PANDUAN PENYELENGGARAAN RAPAT

BAB I

DEFINISI

1. Rumah Sakit adalah …..

2. Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam
bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang
lain;
3. Komunikasi Efektif adalah pertukaran informasi, ide,
gagasan yang mengasilkan perubahan sikap sehingga
terjalin hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima
pesan;
4. Rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi
yang bertujuan untuk merundingkan, memecahkan
masalah, atau menyampaikan informasi yang terkait
dengan organisasi dalam hal ini RS. …..;
5. Rapat disetiap tingkat di Rumah Sakit adalah rapat yang
diselenggarakan rumah sakit yang dihadiri oleh unsur
dalam Rumah Sakit yang memiliki tingkat struktur sejajar;
6. Rapat Antar Tingkat adalah rapat yang diselenggarakan
Rumah Sakit yang dihadiri oleh unsur dalam rumah sakit
dari berbagai tingkat dalam struktur;
7. Rapat Manajemen adalah rapat yang diselenggarakan
rumah sakit yang dihadiri oleh Pimpinan Rumah Sakit
(Direktur dan Manajer);
8. Rapat ….. adalah rapat yang diselenggarakan oleh Rumah
Sakit yang dihadiri oleh jajaran Manajemen dan Pemilik
Rumah Sakit;
 9. Rapat Internal Instalasi/Unit adalah rapat yang
diselenggarakan Rumah Sakit yang dihadiri oleh Kepala
Unit/Instalasi dan staf dan bersifat internal Unit/Instalasi;
10. Rapat Insidental adalah rapat yang diselenggarakan oleh
Rumah Sakit yang membahas permasalahan dan
penyampaian informasi yang bersifat incidental dan sesuai
kebutuhan;
11. Pertemuan Karyawan adalah pertemuan yang
diselenggarakan Rumah Sakit yang dihadiri oleh seluruh
unsur yang ada di Rumah Sakit untuk menyampaikan
informasi dari Rumah Sakit kepada seluruh unsur di
Rumah Sakit.
.
 BAB III

TATA LAKSANA RAPAT

A. Fungsi Rapat
Fungsi rapat adalah sebagai berikut:
1. Forum diskusi untuk memecahkan masalah;
2. Forum silaturahim;
3. Sarana bernegosiasi;
4. Ketentuan hukum;
5. Forum demokrasi : dengar pendapat dan meminta
pertanggung jawaban;
6. Brainstorming (sumbang saran);
7. Sarana berkonsultasi.

B. Ketentuan Umum Penyelenggaraan Rapat

Rapat yang diselenggarakan di Rumah Sakit harus sesuai
dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Persiapan Rapat
Setiap rapat yang diselenggarakan di Rumah Sakit, harus
memenuhi persiapan sebagai berikut:
a. Waktu Rapat
Penyelenggara rapat menentukan waktu pelaksanaan
rapat dan menghubungi bagian Diklat untuk
menjadwalkan rapat, sekurang-kurangnya 5 hari
sebelum diselenggarakannya rapat.
b. Peserta Rapat
Penyelenggara rapat menentukan siapa yang akan
diundang dalam rapat.
c. Undangan Rapat
Undangan rapat yang disampaikan kepada peserta rapat
dapat berupa:
1) Surat undangan tertulis dari Rumah Sakit
a) Surat undangan dibuat oleh penyelenggara dalam
bentuk draf selanjutnya diajukan ke SDM, untuk
dimintakan persetujuan Direktur (dalam hal
penyelenggara rapat bukan Direktur Rumah Sakit)
dan didistribusikan ke peserta rapat.
b) Surat undangan rapat ditandatangani oleh
penyelenggara rapat dan diketahui oleh Direktur
Rumah Sakit.
2) Pesan teks melalui Whatshap/SMS
Pesan teks dapat dikirimkan oleh Unit SDM dengan
sepengetahuan Direktur Rumah Sakit.
d. Penyusunan Agenda Rapat
Sebelum rapat diselenggarakan, penyelenggara rapat
harus menyusun agenda agar rapat menjadi jelas dan
sesuai dengan tujuan diselenggarakannya rapat.
e. Tempat Rapat
Penyelenggara rapat memastikan tempat rapat telah siap
sebelum rapat dimulai.
f. Fasilitas Rapat
Penyelenggara rapat memastikan fasilitas rapat telah
tersedia dan berfungsi dengan baik sebelum rapat
dimulai.
g. Daftar Hadir dan Notulen
Penyelenggara rapat memastikan form daftar hadir rapat
dan notulen telah tersedia sebelum rapat dimulai, Form
daftar hadir dan notulen disiapkan oleh unit SDM
Rumah Sakit.
 h. Pimpinan Rapat
Penyelenggara rapat telah menunjuk pimpinan rapat
yang akan memandu dan mengkondisikan selama rapat
berlangsung.
i. Notulis
Penyelenggara rapat telah menunjuk notulis yang
bertugas mendokumentasikan semua hasil rapat dalam
form notulen.

2. Tata Tertib Rapat

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, maka
Rumah Sakit menetapkan tata tertib rapat yang harus
dipatuhi oleh semua peserta rapat.
Tata tertib tersebut adalah sebagai berikut:
a. Rapat dimulai tepat waktu;
b. Setiap peserta rapat menghargai pendapat yang
dikemukakan oleh peserta lain;
c. Setiap peserta tidak diperbolehkan memotong
pembicaraan peserta lain, sebelum melakukan interupsi
yang disetujui oleh pimpinan rapat;
d. Semua peserta rapat harus bersifat terbuka, menerima
kritik dan saran dari peserta lain;
e. Tidak ada peserta yang terlalu dominan;
f. Tidak diperbolehkan saling menjatuhkan dan saling
menyalahkan antar peserta rapat;
g. Setiap pendapat disampaikan dengan ringkas, jelas dan
lugas;
h. Pimpinan rapat memimpin rapat sampai selesai dan
bertugas mengkondisikan suasana selama rapat
berlangsung;
i. Peserta rapat dapat meninggalkan ruang rapat untuk
keperluan tertentu dengan persetujuan pimpinan rapat;
 j. Seluruh peserta rapat bertanggungjawab atas
kebersihan dan kerapihan ruang rapat.

3. Pelaksanaan Rapat
Pelaksanaan rapat di Rumah Sakit harus memperhatikan
hal-hal sebagai berikut:
a. Rapat dimulai dengan ucapan salam/salam pembuka
dan diakhiri dengan salam penutup.
b. Pimpinan rapat bertugas mengendalikan jalannya rapat
dan mengatur waktu selama rapat berlangsung.
c. Peserta rapat wajib menaati tata tertib rapat.
d. Keputusan rapat dapat diambil dengan ketentuan:
1) Pengambilan keputusan rapat diupayakan melalui
musyawarah dan mufakat;
2) Apabila tidak tercapai mufakat, maka keputusan
diambil melalui pemungutan suara dengan cara:
a) Setiap masalah yang diputuskan melalui
pemungutan suara dalam rapat ditentukan melalui
voting dengan mengangkat tangan, atau bila
dikehendaki oleh para peserta, dapat dilakukan
dengan amplop tertutup;
b) Putusan rapat didasarkan pada suara terbanyak
setelah dilakukan pemungutan suara;
c) Dalam hal jumlah suara yang diperoleh adalah
sama maka pimpinan rapat berwenang untuk
menyelenggarakan pemungutan suara ulang;
d) Suara yang diperhitungkan hanyalah berasal dari
peserta rapat yang hadir.
4. Laporan dan Evaluasi
Rapat yang telah diselenggarakan harus menghasilkan;
a. Notulen Rapat
 Notulen rapat yang dihasilkan, didistribusikan oleh
notulis kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan
rapat.
b. Rencana tindak lanjut hasil rapat
Rencana tindak lanjut rapat yang tertulis dalam notulen,
ditindak lanjuti, dilaporkan dan dievaluasi sesuai
kesepakatan rapat.
5. Penyimpanan dan Pendokumentasian
a. Notulen mengarsip surat undangan, daftar hadir dan
notulen rapat diarsip oleh notulis dalam bentuk print out
yang sudah ditandatangani Pimpinan rapat.
b. Bagian SDM mengarsip kopian daftar hadir dan notulen
rapat dari notulis.
C. Jenis Rapat
Jenis-jenis rapat di RS. … Husada adalah sebagai berikut:
1. Rapat Setiap Tingkat di Rumah Sakit, meliputi:
a. Rapat Pimpinan
Rapat pimpinan diselenggarakan 1 (satu) minggu sekali
setiap hari Kamis, dihadiri oleh Direktur dan Manajer
Rumah Sakit.
b. Rapat Komite dan Tim
Rapat Komite diselenggarakan sekurang-kurangnya 1
(satu) bulan sekali, dihadiri oleh seluruh anggota Tim
c. Rapat Internal Instalasi/Unit
Rapat Internal Unit/Instalasi diatur dalam peraturan
Pengorganisasian Unit/Instalasi.
2. Rapat Antar Tingkat di Rumah Sakit, meliputi:
a. Rapat Manajemen
Rapat Manajemen diselenggarakan sekurang-kurangnya
1 (satu) bulan sekali, dihadiri oleh seluruh Kepala
Unit/Instalasi, Manajer Departemen dan Direktur
(Pejabat Struktural), Agenda utama rapat manajemen
 adalah pembahasan mengenai pelayanan dan
permasalahan yang ada di Rumah Sakit secara rutin.
b. Pertemuan Karyawan
Pertemuan akbar diselenggarakan sekurang-kurangnya
1 (satu) bulan sekali, dihadiri oleh semua karyawan
Rumah Sakit. Tujuan diselenggarakan pertemuan akbar
adalah untuk mensosilalisan visi, misi, program kerja
dan penjabarannya serta informasi lain Rumah sakit
kepada seluruh karyawan.
3. Rapat Insidental diselenggarakan sesuai kebutuhan
Rumah Sakit.
D. Alur Rapat
Setiap rapat yang diselenggarakan Rumah Sakit mengikuti
alur rapat sebagai berikut
1. Persiapan Rapat
a. Penyelenggara rapat menentukan waktu pelaksanaan
rapat kemudian menguhubungi bagian SDM untuk
penjadwalan rapat;
b. Bagian SDM :
- Menjadwalkan rapat;
- Menghubungi IPSRS/Cleaning Service untuk
mempersiapkan tempat dan fasilitas rapat;
- Apabila rapat membutuhkan akomodasi dan
konsumsi, bagian SDM menghubungi bagian terkait
(akomodasi tanggungjawab Unit SDM dan konsumsi
tanggungjawab unit Gizi);
c. Penyelenggara rapat menyusun agenda rapat;
d. Penyelenggara rapat membuat draf surat undangan
untuk diajukan ke bagian SDM;
e. Bagian SDM membuat surat undangan rapat dan
dimintakan tandatangan ke penyelenggara dan Direktur;
 f. Penyelenggara rapat dibantu bagian IPSRS/Cleaning
Service dan Diklat memastikan ruang dan fasilitas telah
siap sebelum rapat dimulai;
g. Penyelenggara rapat dibantu Bagian SDM menyiapkan
daftar hadir dan notulen rapat;
h. Penyelenggara rapat menunjuk pimpinan rapat dan
notulis.
2. Pelaksanaan
a. Pimpinan rapat memulai rapat tepat waktu;
b. Pimpinan rapat membuka rapat dengan ucapan Salam;
c. Pimpinan rapat membacakan agenda rapat;
d. Pimpinan rapat membacakan tata tertib rapat;
e. Pimpinan rapat memimpin rapat;
f. Pimpinan rapat mengendalikan jalannya rapat agar
focus pada bahasan rapat;
g. Pimpinan rapat mengatur waktu rapat;
h. Pimpinan rapat mengkoordinasi pengambilan
keputusan;
i. Selam rapat berlangsung notulis mendokumentasikan
hasil rapat dalam form notulen;
j. Notulis membacakan notulen rapat dan mendapat
konfirmasi peserta rapat;
k. Pimpinan rapat menutup rapat dengan bacaan
Hamdalah;
l. Pimpinan rapat menutup rapat tepat waktu;
m. Seluruh peserta rapat merapikan tempat duduk
masing-masing dan membawa sampah masing-masing
untuk dibuang ditempat sampah sebelum meninggalkan
ruang rapat.
3. Tindak Lanjut, Pendokumentasian dan Penyimpanan
a. Notulis merapikan notulen rapat yang telah dibuat;
 b. Notulis mencetak notulen rapat dan memintakan tanda
tangan kepada pimpinan rapat;
c. Notulis mengirimkan notulen rapat kepada peserta
rapat dan pihak-pihak yang berkepentingan dalam
tindak lanjut rapat. Pengiriman notulen rapat dapat
berupa hardcopy maupun softcopy maksimal 1 jam
setelah rapat selesai;
d. Notulis menyerahkan fotocopi daftar hadir dan notulen
rapat (dalam bentuk hardcopy) ke bagian SDM untuk
diarsip;
e. Notulis mengarsip dokumen rapat berupa surat
undangan, daftar hadir dan notulen rapat 1 (satu) file;
f. Pihak-pihak yang disebutkan dalam rencana tindak
lanjut rapat, menindaklanjuti dan melaksanakan hasil
rapat;
g. Hasil tindak lanjut diserahkan/dilaporkan sesuai
dengan kesepakatan rapat.
4. Rapat Insidental, persiapan dan alur rapat disesuaikan
dengan kondisi dan kebutuhan Rumah Sakit.
 BAB IV

DOKUMENTASI

1. Surat Undangan, Notulen Rapat dan Daftar Hadir

didokumentasikan di Unit SDM.
2. Unit/Instalasi penyelenggara rapat menyimpan arsip
notulen dan kelengkapan rapat sebagai untuk follow up
rapat berikutnya.

Rembang, 20 Mei 2019

RS. ………………………..

………………….
Direktur