
kepentingan kegiatan
c. Memegang dana kegiatan dan bertanggung jawab atas sirkulasi
dana yang ada
d. Menyusun Surat Pertanggunng Jawaban (SPJ) kegiatan setelah
kegiatan selesai di laksanakan.
4. Divisi Acara
a. Membuat susunan acara (rundown), menentukan konsep kegiatan
dan tempat acara
b. Mengatur jalannya acara sesuai dengan susunan acara yang telah
di tentukan
c. Mengambil tindakan tertentu pada saat pelaksanaan acara apabila
terjadi hal-hal yang tidak di rencanakan pada saat acara
berlangsung dengan berkoordinasi dengan pihak-pihak tertentu
d. Menentukan pengisi acara dan memastikan kehadirannya pada
saat acara berlagsung dengan berkoordinasi dengan pihak-pihak
tertentu
e. Membuat pers realise
f. Memfasilitasi kebutuhan pengisi acara
g. Menentukan dan menghubungi pengisi acara
h. Menentukan PJ (Brieffing pengisi acara)
i. Membuat tema kegiatan
j. Mengadakan gladi resik
k. Membuat anggaran yang dibutuhkan divisi dengan berkoordinasi
kepada bendahara panitia

5. Divisi Kesekretariatan
a. Merapikan data baik on line maupun off line, hard file maupun soft
file (daftar hadir, dll) dengan berkoordinasi dengan sekretaris
b. Bertanggungjawab atas pengisian daftar hadir oleh peserta
kegiatan, panitia kegiatan, pengurus HIQMA, alumni HIQMA
ataupun pihak-pihak lainnya baik secara online dan off line
c. Mendata punishment atau catatan peserta TMO
d. Membuat anggaran yang dibutuhkan divisi dengan berkoordinasi
kepada bendahara panitia

6. Divisi Dekorasi dan Dokumentasi

a. Membuat banner kegiatan
b. Mengatur tata ruang pada saat acara
c. Mendokumentasikan setiap momen acara baik berupa photo
ataupun video dan juga tulisan
d. Membuat setiap design yang di butuhkan oleh panitia kegiatan
untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan (Flayer, Twibbon,
Sertifikat,, Cue Card MC)
e. Bertanggung jawab atas video conference
f. Mempublikasikan kegiatan yang berlangsung (Live Report)
g. Membuat anggaran yang dibutuhkan divisi dengan berkoordinasi
kepada bendahara panitia
7. Divisi Perlengkapan
a. Membuat daftar kebutuhan peralatan yang di butuhkan pada saat
acara berlangsung (List Peralatan)
b. Memastikan setiap peralatan yang di butuhkan tersedia H-3 acara
berlangsung
c. Bertanggung jawab atas setiap peralatan yang di gunakan pada
saat acara
d. Mengkordinir teman-teman panitia untuk mempersiapkan
perlengkapan acara
e. Memastikan alat yang digunakan berfungsi dengan baik (Testing)
f. Berkordinasi dengan pihak tuan rumah terkait alat alat yang
dibutuhkan saat melakukan kegiatan diluar.
g. Membuat anggaran yang dibutuhkan divisi dengan berkoordinasi
kepada bendahara panitia
8. Divisi Akomodasi
a. Membuat daftar tujuan berkordinasi dengan divisi acara
b. Mengatur jadwal survey lokasi
c. Mengatur jadwal survey transportasi
d. Menjadi tim lapangan dan bertanggung jawab atas setiap destinasi
e. Menyiapkan pembagian kamar dan bus
f. Membuat anggaran yang dibutuhkan divisi dengan berkoordinasi
kepada bendahara panitia

9. Divisi Humas
a. Menyampaikan undangan kepada setiap pihak yang semestinya
mendapat undangan dengan berkoordinasi dengan divisi acara
dan sekretaris
b. Memberitahukan agenda acara yang akan di laksanakan (BC an)
c. Konfirmasi kehadiran setiap undangan yang di sebar
d. Menyambut tamu undangan yang hadir saat kegiatan
e. Bertanggung jawab atas kordinasi dengan relasi.
f. Membuat anggaran yang dibutuhkan divisi dengan berkoordinasi
kepada bendahara panitia

10. Divisi Konsumsi

a. Menyiapkan konsumsi yang dibutuhkan pada saat
acara berlangsung
b. Bertanggungjawab atas konsumsi yang dibagikan pada saat
acara berlangsung
c. Membuat anggaran yang dibutuhkan divisi dengan berkoordinasi
kepada bendahara panitia
11. Divisi Fundraising
 a. Bertanggungjawab atas proposal sponsorship yang dikirimkan.
b. Mencari sponsor acara dan mendapatkan kesepakatan.
c. Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
d. Berkoordinasi dengan divisi publikasi masalah materi publikasi yang
telah disepakati dengan pihak sponsor berkait, kontrak
e. Berkoordinasi dengan divisi acara berkait dengan mungkin adanya
permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas panggung, dll.
f. Membuat list Sponsor
g. Mengajukan proposal Sponsorship
h. Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan
i. Melakukan follow up dana dan usaha per acara
j. Mengurus pihak sponsor yang datang saat hari H
k. Melakukan follow up dana dan usaha
l. Membuat list kebutuhan dan anggaran
m. Melaporkan setiap pengeluaran disertai dengan bukti nota ke Bendahara

*Tambahan job description berikut menyesuaikan kebutuhan masing-masing

divisi. Kesalahan yang tertera di dalam job description bisa di tinjau ulang, demi
kemaslahatan Safari Haflah.