MANAJEMEN PERKANTORAN

PERTEMUAN 9
MANAJEMEN RAPAT
RAPAT
Rapat atau sering disebut dengan meeting merupakan kegiatan rutin bagi sebuah organisasi. Kegiatan rapat
yang efektif dan efisien akan berdampak pada keberhasilan organisasi.
Menurut Nunung dan Ratu Evy dalam (Priansa dan Garnida, 2013) Rapat merupakan suatu alat komunikasi
antara pimpinan kantor dengan stafnya. Webster’s New World Dictionary menyatakan bahwa rapat merupakan
pertemuan orang-orang untuk membahas atau memutuskan persoalan –persoalan

PERENCANAAN RAPAT
Rapat yang berlangsung baik dilaksanakan dengan persiapan yang baik pula, Berikut adalah tahapan dalam
penyelenggaraan rapat:
1. Membuat Surat Undangan Rapat
Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai,
Undangan rapat lengkap berisi: a. Hari, tanggal, Jam
b. Tempat Rapat
c. Acara rapat atau bahan materi yang akan dibahas didalam rapat
2. Persiapan Ruangan Rapat
Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam rapat. Tata ruang
rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat.
3. Alat-alat Tulis
Dalam rapat yang cukup besar perlengkapan alat-alat tulis sangat peting. Alat tulis yang diperlukan
diantaranya: a. Map dan kertas HVS
b. Jadwal rapat
c. Dokumen yag akan dibahas dalam rapat
d. Peralatan menulis dan Buku note
e. Dan kebutuhan lainnya sesuai dengan kepentingan rapat itu sendiri.
4. Perlengkapan Rapat
Perlengkapan yang dibutuhkan untuk rapat berupa Komputer atau laptop, sound system, infokus, video,
whiteboard, alat perekam dan peralatan lainnya. Agar rapat berjalan dengan lancar, pastikan peralatan tersebut
siap dipakai sebelum rapat berlangsung.
5. Akomodasi
Untuk penyelengaraan rapat yang cukup lama, maka perlu dipersiapkan akomodasi antara lain hotel atau
penginapan dan transportasi untuk para peserta rapat.
6. Konsumsi
Hidangan makanan dan minuman saat peserta datang akan menimbulan kesan penyambutan yang baik.
Pelayanan dan penyajian makanan dan minuman sebaiknya
a. Tidak Mengganggu jalannya rapat
b. Memperhatikan kebersihan
7. Kesehatan
Kesehatan dalam penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu disediakan ruangan kesehatan untuk mencegah
terhambatnya pelaksanaan rapat akibat ada peserta yang sakit.

PELAKSANAAN RAPAT
Pelaksanaan rapat tergantung seluruh pihak yang berkepentingan dengan rapat itu sendiri. Berikut kegiatan
teknis selama berlangsungnya rapat.
1. Membuka Rapat
Hal-hal yang harus dikemukakan dalam sebuah rapat adalah:
a. Acara rapat
b. Tata tertib rapat (bersifat fleksibel)
c. Motivasi ( pentingnya masalah yang akan dibahas)
d. Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas
e. Tujuan diadakan rapat
f. Tanggapan-tanggapan atau saran
2. Berlangsungnya Rapat
Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah yang
dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli
pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat.
Selama rapat, sekretaris bertanggungjawab untuk membuat catatan rapat. Terdapat dua bentuk catatan rapat,
yakni:
a. Verbatim
Catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambahi atau dikurangi
b. Notula
Catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.
3. Menutup Rapat
Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat belum
ditemukan keputusan maka pemimpin rapat dapat menunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Akan tetapi bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka
diakhir rapat, pemimpin rapat atau diwakili oleh notulen dapat membacakan hasi dari pertemuan/ rapat tersebut
dan memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum
tercakup dalam hasil keputusan rapat.

PENGENDALIAN RAPAT
Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnyadan tidak terjadi perdebatan yang
berkepanjangan, jenis-jenis pengendalian yang bias dilakukan:
1. Pengendalian Terbatas
Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para
peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model pengendalian seperti ini terkesan
demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan
dalam rapat.
2. Pengendalian Ketat
Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau
mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seijin
pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model ini terkesan otoriter dan kaku
sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan pendapatnya
3. Pengendalian Gabungan
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang
memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila
keadaan sebuah mulai kurang terkendali, pimpnan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat
sehingga keadaan normal kembali

KEPEMIMPINAN DALAM RAPAT

Pemimpin dan kepemimpinan dalam rapat sangatlah penting. Fungsi Pemimpin rapat adalah sebagai berikut:
1. Pengarah
Pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat
tercapai. Arahan dari pimpinan diperlukan agar topic yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya.
2. Penengah
Pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di
antara peserta rapat
3. Penggerak
Pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian
masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan
harapan semua peserta.
4. Pencari Solusi
Pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.
Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian
pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.
MACAM-MACAM RAPAT
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya:
1. Tujuan Rapat
Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat penjelasan -> Rapat penjelasan bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota tentang
kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi.
b. Rapat pemecahan masalah -> Bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang
dihadapi
c. Rapat Perundingan -> Bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak
saling merugikan kedua belah pihak
2. Sifat Rapat
Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat Formal -> Rapat diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku,
dan peserta secara resmi mendapat undangan
b. Rapat Informal -> Rapat diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan, dan dapat terjadi setiap saat, kapan
saja dan dimana saja.
c. Rapat Terbuka -> Rapat yang hanya dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas menyangkut masalah-
masalah yang masih bersifat rahasia
d. Rapat Tertutup -> Rapat hanya dihadiri oleh peseta tertentu dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah
yang masih bersifat rahasia
3. Jangka Waktu
Menurut jangka waktu, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat Mingguan -> Rapat yang diadakan sekali seminggu, membahas masalah-masalah yang bersifat rutin
yang dihadapi oleh manajer.
b. Rapat Bulanan -> Rapat yang diadakan sebulan sekali, untuk membahas masalah hal-hal atau peristiwa yang
terjadi pada bulan lalu.
c. Rapat Semesteran -> Rapat yang diadakan sekali setiap semester yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi
hasil kerjasama enam bulan yang lalu dan mengambil langkah-langkah selanjutnya untuk enam bulan kedepan
d. Rapat tahunan -> Rapat yang diadakan setiap tahunnya, misalnya rapat Dewan Komisaris, RUPS
4. Frekuensi Rapat
Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat rutin -> Rapat yang sudah ditentukan waktunya ( Mingguan, bulanan, tahunan)
b. Rapat incidental -> Rapat yang tidak berdasarkan jadwal. Tergantung pada masalah yang dihadapi.

NOTULEN RAPAT
Notulen atau notula bermana catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicaakan
dan diputuskan. Susunan notulen disajikan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara
penulisan notulen dengan baik dan benar. Berikut susunan notulen rapat yang disajikan secara sederhana:
1. Bagian Kepala Notulen
Kepala notulen merupakan bagian-bagian yang petama kali harus diinat dalam penulisan tanpa tertinggal.
Adapun kepala notulen terdiri atas:
a. Nama dan tema yang dibahas d. Tempat pelaksanaan
b. Hari dan tanggal acara dilaksanakan e. Susunan acara
c. Waktu pelaksanaan f. Pihak yg terlibat rapat (ketua,wakil,sekretaris,notulis dan peserta)
2. Bagian isi Notulen
Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting
dalam kegiatan tersebut. Susunan sistematikanya sebagai berikut:
a. Kata pembuka c. Pembacaan keputusan dari hasil
b. Pembahasan d. Waktu (jam) penutupan
3. Bagian Akhir Notulen
Bagian akhir notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal yang berada pada akhir penulisan
notulen. Susunan sistematikanya sebagai berikut:
a. Nama jabatan b. Tanda tangan c. Nama pejabat
4. Penandatanganan
Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang yang dianggap penting terhadap
pertanggungjawaban acara yang dilaksanakan. Notulen yang ditandatangani oleh pejabat dibuat dalam ukuran
folio dengan menggunakan kop resmi. Notulen ditandatangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris dan notula.

PERTEMUAN 10
KOMUNIKASI PERKANTORAN
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Menurut Bovee, Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan
tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan
pesan tersebut.
Menurut Robbins, Komunikasi adalah proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.

Fungsi komunikasi menurut Scott dan Mitchell ada 4

1. Fungsi control
setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya. komunikasi formal dapat
dilakukan untuk mengontrol karyawan dengsn menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa
melaporkan hasil pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.
2. Fungsi Motivasi
Fungsi ini dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka kerjakan,
sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang seharusnya dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka di
masa depan.
3. Fungsi Emosi
Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan interaksi sosial. Salah satu bentuk interaksi sosial
adalah komunikasi di mana masing – masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif.
misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.
4. Fungsi Informasi
Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak
manajemen. Dengan mentransfer data dan alternaif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan mudah
dalam mengambil keputusan.

Dari keempat fungsi komunikasi di atas tidak ada ada fungsi yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses
komunikasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.
Contoh: Apabila agar seorang staf administrasi keuangan dapat bekerja secara efektif dan efisien, supervisor
sebaiknya menggunakan komunikasi yang dapat mengontrol, memotivasi dan memberikan informasi kepada
mereka.

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Bentuk komunikasi : a.Komunikasi nonverbal, komunikasiyang paling dasar yaitu proses komunikasi tanpa
kata tetapi berupa isyarat, gerak tubuh, ekspresi tubuh dll.
b.Komunikasi verbal yaitu berupa kata yang disusun agar memiliki arti.
c.Komunikasi tulisan, yaitu komunikasi yang dapatberupa memo, surat, email, faksimile,
yang ditransfer melalui tulisan atau simbol pada sebuah media.
Menurut Bovee, ada beberapa asas komunikasi agar dapat berkomunikasi secara efektif, antara lain:
1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.
2. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah
dimengerti.
3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti.
4. Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan.
Ciri-ciri pesan yang efektif:
1. Menyediakan informasi yang praktis
2. Memberikan fakta dibandingkan kesan. Dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara
detail yang dimaksud
3. Mengklarifikasi dan menyingkat informasi dengan menggunakan tabel,bagan,foto maupun diagram yang
menjelaskan pesan yang dimaksud.
4. Menyatakan tanggung jawab secara jelas dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat
kita lakukan,karena pesan kita hanya ditujukan kepada orang-orang tertentu saja.
5. Membujuk dan menyediakan rekomendasi biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai
untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan
manfaat yang akan mereka peroleh dengannya.

KOMUNIKASI ORGANISASI
Bentuk komunikasi
Formal
 Komunikasi yang sudah direncanakan masing- masing bagian (surat, email, memo) mengikuti suatu
prosedur organisasi.
 Komunikasi kasual yang terjadi antar anggota organisasi (email, face to face, telephon) yang tidak
mengikuti prosedur suatu organisasi
Informal
 Komunikasi yang sudah direncanakan dengan pihak luar (surat, laporan, pidato, memo, website,
maupun press release)
 Komunikasi kasual yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur, investor (email, face toface,
telephon)

Komunikasi Formal
Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa downward,
upward, atau horizontal flow. Walaupun dalam kenyataanya keberadaan strukstur tersebut tidak akan dapat
menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi satu sama lain.
a. Downward (Komunikasi atas ke bawah)
Contohnya pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumumamn,
rapat.
b.Upward (Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas)
Contohnya: staf memberikan laporan, saran–saran, pengaduan, kritikan, kotak saran kepada pimpinan.
c. Horizontal (Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff)
Berlangsung tidak formal, antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak
dalam suasana kerja.
Komunikasi Informal
Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia
sebagai insan sosial. Menurut penelitian komunikasi yagn terjadi di suatu organsasi kurang lebih 80%
berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha
mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk memberikan tanggapan yang lebih cepat atas suatu masalah
yang terjadi di lapangan dalam jaringan komunikasi informal.

HAMBATAN KOMUNIKASI
Menurut Robbins, ada empat hambatan komunikasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita
lakukan:
1. Perbedaan bahasa dan persepsi
2. Gangguan komunikasi
a. Gangguan emosional
misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan,
sehingga menimbulkan emosi di atas pemikiran-pemikiran dari si pengirim maupun si penerima pesan
yang hendak disampaikan.
b. Gangguan fisik
misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat
komunikasi dan sebagainya.
3. Overload informasi
4. Penyaringan yang tidak tepat

Dari hambatan diatas ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan
tersebut, yaitu:
1. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens Hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi
adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan dituju, dengan melakukan ini komunikasi yang dilakukan
dapat dipastikan efektif, karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi
penerima untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya komunikasi
2. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka
3. Komitmen untuk berkomunikasi secara etis
4. Menggunakan pesan yang singkat dan efektif.

PERTEMUAN 11
BUDAYA ORGANISASI

PENGERTIAN BUDAYA ORGANISASI

Budaya organisasi merupakan salah satu peluang untuk membangun Sumber Daya Manusia melalui aspek
perubahan sikap dan perilaku yang diharapkan mampu menyesuaikan diri dengan tantangan yang sedang
berjalan dan yang akan datang. Budaya organisasi merupakan suatu kekutan sosial yang tidak tampak, yang
dapat menggerakkan orang-orang dalam suatu organisasi untuk melakukan aktivitas kerja.

CIRI-CIRI BUDAYA ORGANISASI

Fremont E kast dan James E. Rozenwelg dalam Siswanto dan Sucipto (2008:146) menyimpulkan ada delpan
ciri-ciri budaya yang membawa sukses, yaitu:
a.Kecenderungan untuk bertindak e.Memberikan rangsangan nilai,
b.Dekat kepada pelanggan f.Bertahan pada kenilaian.
c.Otonomi dan kewirausahaan g.Bentuk sederhana, sifat ramping.
d.Produktivitas melalui orang h.Sifat longgar-ketat simultan

MANFAAT BUDAYA ORGANISASI

Beberapa manfaat budaya organisasi dikemukakan oleh Robins sebagai berikut:
a.Mengatasi peran yang membedakan antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Setiap organisasi
mempunyai peran yang berbeda sehingga perlu memiliki akar budaya yang kuat dalam sistem dan kegiatan
yang ada dalam organisasi.
b.Menimbulkan rasa memiliki identitas bagi para anggota organisasi. Dengan budaya organisasi kuat akan
merasa memiliki identitas yang merupakan ciri khas organisasi.
c. Mementingkan tujuan bersama daripada mengutamakan kepentigan individu .
d. Menjaga stabilitas organisasi. Kesatuan komponenkomponen organisasi yag direkatkan oleh pemahaman
budaya yang sama akan memebuata kondisi organisasi relatif stabil

KARATERISTIK BUDAYA ORGANISASI

a. Penelitian menunjukkan bahwa ada tujuh karakteristik utama yang, secara keseluruhan, merupakan hakikat
budaya organisasi.
b. Inovasi dan keberanian mengambil risiko. Sejauh mana karyawan didorong untuk bersikap inovatif dan
berani mengambil risiko.
c. Perhatian pada hal-hal rinci. Sejauh mana karyawan diharapkan menjalankan presisi, analisis, d perhatian
pada hal-hal detail.
d. Orientasi hasil. Sejauh mana manajemen berfokus lebih pada hasil ketimbang pada teknik dan proses yang
digunakan untuk mencapai hasil tersebut.
e. Orientasi orang. Sejauh mana keputusan-keputusan manajemen mempertimbangkan efek dari hasil tersebut
atas orang yang ada di dalam organisasi.
f. Orientasi tim. Sejauh mana kegiatan-kegiatan kerja di organisasi pada tim ketimbang pada indvidu-individu.
g. Keagresifan. Sejauh mana orang bersikap agresif dan kompetitif ketimbang santai.
h. Stabilitas. Sejauh mana kegiatan-kegiatan organisasi menekankan dipertahankannya status quo dalam
perbandingannya.

JENIS-JENIS BUDAYA ORGANISASI

Siswanto dan Sucipto mengemukakan Ada beberapa tipe budaya organisasi di antaranya, yaitu:
1. Budaya peran (apollo)
Jenis budaya organisasi (lembaga) yang dimiliki ciriciri birokrasi tinggi, dikelola secara secara ilmiah dan
memiliki disiplinn tinggi.
2. Budaya kuasa (zeus)
Jenis budaya orgaisasi yang mempunyai ciri-ciri yaitu ada seorang tokoh di tengah-tengah dan di pusat
hubungan dengan teman-teman yang sehati sepikiran dan mempunyai ciri-ciri lisan yang kuat da intuitif.
3. Budaya tugas atau matrik (athena)
Jenis budaya organisasi di dalamnya orang-orang berkumpul dari latar belakang ilmu dan keterampilan yang
berbeda-beda, namun mereka berfokus pada tugas yang sama.

4. Budaya atomistis (bionysius)

Jenis budaya organisasi di aman di dalam orang-orang berkumpulan karena suatu minat, visi atau keterangan
yang sama.

CONTOH-CONTOH BUDAYA ORGANISASI

1. Kerapian Administrasi
Budaya organisasi dalam hal kerapian administrasi merupakan yang harus dihidupkan dalam organisasi baik itu
surat-menyurat, keuangan, pendapatan karyawan, barang masuk/keluar dan sebagainya yang membantu dalam
kinerja organisasi
2. Pembagian Wewenang Yang Jelas
Hal ini merupakan kunci yang dapat menentukan keberhasilan akan kinerja dalam perusahaan, tanpa adanya
pembagian wewenang kinerja mungkin para anggota atau karyawan dalam perusahaan tersebut akan
kebingungan mana yang dijalankan dan mana yang tidak.
3. Kedisiplinan
Kedisiplinan merupakan budaya organisasi yang melekat yang dimana pun berada, dimana disiplin merupakan
karakter dari orang-orang sukses yang dapat menghargai waktu.
4. Inovasi
Budaya organisasi biasanya akan mendorong anggota team untuk melahirkan suatu ide-ide kreatif dan inovasi
baru untuk tujuan organisasi yaitu kemajuan organisasi.

CARA MERUBAH BUDAYA ORGANISASI

Perubahan budaya paling mungkin terjadi bila kebanyakan atau semua kondisi berikut ini ada:
1. Suatu krisis dramatis
Inilah kejutan yang menghancurkan status quo dan mengemukakan pertanyaan mengenai relevansi budaya yang
ada. Contoh dari krisis ini mungkin berupa suatu kemunduran finansial yang mengejutkan, hilangnya pelanggan
utama, atau terobosan teknologis yang dramatis oleh pesaing.
2. Pergantian kepemimpinan
Kepemimpinan puncak yang baru, yang dapat memberikan suatu perangkat alternatif dari nilai-nilai kunci,
dapat dipersepsikan sebagai lebih mampu dalam menanggapi krisis itu. Yang pasti disini adalah eksekutif
kepala dari organisasi itu tetapi itu juga mungkin perlu mencakup semua posisi manajemen senior.
Mempekerjakan dirut dari luar pada IBM (Louis Gerstner) dan General Motor (Jack Smith) melukiskan upaya
untuk memperkenalkan kepemimpinan baru.
3. Organisasi yang muda dan kecil
Makin muda organisasi itu, akan makin kurang berakar budayanya. Sama halnya, lebih mudah bagi manajemen
untuk mengkomunikasikan nilai-nilainya yang baru bila organisasi itu kecil. Sekali lagi ini membantu
menjelaskan kesulitan yang dihadapi korporasi multimiliardolar dalam mengubah budayanya.
4. Budaya lemah
Makin luas suatu budaya dianut dan makin tinggi kesepakatan di kalangan anggota mengenai nilai-nilainya,
akan makin sulit mengubah budaya itu. Sebaliknya, budaya lemah lebih mudah menerima perubahan dari pada
budaya yang kuat.
PERTEMUAN 12
KERJASAMA DALAM TIM DI PERKANTORAN

PENGERTIAN KERJA SAMA

kerja sama adalah sebuah sistem pekerjaan yang dikerjakan oleh dua orang atau lebih untuk mendapatkan
tujuan yang direncanakan bersama. Kerja sama dalam tim kerja menjadi sebuah kebutuhan dalam mewujudkan
keberhasilan kinerja dan prestasi kerja.
Kerja sama dalam tim kerja akan menjadi suatu daya dorong yang memiliki energi dan sinergisitas bagi
individu-individu yang tergabung dalam kerja tim. Komunikasi akan berjalan baik dengan dilandasi kesadaran
tanggung jawab tiap anggota.

UNSUR KERJASAMA
1. Dua Orang atau Lebih
Artinya kerjasama akan ada kalau ada minimal dua orang/pihak yang melakukan kesepakatan. Oleh karena itu,
sukses tidaknya kerjasama tersebut ditentukan oleh peran dari kedua orang atau kedua pihak yang bekerjasama
tersebut.
2. Aktivitas
Menunjukkan bahwa kerjasama tersebut terjadi karena adanya aktivitas yang dikehendaki bersama, sebagai alat
untuk mencapai tujuan dan ini membutuhkan strategi (bisnis/usaha).
3. Tujuan dan Target
Merupakan aspek yang menjadi sasaran dari kerjasama usaha tersebut, biasanya adalah keuntungan baik secara
financial maupun nonfinansial yang dirasakan atau diterima oleh kedua pihak.
4. Jangka Waktu Tertentu
Menunjukkan bahwa kerjasama tersebut dibatasi oleh waktu, artinya ada kesepakan kedua pihak kapan
kerjasama itu berakhir. Dalam hal ini, tentu saja setelah tujuan atau target yang dikehendaki telah tercapai.

JENIS KERJASAMA
Terdapat enam jenis kerjasama, antara lain:
1. Tim Formal
Sebuah tim yang dbibentuk oleh organsasi sebagai bagian dari tim formal
2. Tim Vertikal
Sebuah tim formal yang terdiri dari seorang manajer dan beberapa orang bawahannya dalam rantai komando
organisasi formal.
3. Tim Horizontal
Sebuah tim formal yang terdiri dari beberapa karyawan dari tingkat hirarki yang hampir sama tetapi berasal dari
area keahlian yang berbeda.
4. Tim dengan Tugas Khusus
Sebuah tim yang dibentuk di luar organisasi formal untuk menangani sebuah proyek dengan kepentingan atau
kreativitas khusus.
5. Tim Mandiri
Sebuah tim yang terdiri dari lima hingga dua puluh orang pekerja dengan beragam keterampilan yang menjalani
rotasi pekerjaan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa secara lengkap, dan pelaksanaannya diawasi oleh
seorang annggota terpilih.
6. Tim Pemecahan Masalah
Biasanya terdiri dari lima hingga dua belas karyawan yang dibayar perjam dari departemen yang sama, dimana
mereka bertemu untuk mendiskusikan cara memperbaiki kualitas, efisiensi, dan lingkungan kerja.

TAHAP PERKEMBANGAN KERJASAMA

Perkembangan kerjasama pada umumnya melalui lima tahap yaitu:
1. Tahap Pembentukan (Forming)
Tahap awal ini merupakan perkenalan anggota tim atau orientasi. Setiap individu ingin mengetahui
karakteristik masing-masing, harapan dan perilaku apakah mereka bisa saling cocok.
Pemimpin kerjasam perlu memberi waktu kepada anggotanya untuk saling mengenal
2. Tahap Gejolak (Storming)
Ketika anggota sudah saling mengenal muncul konflik yang berkaitan dengan kepentingan masing-masing,
misalnya memperebutkan posisi dalam tim kerja atau berselisih tentang misi kerja. Pemimpin sebaiknya
bijaksana dan tetap terus memotivasi setiap anggota untuk menyelesaikan konflik
3. Tahap Pembentukan Norma (Norming)
Tahap ini lebih tenang karena anggota kerjasama telah saling kenal dan dapat mengatasi konflik yang timbul.
Saling menerima merupakan modal yang kuat untuk membentuk sebuah tim yang sukses. Pemimpin sebaiknya
memanfaatkan ini untuk menekankan persatuan untuk mencapai tujuan kerjasama bersama-sama.
4. Tahapan Pembentukan Kinerja (Performing)
Tahap ini merupakan periode anggota kerjasama untuk bekerja mencapai tujuan. Dalam melaksanakan tugas,
anggota bertemu secara berkala dan bekerja sama mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pimpinan sebaiknya
memotivasi seluruh anggota untuk memberikan kontribusi
5. Tahap Pembubaran (Adjourning)
Ketika tujuan diadakannya kerjasama telah tercapai, dan tidak diperlukannya kerjasama tersebut, tim dapat
dibubarkan. Pemimpin sebaiknya memberikan penghargaan khusus kepada anggota berprestasi

TUJUAN KERJASAMA
1. Kesatuan Tujuan
Setiap anggota tim memiliki kesamaan visi,misi dan program kerja.
2. Efisiensi
Setiap anggota tim menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara cepat,cermat dan tepat tanpa pemborosan dan
kecerobohan.
3. Efektif
Setiap anggota tim memiliki tujuan yang jelas, memiliki keterampilan yang memadai, memiliki komitmen,
saling percaya, memiliki komunikasi yang baik, memiliki kemampuan bernegoisasi, dan memiliki kemampuan
yang tepat.

MANFAAT KERJASAMA
1. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Setiap orang dalam tim mungkin memiliki pemikiran yang berbeda-beda. Namun tim kerja ini harus memahami
target dalam kelompok dan memiliki satu visi yang sama dalam bekerja. Jika terjalin kerjasama yang baik,
maka efisiensi kerja jadi meningkat. Setiap anggota akan menjalankan fungsinya secara bersamaan sesuai
tanggung jawab masing-masing, sehingga pekerjaan yang menumpuk dapat cepat diselesaikan.
2. Ide Kreatif Bermunculan
Bekerjasama dalam tim dapat saling berkomunikasi untuk bertukar pikiran. Kreativitas pun akan dilatih karena
terdapat diskusi untuk membahas berbagai gagasan yang menarik nantinya. Anggota lain juga bisa
mendapatkan ide terbaik yang pada akhirnya menciptakan solusi yang optimal secara bersama-sama.
3. Beban Kerja Menjadi Lebih Ringan
Suatu pekerjaan besar pasti akan terasa mudah jika dikerjakan oleh beberapa orang. Meski setiap orang
memiliki tugas masing-masing sesuai jobdesk yang dibagikan oleh atasan, semuanya akan saling melengkapi
untuk mencapai tujuan bersama.
4. Stress kerja berkurang
Dengan adanya tim kerja makaakan mengurangi tingkat stress serta beban kerja berkurang karena didelegasikan
kepada tim.
5. Sebagai media aktualisasi diri
Aktualisasi diri adalah ketepatan seseorang di dalam menempatkan dirinya sesuai dengan kemampuan yang ada
di dalam dirinya.

DIMENSI TIM
Terdapat empat Dimensi Tim yang efektif, antara lain:
1. Dimensi Personal
a.Tim yg efektif memiliki komitmen yg dalam satu dengan yang lain.
b.Segenap tim saling menularkan anthusiasme.
c.Setiap orang rindu memberi kontribusi demi mencapai tujuan bersama.
2. Dimensi Relational
a.Tim yang efektif berkomunikasi secara terbuka dan jujur.
b.Mereka berkolaborasi dengan kesediaan untuk saling melengkapi demi mencapai tujuan bersama.
c.Mereka memanage konfliks secara bijak.
3. Dimensi Strategis
a.Tim yang efektif fokus kepada visi yg menjadi pendorong untuk terus maju bersama.
b.Mereka menyepakati dan mengikuti sasaran yang jelas.
4. Dimensi Proses
a.Tim yang efektif sangat terbuka terhadap perubahan.
b.Mereka memiliki kesadaran yang kuat akan keterkaitan segenap anggota tim.

MEMBANGUN TIM YANG EFEKTIF

1. Sasaran Tim harus ditentukan dengan jelas
2. Kenali Faktor-faktor penentu efektivitas kerja
3. Fokuskan Tim Pada Prestasi kerja
4. Wewenang setiap anggota harus jelas
5. Pimpinan dipilih berdasarkan kemampuan dan ketrampilan dalam memimpin
6. Ciptakan kondisi yang baik dan disiplin terhadap tugas-tugas tim

PERTEMUAN 13
NEGOSIASI DAN KONFLIK DI PERKANTORAN
PENGERTIAN
Negosiasi dan Konflik di perkantoran sering terjadi, namun demikian para pipinan pada umumnya tidak
menyukai konflik dan sering kali tidak mengetahui cara mengatasi konflik ketika konflik itu benar-benar
terjadi. Keterampilan bernegosiasi hendaknya dimiliki oleh setiap pegawai untuk mempengaruhi oranglain atau
pihak-pihak yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan atau jalinan hubungan pekerjaan.
Konflik Menurut Rue dan Byar dalam (Priansa dan Garnida,2013) adalah suatu kondisi perilaku yang tidak
tersembunyi atau tidak disembunyikan dimana satu pihak ingin memenangkan kepentingannya sendiri di atas
kepentingan pihak lain.

PENYEBAB KONFLIK
Beberapa sebab terjadinya konflik dalam negosiasi adalah:
1. Lebih fokus kepada orang dan posisi daripada masalah yang ada
2. Adanya agenda tersembunyi atau rasa saling tidak percaya terhadap pegawai lain
3. Manipulasi dan perilaku agresif Keinginan untuk menang tanpa memperdulikan apapun resikonya
4. Megejar sasaran yang terlalu tinggi dan tidak realistis
5. Tidak bersedia meluangkan waktu untuk berbicara dari hati ke hati
6. Kurang jelasnya peran atau tingkat otoriras
7. Kriteria subyektif yang ingin digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan atau proses pengambilan
keputusan yang tidak jelas

TIPE KONFLIK
1. Terlalu bergantung dengan satu sama lain
Tipe konflik satu ini biasanya terjadi ketika seorang pegawai bergantung pada orang lain dalam menyelesaikan
pekerjaan. Masalahnya, setiap divisi di tempat kerja idealnya memang saling berkaitan sehingga susah untuk
tidak bergantung dengan satu sama lain. Misalnya, divisi keuangan yang sangat bergantung pada divisi sales.
Jika divisi sales terlambat memberikan angka penjualan bulanan, divisi keuangan pasti akan telat pula
menyusun anggara finansial.
2. Perbedaan gaya bekerja
Setiap anggota tim pasti memiliki gaya bekerja yang berbeda-beda. Ada yang lebih suka bekerja dengan
pendekatan team-oriented, tapi ada juga yang lebih memilih mengerjakan segala sesuatunya sendiri karena
dirasa lebih cepat. Perbedaan gaya kerja ini yang dapat memicu konflik. pimpinan harus bisa memahami gaya
kerja masing-masing pegawai sehingga tahu langkah atau pendekatan apa yang harus diambil jika misalnya
terjadi konflik.
3. Konflik kepemimpinan
Sama seperti gaya bekerja, setiap pemimpin pasti memiliki gaya kepemimpinan yang berbeda-beda pula.
Terlebih jika perusahan memiliki co-founders, perbedaan gaya memimpin pasti akan lebih terasa. Misalnya,
Founder menerapkan gaya kepemimpinan dengan pendekatan langsung dan personal, sedangkan co-founder
lebih suka dengan komunikasi yang terbuka.
4. Konflik kepribadian
tipe konflik ini paling sering terjadi di dunia kerja. Umumnya, konflik yang terkait kepribadian bisa terjadi
karena munculnya persepsi terhadap karakter, tindakan, atau motif seseorang
5. Perbedaan latar belakang personal
Dalam ilmu komunikasi, ada yang disebut dengan frame of reference dan field of experience. Apabila frame of
reference mengacu pada pengetahuan yang dimiliki seseorang, maka field of experience adalah pengalaman
yang pernah dilaluinya. Kedua hal ini membentuk latar belakang kehidupan seseorang, yang tentu berbeda-beda
pada tiap orang. Perbedaan inilah yang kerap menimbulkan konflik karena setiap pekerja tidak memahami betul
latar belakang personal pekerja lain. Karenanya, luangkan waktu untuk sering berkumpul dengan pegawai.

PETA KONFLIK
Konflik yang dapat dikendalikan secara cerdas dan profesional dapat mendorong pekerja lebih bersikap
dinamis, semangat, kritis dan responsif terhadap perubahan lingkungan. Individu tersebut akan berusaha
mengidentifikasi masalah yang ada sehingga pada akhirnya mampu melakukan pengambilan keputusan secara
tepat. Pengambilan keputusan yang tepat akan mempengaruhi tingkat efektivitas organisasi.
Berikut adalah hubungan antara tingkat konflik dan efektifitas organisasi (Laksmi et all, 2015)

Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa:

1.Tingkat konflik yang rendah (Situasi A) maupun yang tinggi (situasi C) sama-sama menunjukkan bahwa
konflik menimbulkan sikap apatis, tidak responsif dan perpecahan. Dengan sikap seperti itu pegawai kurang
dapat bekerjasama, kurang koordinatif sehingga menurunkan tingkat efektivitas organisasi.
2. Tingkat konflik Optimal/ mampu diatas secara proporsional (Situasi B) , diantara pegawai terdapat saling
percaya dan saling menghargai, sehingga mereka dapat saling bekerjasama dengan baik. Kerjasama yang baik
dapat meningkatkan motivasi kerja dan kreativitas, penyesuaian diri dan sinergi dalam kelompok, serta
kontribusi yang tinggi terhadap pencapaian tujuan, secara otomatis efektivitas organisasi menjadi tinggi.

TEKNIK MENGATASI KONFLIK

Konflik perlu diturunkan hingga ketingkat konflik yang bias diterima, Solusi pemecahannya dapat dilakukan
dengan menggunakan teknik resolusi maupun teknik simulasi.
Teknik-teknik tersebut adalah sebagai berikut:
1. Menentukan dan Mewujudkan tujuan Superordinat atau tujuan bersama.
Teknik ini dilakukan oleh superordinat dari dua atau lebih unit yang bersepakat bersama untuk mencapai suatu
tujuan. Kesepakatan tersebut sekaligus pengakuan bahwa mereka membutuhkan bantuan dan dukungan unit
lain untuk bekerjsasama. Dengan demikian konflik bisa teratasi dengan sendirinya.
2. Mengurangi saling ketergantungan antara unit
Sebagai sebuah sistem, organisasi terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dan saling tergantung
oleh beberapa unit. Misalnya unit produksi akan tergantung pada hasil analisis dari unit litbang, unit litbang
tergantung kepada unit SDM dan Keuangan dan seterusnya. Keterlambatan dari satu unit akan mengacaukan
seluruh sistem dan konflik akan mencuat. Cara mencegahnya antara lain adalah dengan menempatkan seorang
koordinator diantara unit-unit yang sarat oleh ketergantungan
3. Memperkuat Sumber Daya
Teknik mengatasi konflik ini adalah dengan memuaskan pihak-pihak yang saling bertentangan yaitu dengan
memberikan kenaikan gaji, teknik ini sangat tergantung pada sumber daya yang dimiliki organisasi.
4. Memecahkan Masalah Bersama
Teknik ini adalah cara yang yang paling sehat dalam memecahkan konflik. Pihak-Pihak yang bertikai
berkumpul bersama untuk mencari tau penyebabnya dan berkomitmen mencari pemecahannya. Untuk
menjamin keberhasilan teknik ini, penyelia perlu menganalisis cara pandang, pemikiran dan harapan-harapan
pihak yang bertikai.
5. Sistem Naik Banding
Sistem yang dimaksud adalah dengan menciptakan saluran formal khusus untuk menangani konflik, semacam
orang ketiga, serikat kerja, atau ombudsman. Ombudsman adalah seorang yang diangkat organisasi untuk
menangani perselisihan. Cara yang digunakan umumnya adala pemecahan bersama dengan jalan negosiasi.
6. Wewenang Formal
Bagi penyelia yang sedang menghadapi konflik mereka dapat menggunakan wewenang formal secara penuh.
Teknik ini digunakan terutama oleh atasan langsung dari pihak-pihak yang bertikai.
7. Meningkatkan Interaksi
Teknik ini dilakukan dengan cara membaurkan pihak-pihak yang bertentangan kedalam satu unit. Semakin
sering mereka berinteraksi semakin intens pemahaman diantara mereka. Cara ini memungkinan seseorang
memperluas perspektif terhadap suatu isu, membuka adanya saling pengertian, dan meningkatkan komunikasi.
8. Menstandarkan penialain terhadap staf dan system pemberian imbalan
Teknik mengatasi konflik dengan cara ini adalah dengan membuat ukuran-ukuran tertentu atas kinerja pekerja
dan berdasarkan standar tersebut. Pekerja berprestasi diberi penghargaan yang layak. Teknik ini mengingatkan
pekerja bahwa fokus utama organisasi selalu menekankan pada keefektifan seluuh sistem atau kerjasama tim
yang baik
9. Teknik Stimulasi dengan Komunikasi, Keanekaragaman dan Persaingan
Teknik Stimulasi atau teknik merangsang adalah cara yang berlaku sebaliknya dari teknik-teknik sebelumnya,
yaitu cara untuk memacu timbulnya konflik. Konflik pada dasarnya memiliki nilai positif untuk mendorong
perubahan kearah yang lebih baik. Organisasi dapat mengomunikasikan informasi yang memaksa orang untuk
lebih responsif dalam meghadapi lingkunan atau mendorong pertimbangan kembali terhadap situasi terkini.
Konflik juga bisa diransang melalui isu keberagaman, misalnya dengan melibatkan orang luar yang memiliki
latar belakang, pendidikan dan nilai-nilai yang berbeda dengan yang dipegang saat itu. Konflik bisa juga
dimunculkan dengan persaingan, Seperti pemberian hadiah bagi presenter terbaik

PERTEMUAN 14
PENATAAN LINGKUNGAN PERKANTORAN
Lingkungan kerja adalah kehidupan sosial, psikologi, dan fisik dalam perusahaan yang berpengaruh terhadap
pekerja dalam melaksanakan tugasnya. Pegawai akan menghasilkan kinerja dan produktivitas kerja yang
optimal jika nyaman dalam bekerja.

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI LINGKUNGAN KERJA

Faktor yang dapat mempengaruhi terbentuknya suatu kondisi lingkungan kerja dikaitkan dengan kemampuan
manusia dalam bekerja adalah:
1. Penerangan/ Cahaya di tempat kerja
Cahaya/ penerangan yang kurang jelas mengakibatkn penglihatan menjadi kurang jelas, sehingga pekerjaan
akan menjadi lambat, banyak mengalami kesalahan dan pada akhirnya menyebabkan kurang efisien dalam
melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya
disebut “foot Candle”
2. Sirkulasi udara ditempat kerja
Komposisi udara sekitar manusia terdiri dari 21% oksigen, 78% nitrogen, 0,03% karbondioksida dan 0,97% gas
lainnya. Oksigen merupakan gas yang dibutuhkan oleh makhluk hidup. Udara dinyatakan kotor apabila kadar
oksigen dalam udara telah berkurang atau bercampur dengan polusi gas buang atau bau bau berbahaya yang
ditandai dengan sesak pernafasan.
3. Kebisingan di tempat kerja
Salah satu bentuk dari polusi adalah kebisingan dari bunyi-bunyian yang dapat menggangu ketenangan kerja,
merusak pendengaran dan kesalahan komunikasi. Kebisingan dinyatakan dalan Desible (db).
4. Tata Warna di tempat kerja
Warna berkaitan dengan warna tembok ruangan dan interior yang ada disekitar tempat kerja. Warna sangat
berpengaruh terhadap kemampuan mata melihat objek.
Beberapa penelitian menunjukkan beberapa pengaruh terhadap kemampuan mata melihat objek, antara lain:
a.Warna merah ; bersifat merangsang
b.Warna kuning ; memberikan kesan luas, leluasa dan tenang
c.Warna hijau/ biru ; memberikan kesan sejuk, aman dan segar
d.Warna gelap ; memberikan kesan sempit
e.Warna terang ; memberikan kesan luas

Tata ruang Kantor adalah pengturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan sesuai dengan
luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai.
ASAS TATA RUANG KANTOR
1. Asas jarak terpendek 4. Asas perubahan susunan tempat kerja
2. Asas rangkaian kerja 5. Asas integrasi kegiatan
3. Asas penggunaan segenap ruangan 6. Asas keamanan dan kepuasan pegawai

1. Asas Jarak Terpendek

Asas tata ruang kantor yang mendesain tempat kerja pegawai dan penempatan alat-alat diletakkan dalam jarak
yang sedekat dan sependek mungkin, sehingga memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan kantor
dapat dilakukan dengan cepat.
2. Asas Rangkaian Kerja
Menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor yang akan digunakan menurut rangkaian yang sejalan dengan
urutan- urutan penyelesaian pekerjaan kantor dari pegawai yang bersangkutan. Oleh karena itu satu komputer
selalu bergandengan dengan printer, kertas dan keperluannya yang berurutan. Asas ini merupakan kelengkapan
dari asas jarak terpendek
3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan Yang Ada
Asas ini menggunakan seluruh ruangan yang ada di kantor. Jangan dibiarkan ada ruangan yang kosong.
Ruangan yang dimaksud bukan hanya yang berupa luas lantai saja, melainkan juga ruang yang vertikal keatas
maupun kebawah, jadi sedapat mungkin tidak ada ruangan yang tidak terpakai.
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Merupakan Asas tata ruang yang mudah diubah atau disusun kembali dan perubahannya tidak terlampau sukar
serta tidak memakan biaya yang besar. Dengan tata ruang yang berubah, baik layout, warna maupun letak
perabot akan memberikan suasana yang lebih segar bagi para pegawai dan pelanggan yang dilayani.
5. Asas Integrasi Kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor yang harus mengintergrasikan kegiatan antar dan interbagian yang ada dalam
organisasi.
6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja bagi Pegawai
Tata ruang dan pelatanan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman dan puas.

TUJUAN TATA RUANG KANTOR

Tujuan tata ruang kantor menurut Laksmi et all (2015) adalah:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
2. Menjamin kelancaran/ kemudahan bagi arus kerja/komunikasi
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.
5. Memudahkan pengawasan
6. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang
7. Memberikan privasi/ keleluasaan pribadi dan keamanan

JENIS TATA RUANG KANTOR

Secara garis besar, tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu ruang kantor terbuka dan ruang
kantor tertutup.
1. Ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)
Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam satu ruangan besar, yang terbuka
dan tidak dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
 Keuntungan ruang kantor terbuka adalah:
a. Memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu biaya tinggi
b. Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antr pegawai tetap baik
c. Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja
d. Memudahkan penempata, penggunaan dan perawatan peralatan kerja
e. Memudahkan pengawasan
 Sementara kerugiannya adalah:
a. Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia
b. Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan memerlukan air cleaner untuk mengurangi bau
c. Memungkinkan terjadinya kebisingan yang menganggu konsentrasi kerja
2. Ruang Kantor Tertutup (Closed Plan Offices)
Ruang bekerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan dipisahka oleh tembok atau penyekat yang terbuat
dari kayu.
 Keuntungan ruang kantor tertutup adalah:
a. Cocok untuk pekerkaan yang harus terjamin kepentingan, kerahasiaan dan keamanannya. Baik dari segi
pembicaraan, dokumen-dokumen, maupun asset perusahaan yag berharga.
b. Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah
c. Lebih menghargai tamu yang dating
 Sementara kerugiannya sebagai berikut:
a. Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak alat komunikasi (Seperti
telepon dan email) , penerangan, ventilasi, peralatan kantor, dan pemeliharaannya.
b. Mempersulit perubahan layout kantor atau fleksibilitas ruangan kurang
c. Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai
d. Mempersulit pengawasan

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama (Lanscape Offices)

Tata ruang kantor yang berhiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan memiliki pemandangan alam terbuka
dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan.
 Keuntungan dari tata ruang berpanorama adalah:
a. Pegawai merasa nyaman betah bekerja dalam ruangan yang demikian.
b. Ketegangan urat syarat menjadi berkurang dan menambah udara segar karena siang hari tanaman
mengeluarkan oksigen
 Kekurangannya adalah:
a. Biaya yang dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian mahal
b. Dalam penerapannya menggunakan tenaga ahli

4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Offices)

Tata ruang kantor gabungan berarti gabungan antara ketiga bentuk tata ruang sebelumnya. Penggunaan tata
ruang kantor ini perlu dipertimbangkan untuk meminimalkan kerugian dan memanfaatkan keuntungan dari
ketiga tata ruang sebelumnya.
Selain itu ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi beberapa bagian
sebagai berikut:
1. Tata Ruang Pribadi
Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai aasan seperti prestis dan status. Misalnya ruangan bagi atasan.
Selain itu pegawai memerlukan private office untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau bekerja dengan
menggunakan alat-alat atau material yang mahal. Sehingga memerlukan ruangan sendiri.
2. Tata Ruang Antar Bagian
Tata Ruang antar bagian dibagi menjadi beberapa bagian sebagai berikut:
a. General Office Area
Lebih banyak disukai dari pada private office area.
Penggunaan General office area dilakukan jika ada hal-hal berikut:
- Biaya membuat private office area lebih mahal
- Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan
- Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan layout.
- Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan,sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel dan furniture.
- Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi
- Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decission making
b. Private Office Area
Bentuk dari private office area seperti ruang rapat, ruang konferensi, ruang pelatihan, ruang tamu ataupun
ruang pelayanan
c. Service Area
Biasanya merupakan tempat yang ramai. Seperti cafe, ruang fotocopy, pantry, toilet, ruang percetakan.
d. Storage Area
Digunakan untuk penyimanan barang-barang, misalnya barang bahan mentah, barang setengah jadi, ruang
arsip.