Deskripsi Tugas Kepanitian KBO dan Penerimaan Tamu Penggalang Baru

SMP Negeri 1 Doro

Ketua Panitia
1. Memimpin semua anggota panitia. Sehingga setiap seksi berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan
2. Melakukan koordinasi dengan setiap anggota panitia
3. Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan
4. Mengarahkan dan mengawasi berjalannya acara
5. Melakukan evaluasi kepanitian secara rutin
6. Bersikap tegas dan bertindak sigap ketika terjadi masalah. Sehingga ia dapat membuat keputusan
tepat untuk mengatas masalah yang muncul.
7. Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara. Misalnya dalam tataran kampus, bertanggung
jawab kepada Rektor
8. Meminta laporan pertanggungjawaban semua seksi dalam kepanitian
9. Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) pasca
penyelenggaraan acara

Sekretaris
1. Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat undangan, surat kontrak kerjasama, surat
peminjaman, surat penyewaan, proposal penyelenggaraan acara, laporan pertanggungjawaban, dan
sebagainya.
2. Membuat Surat Keputusan kepanitiaan, bila ada
3. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
4. Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
5. Berkoordinasi dengan seksi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka terkait kegiatan administrasi
6. Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

Bendahara
1. Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya,terutama dalam hal pengelolaan anggaran
2. Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara
3. Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
4. Melakukan koordinasi dengan seksi lain terkait kebutuhan dana
5. Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas
6. Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

Seksi-seksi:
1. Seksi Kegiatan/ Koordinator Kegiatan, bertugas:
a) Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
b) Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan dalam menyusun daftar perlengkapan yang
dibutuhkan
c) Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara
d) Mengoordinar dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung
e) Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut,
termasuk kepada anggota panitia
f) Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama dalam kepanitian

2. Seksi Perlengkapan
a) Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
b) Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya
c) Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan peralatan
d) Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara
e) Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
f) Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia. Jadi bertanggung jawab kepada Ketua
Panitia
3. Seksi Konsumsi
a) Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan penjadwalannya
b) Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara
c) Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
d) Mengurus biaya konsumsi
e) Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
f) Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
g) Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

4. Seksi Keamanan
1. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan
acara
2. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan acara
3. Berkoordinasi dengan pihak keamanan seperti satpam untuk penjagaan lokasi acara
4. Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

5. Seksi Dokumentasi
1. Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
2. Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara
3. Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Panitia