JOBDESK KEPANITIAAN PERPISAHAN DAN KENAIKAN KELAS

2023

1. KETUA
a. Memimpin semua anggota panitia. Sehingga setiap Seksi berjalan
sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
b. Melakukan koordinasi dengan setiap anggota panitia
c. Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada
yang bersangkutan
d. Mengarahkan dan mengawasi berjalannya acara
e. Melakukan evaluasi kepanitian secara rutin
f. Bersikap tegas dan bertindak sigap ketika terjadi masalah. Sehingga ia
dapat membuat keputusan tepat untuk mengatas masalah yang
muncul.
g. Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara. Dalam hal ini
ketua bertanggungjawab kepada Kepala Sekolah.
h. Meminta laporan pertanggungjawaban semua Seksi dalam kepanitian
i. Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan
pertanggungjawaban (LPJ) pasca penyelenggaraan acara.
2. SEKRETARIS
a. Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat undangan,
surat kontrak kerjasama, surat peminjaman, surat penyewaan,
proposal penyelenggaraan acara, laporan pertanggungjawaban, dan
sebagainya.
b. Membuat Surat Keputusan kepanitiaan, bila ada
c. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir daftar hadir panitia
d. Menyiapkan sertifikat untuk panitia jika dibutuhkan
e. Berkoordinasi dengan Seksi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka
terkait kegiatan administrasi
f. Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
3. BENDAHARA
a. Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya, terutama
dalam hal pengelolaan anggaran
b. Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan
acara
c. Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
termasuk dari iuran para orang tua siswa.
d. Melakukan koordinasi dengan Seksi lain terkait kebutuhan dana
e. Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan jelas
f. Bertanggung jawab kepada ketua Panitia
4. SEKSI ACARA
a. Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
b. Berkoordinasi dengan Seksi perlengkapan dalam menyusun daftar
perlengkapan yang dibutuhkan
c. Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara
 d. Mengoordinar dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara
berlangsung
e. Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang
terkait dengan event tersebut, termasuk kepada anggota panitia
f. Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama
dalam kepanitian
g. Seksi acara dipimpin oleh seorang koordinator Seksi yang berfungsi
mengoordinir anggota Seksi acara
5. SEKSI HUMPUBDOK
a. Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat
poster, undangan, brosur, banner, baliho, video, dan sebagainya
Merancang serta mendesain Katalog
b. Membantu bagian dalam kepanitiaan yang mengurusi administrasi
dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang
diperlukan dalam kegiatan
c. Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan
promosi acara
d. Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
dan redaksi
e. Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara
f. Bertanggung jawab kepada Ketua panitia
g. Sama seperti Seksi lainnya, Seksi ini juga dipimpin oleh satu pimpinan
Seksi
6. SEKSI PERLENGKAPAN
a. Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
b. Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan
pengadaannya
c. Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman
dan penyewaan peralatan.
d. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian
perlengkapan acara
e. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia. Jadi
bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
7. SEKSI KONSUMSI
a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk
menentukan penjadwalannya
b. Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara
c. Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
d. Mengurus biaya konsumsi
e. Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
f. Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
g. Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia