PEDOMAN TATA LAKSANA PANITIA KEGIATAN HUT RI KE 71

I.

INTRODUKSI
Panitia kegiatan adalah institusi (kelompok) yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan
organisasi sesuai tingkatan masing-masing dalam upaya melaksanakan suatu program
organisasi dan bertanggung jawab kepada seluruh pengurus organisasi sesuai dengan
tingkatannya masing-masing. Adapun Tujuan umum pembentukan kepanitiaan adalah sebagai
berikut:
1. Merencanakan, mengelola, melaksanakan,memonitor dan mengevaluasi seluruh tahapantahapan Pelaksanaan kegiatan khususnya Kegiatan Hari Ulang Tahun RI Ke-71
2. Mengatur tatalaksana dan tatakerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Mengelola materi kegiatan.
4. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif dan kooperatif bagi pelaksanaan
kegiatan organisasi.
5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan kegiatan.
6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam
kegiatan.

II. URAIAN TUGAS

1. KetuaPanitia
a. Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang telah
diputuskan.
b. Mengkoordinasikan panitia
c. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugastugas kepanitiaan kepada
panita yang bersangkutan
d. Mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan
e. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan
f. Bertanggungjawab kepada penanggung jawab kegiatan (KepalaSekolah)
g. Meminta laporan kepada setiap seksi
h. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan
2. Sekretaris
a. Membuat surat seperti: Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi
tertentu, Peminjaman peralatan dan kegiatan keskretariatan yang relevan.
b. Membuat SK kepanitiaan.
c. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
d. Menyiapkan sertifikat untuk panitia (jikadiperlukan)
e. Membuat tanda kepanitiaan (jika diperlukan)
f. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
g. Membuat list kebutuhan dan anggaran
h. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
i. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

3. Bendahara
a. Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya.
b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana lainnya untuk
menunjang pelaksanaan kegaitan, sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjuk
pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia.
c. Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang
dikoordinasikan bersama sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yang
digariskan oleh ketua panitia.
d. Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana.
e. Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
f. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan.

g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan

h. Bertanggung jawab kepada ketua Panitia
4. Seksi Acara
a. Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara,
pengisi acara, perlengkapan dan tempat)
b. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
c. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
d. Berfungsi sebagai Koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;
e. Mensosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan
pihak-pihak lain yang terkait
f. Bertanggung jawab kepada ketua Panitia
5. Seksi Dokumentasi
a. Menyediakan Peralatan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam
bentuk foto ataupun video
b. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan
sie lainnya secara kooperatif.
a. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
6. Seksi Perlengkapan
a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta
mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan
bidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana
b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman/ penyewaan
peralatan.
c. Bertanggungjawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan
perlengkapan kegiatan .
d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia

7. Seksi Perlombaan
a. Membuat daftar Perlombaan yang akan di lombakan
b. Membuat Jadwal Perlombaan
c. Membuat list kebutuhan dan anggaran
d. Melakukan kerja sama dengan Seksi Lain yang terkait
8. Seksi Penjurian
a. mempersiapkan peralatan yang berkaitan dengan Penjurian Perlombaan
b. Melakukan koordinasi dengan Seksi Perlombaan
9. Seksi Konsumsi
a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalan
nya
b. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada panitia
c. Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
d. Mengurus biaya konsumsi
e. Berkoodinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
f. Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

III.

HAK DAN KEWAJIBAN PANITIA

Panitia berhak untuk :

a. Berbicara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul atau saran baik secara lisan
maupun tulisan
b. Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai prosedur yang berlaku dan telah ditetapkan
bersama
Panitia berkewajiban untuk
a. Menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh secara tuntas,sesuai tugasnya
masing-masing yang telah diatur dalam deskripsi kerja.
b. Menghadiri undangan rapat dan tepat waktu.
c. Mentaati tata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah di berlakukan
IV PENUTUP
Hal-hal yang belum diatur dalam Pedoman Tata Kerja Panitia ini akan diatur kemudian oleh
penanggung Jawab kegiatan jika dianggap perlu.